“ไม่เคยปิดงบการเงินได้ทันเวลาเสียที ทำไมสิ้นปีทีไรอดหลับอดนอนเพื่อปิดบัญชีจนถึงวันสุดท้ายตลอด” เพื่อนๆ เคยเจอกับปัญหาแบบนี้แล้วรู้สึกเบื่อวิถีชีวิตนักบัญชีแบบเดิมๆ กันบ้างมั้ยคะ การทำงานแบบไม่ work-life-balance เสียเลย แถมยังได้เงินไม่คุ้มค่าเหนื่อยอีก ถ้าจนให้บ่นต่อ น่าจะยาวไปกว่านี้แน่นอน ฮ่าๆ แต่ไม่ต้องน้อยใจในโชคชะตาไป ในวันนี้ CPD Academy จะมาแชร์ 4 เทคนิคดีๆ ที่ทำให้เราปิดงบการเงินได้อย่างถูกต้องและทันเวลา ว่ามีอะไรบ้างที่นักบัญชีต้องรู้ แล้วแต่ละข้อนั้นเอาไปประยุกต์ใช้กับงานเราได้อย่างไรค่ะ
1.วางแผนปิดงบไว้ล่วงหน้า
การปิดงบการเงิน คือ การจัดการทางบัญชีให้ตัวเลขในบัญชีตรงกับความเป็นจริง กิจการสามารถพิสูจน์ความถูกต้องของยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภทได้โดยการทำงบทดลองหลังปิดบัญชี จัดทำงบการเงินเพื่อส่งแก่ผู้ตรวจสอบบัญชี และหน่วยงานรัฐ
ถ้าอยากทำงานสำเร็จก็ต้องวางแผน และถ้าอยากวางแผนให้ดีก็ต้องรู้จัก Deadline ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปิดงบให้ดี โดยปกติแล้วเราปิดงบเป็นประจำกันทุกปี แต่ว่าในขั้นตอนการปิดงบการเงินนั้นมีวันที่สำคัญๆ อยู่ 4 วัน ถ้าพลาดแล้วอาจเสียทั้งเงินและเสียใจเพราะไม่ได้เตรียมการไว้ก่อน
วัน Deadline สำคัญที่ว่า คืออะไรบ้าง ถ้าสมมติว่าวันที่สิ้นงวดเป็นวันที่ 31 ธันวาคม ลองดูตารางนี้น่าจะพอเข้าใจ Deadline ชัดเจนมากยิ่งขึ้น
| ห้างหุ้นส่วน | บริษัทจำกัด | |
| ประชุมสามัญผู้ถือหุ้น | – | 30 เม.ย. |
| นำส่งรายชื่อผู้ถือหุ้น บอจ. 5 | – | 14 พ.ค. |
| ยื่นงบการเงินแก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD e-filing) | 31 พ.ค. | 31 พ.ค. |
| ยื่นภาษีเงินได้แก่กรมสรรพากร | 30 พ.ค. | 30 พ.ค. |
ถัดมาพอเรารู้ Deadline ของงบการเงินที่เราทำบัญชีอยู่แล้ว อยากให้ทุกคนลองคิดต่อว่าจะวางแผนอย่างไร เพื่อให้ปิดงบการเงินทัน เทคนิคที่เราแนะนำคือ การ work backward หมายถึง การตั้งต้นจากวัน Deadline แล้วลองย้อนกลับไปกำหนดตารางการทำงานว่า เราจะเหลือเวลาปิดงบการเงินจริงๆ เท่าไร และในแต่ละช่วงเวลาต้องทำอะไรบ้าง
ยกตัวอย่างเช่น
เรารู้ว่า Deadline แรกของบริษัทจำกัด คือ ต้องมีงบเสร็จเพื่อเข้าประชุมสามัญผู้ถือหุ้นภายใน 30 เมษายน เราอาจจะกำหนดตารางการรทำงานต่างๆ ไว้ตามนี้
– ช่วง มีนาคม – เมษายน ให้เวลาผู้ตรวจสอบบัญชีทำงานและเซ็นต์รับรองงบ
– ช่วง กุมภาพันธ์ จึงเป็นช่วงที่นักบัญชีควรจะปิดบัญชีเสร็จสิ้นแล้ว
และวางแผนลงลึกไปกว่านั้นจนถึงขั้นตอนการปิดบัญชีว่า การปิดบัญชีแต่ละขั้นตอนควรจะเสร็จเมื่อไรโดยแตกรายละเอียดการทำงานเป็น Check-List และมอบหมายให้ผู้รับผิดชอบทำตาม Deadline ที่กำหนดไว้
2.สื่อสารกับผู้เกี่ยวข้อง
การวางแผนปิดงบจะไม่มีประโยชน์เลยถ้าเราไม่สื่อสารให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้รู้ถึงหน้าที่และงานที่ได้รับมอบหมาย แล้วใครบ้างล่ะที่นักบัญชีจะต้องสื่อสารด้วย
คนที่เราต้องสื่อสารด้วยมีทั้งหมด 3 คนหลักๆ สำหรับขั้นตอนการปิดงบการเงินให้สำเร็จ
1.ลูกค้า
ลูกค้าในที่นี้ หมายถึง เจ้าของธุรกิจ และพนักงานในแผนกอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ถ้ากรณีเราเป็นพนักงานบัญชีประจำอาจเปลี่ยนจากคำว่าลูกค้า เป็นเจ้านายและเพื่อนร่วมกันก็ได้
สิ่งที่เราต้องสื่อสารกับลูกค้าเนิ่นๆ คือ นักบัญชีต้องการอะไรจากลูกค้าบ้างเพื่อให้งานเราเสร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี เช่น
- เอกสารที่จำเป็นในการบันทึกบัญชี
- สัญญาสำคัญต่างๆ
- การประมาณการทางบัญชีต่างๆ เช่น ประมาณหนี้สินผลประโยชน์พนักงาน ประมาณการยอดคืนสินค้า
นอกจากนี้ อย่าลืมกำหนด Deadline วันที่พวกเค้าต้องส่งเอกสารหรือข้อมูลที่เราต้องการสำหรับการปิดบัญชีด้วยนะคะ เพื่อที่ว่าเราจะได้มีเวลาทำงานต่อได้ หรือถ้าจะ Hardcore กว่านั้น อาจจะแจ้งไว้ล่วงหน้าเลยก็ได้ว่าถ้าไม่ได้รับเอกสารภายในวันนี้ เราจะปิดบัญชีช้าลงกว่าเดิมเป็นวันที่เท่าใดและจะมีค่าปรับยื่นงบการเงินล่าช้ายังไงบ้าง ฮ่าๆ รับรองว่าข้อมูลรีบมากองอยู่ตรงหน้าเร็วกว่ากำหนดเสียอีก
2.ผู้สอบบัญชี
ผู้สอบบัญชี คือ คนที่จะมาตรวจสอบการบันทึกบัญชีว่าเป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีหรือไม่ ผู้สอบบัญชี (CPA) จึงมีความสำคัญมากๆ ในการให้ความเชื่อถือในงบการเงิน ฉะนั้น ตามกฎหมายแล้วก่อนที่จะนำส่งงบการเงินให้กับหน่วยงานรัฐได้จึงจำเป็นต้องมีผู้ตรวจสอบบัญชีเซ็นต์รับรองงบบนหน้ารายงานผู้ตรวจสอบบัญชีเสียก่อน
สิ่งที่นักบัญชีต้องสื่อสารกับผู้สอบบัญชีแต่เนิ่นๆ คือ
- ตารางการตรวจสอบบัญชีว่าจะเข้าตรวจสอบช่วงไหน
- เอกสารที่ผู้ตรวจสอบบัญชีต้องการ
- ประเด็นที่ผู้ตรวจสอบบัญชีสนใจเป็นพิเศษ
ถ้าผู้ตรวจสอบบัญชีได้ข้อมูลจากเราช้า อาจกลายเป็นว่าพวกเค้าลงลายมือชื่อในงบการเงินให้เราล่าช้าไปด้วย ฉะนั้น ถ้าอยากทำงานเสร็จเร็ว อย่าลืมผูกมิตรไว้กับผู้ตรวจสอบบัญชีและสื่อสารให้เข้าใจกันและกันด้วยนะคะ
3.นักบัญชี
นักบัญชี ก็ต้องสื่อสารกับตัวเองด้วยหรอ ใช่แล้วค่ะ นักบัญชีเนี่ยเป็นศูนย์กลางของจักรวาลเลยล่ะ เราเองต้องเชื่อมต่อระหว่างลูกค้าและผู้สอบบัญชี และที่สำคัญตัวเราเองก็ต้องคุยกับตัวเองด้วยว่าต้องทำอะไร อย่างไร และเมื่อไรบ้าง เพื่อไม่ให้มีการทำงานล่าช้า
ตัวอย่างสิ่งที่นักบัญชีต้องเตรียมให้เสร็จภายใน 30 มกราคม ของทุกปี คือ
- ยืนยันรายชื่อธุรกิจที่รับทำบัญชี
- เช็คสถานะสมาชิกสภาวิชาชีพบัญชี
- แจ้งชั่วโมง CPD ประจำปีให้เรียบร้อย
แต่ๆ เรื่องการแจ้งชั่วโมง CPD นั้น เราอย่าสับสนนะคะ เพราะว่าการอบรมเก็บชั่วโมง CPD ต้องทำในปีปฏิทินนั้นๆ (ภายใน 31 ธันวาคม) ให้ครบถ้วน ส่วนการแจ้งชั่วโมงสามารถทำได้ถึง 30 มกราคม ของปีถัดไป
นอกเหนือจากเรื่องทะเบียนและสถานะผู้ทำบัญชีแล้ว อย่าลืมตกลงกับตัวเองเรื่องตารางเวลาการทำงานให้เรียบร้อยด้วยนะคะ
3.ทำตามขั้นตอนปิดงบการเงินให้แม่น
ขั้นตอนการปิดงบการเงินเป็นเหมือนคัมภีร์ในการทำงานก็ว่าได้ ถ้าเราข้ามหรือลืมทำขั้นตอนไหนไปก็อาจจะทำให้การปิดงบการเงินไม่สมบูรณ์ทำให้เราต้องย้อนกลับมาแก้ไขใหม่อยู่เรื่อยๆ
ขั้นตอนปิดงบมีทั้งหมด 4 ขั้นตอนดังนี้
- บันทึกบัญชี Key เอกสารให้ครบถ้วน
- ทำรายการปรับปรุงบัญชีให้เรียบร้อย
- กระทบยอดบัญชีเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง
- จัดทำงบการเงิน
แล้วแต่ละขั้นมีรายละเอียดอย่างไร เราต้องทำยังไงบ้าง อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่เลย 4 ขั้นตอนการปิดงบการเงิน ทำตามนี้ไม่มีพลาด
4.ข้อควรระวัง
สุดท้ายการปิดงบการเงินอย่างถูกต้องและทันเวลามีข้อควรระวังหลักๆ อยู่ 5 ข้อดังนี้
- อย่าลืมอ่านหน้ารายงานผู้ตรวจสอบบัญชีเสมอก่อนนำส่งงบการเงิน
- ต้องเช็คยอดยกมากับงบการเงินปีก่อนให้เรียบร้อย
- การปิดงบการเงินเป็นการทำตามมาตรฐานการบัญชี ซึ่งเป็นคนละเรื่องกับการทำภาษี
- การคำนวณภาษีต้องมี worksheet แยกคำนวณต่างหาก
- เคลียร์ประเด็นภาษีให้ชัดกับเจ้าของธุรกิจ ว่าพวกเค้าต้องเสียภาษีอะไรบ้าง เสียเท่าไร มีการขอคืนหรือไม่ ตามภาพด้านล่างนี้
และสุดท้ายการปิดงบการเงินก็ต้องวิเคราะห์สถานการณ์ที่เกิดขึ้นในปัจจุบันของธุรกิจและสภาพเศรษฐกิจไปพร้อมๆ กันด้วย เพื่อที่ว่าเราจะได้รับรู้รายการทางบัญชีอย่างถูกต้อง
ตัวอย่างการปิดงบการเงินและประเด็นที่อาจเกิดขึ้นได้ในกรณีที่มีสถานการณ์ไม่คาดฝันอย่าง Covid-19 เราต้องพิจารณาประเด็นพวกนี้เพิ่มเติม
- สมมติฐานการดำเนินงานต่อเนื่อง
- การรับรู้รายได้
- ตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ
- ตั้งค่าเผื่อสินค้าลดมูลค่า
- ตั้งค่าเผื่อการด้อยค่าที่ดิน อาคารและอุปกรณ์
ทั้งหมดนี้เป็นสิ่งที่ต้องรู้เกี่ยวกับการปิดงบการเงิน เสมือนหนึ่งเป็น check-list สำคัญทำให้เราปิดงบได้อย่างสมบูรณ์ ซึ่งไม่ได้มีแค่เรื่องความถูกต้องของงบการเงินตามขั้นตอนงานบัญชีเท่านั้น แต่ทว่ายังให้ความสำคัญเกี่ยวกับการวางแผนเพื่อปิดงบการเงินและสื่อสารกับคนที่เกี่ยวข้องด้วย
อย่างที่เรารู้กันว่างานบัญชีสมัยนี้มีการแข่งขันสูง การปิดงบการเงินตามมาตรฐานเป็นอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ แต่สิ่งที่เราต้องพัฒนาให้มากกว่านี้ คือ การปิดงบบัญชีให้ถูกต้อง และทันเวลาไปพร้อมๆ กัน แล้วเพื่อนๆ จะรู้ว่างานบัญชีมีคุณค่ามากกว่าที่คิดเลยล่ะค่ะ
เปิดแล้ว++ รุ่น 3 คอร์สปิดงบการเงินที่จะทำให้นักบัญชีเก่งขึ้นแบบก้าวกระโดด
เรียนรู้วิธีปิดงบการเงินกับ CPD Academy แบบสดๆ วันจันทร์ที่ 2 ธันวาคม 2567 สถานที่ โรงแรม เดอะ สุโกศล กรุงเทพ อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่
จองสิทธิ์ราคาพิเศษ สอบถามได้ที่นี่ Line: @cpdacademy
