ถ้าไม่เคยผิดพลาดเลยก็แปลว่าไม่ได้ทำงาน เกิดเป็นนักบัญชีย่อมมีข้อผิดพลาดในการทำงานอยู่เสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งช่วงที่ต้องปิดงบการเงินประจำเดือน หรือประจำปี นักบัญชีจะขี้ลืมเป็นพิเศษเพราะว่างานประดังประเดเข้ามาเหมือนกับว่าอยู่ในสมรภูมิรบ รายการปรับปรุงปิดบัญชีในสมุดรายวัน ก็เช่นกัน ที่นักบัญชีส่วนมากมักจะลืมปรับปรุงให้เรียบร้อย ทำให้ขั้นตอนการปิดบัญชีใช้เวลานาน ต้องแก้ไขไปมาไม่จบสักที
วันนี้ถือเป็นฤกษ์ดีสำหรับนักบัญชีคนไหนที่อยากทบทวนความรู้เพื่อเตรียมตัวปิดบัญชีไม่ให้มีข้อผิดพลาด CPD Academy รวบรวมรายการปรับปรุงปิดบัญชีตัวท๊อปที่นักบัญชีมักลืมอยู่บ่อยๆ มาให้ทำความเข้าใจไปพร้อมกันค่ะ
รายการปรับปรุงบัญชีคืออะไร?
รายการปรับปรุงบัญชี ภาษาอังกฤษเรียกว่า Adjusting Entries หมายถึง การบันทึกรายการทางบัญชีในสมุดบัญชีรายวัน (Journal Voucher) ให้ถูกต้องในตอนสิ้นงวดบัญชี เช่น งวดรายเดือน หรืองวดประจำปี เพื่อให้บัญชีแต่ละบัญชีแสดงจำนวนเงินที่ถูกต้องตามมาตรฐานรายงานทางการเงินหรือมาตรฐานการบัญชีที่กิจการใช้
สาเหตุหลักๆ ของการปรับปรุงปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปตอนปลายงวดนั้น อาจเกิดจาก
- ปรับปรุงจากเกณฑ์เงินสด เป็น เกณฑ์คงค้าง ให้ถูกต้อง
- ปรับปรุงเพราะใช้มาตรฐานรายงานทางการเงินใหม่
- ปรับปรุงการประมาณการทางบัญชี
ฉะนั้นการปรับปรุงบัญชีจึงเป็นหนึ่งในขั้นตอนสำคัญสำหรับการปิดงบการเงินประจำปีที่ขาดไม่ได้เลย
ทำไมต้องปรับปรุงปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป?
ถ้าใครยังจำได้ สมัยที่เราเรียนมาในอดีต เราท่องจำขึ้นใจว่า สมุดบัญชีมีด้วยกัน 5 เล่มได้แก่
- สมุดรายวันซื้อ
- สมุดรายวันขาย
- สมุดรายวันรับ
- สมุดรายวันจ่าย
- สมุดรายวันทั่วไป
สำหรับสมุดรายวัน 1-4 ข้อแรกเป็นสมุดรายวันที่เราใช้งานตามปกติธุรกิจอยู่แล้ว เช่น ถ้ามีการขายสินค้า ก็จะบันทึกการขายในสมุดรายวันขาย และเมื่อรับเงินก็จะบันทึกในสมุดรายวันรับ
แต่สำหรับสมุดรายวันทั่วไปจะเป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกบัญชีอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการ ซื้อ ขาย รับ จ่าย ซึ่งการปรับปรุงเพื่อปิดบัญชีนั้น เราก็มักจะปรับปรุงใน “สมุดรายวันทั่วไป” เล่มนี้ เพราะจะได้ไม่ปนกับรายการค้าอื่นๆ และจัดอยู่ในหมวดหมู่ที่แยกออกมาอย่างชัดเจน
รายการปรับปรุงปิดบัญชีที่นักบัญชีลืมบ่อยๆ คืออะไรบ้าง?
ถ้าจะให้พูดถึงรายการปรับปรุงบัญชีที่นักบัญชีมักลืมอยู่บ่อยๆ CPD Academy ขอจัดมาให้ 5 อันดับเน้นๆ จะมีเรื่องอะไรบ้างลองมาทำความเข้าใจกันนะคะ
1.รายได้ค้างรับ
รายได้ค้างรับ (Accrued Income) หมายถึง รายได้ที่เกิดขึ้นในงวดบัญชีปัจจุบันแล้วคาดว่าจะเรียกเก็บเงินได้ แต่ว่ายังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ และยังไม่ได้รับเงิน จึงต้องปรับปรุงรายการนี้เป็นรายได้ค้างรับ ถือเป็นส่วนหนึ่งของสินทรัพย์หมุนเวียนในงบแสดงฐานะการเงิน
มักพบกับ: ธุรกิจให้บริการ ที่ทำงานตามชั่วโมงที่ตกลงไว้ในสัญญา และมีรอบการแจ้งหนี้เป็นรอบๆ
ตัวอย่าง: ค่าที่ปรึกษากฎหมาย ทำสัญญาไว้สำหรับ 50 ชั่วโมง ราคา 200,000 บาท ในปี 2565 ได้ให้บริการไปแล้ว 20 ชั่วโมง แต่ยังไม่ได้วางใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินลูกค้า
วิธีการปรับปรุง:
ในระหว่างปี 2565 มีต้นทุนการทำงานเกิดขึ้น แต่ว่ายังไม่ได้รับรู้รายได้จากการให้บริการ ฉะนั้น ตอนปลายปีจึงต้องรับรู้รายได้และรายได้ค้างรับในงบการเงิน ดังนี้
เดบิต รายได้ค้างรับ 80,0000 (สินทรัพย์ในงบแสดงฐานะการเงิน)
เครดิต รายได้ 80,0000 (รายได้ในงบกำไรขาดทุน)
2.รายได้รับล่วงหน้า
รายได้รับล่วงหน้า (Deferred Income หรือ Unearned Revenue) หมายถึง เงินที่ได้รับจากลูกค้าล่วงหน้าเป็นค่าสินหรือหรือบริการแต่ว่าธุรกิจยังไม่ได้ส่งมอบสินค้าหรือไม่ได้ให้บริการตอบที่ตกลงไว้ให้เรียบร้อย ฉะนั้น ในทางบัญชีจะถือว่ากิจการยังไม่สามารถรับรู้รายได้ได้ จึงถือเป็นหนี้สินหมุนเวียนที่เรียกว่า รายได้รับล่วงหน้า ภายในงบแสดงฐานะการเงิน แปลว่า ธุรกิจยังมีภาระผูกพันที่จะต้องให้บริการในอนาคตอยู่
มักพบกับ: ธุรกิจให้บริการ ที่เรียกเก็บเงินล่วงหน้าจากลูกค้า
ตัวอย่าง: ธุรกิจโรงเรียนสอนทำอาหาร เปิดรับสมัครนักเรียนในปี 2565 เรียกเก็บค่าอบรมจำนวน 20,000 บาท แต่ว่าคลาสจะเปิดสอนในเดือน มกราคม 2566
วิธีการปรับปรุง:
ณ วันที่ 31 ธันวาคม 2565 กิจการได้รับเงินสดเข้ามาจึงถือว่าเป็นหนี้สินประเภทรายได้รับล่วงหน้า และเมื่อได้ให้บริการอบรมในปี 2566 ก็จะต้องรับรู้รายได้ในปีที่ให้บริการอบรมเสร็จสิ้นแล้ว
สมมติตอนที่รับเงินในปี 2565 นักบัญชีบันทึกบัญชีเป็น
เดบิต เงินสด 20,000 (สินทรัพย์ในงบแสดงฐานะการเงิน)
เครดิต รายได้ 20,000 (รายได้ในงบกำไรขาดทุน)
รายการปรับปรุง ณ วันสิ้นงวด 31/12/2565 จะเป็นดังนี้
เดบิต รายได้ 20,000 (รายได้ในงบกำไรขาดทุน)
เครดิต รายได้รับล่วงหน้า 20,000 (หนี้สินในงบแสดงฐานะการเงิน)
และเมื่อปี 2566 ได้ให้บริการสอนทำอาหารเป็นที่เรียบร้อยแล้ว เราก็จะกลับรายการปรับปรุงบัญชีในสมุดรายวันตอนสิ้นปี เพื่อให้รับรู้รายได้อย่างถูกต้อง
3.ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expense) คือ รายจ่ายที่กิจการได้ใช้ประโยชน์ในธุรกิจไปแล้ว แต่ว่ายังไม่ได้รับบิลเรียกเก็บ จึงยังไม่ได้บันทึกบัญชี ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายถือเป็นหนี้สินหมุนเวียนในงบแสดงฐานะการเงินที่นักบัญชีมักลืมบันทึกอยู่บ่อยๆ
มักพบกับ: ทุกธุรกิจที่มีค่าบริการรายเดือน เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ค่าโฆษณา เป็นต้น
ตัวอย่าง: ธุรกิจโรงงานผลิตอาหารกระป๋อง มีค่าไฟในเดือนเฉลี่ย 300,000 บาท แต่ ณ วันสิ้นปียังไม่ได้รับเอกสารแจ้งหนี้ค่าไฟ
วิธีการปรับปรุง:
เงินจำนวน 300,000 ถือเป็นค่าใช้จ่ายธุรกิจตามงวดปีบัญชี 2565 จึงต้องตั้งค่าใช้จ่ายค้างจ่ายตามนี้
เดบิต ค่าใช้จ่าย 300,000 (ค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน)
เครดิต ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย 300,000 (หนี้สินในงบแสดงฐานะการเงิน)
4.ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า
ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expenses) คือ เงินที่จ่ายชำระสำหรับค่าบริการล่วงหน้าไปแล้ว แต่ว่าระยะเวลาการให้บริการจะเป็นบริการในอนาคต เงินที่จ่ายชำระไปจึงยังไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน แต่เป็นสินทรัพย์หมุนเวียนเรียกว่า ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า ซึ่งเมื่อถึงกำหนดเวลาที่ใช้ประโยชน์ก็ต้องทยอยตัดรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายตามงวดเวลา
มักพบกับ: ทุกธุรกิจที่มีค่าบริการล่วงหน้า เช่น ค่าเช่า ค่าเบี้ยประกันรถยนต์ ค่าเบี้ยประกันโรงงาน ค่าสมาชิกนิตนสารรายปี
ตัวอย่าง: ธุรกิจขนส่ง จ่ายค่าประกันรถยนต์สำหรับ 1 ปีเริ่มต้นเดือน สิงหาคม 2565 จำนวน 120,000 บาท
วิธีการปรับปรุง:
สมมติว่าตอนแรกที่จ่ายชำระเงินนักบัญชีบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายจำนวน 120,000 บาท
เดบิต ค่าใช้จ่าย 120,0000 (ค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน)
เครดิต เงินสด 120,000 (สินทรัพย์ในงบแสดงฐานะการเงิน)
ทำให้ในตอนสิ้นปีจะต้องมาคำนวณค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงได้เท่ากับ (120,000/12)x8 = 80,000 บาท และบางส่วนที่เหลือยังไม่ได้ใช้ประโยชน์ไปเป็นค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า 120,000-80,000= 40,000 ด้วยวิธีนี้
เดบิต ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า 40,0000 (สินทรัพย์ในงบแสดงฐานะการเงิน)
เครดิต ค่าใช้จ่าย 40,000 (ค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน)
5.ค่าเสื่อมราคา
ค่าเสื่อมราคา (Depreciation) หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการใช้ประโยชน์ของที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ รายการนี้นักบัญชีเข้าใจกันดีอยู่แล้ว แต่ว่ามักจะลืมคำนวณและบันทึกบัญชีให้ครบถ้วนในวันสิ้นสุดของรอบเดือนหรือรอบปีที่ปิดบัญชี
ถ้าใครใช้โปรแกรมบัญชีมันจะถูกคำนวณอย่างอัตโนมัติเข้าสู่สมุดรายวันเอง แต่ว่าถ้าใช้ Excel ในการบันทึกบัญชี นักบัญชีมีโอกาสคำนวณผิดและลืมบันทึกบัญชีค่าเสื่อมราคาประจำเดือนไป ทำให้ค่าใช้จ่ายในงบการเงินแสดงต่ำไป
มักพบกับ: ธุรกิจที่ใช้ excel บันทึกบัญชี ไม่ได้มีโปรแกรมบัญชี
วิธีการปรับปรุง:
เดบิต ค่าเสื่อมราคา xx (ค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน)
เครดิต ค่าเสื่อมราคาสะสม-สินทรัพย์ xx (สินทรัพย์ในงบแสดงฐานะการเงิน)
ทั้งหมดนี้เป็นรายการยอดฮิตสำหรับการปรับปรุงปิดบัญชีในสมุดรายวันที่นักบัญชีมักลืมกันบ่อยๆ ถ้าใครมีปัญหาแบบนี้ เทคนิคดีๆ ที่เราอยากแนะนำคือ ทำเช็คลิสรายการปรับปรุงประจำเดือนและประจำปีเอาไว้ ถ้ารายการไหนทำแล้วก็มาติ้กถูกทีละรายการ ทำแบบนี้ให้เป็นนิสัย แล้วรับรองว่างานปิดบัญชีงวดไหนๆ เราก็รับมือได้สบายใจหายห่วงแน่นอนค่ะ
ฟังสรุปสั้นๆ 4 รายการปรับปรุงที่ผิดพลาดบ่อย ได้ที่นี่เลย
อบรมบัญชีเก็บชั่วโมง CPD ออนไลน์ง่ายๆ ได้ที่บ้าน สอบถามได้ที่นี่
Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
