การปิดงบการเงินเป็นงานสุดหินของนักบัญชีที่แม้ว่าจะเป็นการทำงานปีละครั้ง แต่มันก็มีพลังอันร้ายกาจทำให้นักบัญชีหมดแรงไปตามๆ กันในช่วงปิดงบการเงินก็เป็นได้ แล้วการปิดงบการเงินเค้าทำกันยังไง มีตัวอย่างการปิดงบการเงินให้เรียนรู้ไหม และมีจุดเสี่ยงอะไรที่นักบัญชีต้องระมัดระวังบ้าง เราจะมาอธิบายให้ฟังในบทความนี้ เพื่อช่วยให้ทุกคนเข้าใจเรื่องการปิดงบการเงินให้มากยิ่งขึ้นค่ะ
1. ปิดงบการเงินเค้าทำกันยังไง
การปิดงบการเงิน หมายถึง กระบวนการปิดปรับปรุงบัญชีตอนสิ้นปี และกระทบยอดรายการบัญชีต่างๆ เพื่อนำไปจัดทำงบการเงินอย่างถูกต้องส่งให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร
วิธีการปิดงบการเงินมีทั้งหมด 4 ขั้นตอนหลักๆ ได้แก่
- การบันทึกบัญชี Key เอกสารให้ครบถ้วน
- การปรับปรุงรายการบัญชีตอนสิ้นงวด
- การกระทบยอดบัญชีและจัดทำรายละเอียดประกอบ
- จัดทำงบการเงิน
ทั้ง 4 ขั้นตอนนี้มีความสัมพันธ์ต่อเนื่องกัน ถ้าขั้นตอนใดผิดพลาดไป ก็อาจทำให้ต้องทำงานวนลูป จัดทำงบการเงินใหม่แก้ไขแล้วแก้ไขอีกแบบไม่รู้จบ
2. ตัวอย่างการปิดงบการเงิน
พอจะเข้าใจความหมายและขั้นตอนการปิดงบการเงินแล้ว เราลองมาดูตัวอย่างการปิดงบการเงินที่ไม่มีประสิทธิภาพทำให้ต้องกลับมาแก้ไขงบใหม่อีกรอบ เช่น
ปิดงบการเงินสำหรับ 31 ธ.ค. x1 เสร็จแล้วเมื่อวันที่ 10 ม.ค. x2 แต่ดั้นลืมถามแผนกจัดซื้อว่ามีบิลค่าใช้จ่ายอะไรในงวด x1 ที่ยังไม่ได้รับจาก Supplier เพื่อมาบันทึกบัญชีไหม สุดท้ายได้บิลมาวันที่ 20 ก.พ. x2 เป็นค่าใช้จ่ายในงวด x1 ทำให้นักบัญชีต้องกลับมาเปิดสมุดบัญชีบันทึกปรับปรุงค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น 200,000 บาท กำไรสุทธิจึงลดลง 200,000 บาท ทำให้ต้องไปแก้ไขงบการเงินใหม่ทั้งหมดอีกครั้ง ถ้าเจอเหตุการณ์แบบนี้หลายๆ ครั้งนึกไม่ออกเลยว่าเราจะจบงานปิดบัญชีเมื่อไรกันนะ
ฉะนั้น นี่จึงเป็นหน้าที่ของนักบัญชีที่ต้องสื่อสารกับทีมที่เกี่ยวข้องให้นำส่งข้อมูลให้ครบถ้วนภายในระยะเวลาที่กำหนด เช่น แจ้งทีมจัดซื้อให้ลิสรายการสั่งซื้อที่ยังไม่ได้รับเอกสารแจ้งหนี้ เพื่อมาตั้งค่าใช้จ่ายค้างจ่ายไว้ก่อนที่จะปิดงบการเงิน
3. จุดเสี่ยงที่ต้องระวัง
นอกจากการปิดงบการเงินตามกระบวนการที่ถูกวางแผนไว้แล้ว นักบัญชีและผู้สอบบัญชีใส่ใจเรื่องความถูกต้องตามมาตรฐานรายงานทางการเงินด้วย เพราะงบการเงินนั้นเป็นตัวแทนรายงานผลประกอบการและสถานะการเงินของธุรกิจให้โลกรู้ เราจึงต้องระมัดระวังจุดเสี่ยงหลายๆ จุดที่อาจเกิดขึ้นกับธุรกิจแต่ไม่ได้เปิดเผยในงบการเงินอย่างครบถ้วน
ยกตัวอย่างเช่น ในช่วงปีที่สถานการณ์เศรษฐกิจโลกไม่ค่อยดี เพราะมีปัญหา Covid-19 บริษัทเองก็ประสบปัญหาจากวิกฤตนี้ ความเสี่ยงที่นักบัญชีต้องคอยตรวจเช็คอยู่เสมอมีประเด็นดังต่อไปนี้
1. สมมติฐานการดำเนินงานต่อเนื่อง
อย่างที่เคยเรียนมาว่าการทำงบการเงินนั้นโดยปกติแล้วเราตั้งอยู่บนหลักการพื้นฐานที่คิดว่ากิจการจะดำเนินการอย่างต่อเนื่อง (going concern) ไปอย่างน้อย 1 ปีข้างหน้า แต่ถ้าในกรณีที่เศรษฐกิจไม่ดี และมีข้อบ่งชี้ในงบการเงิน เช่น
- ขาดทุนสะสมหลายปี
- ขาดทุนเกินทุน
- สินทรัพย์หมุนเวียนน้อยกว่าหนี้สินหมุนเวียน
ตัวนักบัญชีเองอาจจะต้องสอบถามฝ่ายบริหารว่าพวกเค้าคาดว่าจะอยู่ต่อไปได้ถึง 1 ปีข้างหน้าหรือไม่ เพราะถ้าคิดว่าจะปิดตัวลงในอีกไม่กี่เดือนนี้ เกณฑ์ในการจัดทำบัญชีก็จะเปลี่ยนไป และที่สำคัญหน้ารายงานผู้สอบบัญชีก็จะต้องกล่าวถึงเรื่องนี้ด้วยเช่นกัน
2. การรับรู้รายได้
สำหรับธุรกิจที่รับเงินล่วงหน้าจากลูกค้าและทยอยตัดรับรู้รายได้ไปทีละงวด เมื่อมีเหตุการณ์บางอย่าง เช่น Covid-19 แพร่ระบาดจนทำให้กิจการหยุดชะงัก เปิดขายหรือให้บริการไม่ได้
นักบัญชีเองก็ต้องย้อนกลับมาพิจารณาว่ารายได้ที่รับรู้ไปในระหว่างปีนั้นยังเหมาะสมหรือไม่ และควรจะรับรู้หรือเปล่า
เช่น รับเงินจากลูกค้าค่าสมาชิกฟิตเนสมา 24,000 บาท ในปีที่ผ่านมาปิดฟิตเนสไปจำนวน 6 เดือน จึงต้องเลื่อนวันหมดอายุฟิตเนสให้ลูกค้าทุกคน นั่นหมายความว่า เราก็ไม่ควรที่จะรับรู้รายได้ทั้งจำนวน 24,000 ในปีนี้อย่างที่เคยๆ ปฏิบัติมาจนเคยชิน เพราะว่าเราเองก็ยังไม่ได้ให้บริการลูกค้า จึงมีภาระผูกพันในจุดนี้อยู่
สถานการณ์ไม่แน่นอน ทำให้เงื่อนไขธุรกิจเปลี่ยนแปลงไป การบันทึกบัญชีก็เช่นกันค่ะ เราก็ควรจะต้องปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงไปให้สอดคล้องกับสถานการณ์เสมอ
3. ลดมูลค่าของสินทรัพย์
ปัญหา Covid-19 ไม่ได้ทิ้งผลกระทบไว้กับคนที่เป็น Long-Covid เท่านั้น แต่มันยังส่งผลถึงธุรกิจในระยะยาวหลายๆ เรื่อง ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ ความเสี่ยงเรื่องการลดมูลค่าของสินทรัพย์
พูดถึงคำว่าลดมูลค่าของสินทรัพย์ทุกคนคงงงใช่ไหมว่าเรากำลังหมายถึงอะไร ถ้าจะให้อธิบายเป็นภาษาง่ายๆ ก็คือ สินทรัพย์ของธุรกิจจากเดิมที่เคยคิดว่าน่าให้ประโยชน์ทำเงินได้เท่านี้เท่านั้น แต่เมื่อมาเช็คดูในสถานการณ์จริงมูลค่ามันไม่ได้เป็นอย่างที่คิดไปเสียแล้ว
ตัวอย่าง 3 ตัวอย่างที่น่าจะทำให้ทุกคนเห็นภาพมากขึ้น
1. การตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ เพราะว่าลูกหนี้การค้าที่เคยขายสินค้าไปให้ในอดีต ปัจจุบันตามตัวยากมาก สงสัยว่าจะไม่มีเงินจาก ลูกหนี้ที่เคยตั้งไว้ ณ มูลค่าเท่ากับ 100 บาท จึงลดลงเหลือแค่ 80 บาทเท่านั้น
มาตรฐานรายงานทางการเงิน TFRS for NPAEs ได้กล่าวไว้ว่า วิธีการประมาณหนี้สงสัยจะสูญสามารถทําได้ 3 วิธี ได้แก่
- วิธีอัตราร้อยละของยอดขายเชื่อสุทธิ
- วิธีอัตราร้อยละของลูกหนี้ที่ค้างชำระจำแนกตามอายุลูกหนี้
- วิธีพิจารณาลูกหนี้แต่ละราย
ถ้าพิจารณาแล้วว่าลูกหนี้มีโอกาสนำเงินมาจ่ายชำระริบหรี่ สุดท้ายแล้วตอนปิดงบการเงินเราจำเป็นต้องแสดง ณ ราคาสุทธิที่จะได้รับ คือ มูลค่าลูกหนี้เต็มจำนวนหักลบด้วยค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญไงล่ะ
2. ตั้งค่าเผื่อสินค้าลดมูลค่า
สินค้าที่ขายไม่ได้เพราะปัญหาเศรษฐกิจ หรือว่ากำลังซื้อที่ลดลง ทำให้เราต้องย้อนกลับมาเช็คเรื่องการวัดมูลค่าสินค้า ณ วันสิ้นงวด เพราะตามมาตรฐานรายงานทางการเงินกล่าวไว้ว่า ธุรกิจจะต้องแสดงมูลค่าสินค้าคงเหลือในงบการเงิน ณ ราคาทุนหรือราคาสุทธิที่คาดว่าจะได้รับแล้วแต่อะไรจะต่ำกว่า
ถ้าเราพิสูจน์ได้ว่าในวันนี้เราไม่น่าจะขายสินค้าได้ในราคาที่สูงกว่าราคาทุน เพราะสินค้ามันชั่งเก่า ชำรุด ทรุดโทรมเสียเหลือเกิน อย่าลืมตั้งค่าเผื่อสินค้าลดมูลค่าในงบการเงินไว้ด้วย โดยบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายโดยแสดงเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนขายในงวดทันที
3. ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์
ในวันที่เศรษฐกิจไม่ค่อยดี ธุรกิจเองก็ต้องปรับตัว แผนงานบางอย่างอาจถูกยกเลิกและเปลี่ยนแปลงไป เช่น เครื่องจักรที่เคยเปิดใช้งาน กลับถูกเปิดตายไม่ทำการผลิตในสายงานนั้นเสียแล้วในปีนี้ ทำให้เครื่องจักรเหล่านี้ไม่สามารถสร้างกระแสเงินสดได้อีกต่อไป
ฉะนั้น เวลาที่บันทึกรายการที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ตอนสิ้นงวด เราเองก็จะต้องมาทบทวนว่าควรจะตั้งค่าเผื่อการด้อยค่าของสินทรัพย์หรือไม่และควรจะตั้งมันเท่าไรดีนะ
ทั้งหมดนี้เป็นเรื่องต้องรู้และตัวอย่างของการปิดงบการเงินที่นักบัญชีจะชะล่าใจทำงานแบบเดิมๆ ต่อไปทุกๆปีโดยไม่ตรวจเช็คความถูกต้องตรงตามมาตรฐานรายงานทางการเงินไม่ได้แล้ว เพราะยิ่งสถานการณ์ของเศรษฐกิจเปลี่ยนไป การบันทึกบัญชีเองก็ต้องปรับตัว เพื่อนำเสนอตัวเลขออกมาในงบการเงินได้อย่างถูกต้องด้วยเช่นกัน
เรียนรู้วิธีปิดงบการเงินกับ CPD Academy แบบสดๆ วันที่ 16 มี.ค. 2567 BTS พญาไท อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่
ปิดงบการเงินสำหรับนักบัญชีมือใหม่
จองสิทิ์ราคาพิเศษ สอบถามได้ที่นี่
Line: @cpdacademy
