“ปิดบัญชีไม่เสร็จสักทีเพราะมัวแต่กระทบยอดบัญชีไม่ตรง” นี่เป็นปัญหาของนักบัญชีหลายๆ คนตอนช่วงปิดงบการเงิน แต่นักบัญชีมือใหม่เคยสงสัยกันมั้ยว่ามันคืออะไร ถ้าจะปิดบัญชีต้องกระทบยอดอะไรบ้าง
การกระทบยอดบัญชีเป็นส่วนนึงของงานบัญชีที่สำคัญมากๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในขั้นตอนการปิดงบการเงิน นักบัญชีบางคนเคยแต่ทำรายการบันทึกบัญชีประจำวัน จนลืมไปว่าอุ๊ย จริงๆ แล้วยังมีกระบวนการอื่นที่ต้องทำ เพื่อเช็คความถูกต้องของงานบัญชีที่เราบันทึกไว้ด้วย วันนี้ถ้าใครอยากทำความเข้าใจเรื่องกระทบยอดบัญชีให้กระจ่างขึ้น และอยากปิดบัญชีให้สมบูรณ์เราต้องรู้อะไรบ้าง ลองมาอ่านบทความนี้กันค่ะ
การกระทบยอดคืออะไร?
คำนี้เป็นศัพท์เฉพาะของนักบัญชี ซึ่งภาษาอังกฤษเรียกว่า Reconciliation หมายถึง กระบวนการทางบัญชีที่เปรียบเทียบข้อมูลจาก 2 แหล่ง เพื่อเช็คว่าข้อมูลที่บันทึกบัญชีในสมุดบัญชีนั้นถูกต้องและสมบูรณ์
ยกตัวอย่างเช่น
- ถ้าบันทึกบัญชีเงินฝากธนาคารได้ยอดคงเหลือ 1,500 บาท แต่ว่าในสมุดบัญชีธนาคารมีเงินจำนวน 2,000 บาท เมื่อเอาข้อมูลจาก 2 แหล่งมากระทบกันพบว่ามีความแตกต่าง 500 บาท ซึ่งนักบัญชีต้องหาสาเหตุของความแตกต่างว่าเกิดจากอะไร และควรปรับปรุงในสมุดบัญชีหรือไม่
ถ้าใครยังมองภาพไม่ออก เราสรุปให้เพิ่มเติมในนี้นะคะ
กระทบยอดสำคัญกับการปิดบัญชียังไง?
ใครๆ ก็อยากอ่านงบการเงินที่ถูกต้อง ทั้งเจ้าของธุรกิจและผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ ฉะนั้น ถ้าจะปิดงบการเงินอย่างถูกต้อง กระบวนการกระทบยอดถือเป็นหนึ่งในขั้นตอนการปิดงบการเงินประจำปีที่สำคัญ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกๆ บัญชีแสดงจำนวนเงินถูกต้อง เหมาะสมและสมบูรณ์แบบตามที่มาตรฐานการบัญชีกำหนดเอาไว้ เพราะบางทีธุรกิจมีการบันทึกรายการค้าจากนักบัญชีหรือพนักงานหลายๆ คน ซึ่งมีโอกาสเป็นไปได้สูงที่คนนึงอาจบันทึกบัญชีผิด ส่งผลให้บัญชีที่อีกคนรับผิดชอบผิดไปโดยปริยาย
ถ้าเราปิดงบการเงินโดยให้ทุกๆ คนลงบัญชีให้เสร็จ แต่ไม่ได้กระทบยอดบัญชีให้เรียบร้อย ตอนหลังมารู้ว่า อ่าว…ยอดที่ปิดงบไปไม่ตรงกับข้อมูลแหล่งอื่นเลย แบบนี้นักบัญชีอาจงานเข้า ต้องกลับไปย้อนแก้ไขงบการเงินอีกรอบแน่นอน
ปิดบัญชีต้องกระทบยอดอะไรบ้าง?
นักบัญชีจะต้องกระทบยอดรายการบัญชีทุกรายการในงบแสดงฐานะการเงิน และจัดทำรายละเอียดประกอบงบการเงินด้วย เพื่อช่วยตรวจสอบความถูกต้องและมีข้อมูลประกอบการปิดบัญชีอย่างครบถ้วน
แต่ละธุรกิจเองก็จะมีผังบัญชีแตกต่างกันไปตามลักษณะของธุรกิจตน ดังนั้น การกระทบยอดบัญชีในงบแสดงฐานะการเงินก็จะแตกต่างกันไป
ตัวอย่างรายการสุดฮิต ที่ทุกๆ ธุรกิจน่าจะมี ประกอบด้วย
- กระทบยอดเงินฝากธนาคาร
- ลูกหนี้
- สินค้า
- ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์
- เจ้าหนี้
นอกจากนี้แล้ว ยังมีการกระทบยอดเพิ่มเติมทางภาษีที่นักบัญชีต้องทำ ได้แก่
- กระทบรายได้ตามแบบ ภ.ง.ด. 50 (ภาษีเงินได้นิติบุคคล) กับแบบ ภ.พ. 30 (ภาษีมูลค่าเพิ่ม)
กระทบยอดแต่ละบัญชีทำอย่างไร?
เราต้องตั้งต้นจากระบุให้ได้ก่อนว่าแหล่งข้อมูลที่เราใช้ในการเช็คยอดความถูกต้องแต่ละบัญชีคืออะไรบ้าง?
ยกตัวอย่างเช่น จากบัญชี 5 บัญชีที่เราพูดถึงก่อนหน้านี้ แหล่งข้อมูลที่ใช้ชนยอดมีดังนี้
| บัญชี | สมุดบัญชี | แหล่งข้อมูลอื่น |
| 1. เงินฝากธนาคาร | งบทดลอง | – Bank Statement – Bank Confirmation |
| 2. ลูกหนี้ | งบทดลอง | – รายงานลูกหนี้ – หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ |
| 3. สินค้า | งบทดลอง | – รายงานสินค้า – รายงานตรวจนับสินค้า |
| 4. ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ | งบทดลอง | – รายงานทรัพย์สิน – รายงานตรวจนับทรัพย์สิน |
| 5. เจ้าหนี้ | งบทดลอง | – รายงานเจ้าหนี้ – หนังสือยืนยันยอดเจ้าหนี้ |
ถ้าสังเกตดีๆ จะพบว่าแหล่งข้อมูล 2 แหล่งที่เรานำมาชนยอดกันประกอบด้วย
1. ข้อมูลในสมุดบัญชี คือ งบทดลอง (มีรายละเอียดประกอบคือ บัญชีแยกประเภท)
2. ข้อมูลจากแหล่งอื่น เช่น รายงานจาก module ย่อย ๆ ในระบบบัญชี การตรวจนับทรัพย์สิน หรือการยืนยันยอดจากภายนอก
เตรียมตัวยังไงบ้างก่อนปิดบัญชี
ก่อนที่นักบัญชีจะจัดทำกระดาษทำการบัญชีเราต้องเตรียมตัวอะไรบ้าง นี่ก็เป็นอีกเรื่องที่ต้องใส่ใจ เพราะว่างบจะปิดเสร็จเร็วหรือช้านั้น ส่วนนึงอาจมาจากการกระทบยอดที่ไม่สำเร็จสักที
แต่นักบัญชีทุกคนไม่ต้องกลัวไป CPD Academy ได้สรุปวิธีการเตรียมตัวสำหรับแต่ละบัญชีมาให้เรียบร้อย ลองไปดูตัวอย่างกันนะคะ
| บัญชี | เตรียมตัวอย่างไร |
| 1. เงินฝากธนาคาร | – ขอคัด Bank Statement – ทำหนังสือยืนยันยอด Bank Confirmation ให้ผู้มีอำนาจเซ็นต์ไว้ |
| 2. ลูกหนี้ | – จัดทำรายงานลูกหนี้ และคำนวณค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ – ทำหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ให้ผู้มีอำนาจเซ็นต์ไว้ |
| 3. สินค้า | – จัดทำรายงานสินค้า และคำนวณ NRV – เตรียมแผนตรวจนับสินค้า |
| 4. ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ | – จัดทำรายงานทรัพย์สิน คำนวณค่าเสื่อมราคา และค่าเผื่อการด้อยค่า – เตรียมแผนตรวจนับทรัพย์สิน |
| 5. เจ้าหนี้ | – จัดทำรายงานเจ้าหนี้ – ทำหนังสือยืนยันยอดเจ้าหนี้ให้ผู้มีอำนาจเซ็นต์ไว้ |
ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับเรื่องนี้
เรื่องที่หลายคนมักเข้าใจผิดบ่อยๆ มีอยู่ 4 เรื่อง คือ
1. การปรับปรุงปิดบัญชีเป็นเรื่องเดียวกับการกระทบยอดบัญชี >> การปรับปรุงปิดบัญชีไม่ใช่เรื่องเดียวกันกับการกระทบยอดบัญชี เพราะการปรับปรุงปิดบัญชีเป็นการปรับปรุงรายการที่เกิดขึ้นเป็นประจำทุกๆ งวดบัญชีอยู่แล้ว แต่การกระทบยอดบัญชี เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกบัญชี ซึ่งบางครั้งมันช่วยระบุได้ว่าการปรับปรุงปิดบัญชีนั้นมีข้อผิดพลาดอะไรเกิดขึ้นบ้าง และช่วยให้นักบัญชีย้อนกลับไปแก้ไขข้อผิดพลาดได้ทันท่วงที
2. เอางบทดลองมากระทบกับบัญชีแยกประเภท >> อันนี้ถือว่าเป็นแหล่งข้อมูลเดียวกันจึงไม่สามารถนำมากระทบยอดกันได้ค่ะ
3. กระทบยอดแล้วไม่ปรับปรุงรายการที่ผิดพลาด >> หลายคนคิดว่าพอกระทบยอดบัญชีและเจอข้อแตกต่าง (dif) ที่เกิดจากการบันทึกสมุดบัญชีผิด เพียงแค่อธิบายได้ยังไม่พอ แต่ว่าต้องปรับปรุงรายการข้อผิดพลาดเหล่านี้ให้ถูกต้องด้วยนะคะ
4. กระทบยอดเฉพาะบัญชีสำคัญ >> การกระทบยอดบัญชีจะต้องทำทุกๆ บัญชี และมีรายละเอียดประกอบงบทุกบัญชีในงบแสดงฐานะการเงินค่ะ ไม่ควรเลือกทำเพียงแค่บางบัญชีเท่านั้น
5. กระทบยอดบัญชีทำแค่สิ้นปีทีเดียว >> ถ้าเป็นงบเล็กๆ ทำกระทบยอดสิ้นปีทีเดียวไม่น่ามีปัญหาอะไร แต่ถ้าเป็นงบใหญ่ แนะนำว่าควรทำการกระทบยอดทุกๆ สิ้นเดือนเพื่อที่จะแก้ไขข้อผิดพลาดทางบัญชีให้เรียบร้อยไม่เก็บไว้เป็นดินพอกหางหมูค่ะ
โดยสรุปแล้วการกระทบยอดทางบัญชีมีส่วนสำคัญมากๆ ในการปิดงบการเงิน ถ้านักบัญชีเข้าใจเรื่องนี้ รวมถึงวิธีการกระทบยอด จากนั้นเตรียมตัว (เตรียมใจ) ไว้ก่อนล่วงหน้า การกระทบยอดบัญชีตอนปิดงบไม่น่าจะเป็นเรื่องยากสำหรับเราอีกต่อไปค่ะ
สุดท้ายนี้ ถ้าใครกลัวลืมว่าเราจะกระทบยอดบัญชียังไง และต้องเตรียมตัวเรื่องใดบ้าง เราสรุปรายการสำคัญๆ มาให้เซฟเก็บไว้เป็นเช็คลิสการทำงานตามรูปภาพนี้นะคะ
อบรมบัญชีเก็บชั่วโมง CPD ออนไลน์ง่ายๆ ได้ที่บ้าน สอบถามได้ที่นี่
Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
