อยากรับงานบัญชีครั้งแรกในชีวิตแต่ไม่มั่นใจว่าจะ “ขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชี” อย่างไรดี ไม่ต้องกังวลใจไปค่ะ เพราะว่าการขึ้นทะเบียนเป็นผู้ทำบัญชีอย่างถูกต้องตามกฎหมายนั้นทำได้ไม่ยาก ขอเพียงแค่เข้าใจพื้นฐานกฎหมายและวิธีการเท่านั้นค่ะ
ข้อดีของการขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชี คือ เป็นประตูเปิดกว้างการรับงานด้านบัญชีจากลูกค้า เพราะใบประกอบวิชาชีพผู้ทำบัญชีที่เราได้รับจากหน่วยงานรัฐอย่างกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์นั้นเป็นเอกสารที่น่าเชื่อถือและสิ่งนี้จะช่วยการันตีได้ว่าเราเป็นผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีอย่างถูกต้องตามกฎหมาย ไม่ได้แกงลูกค้าแต่อย่างใด
แต่ก่อนที่จะไปเรียนรู้วิธีการขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชีแบบจัดเต็ม เราอยากชวนนักบัญชีทั้งหลายมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับผู้ทำบัญชีกันสักนิดว่าคืออะไร
ผู้ทำบัญชีคือใคร ?
ผู้ทำบัญชี หมายถึง ผู้รับผิดชอบในการทำบัญชีให้กับธุรกิจและปฏิบัติตามกฎหมายด้านการบัญชี อย่างเช่น คุณสมบัติ มีคุณวุฒิ เงื่อนไขผู้ทำบัญชี จรรยาบรรณ และมาตรฐานการบัญชี เป็นต้น
ใครบ้างต้องขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชี ?
ใน 1 ธุรกิจจะมีผู้ทำบัญชีแจ้งรายชื่อเพียง 1 คนเท่านั้น ซึ่งคนนั้นจะต้อง “ขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชี” ให้เรียบร้อย ส่วนนักบัญชีคนอื่นๆ อาจจะเรียนจบบัญชีมาแต่ไม่จำเป็นต้องขึ้นทะเบียนเป็นผู้ทำบัญชีก็ได้
ผู้ทำบัญชีกับผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเป็นคนเดียวกันไหม ?
ผู้ทำบัญชี ต่างกับ ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพราะ….
ผู้ทำบัญชี คือ คนที่ลงมือทำบัญชี และมีใบประกอบวิชาชีพบัญชี
แต่ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี คือ เจ้าของธุรกิจ หรือกรรมการของบริษัทที่จะต้องจัดให้มีการทำบัญชีตามกฎหมาย โดยที่จะไปจ้างนักบัญชีประจำมาทำบัญชีหรือว่าจ้างสำนักงานบัญชีมาทำบัญชีตามกฎหมายให้ก็ได้
ทำไมผู้ทำบัญชีต้องขึ้นทะเบียนด้วย ?
เนื่องจากการจัดทำบัญชีต้องมีความถูกต้องและน่าเชื่อถือ กฎหมายจึงกำหนดให้ต้องมีผู้ทำบัญชีสำหรับธุรกิจประเภทนิติบุคคลอย่างบริษัทและห้างหุ้นส่วนจำกัด และผู้ทำบัญชีนั้นต้องมีคุณสมบัติและปฏิบัติตามเงื่อนไขที่อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนดตาม ประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง กำหนดคุณสมบัติและเงื่อนไขของการเป็นผู้ทำบัญชี พ.ศ. 2557
และหนึ่งในเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนดก็คือ การขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชี นั่นเองค่ะ
ขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชีต้องทำเมื่อไร ?
เมื่อเริ่มต้นรับงานทำบัญชี ผู้ทำบัญชีจะต้องแจ้งชื่อกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ภายใน 30 วันหลังจากที่เริ่มงาน ถ้าสมมติใครยังไม่เคยขึ้นทะเบียนไว้ก็จำต้องรีบขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชีและแจ้งชื่อธุรกิจที่รับทำบัญชีครั้งแรกให้เรียบร้อยเลยค่ะ
เอกสารที่ต้องใช้ขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชีมีอะไรบ้าง ?
การขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชีเราสามารถทำแบบออนไลน์ได้แล้ว ดังนั้น เอกสารที่ต้องใช้ก็สามารถเตรียมไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไฟล์ค่ะ ตามนี้
1. หลักฐานการเป็นสมาชิกสภาวิชาชีพ
- เคยสมัครสมาชิกสภาเรียบร้อยแล้ว: ให้ใช้ใบเสร็จรับเงินค่าสมาชิกสภาวิชาชีพบัญชีที่ยังไม่หมดอายุเป็นหลักฐานประกอบ
- ยังไม่เป็นสมาชิกสภาวิชาชีพบัญชี: ในระบบการขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชีเราสามารถสมัครสมาชิกสภาพร้อมกับการขึ้นทะเบียนเลย โดยแนบใบนำส่งเงินเป็นหลักฐาน
2. บัตรประชาชน ที่ยังไม่หมดอายุ
3. ทะเบียนบ้าน ฉบับปัจจุบัน
4. วุฒิการศึกษา
- ระดับ ปวส. ให้ส่งเอกสารใบระเบียนการศึกษา และ ประกาศนียบัตรฉบับกระทรวงศึกษาธิการ
- ระดับปริญญาตรี ให้ส่งเอกสาร Transcript และ ปริญญาบัตร
5. รูปถ่ายครึ่งตัว
ถ่ายจากมือถือหรือว่ากล้องก็ได้ โดยให้พื้นหลังเป็นสีพื้น คล้ายๆ กับเราถ่ายภาพสมัครงาน หรือภาพบัตรประชาชนเลยค่ะ
6. ใบเปลี่ยนชื่อ-นามสกุล/ทะเบียนสมรส (ถ้ามี)
7. รายชื่อลูกค้าที่รับทำบัญชี
ข้อนี้สำคัญมาก ถ้าไม่มีจะขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชีไม่ได้เลยนะ สิ่งที่ต้องมีให้พร้อมก็คือ เลขที่นิติบุคคลของลูกค้าอย่างน้อย 1 ราย และวันที่สิ้นงวด
ถ้าเอกสารใดเป็นการถ่ายสำเนา อย่าลืมรับรองสำเนาถูกต้อง พร้อมลายเซ็น และ ชื่อ-นามสกุลตัวบรรจง ของผู้ทำบัญชีให้ชัดเจนด้วยนะคะ
วิธีการขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชีทำยังไง ?
หลังจากเตรียมเอกสารต่างๆ เรียบร้อยแล้ว ขั้นถัดไปคือ การขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชีแบบออนไลน์ผ่านระบบงานผู้ทำบัญชี e-Accountant ของเว็บไซด์กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD e-accountant) ค่ะ ถ้าพร้อมแล้วเปิดหน้าจอแล้วทำตามไปพร้อมกันนะ
1. เข้าสู่ Website กรมพัฒนาธุรกิจการค้า เลือก บริการออนไลน์ > เลือก ผู้ทำบัญชี > ระบบงานผู้ทำบัญชี (e-Accountant)
2. กดยอมรับ คำเตือนการพัฒนาความรู้ต่อเนื่องทางวิชาชีพบัญชี (CPD) และระบบงานผู้ทำบัญชี (ระบบงาน e-Accountant)
3. กรอกรหัสผู้ทำบัญชี (เลขบัตรประจำตัวประชาชน)
4. เลือกการแจ้งรายละเอียดการทำบัญชีครั้งแรก (ส.บช. 5)
5. การกรอกข้อมูลพื้นฐานและที่อยู่
เมื่อเข้าระบบงานแจ้งรายละเอียดการทำบัญชีครั้งแรกผู้ทำบัญชีจะพบหน้า ข้อมูลพื้นฐานดังต่อไปนี้ ให้กรอกข้อมูลให้ครบถ้วน
6. กรอกข้อมูลวุฒิการศึกษา
วุฒิการศึกษาสำหรับผู้ที่ขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชีได้ ต้องเป็นวุฒิระดับ อนุปริญญา หรือ ปวส. ทางการบัญชีหรือเทียบเท่าเป็นอย่างน้อย
- ระดับ ปวส. ทางการบัญชี สามารถเป็นผู้ทำบัญชีให้เฉพาะห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน และบริษัทจำกัดที่มีทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้านบาท และรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท และสินทรัพย์รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท
- ระดับ ปริญญาตรี สามารถเป็นผู้ทำบัญชีให้กิจการได้ทุกประเภท
7. กรอกข้อมูลการเป็นสมาชิกสภาวิชาชีพ
กรอกข้อมูลการเป็นสมาชิกหรือขึ้นทะเบียนกับสภาวิชาชีพ ซึ่งตามกฎหมายกำหนดว่าผู้ทำบัญชีจะต้องเข้าเงื่อนไขสมาชิก 1 ใน 2 ข้อนี้
จากนั้นตอบคำถามในหัวข้อนอกจากการเป็นผู้ทำบัญชีแล้วปัจจุบันประกอบอาชีพ และตอบคำถามในหัวข้อโปรแกรมที่ใช้ในการบันทึกบัญชี
8. เพิ่มฐานะผู้ทำบัญชี
ฐานะผู้ทำบัญชี แบ่งเป็น 3 ฐานะ ได้แก่
1) ฐานะพนักงานของกิจการ หมายถึง ต้องเป็นพนักงานประจำของบริษัทนั้น และบริษัทแต่งตั้งเป็นผู้ทำบัญชี
2) ฐานะผู้รับจ้างทำบัญชีอิสระ หมายถึง เป็นผู้ทำบัญชีที่ไม่ขึ้น (สังกัด) ภายใต้ผู้ใด
3) ฐานะสำนักงานบริการรับทำบัญชี หมายถึง เป็นผู้ทำบัญชีในสังกัดสำนักงานบริการรับทำบัญชี และสำนักงาน
บริการมอบหมายให้เป็นผู้ทำบัญชีของบริษัทลูกค้าของสำนักงานบริการรับทำบัญชี
9. เพิ่มธุรกิจที่รับทำบัญชี
ถ้าเป็นผู้ทำบัญชี “ฐานะพนักงานของกิจการ” รายชื่อธุรกิจที่รับทำบัญชีจะแสดงให้เนื่องจากได้กรอกข้อมูลตั้งแต่การกรอกข้อมูลในหัวข้อฐานะผู้ทำบัญชีแล้ว
แต่ถ้าเป็นผู้ทำบัญชีใน “ฐานะผู้รับจ้างทำบัญชีอิสระ” และ “ฐานะสำนักงานบริการรับทำบัญชี” ผู้ทำบัญชีต้องแจ้งรายชื่อธุรกิจโดยคลิกที่ปุ่ม เพิ่มรายการ และกรอกรายละเอียดธุรกิจที่รับทำบัญชี
10. แนบเอกสารที่เตรียมไว้
เอกสารที่เราเตรียมเอาไว้เรียบร้อยแล้วก่อนหน้านี้ เราก็กดแนบหลักฐานขึ้นระบบได้เลยตามที่หน้าจอระบุ
11. รอตรวจสอบผล
เมื่อแนบเอกสารเรียบร้อย ถือว่าเราได้ทำการขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชีครบทุกขึ้นตอนแล้ว ระบบจะขึ้นข้อความ “รอการอนุมัติ…”
เจ้าหน้าที่จะใช้เวลาตรวจสอบก่อนระบบจะส่งข้อความอีเมล์มาถึงเรา
- ถ้าสำเร็จเป็นผู้ทำบัญชีโดยสมบูรณ์ ระบบจะส่งข้อความ “…รับแจ้งเป็นผู้ทำบัญชี…”
- ถ้าข้อมูลไม่ถูกต้อง ไม่ครบถ้วน ระบบจะส่ง ข้อความ “…ไม่รับแจ้งเป็นผู้ทำบัญชี เนื่องจาก….” ให้เราเข้าระบบการแจ้งรายละเอียดการทำบัญชีครั้งแรกอีกครั้งเพื่อทำการแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง
12. พิมพ์หนังสือรับแจ้งการเป็นผู้ทำบัญชีครั้งแรก
ถ้าใครได้รับสถานะ “…รับแจ้งเป็นผู้ทำบัญชี…” เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนสุดท้าย เราจะสามารถดาวน์โหลด หนังสือรับรองการเป็นผู้ทำบัญชี (ส.บช. 5) จากเมนูพิมพ์แบบฟอร์มได้เลย ตัวอย่างตามหน้าจอนี้
และนี่คือ ตัวอย่างหนังสือรับแจ้งการทำบัญชี (ส.บช.5) ที่เป็นหลักฐานยืนยันการเป็นผู้ทำบัญชีอย่างถูกต้องตามกฎหมาย ที่ระบุชื่อ-สกุลผู้ทำบัญชี รหัสผู้ทำบัญชีและวันที่ได้รับการอนุมัติอย่างสมบูรณ์ค่ะ
โดยสรุปแล้ว การขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชีทำได้ด้วยตัวเองไม่ยากแบบออนไลน์ เมื่อทำตามนี้ครบถ้วนแล้วก็สามารถรับลูกค้าทำบัญชีรายถัดๆ ไปได้เลย
และสำหรับใครที่ขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชีเรียบร้อยแล้ว ในแต่ละปีอย่าลืมเช็กสิ่งนี้ให้ครบถ้วน เช็คลิส 5 สิ่งที่ต้องทำถ้าอยากเป็นผู้ทำบัญชีอย่างถูกกฎหมาย เพื่อจะได้มีสถานะ “ผู้ทำบัญชี” อย่างสมบูรณ์ตลอดปีนะคะ
อบรมบัญชีเก็บชั่วโมง CPD ออนไลน์ง่ายๆ ได้ที่บ้าน สอบถามได้ที่นี่
Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
