นักบัญชีต้องปิดงบการเงินปีละครั้ง งานนี้จะเป็นงานที่ยากและวุ่นวายมากถ้าไม่รู้ขั้นตอนการปิดงบการเงิน เพราะว่าเราต้องจัดการปิดทุกๆ ประเด็นที่เกี่ยวข้องกับงานบัญชีที่ทำสะสมกันมาทั้งปีให้เสร็จสิ้นภายใน 4-5 เดือนเท่านั้น และต้องมั่นใจว่ารายการในแต่ละบัญชีถูกบันทึกอย่างถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชีด้วย แล้วขั้นตอนปิดงบที่ว่ามันคืออะไรกันนะ มีอะไรที่นักบัญชีควรรู้บ้างเพื่อไม่ให้พลาดในการปิดงบการเงินล่ะ วันนี้ CPD Academy ชวนทุกคนมาเรียนรู้ไปพร้อมๆ กันค่ะ
การปิดงบการเงินที่สมบูรณ์คืออะไร?
ปิดงบการเงินอย่างสมบูรณ์มี 2 เรื่องที่ต้องทำให้สำเร็จ
- งบการเงินถูกต้อง คือข้อมูลในงบการเงินถูกบันทึกอย่างถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชีที่กำหนดไว้ เช่น ถ้าเป็นบริษัทในตลาดหลักทรัพย์ก็ต้องทำงบการเงินตาม TFRS for PAEs
- งบทันเวลา คือปิดบัญชีสำเร็จภายในเวลาที่ต้องการ ทำให้ผู้ใช้งบได้ใช้ข้อมูลในงบการเงินได้ ซึ่งบางทีคำว่าทันเวลาอาจจะหมายถึง การนำส่งงบให้กับหน่วยงานรัฐอย่างทันเวลาเช่นกัน เช่น งบการเงินบริษัทต้องนำส่งงบให้หน่วยงานรัฐภายใน 1 เดือนหลังจากประชุมใหญ่ และภาษีนำส่งภายใน 150 วันหลังจากปิดงวดบัญชี
ขั้นตอนการปิดงบการเงินทำยังไง?
ขั้นตอนปิดงบการเงินอาจถูกอธิบายได้หลายแบบ แล้วแต่ว่าเราจะยึดวิธีการจากสำนักไหน เช่น 9 ขั้นตอนในการทำบัญชีจากเพื่อปิดงบการเงินจาก Accountingverse
แต่สำหรับขั้นตอนที่ CPD Academy จะแนะนำนั้น เป็นขั้นตอนการปิดงบการเงินที่น่าจะพบเจอได้ในชีวิตจริงๆ และน่าจะเอาไปประยุกต์ใช้ได้ง่าย เราขอแบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอนหลักๆ ตามนี้
- บันทึกบัญชี Key เอกสารให้ครบถ้วน
- ปรับปรุงรายการทางบัญชี
- กระทบยอดบัญชีเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง
- จัดทำงบการเงิน
แต่ละขั้นตอนมีรายละเอียดยังไงบ้าง เดี๋ยว CPD Academy จะอธิบายให้ฟังค่ะ
1. บันทึกบัญชี Key เอกสารให้ครบถ้วน
การบันทึกบัญชี Key เอกสารให้ครบถ้วนเป็นขั้นตอนแรกของการปิดงบการเงิน นักบัญชีต้องเคลียร์ให้ชัดก่อนปิดบัญชีว่าเราบันทึกเอกสารที่เกิดขึ้นจากแต่ละกระบวนการบัญชีครบถ้วนไหม โดยแบ่งออกเป็น
- การขายและรับเงิน ซึ่งจะบันทึกบัญชีในสมุดรายวันขาย (AR) และสมุดรายวันรับเงิน (RV)
- การซื้อและจ่ายเงิน ซึ่งจะบันทึกบัญชีในสมุดรายวันซื้อ (AP) และสมุดรายวันจ่ายเงิน (PV)
- การผลิตและสินค้า จำเป็นในกรณีที่ทำบัญชีสินค้าแบบวิธีต่อเนื่อง (perpetual) เพราะว่าทุกรายการที่เกี่ยวกับสินค้าต้องบันทึกให้ครบถ้วนก่อนปิดบัญชี
- สินทรัพย์ ในกรณีที่ซื้อสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนอย่าง ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์เข้ามานั้น จะต้องจัดประเภทให้ถูกต้องและเตรียมข้อมูลให้พร้อมเพื่อคำนวณค่าเสื่อมราคา
อุปสรรคในการ key ข้อมูลให้ครบถ้วนนั้นเกิดจากการได้รับเอกสารไม่ครบเพื่อบันทึกบัญชี เพราะฉะนั้นถ้าอยากปิดบัญชีให้ทันเวลา อย่าลืมสื่อสารกับฝ่ายที่เกี่ยวข้องแต่เนิ่นๆ ให้เค้าส่งเอกสารมาให้ครบถ้วนเพื่อบันทึกบัญชีอย่างสมบูรณ์นะคะ
2. ปรับปรุงรายการทางบัญชี
การปรับปรุงรายการทางบัญชีเป็นขั้นตอนถัดมาที่แตกต่างจากการ key เอกสารทางบัญชี เพราะว่าขั้นตอนนี้มักทำแค่ปีละครั้งเท่านั้น และเราจะปรับปรุงรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป (JV) ค่ะ
ตัวอย่างรายการปรับปรุงปิดบัญชีที่ต้องทำทุกๆ สิ้นปี ได้แก่
- ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ
- ค่าเผื่อการลดมูลค่าสินค้า
- ค่าเสื่อมราคา
- ค่าเผื่อการลดมูลค่าที่ดิน อาคารและอุปกรณ์
- หนี้สินผลประโยชน์พนักงาน
- รายได้ค้างรับ
- รายได้รับล่วงหน้า
- ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
- ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า
ทั้งหมดนี้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของรายการปรับปรุงสิ้นปี เพื่อให้ยอดสินทรัพย์ หนี้สินในงบแสดงฐานะการเงินแสดงอย่างถูกต้อง และการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายเป็นไปตามหลักการบัญชีคู่
3. กระทบยอดบัญชีเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง
การกระทบยอดบัญชีเป็นการนำข้อมูลจาก 2 แหล่งมาเปรียบเทียบกัน ได้แก่ งบทดลอง และแหล่งข้อมูลอื่น เพื่อตรวจสอบว่าการปรับปรุงรายการทางบัญชีทั้งหมดทำถูกต้องแล้ว และที่สำคัญการกระทบยอดเป็นการช่วยเช็คได้ว่ามีข้อผิดพลาดอะไรเกิดขึ้นจากการทำบัญชีหรือไม่
ตัวอย่างการกระทบยอดที่ทุกคนน่าจะคุ้นๆ กันดี คือ การกระทบยอดบัญชีเงินฝากธนาคาร
แหล่งข้อมูลมาจาก
- งบทดลอง
- Bank Statement และ Bank Confirmation
เราต้องทำหน้าที่หาความแตกต่างของสองแหล่งข้อมูลว่าความแตกต่างนั้นเกิดจากอะไรบ้าง และบางครั้งในช่วงที่หาความแตกต่างเราอาจจะพบกับข้อผิดพลาดที่ต้องปรับปรุงเพิ่มเติมก็เป็นได้
การกระทบยอดบัญชีคืออะไร ปิดบัญชีต้องกระทบยอดอะไรบ้าง เช็คเพิ่มเติมได้เลย
4. จัดทำงบการเงิน
ขั้นสุดท้ายของการปิดงบการเงิน คือ การจัดทำงบการเงินออกมาให้เรียบร้อย
วัตถุดิบในการจัดทำงบการเงินที่ดีคือ งบทดลอง (Trial Balance) ที่ผ่านการปรับปรุงและกระทบยอดเรียบร้อยแล้ว นอกจากนี้เราต้องเข้าใจเรื่ององค์ประกอบของการจัดทำงบการเงินด้วย
ยกตัวอย่างเช่น
งบการเงินของบริษัทจำกัด ที่ใช้มาตรฐานรายงานทางการเงิน TFRS for NPAEs ต้องมีองค์ประกอบของงบการเงินตามนี้
- งบแสดงฐานะการเงิน
- งบกำไรขาดทุน
- งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น
- หมายเหตุประกอบงบการเงิน
แต่ถ้าเป็นบริษัทมหาชนจำกัด หรือว่าห้างหุ้นส่วนจำกัด องค์ประกอบของงบการเงินก็จะแตกต่างกันไป
โดยสรุปแล้วการปิดงบการเงินมีขั้นตอนที่ต้องทำให้เรียบร้อย 4 ขั้นตอนหลักๆ ถ้าอยากปิดงบให้สมบูรณ์ ถูกต้องและทันเวลา อย่าลืมเช็คทุกครั้งว่าเราทำครบถ้วนทุกขั้นตอนไหม เพราะว่ายิ่งทำงานในแต่ละขั้นตอนได้ดีเท่าไร มันก็จะยิ่งช่วยลดเวลาในการปิดงบประจำปีให้เราได้มากยิ่งขึ้นค่ะ
และถ้าใครอยากศึกษาเพิ่มเติม เราสรุปไว้ให้ในคลิปนี้ ลองไปเรียนรู้กันต่อที่นี่เลย
เปิดแล้ว++ รุ่น 3 คอร์สปิดงบการเงินที่จะทำให้นักบัญชีเก่งขึ้นแบบก้าวกระโดด
เรียนรู้วิธีปิดงบการเงินกับ CPD Academy แบบสดๆ วันจันทร์ที่ 2 ธันวาคม 2567 สถานที่ โรงแรม เดอะ สุโกศล กรุงเทพ อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่
จองสิทธิ์ราคาพิเศษ สอบถามได้ที่นี่ Line: @cpdacademy
