งบการเงินที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจ ที่จะนำมาข้อมูลมาวิเคราะห์และใช้ในการบริหารงานต่างๆ หนึ่งในขั้นตอนที่จะทำให้งบการเงินถูกต้อง คือ การจัดทำหนังสือยืนยันยอด หรือว่า Confirmation นั่นเองค่ะ การส่งหนังสือยืนยันให้บุคคลภายนอกเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการตรวจสอบบัญชี ที่นอกจากผู้สอบบัญชีต้องเข้าใจแล้ว นักบัญชีก็ต้องเรียนรู้ เพื่อทำงานปิดบัญชีร่วมกับผู้สอบได้อย่างราบรื่นค่ะ
มีอะไรบ้างที่เราต้องทราบเกี่ยวกับการส่งยืนยันยอด วันนี้ CPD Academy จะมาเล่าให้ทุกคนฟังกัน
1. การส่งยืนยันยอดบัญชีคืออะไร
หนังสือยืนยันยอดหรือ Confirmation เป็นขั้นตอนการตรวจสอบของผู้สอบบัญชี เพื่อให้ได้มาซึ่งหลักฐานการสอบบัญชีที่เกี่ยวข้องและเชื่อถือได้จากบุคคลที่สาม เช่น ลูกค้า ซัพพลายเออร์ หรือสถาบันการเงิน เพื่อจะเช็คว่าข้อมูลทางบัญชีถูกต้องตรงกัน กับข้อมูลของบุคคลภายนอก
2. ทำไมต้องส่ง Confirmation
วัตถุประสงค์ของการยืนยันยอด คือ เพื่อให้ผู้สอบบัญชีมีหลักฐานที่สมบูรณ์ และน่าเชื่อถือ จะได้ประเมินได้ว่าตัวเลขในงบการเงินนั้นถูกต้องหรือไม่
มาตรฐานการสอบบัญชีรหัส 505 ได้กล่าวถึงขั้นตอนและวิธีการขอคำยืนยันยอดจากบุคคลภายนอกไว้อย่างละเอียดว่าเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการทำงานสอบบัญชี และหลักฐานจากภายนอกนั้นย่อมน่าเชื่อถือกว่าหลักฐานที่ทำเองภายในกิจการเสมอ
โดยสรุปแล้ว การส่ง Confirmation จึงเป็นเรื่องห้ามพลาดเลยสำหรับผู้สอบบัญชีที่จะต้องทำงานตามมาตรฐานสอบบัญชีกำหนดไว้ค่ะ
3. หนังสือยืนยัน Confirmation มีกี่ประเภท
การยืนยันยอดมีด้วยกันหลายประเภท ผู้สอบบัญชีสามารถเลือกใช้ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ในบทความนี้เราขอยกตัวอย่างการยืนยอดที่ Top Hit สุดๆ ในการตรวจสอบบัญชี 3 ตัวอย่าง ดังนี้
3.1 การยืนยันบัญชีลูกหนี้
การยืนยันบัญชีลูกหนี้ คือ จดหมายเพื่อยืนยันยอดลูกหนี้การค้าคงเหลือ ที่จะถูกส่งไปยังลูกค้าของกิจการที่ถูกตรวจสอบ
เมื่อส่งไปถึงลูกค้าของกิจการแล้ว ได้รับการยืนยันกลับมา ผู้สอบบัญชีจะมั่นใจว่ายอดลูกหนี้ในงบการเงินนั้น แสดงอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และมั่นใจได้ว่าโอกาสได้รับชำระมีสูง
ลองมาดูตัวอย่างหนังสือยืนยันลูกหนี้กัน หน้าตาโดยทั่วไปเป็นแบบนี้ค่ะ
ใครที่สนใจส่งยืนยันยอดลูกหนี้ เราแนะนำให้อ่านวิธีการเพิ่มเติมที่นี่ค่ะ: หนังสือยืนยันลูกหนี้คืออะไร ถ้ามีผลต่างแก้ปัญหาอย่างไร
3.2 การยืนยันบัญชีเจ้าหนี้
การยืนยันยอดบัญชีเจ้าหนี้ คือ การยืนยันยอดเจ้าหนี้การค้าคงเหลือ ยอดคงเหลือจะถูกส่งไปยังผู้จัดจำหน่ายของกิจการเพื่อยืนยันจำนวนเงินคงค้าง เพื่อให้มั่นใจได้ว่ายอดคงเหลือของบัญชีเจ้าหนี้ในงบการเงินมีความถูกต้อง เจ้าหนี้มีตัวตนอยู่จริงค่ะ
โดยทั่วไปแล้ว ไม่ใช่ทุกกิจการที่ผู้สอบบัญชีเลือกตรวจสอบแบบยืนยันยอดเจ้าหนี้ แต่ถ้าจำเป็นต้องทำก็สามารถทำตามขั้นตอนนี้ได้เลย: หนังสือยืนยันเจ้าหนี้ส่งเมื่อไหร่ และ 3 รูปแบบการตอบกลับ
3.3 การยืนยันของธนาคาร
การยืนยันจากธนาคาร เป็นการยืนยันสำหรับบัญชีเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด จดหมายนี้จะถูกส่งไปยังธนาคารที่กิจการมีบัญชีอยู่ด้วย เพื่อยืนยันยอดในบัญชีคงเหลือ นอกจากจะช่วยเช็คความถูกต้องของบัญชีออมทรัพย์และกระแสรายวันแล้ว การยืนยันยอดธนาคารช่วยให้เราเช็คเรื่องอื่นๆ ได้เพิ่มเติม เช่น
- หนี้สินคงเหลือ จากเงินกู้ยืม และภาระดอกเบี้ย
- ภาระผูกพันที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต จาก letter of credit หรือ letter of guarantee
- การลงทุนในตราสารต่างๆ
Bank Confirmation ผู้สอบบัญชีจะให้ความสำคัญมากๆ ว่าต้องได้รับการยืนยันมาก่อนที่จะลงลายมือชื่อในวันที่หน้ารายงาน เพราะความครบถ้วนของข้อมูลเช่นนี้ ยากจะทดแทนได้ด้วยการตรวจสอบวิธีอื่นๆ
ดังนั้น ถ้าอยากส่งหนังสือยืนยันธนาคารและได้รับกลับมาเร็วขึ้น แนะนำทำตามขั้นตอนนี้ค่ะ: หนังสือยืนยันธนาคาร คืออะไร ส่งแบบไหนได้รับกลับเร็ว
ส่วนวิธีการอ่านหนังสือยืนยันที่ได้รับตอบกลับจากธนาคารว่าอ่านยากไหม ทำอย่างไร ลองศึกษาเพิ่มเติมที่นี่เลย: ถอดรหัสตัวอย่างหนังสือยืนยันธนาคาร (Bank Confirmation) อ่านยังไงนะ
4. วิธีการส่งหนังสือยืนยันยอดทำยังไงบ้าง
วิธีการที่ผู้สอบบัญชีจะส่ง Confirmation มีขั้นตอนดังนี้
4.1 การวางแผนและเตรียมการ
ผู้สอบบัญชี จะเตรียมการส่ง Confirmation อย่างแรกเลยคือ Bank Confirmation ที่ต้องเตรียมการให้จัดส่งกลับมาให้เร็วที่สุด ส่วนหนังสือยืนยันลูกหนี้การค้าและเจ้าหนี้การค้า จะต้องเตรียมแบบฟอร์มและยอดคงเหลือทางบัญชีเพื่อใช้ยืนยันข้อมูล
4.2 เลือกรายการที่จะยืนยัน
สำหรับ Bank Confirmation จะยืนยันยอด 100% ก็คือ ทุกธนาคารเลยค่ะ
แต่สำหรับลูกหนี้ และ เจ้าหนี้ ทางผู้ตรวจสอบบัญชีจะคำนวณจำนวนรายการตัวอย่างที่เลือกออกมาตามสาระสำคัญของการตรวจสอบค่ะ ว่าจะต้องส่งลูกหนี้การค้าและเจ้าหนี้การค้า กี่ราย และรายไหนบ้าง
4.3 จัดส่ง Confirmation ที่เลือกรายการ
การจัดส่งก็เป็นเรื่องของที่อยู่ที่ต้องจัดส่งให้ถูกต้องเพื่อที่เราจะได้รับการยืนยันยอดนั้นกลับมาค่ะ
ในส่วนของ Bank Confirmation จะมีข้อมูลที่อยู่สำหรับการจัดส่งแต่ละธนาคารตามที่สมาคมธนาคารไทยประชาสัมพันธ์ไว้ ลิงค์การประชาสัมพันธ์สามารถดูได้ที่บทความนี้เลยค่ะ Bank Confirmation คืออะไร ส่งแบบไหนได้รับกลับเร็ว
4.4 ทำเช็กลิสเพื่อรวบรวมการตอบกลับ
Checklist ง่ายๆ ที่รวบรวมการส่งยืนยันยอดทั้งหลายว่าส่งไปให้ใคร เมื่อไรบ้าง และได้ตอบกลับหรือยัง จะช่วยให้เราตรวจสอบและติดตามสถานะการยืนยันยอดได้ง่ายมากยิ่งขึ้นค่ะ และถ้าส่งไปนานเกินกว่า 2 อาทิตย์ อาจจะต้องยกหูโทรศัพท์ไปทวงถามจากลูกหนี้ เจ้าหนี้ หรือธนาคารอีกครั้ง เพราะเป็นไปได้ว่าจดหมายอาจตกหล่น
5. Confirmation ต้องเมื่อไหร่
AR Confirmation และ AP Confirmation เราต้องรอส่งหลังวันที่สิ้นรอบระยะเวลาบัญชี เนื่องจากเราต้องทราบมูลค่าของลูกหนี้และเจ้าหนี้แต่ละยอด ซึ่งหมายถึง ต้องทำการปิดบัญชีก่อน ถึงจะทราบยอดลูกหนี้การค้าและเจ้าหนี้การค้าได้ค่ะ
Bank Confirmation ส่งหลังวันที่สิ้นรอบระยะเวลาบัญชีเช่นกัน แต่ว่าไม่ต้องรอยอดหลังปิดงบการเงิน เพราะว่ายอดที่จะยืนยันนั้น ธนาคารจะตอบกลับยอดที่ถูกต้องตามระบบของธนาคารมาให้ค่ะ แต่ปกติแล้ว Bank Confirmation ต้องรีบดำเนินการส่งหน่อยนะคะ เพราะว่า ทุกๆกิจการต่างก็ส่งยืนยันยอดไปที่ธนาคารกันหมด ทำให้ระยะเวลาในการตอบกลับค่อนข้างใช้เวลานานค่ะ
6. ข้อดีของการส่งหนังสือยืนยันยอด
การส่งยืนยันยอดมีข้อดี 3 ข้อหลักๆ ได้แก่
- ช่วยให้มั่นใจได้ถึงความถูกต้องและครบถ้วนของข้อมูลทางการเงิน
- ได้ข้อมูลที่เป็นกลาง : เนื่องจากข้อมูลที่ได้รับโดยตรงจากแหล่งข้อมูลบุคคลที่สาม ข้อมูลนี้มีโอกาสน้อยที่จะถูกแต่งเติม หรือสร้างขึ้นหรือได้รับอิทธิพลจากลูกค้า ซึ่งจะเพิ่มความน่าเชื่อถือของหลักฐานการสอบบัญชี
- ความน่าเชื่อถือ : การส่ง Confirmation เป็นหลักฐานที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับการมีอยู่และความถูกต้องของข้อมูลทางการเงิน สิ่งนี้ช่วยให้ผู้สอบบัญชีประเมินความเสี่ยงของการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริงอันเป็นสาระสำคัญในงบการเงินได้อย่างดีเยี่ยมเลย
FAQ คำถามที่พบบ่อย
Q1 : การยืนยันยอดตรวจจับการทุจริตได้อย่างไร?
การยืนยันยอดตรวจจับการทุจริตได้ ยกตัวอย่างได้ดังนี้
หนังสือการยืนยันยอดธนาคาร
ช่วยป้องกันความเสี่ยงในการแสดงมูลค่าเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด
ในบัญชีเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด จะมีมูลค่าทั้งเงินสดและเงินฝากธนาคาร เมื่อเราส่ง Bank Confirmation ทุกธนาคารแล้ว เราจะรู้ทันที ว่าเงินสดที่มีการบันทึกบัญชีเพิ่มขึ้นและลดลง เกิดจากสาหตุอะไร บางทีเราอาจจะเจอเคสทุจริตจากรายการพวกนี้ก็ได้ค่ะ หากเรามีนโยบายในการควบคุมเงินสดที่ดี ความเสี่ยงที่จะเกิดการทุจริตนี้ก็ลดลงไปด้วยค่ะ
การส่งยืนยันยอดลูกหนี้การค้า ช่วยป้องกันการสร้างรายการรายได้แบบสูงเว่อร์ก่อนสิ้นปีบัญชี เพื่อตกแต่งงบการเงิน เช่น ค่าคอมมิชชั่น หรือโบนัส เป็นต้น
การส่งยืนยันยอดเจ้าหนี้การค้า ช่วยป้องกันการสร้างรายการค่าใช้จ่าย หรือการซื้อสินค้าที่ไม่ได้เกิดขึ้นจริงตอนสิ้นปี หรือการซื้อสินค้ามาถึงกิจการแล้วแต่ว่า สินค้านั้นยังไม่ได้ถูกบันทึกเข้าระบบ แต่พนักงานเอาสินค้านั้นไปหมุนเวียนก่อน แล้วค่อยเอาเข้ากิจการ แบบนี้ถือว่าเป็นการทุจริตอีกรูปแบบหนึ่งที่เรียกว่า การหมุนเวียนสินค้า มักเกิดขึ้นกับ สินค้าชนิดเล็กๆที่ใช้ระบบขายตรงให้กับร้านค้า
Q2 : การส่งยืนยันยอดให้มีประสิทธิภาพต้องทำอย่างไร?
แนวทางปฏิบัติของขั้นตอนการยืนยันยอดที่มีประสิทธิภาพมีดังนี้
- กำหนดจำนวนการส่งยืนยันยอดที่เหมาะสมกับระดับสาระสำคัญของการตรวจสอบบัญชี
- ตรวจสอบการอนุญาตในการส่งยืนยันยอด ว่าได้รับอนุญาตให้ยืนยันยอดได้จากผู้มีอำนาจของกิจการแล้ว
- ใช้ภาษาที่เหมาะสม เขียนด้วยภาษาที่ชัดเจนและรัดกุม พร้อมด้วยคำศัพท์และคำจำกัดความที่เหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนหรือความเข้าใจผิด
- ใช้วิธีการสื่อสารที่เชื่อถือได้ ควรส่งคำขอการยืนยันด้วยวิธีการสื่อสารที่เชื่อถือได้และปลอดภัย เช่น จดหมาย อีเมล เป็นต้น
บทสรุป
ทุกท่านพอจะได้เห็นความสำคัญของการส่งยืนยันยอดแล้วใช่ไหมคะ ขั้นตอนในการตรวจสอบอาจจะมีหลายขั้นตอน แต่ถ้าแลกกับข้อมูลที่ถูกต้องของงบการเงินของเรา ก็คุ้มค่าที่จะทำตามผู้สอบบัญชีในขั้นการยืนยันยอดนี้นะคะ
ดังนั้นทุกๆสิ้นปีหลังจากปิดงบการเงินสำเร็จ นักบัญชีก็เตรียมตัวได้เลยค่ะ ว่า บัญชีธนาคาร ลูกหนี้การค้า เจ้าหนี้การค้า ของงบการเงินเรา ต้องทำการส่ง Confirmation ตามมาตรฐานการสอบบัญชีที่เป็นประโยชน์กับทุกฝ่ายนะคะ
นอกจากการส่งหนังสือยืนยันยอดแล้ว ผู้สอบบัญชีและนักบัญชีจะต้องเตรียมตัวสำหรับการปิดงบอย่างไรบ้างให้ครบจบกระบวนการ เราเรียนรู้เพิ่มเติมที่นี่เลยค่ะ: วิธีปิดงบการเงินอย่างถูกต้องและทันเวลา
สนใจเรียนแต่ไม่รู้จะเริ่มยังไง แนะนำให้ติดต่อมาช่องทางนี้เลย
Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
