ปัจจุบันงบการเงินที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจ และเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับเจ้าของกิจการที่จะนำมาวิเคราะห์ข้อมูลและใช้ในการบริหารงานต่างๆในกิจการ และหนึ่งในขั้นตอนที่จะทำให้งบการเงินถูกต้อง คือ การจัดทำหนังสือยืนยันยอดนั่นเอง ขั้นตอนนี้จะเป็นขั้นตอนของการตรวจสอบของผู้สอบบัญชี ทาง CPD Academy จะพาไปดูกันค่ะ ว่ามีอะไรบ้างที่เราต้องทราบเกี่ยวกับการส่งยืนยันยอดกันค่ะ
1. การส่งยืนยันยอดบัญชีคืออะไร
หนังสือยืนยันยอดหรือ Confirmation เป็นขั้นตอนการตรวจสอบของผู้สอบบัญชี เพื่อให้ได้มาซึ่งหลักฐานการสอบบัญชีที่เกี่ยวข้องและเชื่อถือได้จากบุคคลที่สาม เช่น ลูกค้า ซัพพลายเออร์ หรือสถาบันการเงิน เพื่อข้อมูลทางบัญชีที่ถูกต้องตรงกัน และแสดงในงบการเงินอย่างถูกต้องค่ะ
2. ทำไมต้องส่ง Confirmation
วัตถุประสงค์ของการยืนยันยอดคือ เพื่อให้ผู้สอบบัญชีมีหลักฐานที่เชื่อถือได้สำหรับการตรวจสอบงบการเงิน และเพื่อช่วยให้ผู้สอบบัญชีประเมินความถูกต้องและครบถ้วนของงบการเงินด้วยค่ะ การยืนยันยอดจึงเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการตรวจสอบบัญชี พูดง่ายเลย ก็เกือบทุกกิจการค่ะ ที่จะต้องมี Confirmation อย่างน้อย 1 ฉบับ ก็คือ Bank Confirmation ที่ทุกกิจการปัจจุบันนี้ ก็น่าจะมีบัญชีธนาคารกันหมดแล้ว
3. หนังสือยืนยันยอดมีกี่ประเภท
การยืนยันยอดเป็นหลักฐานการสอบบัญชีที่สำคัญต่องบการเงิน มีการยืนยันหลายประเภทที่ผู้สอบบัญชีใช้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ในบทความนี้ เราจะพูดถึงการยืนยันประเภทต่างๆ ในการตรวจสอบกันค่ะ
3.1 การยืนยันบัญชีลูกหนี้
การยืนยันยอดบัญชีลูกหนี้ เป็นการยืนยันยอดลูกหนี้การค้าคงเหลือ ยอดคงเหลือจะถูกส่งไปยังลูกค้าของกิจการที่ถูกเลือกตรวจสอบ การยืนยันประเภทนี้ช่วยให้มั่นใจว่ายอดคงเหลือในบัญชีลูกหนี้ในงบการเงินมีความถูกต้อง ลูกหนี้มีตัวตนอยู่จริงค่ะ
สามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ AR Confirmation ได้ที่นี่เลยค่ะ
หนังสือยืนยันลูกหนี้คืออะไร ถ้ามีผลต่างแก้ปัญหาอย่างไร
3.2 การยืนยันบัญชีเจ้าหนี้
การยืนยันยอดบัญชีเจ้าหนี้ เป็นการยืนยันยอดเจ้าหนี้การค้าคงเหลือ ยอดคงเหลือจะถูกส่งไปยังผู้จัดจำหน่ายของกิจการที่ถูกเลือกตรวจสอบแล้วเพื่อยืนยันจำนวนของยอดคงค้าง การยืนยันประเภทนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่ายอดคงเหลือของบัญชีเจ้าหนี้ในงบการเงินมีความถูกต้อง เจ้าหนี้มีตัวตนอยู่จริงค่ะ
สามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ AP Confirmation ได้ที่นี่เลยค่ะ
หนังสือยืนยันเจ้าหนี้ส่งเมื่อไหร่ และ 3 รูปแบบการตอบกลับ
3.3 การยืนยันของธนาคาร
การยืนยันจากธนาคาร เป็นการยืนยันสำหรับบัญชีเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด Confirmation จะถูกส่งไปยังธนาคารที่กิจการมีบัญชีเพื่อยืนยันยอดคงเหลือในบัญชีเหล่านั้น การยืนยันประเภทนี้ช่วยให้มั่นใจว่ายอดเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสดในงบการเงินมีความถูกต้องแล้ว และยืนยันยอดธนาคาร ช่วยเช็คเรื่องหนี้สินเงินกู้ และหนี้สินที่อาจเกิดขึ้นได้
ส่วนของ Bank Confirmation ผู้สอบบัญชีจะเน้นมาก เพราะว่าต้องได้รับการยืนยันมาก่อนที่จะลงลายมือชื่อในวันที่หน้ารายงาน จึงต้องหาวิธีและทำข้อมูลให้ถูกต้องที่จะได้รับตอบกลับมาเร็ว ทาง CPD Academy ก็ยังมีบทความอื่นๆ ที่จะช่วยทุกท่านเตรียมตัวในการส่ง Bank Confirmation มาให้ตามลิงค์นี้เลยค่ะ
การถอดรหัส Bank Confirmation คืออะไร ตัวอย่างและวิธีการอ่าน Bank Confirmation
4. วิธีการส่งหนังสือยืนยันยอดทำยังไงบ้าง
วิธีการที่ผู้สอบบัญชีจะส่ง Confirmation มีขั้นตอนดังนี้
4.1 การวางแผนและเตรียมการ
ผู้สอบบัญชี จะเตรียมการส่ง Confirmation อย่างแรกเลยคือ Bank Confirmation ที่ต้องเตรียมการให้จัดส่งกลับมาให้เร็วที่สุด ส่วนหนังสือยืนยันลูกหนี้การค้าและเจ้าหนี้การค้า จะต้องเตรียมแบบฟอร์มและยอดคงเหลือทางบัญชีเพื่อใช้ยืนยันข้อมูล
4.2 เลือกรายการที่จะยืนยัน
สำหรับBank Confirmation จะยืนยันยอด 100% ก็คือ ทุกธนาคารเลยค่ะ
แต่สำหรับลูกหนี้ และ เจ้าหนี้ ทางผู้ตรวจสอบบัญชีจะคำนวณจำนวนรายการตัวอย่างที่เลือกออกมาตามสาระสำคัญของการตรวจสอบค่ะ ว่าจะต้องส่งลูกหนี้การค้าและเจ้าหนี้การค้า กี่ราย และรายไหนบ้าง
4.3 จัดส่ง Confirmation ที่เลือกรายการ
การจัดส่งก็เป็นเรื่องของที่อยู่ที่ต้องจัดส่งให้ถูกต้องเพื่อที่เราจะได้รับการยืนยันยอดนั้นกลับมาค่ะ
ในส่วนของ Bank Confirmation จะมีข้อมูลที่อยู่สำหรับการจัดส่งแต่ละธนาคารตามที่สมาคมธนาคารไทยประชาสัมพันธ์ไว้ ลิงค์การประชาสัมพันธ์สามารถดูได้ที่บทความนี้เลยค่ะ Bank Confirmation คืออะไร ส่งแบบไหนได้รับกลับเร็ว
5. Confirmation ต้องเมื่อไหร่
AR/AP Confirmation ส่งหลังวันที่สิ้นรอบระยะเวลาบัญชี เนื่องจากเราต้องทราบมูลค่าของลูกหนี้และเจ้าหนี้แต่ละยอด ซึ่งหมายถึง ต้องทำการปิดบัญชีก่อน ถึงจะทราบยอดลูกหนี้การค้าและเจ้าหนี้การค้าได้ค่ะ
Bank Confirmation ส่งหลังวันที่สิ้นรอบระยะเวลาบัญชีเช่นกัน แต่ว่าไม่ต้องรอยอดหลังปิดงบการเงิน เพราะว่ายอดที่จะยืนยันนั้น ธนาคารจะตอบกลับยอดที่ถูกต้องตามระบบของธนาคารมาให้ค่ะ แต่ปกติแล้ว Bank Confirmation ต้องรีบดำเนินการส่งหน่อยนะคะ เพราะว่า ทุกๆกิจการต่างก็ส่งยืนยันยอดไปที่ธนาคารกันหมด ทำให้ระยะเวลาในการตอบกลับค่อนข้างใช้เวลานานค่ะ แต่เราก็มีทริคในการส่งแบบไหนให้ได้รับตอบกลับเร็วมาดูบทความนี้กัน
Bank Confirmation คืออะไร ส่งแบบไหนได้รับกลับเร็ว
6. ข้อดีของการส่งหนังสือยืนยันยอด
การส่งยืนยันยอดมีข้อดีหลายอย่าง หลักๆเลยคือ ช่วยให้มั่นใจได้ถึงความถูกต้องและครบถ้วนของข้อมูลทางการเงิน
ข้อดีอื่นๆ จะมีอะไรอีกบ้าง มาดูกันค่ะ
ได้ข้อมูลที่เป็นกลาง : เนื่องจากข้อมูลที่ได้รับโดยตรงจากแหล่งข้อมูลบุคคลที่สาม ข้อมูลนี้มีโอกาสน้อยที่จะถูกแต่งเติม หรือสร้างขึ้นหรือได้รับอิทธิพลจากลูกค้า ซึ่งจะเพิ่มความน่าเชื่อถือของหลักฐานการสอบบัญชี
ความน่าเชื่อถือ : การส่ง Confirmation เป็นหลักฐานที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับการมีอยู่และความถูกต้องของข้อมูลทางการเงิน สิ่งนี้ช่วยให้ผู้สอบบัญชีประเมินความเสี่ยงของการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริงอันเป็นสาระสำคัญในงบการเงินได้อย่างดีเยี่ยม
FAQ คำถามที่พบบ่อย
Q1 : การยืนยันยอดตรวจจับการทุจริตได้อย่างไร?
การยืนยันยอดตรวจจับการทุจริตได้ ยกตัวอย่างได้ดังนี้
หนังสือการยืนยันยอดธนาคาร
ช่วยป้องกันความเสี่ยงในการแสดงมูลค่าเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด
ในบัญชีเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด จะมีมูลค่าทั้งเงินสดและเงินฝากธนาคาร เมื่อเราส่ง Bank Confirmation ทุกธนาคารแล้ว เราจะรู้ทันที ว่าเงินสดที่มีการบันทึกบัญชีเพิ่มขึ้นและลดลง เกิดจากสาหตุอะไร บางทีเราอาจจะเจอเคสทุจริตจากรายการพวกนี้ก็ได้ค่ะ หากเรามีนโยบายในการควบคุมเงินสดที่ดี ความเสี่ยงที่จะเกิดการทุจริตนี้ก็ลดลงไปด้วยค่ะ
การส่งยืนยันยอดลูกหนี้การค้า ช่วยป้องกันการสร้างรายการรายได้ เพื่อหวังผลตอบแทน หรือผลการประเมินสิ้นปี เช่น ค่าคอมมิชชั่น หรือโบนัส เป็นต้น
การส่งยืนยันยอดเจ้าหนี้การค้า ช่วยป้องกันการสร้างรายการค่าใช้จ่าย หรือการซื้อสินค้าที่ไม่ได้เกิดขึ้นจริงตอนสิ้นปีค่ะ หรือการซื้อสินค้ามาถึงกิจการแล้วแต่ว่า สินค้านั้นยังไม่ได้ถูกบันทึกเข้าระบบ แต่พนักงานเอาสินค้านั้นไปหมุนเวียนก่อน แล้วค่อยเอาเข้ากิจการ แบบนี้ถือว่าเป็นการทุจริตอีกรูปแบบหนึ่งที่เรียกว่า การหมุนเวียนสินค้า มักเกิดขึ้นกับ สินค้าชนิดเล็กๆที่ใช้ระบบขายตรงให้กับร้านค้า
Q2 : การส่งยืนยันยอดให้มีประสิทธิภาพต้องทำอย่างไร?
แนวทางปฏิบัติของขั้นตอนการยืนยันยอดที่มีประสิทธิภาพมีดังนี้
- กำหนดจำนวนการส่งยืนยันยอดที่เหมาะสมกับระดับสาระสำคัญของการตรวจสอบบัญชี
- ตรวจสอบการอนุญาตในการส่งยืนยันยอด ว่าได้รับอนุญาตให้ยืนยันยอดได้จากผู้มีอำนาจของกิจการแล้ว
- ใช้ภาษาที่เหมาะสม เขียนด้วยภาษาที่ชัดเจนและรัดกุม พร้อมด้วยคำศัพท์และคำจำกัดความที่เหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนหรือความเข้าใจผิด
- ใช้วิธีการสื่อสารที่เชื่อถือได้ ควรส่งคำขอการยืนยันด้วยวิธีการสื่อสารที่เชื่อถือได้และปลอดภัย เช่น จดหมาย อีเมล เป็นต้น
บทสรุป
ทุกท่านพอจะได้เห็นความสำคัญของการส่งยืนยันยอดแล้วใช่ไหมคะ ขั้นตอนในการตรวจสอบอาจจะมีหลายขั้นตอน แต่ถ้าแลกกับข้อมูลที่ถูกต้องของงบการเงินของเรา ก็คุ้มค่าที่จะทำตามผู้สอบบัญชีในขั้นการยืนยันยอดนี้นะคะ
ดังนั้นทุกๆสิ้นปีหลังจากปิดงบการเงินสำเร็จ นักบัญชีก็เตรียมตัวได้เลยค่ะ ว่า บัญชีธนาคาร ลูกหนี้การค้า เจ้าหนี้การค้า ของงบการเงินเรา ต้องทำการส่ง Confirmation ตามมาตรฐานการสอบบัญชีที่เป็นประโยชน์กับทุกฝ่ายนะคะ
นอกจากการส่งหนังสือยืนยันยอดแล้ว จะต้องเตรียมตัวสำหรับการปิดงบอย่างไรบ้าง เรามีคอร์สแนะนำ
วางแผนปิดบัญชีได้เร็วและไว ต้องเข้าใจสิ่งนี้
คอร์สอบรม CPD วิธีปิดงบการเงินอย่างถูกต้องและทันเวลา
สนใจเรียนแต่ไม่รู้จะเริ่มยังไง แนะนำให้ติดต่อมาช่องทางนี้เลย
Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
