การยืนยันจากธนาคาร หรือที่เรียกว่า Bank Confirmation คือ เอกสารที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีธนาคารของบริษัท ที่ผู้สอบบัญชีต้องทำเป็นประจำทุกปี เพื่อยืนยันความถูกต้องและครบถ้วนของยอดคงเหลือเงินสดในบัญชี
แม้ว่านักบัญชีและผู้สอบบัญชีจะคุ้นเคยกับการจัดทำหนังสือยืนยันยอดธนาคารอยู่แล้ว แต่ก็อาจจะเป็นเรื่องยากที่จะทำความเข้าใจรายละเอียดในหนังสือยืนยันยอดธนาคาร
ในบทความนี้ เราจะพาทุกคนมาดูตัวอย่างจริงของหนังสือยืนยันธนาคาร และหัดอ่านไปพร้อมๆ กัน รวมไปถึงเคล็ดลับการเช็กข้อผิดพลาดในงบการเงินที่เกิดจากการยืนยันยอดธนาคารค่ะ
ตัวอย่างหนังสือยืนยันยอดธนาคาร
ภาพนี้เป็นตัวอย่างของหนังสือยืนยันยอดธนาคารที่เราเพิ่งได้รับมาสดๆ ร้อนๆ ค่ะ
ส่วนประกอบหนังสือยืนยันยอดธนาคาร
โดยทั่วไปหนังสือยืนยันยอดที่ได้รับจากธนาคารประกอบด้วยสามส่วนหลัก: ส่วนหัว เนื้อหา และส่วนท้าย มาดูกันดีกว่าว่าแต่ละส่วนเหล่านี้ประกอบด้วยอะไรบ้าง
1. ส่วนหัว
ส่วนหัว คือ ส่วนบนของหนังสือยืนยันยอดธนาคาร มักจะมีข้อมูลต่อไปนี้:
- ชื่อธนาคารที่ออกเอกสารยืนยัน
- วันที่ออกการยืนยัน
- ชื่อเจ้าของบัญชี
- วัตถุประสงค์ของการยืนยัน (เช่น การตรวจสอบ คำขอของผู้ขาย การสมัครสินเชื่อ)
- วันที่ยืนยันยอด
2. ส่วนเนื้อหา
ส่วนเนื้อหาที่ธนาคารยืนยันยอดกลับมาประกอบด้วยข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับบัญชีที่ได้รับการยืนยัน
ข้อมูลสำคัญในส่วนนี้ มักจะประกอบด้วย:
- ยอดเงินฝากของลูกค้า
- หนี้สินอื่นของลูกค้า
- ภาระผูกพันและหนี้สินที่อาจจะเกิดภายหน้า
- ตราสารอนุพันธ์ที่ลูกค้ามี
- เลตเตอร์ออฟเครดิต
- บัญชีที่มีการปิดระหว่างงวด
- วงเงินสินเชื่อที่ยังไม่ได้เบิกใช้
โดยทั่วไปแล้ว ธนาคารจะใช้ Form ที่เป็นมาตรฐานในการยืนยันตอบกลับมาค่ะ ตัวอย่างแบบฟอร์มนี้สภาวิชาชีพบัญชีได้เผยแพร่เอาไว้ทุกๆ ปี หน้าตาก็จะเป็นประมาณนี้
3. ส่วนท้าย
ส่วนท้ายเป็นส่วนด้านล่างสุดของหนังสือยืนยันธนาคาร และมักจะมีข้อมูลต่อไปนี้:
- ชื่อและตำแหน่งของตัวแทนธนาคารที่เตรียมการยืนยัน
- ข้อมูลติดต่อของธนาคาร (เช่น ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล)
- ข้อความที่ว่าข้อมูลที่ให้นั้นถูกต้องและครบถ้วนที่สุดเท่าที่ธนาคารจะทราบ
- ขอให้ผู้รับติดต่อธนาคารหากมีคำถามหรือข้อสงสัย
เทคนิคการอ่านหนังสือยืนยันยอดธนาคาร (Bank Confirmation) ไม่ให้พลาด
1. อ่านอย่างระมัดระวัง
แม้ว่าหนังสือยืนยันยอดอาจดูเหมือนจะชัดเจนในตัวของมันอยู่แล้ว แต่เราจำเป็นต้องอ่านหนังสือยืนยันยอดนี้อย่างรอบคอบและถี่ถ้วนเพื่อให้แน่ใจว่าเราเข้าใจข้อมูลทั้งหมดที่ระบุในนี้ค่ะ
2. ค้นหาความแตกต่าง
เปรียบเทียบข้อมูลที่ได้รับยืนยันกับบันทึกบัญชีเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างตรงกัน อย่าลืมมองหาความคลาดเคลื่อนหรือไม่สอดคล้องกันเสมอ เช่น ความแตกต่างของยอดคงเหลือในบัญชีหรือบัญชีที่ขาดหายไป
3. ตรวจสอบธุรกรรมที่ผิดปกติ
เมื่อเกิดความแตกต่าง ให้ไปเช็ค Bank Statement ต่อให้ละเอียดขึ้นกว่าเดิม เพื่อมองหาธุรกรรมที่ผิดปกติในบัญชี เช่น การถอนหรือฝากเงินจำนวนมาก หรือเบิกเกินบัญชีบ่อยครั้ง สิ่งเหล่านี้อาจเป็นสัญญาณบ่งชี้ถึงการฉ้อโกงหรือการทุจริต
4. ใส่ใจกับข้อจำกัดต่างๆ
ข้อจำกัดต่างๆ ในบัญชีธนาคารที่ถูกระบุไว้ในหนังสือยืนยันยอด เช่น การติดภาระผูกพันหรือบัญชีที่วางเป็นหลักประกัน หรือมัดจำไว้ เนื่องจากสิ่งเหล่านี้อาจส่งผลต่อการบันทึกบัญชี หรือต้องเปิดเผยเป็นพิเศษในงบการเงินค่ะ
5. ติดต่อธนาคารโดยด่วนถ้ามีคำถาม
บ่อยครั้งที่ธนาคารยืนยันยอดผิด เช่น ผิดวันที่ ผิดบรรทัด หรือจำนวนเงินผิด ดังนั้น ถ้าเราพบความแตกต่างและตรวจเช็คดีแล้วว่าบันทึกบัญชีถูกต้อง อย่าลังเลที่จะติดต่อตัวแทนธนาคารที่มีรายชื่ออยู่ในใบยืนยันยอด เพื่อขอชี้แจงหรือให้ข้อมูลเพิ่มเติมค่ะ และที่สำคัญถ้าธนาคารส่งเอกสารมาผิดจริง อย่าลืมขอเอกสารใหม่ที่ถูกต้องเพื่อไว้เป็นหลักฐานนะคะ
เอาจริงๆ แล้วเทคนิคนี้ช่วยให้เราอ่านหนังสือยืนยันยอดทุกประเภทได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่จำกัดแค่การยืนยันธนาคารเท่านั้นค่ะ
FAQ รวมคำถาม-ตอบเกี่ยวกับหนังสือยืนยอด
ถาม: ทำไมการยืนยันยอดจากธนาคารจึงจำเป็น?
ตอบ: การยืนยันยอดธนาคารนั้นเป็นเรื่องจำเป็นเพราะเป็นวิธีการตรวจสอบการความมีตัวตน (existence) ความครบถ้วน (completeness) และความถูกต้อง (accuracy) ของยอดคงเหลือในบัญชีที่สุดท้ายต้องรายงานในงบการเงิน บ่อยครั้งที่บุคคลภายนอกต้องการสิ่งเหล่านี้ เช่น ผู้สอบบัญชี ผู้ขาย หรือผู้ให้กู้ เพื่อให้แน่ใจว่างบการเงินและรายงานถูกต้องและเชื่อถือได้
ถาม: เราดู Bank Statement แทนหนังสือยืนยันยอดจากธนาคารได้หรือไม่?
ตอบ: สำหรับผู้สอบบัญชี การดู Bank Statement ไม่ได้ให้ความเชื่อมั่นเรื่องของความครบถ้วนของข้อมูล เช่น Bank Statement ไม่ได้ระบุภาระผูกผันกับธนาคารไว้ หรือบางครั้งการเช็ค Bank Statement ไม่ทำให้เรารู้ว่ามีบัญชีเงินฝากหรือว่าเงินกู้อื่นๆ ซ่อนอยู่ที่ไม่ได้บอกหรือเปล่า
ถาม: หนังสือยืนยันยอดธนาคารควรส่งเมื่อไร
ตอบ: ถ้าต้องการยืนยันยอดบัญชี ณ วันสิ้นงวด ควรจัดส่งหลังวันสิ้นงวดทันที หรือบางกรณีสามารถส่งย้อนหลังได้ แต่ต้องระบุวันที่ต้องการยืนยันยอดให้ชัดเจน
ถาม: หนังสือยืนยันยอดธนาคารมีผลต่อหน้ารายงานผู้สอบบัญชีหรือไม่
ตอบ: มีผลต่อหน้ารายงานผู้สอบบัญชี โดยปกติแล้วผู้สอบบัญชีต้องลงวันที่หน้ารายงานเมื่อทำงานเสร็จเท่านั้น แต่ว่าหากยังไม่รับหนังสือยืนยันยอดธนาคารก็จะไม่สามารถลงลายมือชื่อได้ ทำให้ออกงบการเงินล่าช้าได้
สรุป
โดยสรุปแล้ว หนังสือยืนยันยอดธนาคารเป็นเอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้องกับงานบัญชีและการตรวจสอบบัญชี เนื่องจากเป็นเอกสารที่ช่วยยืนยันความมีตัวตน ความครบถ้วน และความถูกต้องของข้อมูล และแน่นอนว่าการตรวจสอบบัญชีจากหลักฐานมาจากบุคคลที่ 3 อย่างธนาคารน้ันให้ความน่าเชื่อถือขั้นสุด ดังนั้น ถ้าได้รับหนังสือยืนยันยอดจากธนาคารแล้วอย่านิ่งนอนใจ ให้อ่านอย่างละเอียด และมองหาข้อแตกต่างจากสมุดบัญชี เพราะบางครั้งเราอาจจะระบุข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชีจากหลักฐานชิ้นนี้ก็เป็นได้ค่ะ
อยากปิดงบการเงินเป็น ยืนยันยอดธนาคารถูกต้อง: อบรมกับเราได้ที่นี่
วิธีปิดงบการเงินอย่างถูกต้องและทันเวลา
สอบถามได้ที่นี่ Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
