ถ้าพูดถึงกองทุนทดแทน นักบัญชีก็คงไม่ค่อยคุ้นหูมากนัก เพราะว่าเราเจอเจ้ากองทุนนี้ปีละครั้งเองค่ะ แต่ในความเป็นจริงแล้ว ทุกกิจการที่มีลูกจ้างจะต้องจ่ายเงินสมทบกองทุนทดแทนทุกๆ ปี และก็นำส่งข้อมูลด้วยนะ ซึ่งนี่ก็เป็นหน้าที่ของนักบัญชี (กรณีที่บริษัทไม่มีแผนกบุคคลคอยดูแลค่ะ)
เอาล่ะ ตอนนี้ทุกคนคงสงสัยแล้วใช่ไหมว่ากองทุนทดแทน คืออะไร? CPD Academy สรุปข้อมูลรวมไว้ให้ที่นี่แล้ว หากใครยังไม่เคยยื่นมาก่อนเลย แนะนำอ่านบทความนี้เลยค่ะ
กองทุนทดแทน คืออะไร?
กองทุนทดแทน คือ กองทุนที่จะจ่ายเงินค่าทดแทนให้กับลูกจ้างแทนนายจ้าง เมื่อลูกจ้างเกิดอันตราย เจ็บป่วย ทุพพลภาพหรือถึงแก่ความตายเนื่องจากการทำงาน ซึ่งกองทุนนี้มีหน้าที่ช่วยลดผลกระทบทางการเงินที่อาจเกิดขึ้นกับพนักงานหรือครอบครัวของพวกเขาในกรณีที่เกิดความเสียหาย เช่น การบาดเจ็บ ทุพพลภาพ หรือการเสียชีวิตจากการปฏิบัติหน้าที่ในกิจการนั่นเอง
พูดง่ายๆก็คือ เหมือนประกันภัยเนื่องจากการทำงานนั่นเองค่ะ แต่ว่าจะถูกบังคับด้วยกฎหมาย ว่านายจ้างจะต้องนำส่งเงินกองทุนทดแทนส่วนนี้ด้วยค่ะ
ใครบ้างที่ต้องเกี่ยวข้องกับกองทุนทดแทน?
- พนักงาน
พนักงานทุกคนที่ทำงานในสถานประกอบการที่อยู่ภายใต้กฎหมายแรงงานจะได้รับสิทธิ์จากกองทุนทดแทนนี้ค่ะ - นายจ้าง
นายจ้างมีหน้าที่ชำระเงินสมทบเข้ากองทุนทดแทนตามอัตราที่กำหนด - หน่วยงานรัฐ
กรมแรงงานหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเป็นผู้จัดการกองทุนและตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมาย
ถ้าอยากให้พนักงานได้รับสิทธิ์ตามกฎหมายอย่างเต็มที่ คนที่สำคัญที่สุด ก็คือ นายจ้าง เหมือนเป็นคนขับเคลื่อนและรายงานว่า ในกิจการของตนเองมีลูกจ้างและต้องนำส่งเงินกองทุนทดแทนนี้นั้นเอง
วิธีการยื่นกองทุนทดแทนออนไลน์
การเตรียมข้อมูลที่จำเป็นเพื่อ ยื่น e-Wage
ระบบ e-Wage คือ ระบบการนำส่งข้อมูลการจ้างงานที่ผ่านมาในปีให้กับประกันสังคมเพื่อคำนวณเงินกองทุนทดแทนว่ามีจ่ายเพิ่มหรือได้จะได้รับเงินคืนจากที่สำนักงานประกันสังคมประมาณการไว้หรือไม่ค่ะ ซึ่งระบบนี้ใช้ทดแทนการยื่นแบบ กท.20ก ได้ (ใครยื่น e-Wage ภายในกุมภาพันธ์ของปีถัดไปแล้ว ไม่ต้องยื่น กท.20ก ซ้ำอีกนะ)
เอกสารข้อมูลที่ต้องเตรียมเพื่อยื่น e – Wage มีดังนี้
รายงานเงินเดือนและค่าจ้างทั้งปี ข้อมูลที่ควรมีดังนี้
1. รวมเงินได้ของพนักงานที่จ่ายไปทั้งปี
2. ยอดรวมที่ใช้แจ้งแบบ กท.20ก คนละไม่เกิน 240,000 บาทต่อปี
3. จำนวนลูกจ้างคงเหลือ ณ เดือนธันวาคม
รายงานเงินเดือนที่ยื่น e-wage จำเป็นต้องตรงกับ ภ.ง.ด.1ก ไหม?
คำตอบ คือ ไม่จำเป็นต้องตรงกันนะคะ ถ้าหากดูรายงานในหัวข้อ เอกสารข้อมูลที่ต้องเตรียมเพื่อยื่น e-wage แล้ว ยอดเงินเดือนที่เราใช้ในการยื่น คือ ยอดรวมที่ใช้แจ้งแบบกท.20ก คนละไม่เกิน 240,000 บาทต่อปีนั่นเอง
การคำนวณเงินสมทบกองทุนทดแทน
เงินสมทบ คือ เงินที่นายจ้างจ่ายเข้ากองทุนเงินทดแทนแต่เพียงฝ่ายเดียว จะเรียกเก็บจากนายจ้าง เป็นรายปี โดยประเมินจำนวนเงินที่นายจ้างจ่ายให้ลูกจ้างทั้งปีรวมกัน (คนละไม่เกิน 240,000 บาทต่อปี) คูณกับอัตราเงินสมทบของประเภทกิจการระหว่างอัตรา 0.2-1.0% โดยนายจ้างแต่ละประเภทจะจ่าย ในอัตราเงินสมทบแต่ละธุรกิจจะไม่เท่ากันขึ้นอยู่กับความเสี่ยงภัยในการทำงานค่ะ เช่น ถ้าลูกจ้างทำงานออฟฟิศก็จะมีอัตราสมทบต่ำกว่าลูกจ้างที่ทำงานนอกสถานที่ มีโอกาสเสี่ยงภัย
วิธียื่น e-Wage กองทุนทดแทนออนไลน์
CPD Academy พาไปดูขั้นตอนของการยื่น e-Wage กองทุนทดแทนออนไลน์กันค่ะ ไม่ยากส์อย่างที่คิด มาดูกันเลย
ขั้นตอนที่ 1 เข้าสู่ระบบของสถานประกอบการ ที่นี่
ขั้นตอนที่ 2 เมื่อเข้าสู่ระบบสำเร็จแล้ว เลือกรายการกองทุนเงินทดแทน
ขั้นตอนที่ 3 เลือกรายงานค่าจ้าง E-wage
ขั้นตอนที่ 4 กรอกค่าจ้างขั้นต่ำ ในกรอบสีแดงตามภาพค่ะ ซึ่งขึ้นอยู่กับแต่ละกิจการนะคะ ว่าแต่ละกิจการมีค่าจ้างขั้นต่ำเท่าไหร่ โดยสามารถดูข้อมูลจาก Payroll Report ของกิจการได้เลยค่ะ
ขั้นตอนที่ 5 กรอกจำนวนลูกจ้างคงเหลือ เดือน ธ.ค. และเงินค่าจ้างทั้งปี โดยประเมินจำนวนเงินที่นายจ้างจ่ายให้ลูกจ้างทั้งปีรวมกัน (คนละไม่เกิน 240,000 บาทต่อปี)
ขั้นตอนที่ 6 เช็คข้อมูลที่เตรียมไว้ ว่ากรอกถูกต้องหรือไม่
ขั้นตอนที่ 7 เมื่อตรวจสอบข้อมูลแล้ว เช็คข้อมูลและกดยืนยันแบบ
ขั้นตอนที่ 8 หากว่ามียอดที่ต้องจ่ายชำระเพิ่ม กิจการจะได้ แบบกท.25ค. เพื่อสรุปว่า ต้องจ่ายชำระเงินเพิ่มเท่าไหร่ และกิจการจะต้องดำเนินการจ่ายเงินภายในเดือนมีนาคม
กองทุนทดแทนต้องยื่นภายในเมื่อไหร่?
นายจ้าง มีหน้าที่ยื่นแบบขึ้นทะเบียนกองทุนเงินทดแทน ภายใน 30 วัน นับแต่วันที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1คน
ปีแรก ถ้ามีลูกจ้างคนแรก ให้จ่ายเงินทดแทนภายใน 30 วันในปีแรก
ถัดมาโดยทุกๆปี ประกันสังคมจะประเมินเงินที่ต้องนำส่งกองทุนทดแทนมาให้ ในรูปแบบฟอร์มชื่อ “กท.26 ก.” โดยต้องชำระภายใน มกราคมของปีนั้นๆ
และถัดมาเมื่อดำเนินงานมาครบปีแล้ว กิจการจะต้องนำส่งรายงานอีกครั้ง นายจ้างรายงานค่าจ้างที่จ่ายจริงทั้งหมดของปีที่ผ่านมาลงแบบ กท.20 ก ก่อนสิ้นเดือน ก.พ. ปีถัดไป
และหากว่าหลังจากที่รายงานค่าจ้างแล้ว มียอดที่ต้องชำระเพิ่มเติม จะเป็นแบบฟอร์มชื่อ “กท.25ค” นั่นเอง
ยกตัวอย่างเช่น
ปี 25×1 จ่ายเงินสมทบกองทุนทดแทน กท.26 ก. ภายใน มกราคม 25×1 (ประกันสังคมประเมินมาให้จ่ายชำระ)
ภายในเดือนกุมภาพันธ์ ปี 25×2 นายจ้างรายงานค่าจ้างที่จ่ายจริงทั้งหมดของปี 25×1 แบบ กท.20 ก.
สรุปง่ายๆ นายจ้างจะต้องจ่ายเงินทดแทนประจำปีทุกต้นปี พร้อมกับส่งรายงานค่าจ้างที่จ่ายจริงแก่สำนักงานประกันสังคมด้วย โดยมีขั้นตอน 2 ขั้นตอนดังนี้
- ครั้งที่ 1 ประกันสังคมประเมินเงินสมทบ ภายในเดือนมกราคมของทุกปี ประกันสังคมจะประเมินเงินสมทบโดยจะใช้วิธีการประมาณการไว้ล่วงหน้า ซึ่งอาจไม่เท่ากับค่าจ้างจริงที่จะเกิดขึ้น
- ครั้งที่ 2 นายจ้างส่งข้อมูลจริง เดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไป นายจ้างต้องแจ้งจำนวนค่าจ้างรวมทั้งปีของปีที่ผ่านมาผ่านแบบ กท.20ก หรือระบบ e-wage ให้กับสำนักงานประกันสังคมอีกครั้งหนึ่ง และจ่ายชำระส่วนต่างภายในเดือนมีนาคม
อัตราจ่ายชำระจะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับลักษณะงานและการประเมินของสำนักงานประกันสังคมค่ะ
นอกจากเงินทดแทนแล้วยังมีอะไรต้องยื่นแก่สำนักงานประกันสังคมบ้าง เราสรุปมาให้แล้วดูได้ที่นี่เลย สรุป Timeline ประกันสังคม ยื่นได้ถึงวันไหนบ้าง?
บทสรุป
กองทุนทดแทน คือระบบที่มีความสำคัญในการคุ้มครองพนักงานจากความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในสถานที่ทำงาน ทั้งในด้านการเงินและความมั่นคงในชีวิต การปฏิบัติตามข้อกำหนดและการยื่นคำร้องอย่างถูกต้องจะช่วยให้พนักงานได้รับประโยชน์อย่างเต็มที่ ดังนั้น นักบัญชีเปรียบเสมือนเป็นตัวแทนของเจ้าของกิจการ ที่คอยสรุปและนำส่งข้อมูลให้พวกเค้าค่ะ ดังนั้น ความหวังของนายจ้างและพนักงานทั้งหลาย ก็อยู่ในกำมือของนักบัญชีอย่างพวกเรานั่นเองจ้า ถ้าเราทำได้ถูกต้องก็น่าจะเป็นเรื่องดีมากๆ เลยจริงไหมคะ
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ Line: @cpdacademy
