ความรู้บัญชี

หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้คืออะไร ถ้ามีผลต่างแก้ปัญหาอย่างไร

หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้คืออะไร ถ้ามีผลต่างแก้ปัญหาอย่างไร

การปิดงบการเงิน ขั้นตอนที่ต้องทำมีหลายสิ่งหลายอย่าง ไม่ใช่เพียงแค่การปิดบัญชี ปิดงบทดลองได้แล้ว จะเสร็จสิ้นเท่านั้นนะคะ ยังมีขั้นตอนอื่นๆอีก เช่น หลังจากส่งข้อมูลให้ผู้สอบบัญชีแล้ว จะต้องส่งหนังสือยืนยันยอดต่างๆ เช่น หนังสือยืนยันยอดธนาคาร หนังสือยืนยันยอดเจ้าหนี้ หรือ หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ที่เรากำลังจะพูดถึงกันในบทความนี้นั่นเองค่า


แต่พอพูดถึงหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ หรือ AR Confirmation ถ้าหากใครที่เพิ่งเคยปิดงบการเงิน หรือยังเคยประสานงานโดยตรงกับผู้สอบบัญชี ก็อาจจะยังไม่รู้ว่าต้องส่งทำไม แล้วหลังจากส่งแล้ว ต้องทำอย่างไรต่อ วันนี้ทาง CPD Academy จะมากล่าวถึง AR Confirmation ต้องส่งเมื่อไหร่ แล้วถ้าได้รับตอบกลับมาจริง แต่ว่ามีผลต่างต้องทำอย่างไรต่อบ้างนะ

1. AR Confirmation คืออะไร

พอปิดงบการเงินเสร็จแล้ว สงสัยกันไหมคะ ว่าทำไมผู้สอบบัญชีเร่งที่จะขอรายงานลูกหนี้คงเหลือ ณ วันปิดงบการเงิน แล้วซักพักนึง ก็ส่งเป็นหนังสือยืนยันยอดมาให้นักบัญชีตรวจเช็กอีกครั้ง เพื่อเตรียมการส่งหนังสือยืนยัน เราไปดูกันค่ะ ว่า หนังสือยืนยันยอดนี้ สำคัญกับผู้ตรวจสอบยังไง

หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ คือ รูปแบบของการตรวจสอบบัญชีลูกหนี้วิธีหนึ่ง ที่ผู้ตรวจสอบบัญชีเลือกใช้ตามมาตราฐานการตรวจสอบ รหัส 505 ซึ่งเป็นการขอคำยืนยันจากภายนอก ให้ได้หลักฐานการตรวจสอบบัญชีที่น่าเชื่อถือและระบุตัวตนได้จริง

2. เมื่อไรถึงต้องส่ง AR Confirmation

เมื่อนักบัญชีปิดงบการเงินเสร็จสิ้น ก็จะต้องมีรายละเอียดประกอบยอดคงเหลือ ที่แสดงถึงมูลค่าคงเหลือสำหรับบัญชีนั้นๆ บัญชีลูกหนี้ก็เช่นกันค่ะ รายละเอียดประกอบยอดคงเหลือก็คือ การ์ดลูกหนี้ หรือ AR Report ที่จะเป็นข้อมูลใช้ส่งยืนยันยอดกับลูกหนี้ได้ค่ะ Timeline ของการส่งหนังสือยืนยันยอดเป็นดังนี้

  1. นักบัญชีปิดงบการเงิน
  2. ผู้สอบบัญชีขอรายงานลูกหนี้คงเหลือเพื่อทำการเลือกรายการลูกหนี้ที่จะส่งหนังสือยืนยันยอด
  3. จัดทำ AR Confirmation
  4. จัดส่งหนังสือยืนยันยอด (ช่วงเวลาระยะเวลาการตรวจสอบงบการเงิน)

สรุปคือ นักบัญชีปิดงบได้เมื่อไหร่ รายงานลูกหนี้พร้อมแล้ว ผู้สอบบัญชีบัญชีก็สามารถดำเนินขั้นตอน ส่งหนังสือยืนยืนยอดลูกหนี้ได้เลยค่ะ ยิ่งส่งเร็วยิ่งดี เพราะว่า หนังสือยืนยันยอดนี้จะต้องได้รับตอบกลับมาเพื่อให้ผู้สอบบัญชีพิจารณาถึงความเสี่ยง หรือพิจารณาถึงการตรวจสอบวิธีอื่นเพิ่มเติม ก่อนที่จะสรุปผลอนุมัติงบการเงินค่ะ และยิ่งส่งไว ก็ยังช่วยให้เราได้ปิดงบการเงินได้ไวขึ้นนั่นเอง

การจัดทำหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้
การจัดทำหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้

3. ตัวอย่าง AR Confirmation

ตัวอย่างหนังสือยืนยันยอด AR
ตัวอย่างหนังสือยืนยันยอด AR

นี่คือ ตัวอย่าง AR Confirmation ข้อมูลที่สำคัญ ได้แก่
1. ชื่อลูกหนี้ที่ถูกต้อง
2. วันที่จะขอยืนยันยอด ซึ่งเป็นวันที่สิ้นปี ที่เราปิดงบการเงิน
3. จำนวนมูลค่าของลูกหนี้
4. ส่ง AR Confirmation เซ็นอนุมัติสำหรับผู้ที่มีอำนาจภายในบริษัท

หลักๆ ก็จะเน้น 4 จุดสำคัญนี้นะคะ ที่เป็นข้อมูลสำคัญต้องตรวจสอบให้ดี เพราะถ้าผิดมาอาจทำให้ความเข้าใจในการส่งหนังสือยืนยันยอดตอบกลับคลาดเคลื่อนได้ค่ะ

4. ตัวอย่าง AR Confirmation ตอบกลับ

หนังสือยืนยันยอดตอบกลับ ทาง CPD Academy ขอยกตัวอย่าง 2 รูปแบบนี้ค่ะ

4.1 AR Confirmation ได้รับตอบกลับมาแบบถูกต้องตรงกัน

หากได้รับตอบกลับแบบมีลายเซ็นมาเฉยๆ หรือว่า ตอบมาว่ายอดที่เราส่งคอนเฟริ์มนั้นถูกต้อง ให้ดีใจได้เลยค่ะ ว่าทางบัญชีของเราและบัญชีของคู่ค้า มีรายการที่ตรงกัน และไม่มีรายการตกหล่น หรือว่าไม่ได้บันทึกบัญชี แบบนี้ผ่านแน่นอน

ลูกหนี้ตอบกลับแบบถูกต้องตรงกัน
ลูกหนี้ตอบกลับแบบถูกต้องตรงกัน

5. AR Confirmation ได้รับตอบกลับมาแบบมีผลต่าง

การได้รับตอบกลับมาแบบมีผลต่าง ทางบัญชีจะต้องหาสาเหตุค่ะ ว่าผลต่างเกิดจากอะไร โดยการถามกลับไปที่ลูกหนี้การค้าว่า ผลต่างนี้ เกิดขึ้นจากเอกสารไหน ซึ่งเราต้องมีข้อมูลซัพพอร์ตคือ รายงานลูกหนี้ ที่แสดงเลขที่เอกสารและจำนวนเงินมากระทบยอดผลต่างว่าเกิดขึ้นจากอะไรนั่นเองค่ะ

ลูกหนี้ตอบกลับแบบมีผลต่าง
ลูกหนี้ตอบกลับแบบมีผลต่าง

5.1 มีผลต่าง เมื่อลูกหนี้ตอบกลับมา ต้องทำไง

ซองที่เราจ่าหน้าไปด้วย จะตอบกลับไปที่ผู้สอบบัญชีค่ะ
เมื่อผู้ตรวจสอบบัญชีได้รับจดหมายตอบกลับแล้ว พบเจอผลต่าง ต้องทำการสอบสวนว่าผลต่างนี้แสดงข้อมูลที่ถูกต้องมากน้อยเท่าไหร่ จะต้องปรับปรุงงบการเงินหรือไม่ต่อไปค่ะ

ลูกหนี้ตอบกลับแบบมีผลต่าง
ลูกหนี้ตอบกลับแบบมีผลต่าง

6.หากไม่ได้รับ หนังสือยืนยันยอดทำไง

หากเราส่งหนังสือยืนยันยอดไปแล้ว ไม่ได้รับตอบกลับเลย นิ่งกริบ ผู้สอบบัญชีก็จะต้องมีแนวทางในการตรวจสอบขั้นตอนต่อไปคือ การตรวจสอบการรับชำระเงินหนี้ภายหลังวันสิ้นงวด หมายถึง ผู้สอบบัญชีกำลังพิสูจน์เงินที่เราได้ทำการรับเงินจากลูกหนี้จริงๆ เท่ากับว่า เราได้ทำการขายกันจริง รับของจริง ถึงได้มีการรับชำระเงินแล้วนั้นเองค่ะ


แต่ว่าหากยังไม่ได้รับชำระเงินล่ะ อาจจะเป็นเหตุผลเรื่อง รอบกำหนดของการรับชำระเงินที่ยังไม่ถึงกำหนด แล้วจะต้องตรวจสอบอะไรต่อไป


หากยังไม่ได้รับเงินเราก็หาเอกสารที่บ่งบอกว่าเราได้ขายสินค้าจริง นั่นก็คือ เอกสารการส่งสินค้า และตรวจสอบรายการขายที่ใกล้วันสิ้นงวด ว่ารายการขายเหล่านี้เกิดขึ้นจริงหรือไม่ต่อไปค่ะ

ลูกหนี้ไม่ตอบกลับ
ลูกหนี้ไม่ตอบกลับ

7. สาเหตุที่ AR ไม่ตรงกันเป็นเพราะอะไรบ้าง

ส่วนใหญ่แล้วผลต่างที่พบเจอ ทาง CPD Academy ขอยกตัวอย่างรายการดังนี้ค่ะ

บริษัท ABC จำกัด ขายสินค้าให้กับ บริษัท กขค จำกัด จำนวน 100,000 บาท
บริษัท ABC จำกัด ออกใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีพร้อมส่งสินค้าวันที่ 31 ธันวาคม 2565
สินค้าได้จ้างบริษัทขนส่งทำการกระจายสินค้าไปยังลูกค้า ทำให้บริษัท กขค จำกัด ได้รับสินค้าจริงวันที่ 1 มกราคม 2566
เหตุการณ์ดังนี้ จึงมีข้อแตกต่างในการบันทึกบัญชีลูกหนี้การค้าดังนี้

บริษัทบันทึกบัญชีลูกหนี้วันที่บันทึกบัญชีจำนวนเงิน
บริษัท ABC จำกัดออกใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี31 ธันวาคม 2565100,000
บริษัท กขค จำกัดได้รับสินค้าจริง1 มกราคม 2566100,000

หากทำการปิดบัญชี ณ 31 ธันวาคม 2565 จะให้ 2 บริษัท มี 2 บัญชีที่แตกต่างกันดังนี้

  1. บัญชีรายได้ งบกำไรขาดทุน ของทั้ง 2 บริษัท
  2. บัญชีลูกหนี้การค้า บริษัท ABC จำกัด
  3. บัญชีเจ้าหนี้การค้า บริษัท กขค จำกัด

ณ วันที่ 31 ธันวาคม 2565 บริษัท ABC จำกัดจัดส่งหนังสือยืนยันยอดให้กับบริษัท กขค จำกัด ด้วยรายการดังนี้

บัญชีบริษัท ABC จำกัด หน่วย
ลูกหนี้การค้า 100,000บาท

แต่ว่าบริษัท กขค จำกัด บันทึกบัญชีลูกหนี้วันที่ได้รับสินค้าจริง ในวันที่ 1 มกราคม 2566

นี่แหละค่ะ ที่จะเป็นผลต่างของการยืนยันยอลูกหนี้การค้าที่มักเกิดขึ้นบ่อยๆ เมื่อพบผลต่างแล้วก็ไม่ต้องตกใจไปนะคะ เราก็ทำการปรับปรุงแล้วก็ตามหาสาเหตุของผลต่างที่เกิดขึ้นว่าควรจะบันทึกเป็นอะไร

ในกรณีนี้สิ่งที่ถูกต้องคือ บริษัท ABC จำกัดต้องบันทึกรายได้ตามวันที่ลูกค้าได้รับของจริง กรรมสิทธิ์ของสินค้าถูกโอนไปยังลูกค้าซึ่งเป็นบริษัท กขค จำกัดอย่างเรียบร้อยแล้ว เพราะฉะนั้น ก็กลับมาปรับปรุงบญชีกันต่อไปค่า

8. เทคนิคง่ายๆ ช่วยให้ลูกหนี้ตอบกลับเร็วขึ้น

สงสัยไหมคะ ส่งไปนานแล้วทำไมอีฝ่ายถึงยังไม่ตอบกลับซักที หลายๆกิจการก็เป็นกิจการค่อนข้างใหญ่ มีข้อมูลเยอะแยะ เราก็เพียงแค่อำนวยความสะดวก โดยการเรียกข้อมูล AR Report ที่ระบุรายละเอียดเอกสารที่เราตั้งลูกหนี้การค้ากับคู่ค้า หรือจะเรียก AR Aging แนบไปก็ได้ค่ะ เหมือนเป็นการทวงหนี้ทางอ้อมว่า คุณมียอดค้างนานกับฉันนะ ต้องเคลียร์ตาม Due date ซักที การซัพพอร์ตข้อมูลเพียงเท่านี้ ก็อาจจะลดเวลาการรอคอยเพื่อที่จะปิดงบไปได้นะคะ

ใครๆก็อยากเราอยากที่จะปิดงบการเงิน ปิดประเด็นกับผู้สอบบัญชีได้เร็ว ทั้งนักบัญชีและผู้สอบบัญชีก็ต้องทำงานเป็นทีมเดียวกันในการเตรียมข้อมูลส่งหนังสือยืนยอดลูกหนี้ หากได้รับตอบกลับ ก็ต้องหาผลต่าง จนกระทั่งการปรับปรุงแก้ไขงบการเงินให้ถูกต้องถ้าผลต่างนั้นมีสาระสำคัญจริงๆ เพื่อให้งบการเงินนี้ ปิดไปได้อย่างทันเวลาค่า

วางแผนปิดบัญชีได้เร็วและไว ต้องเข้าใจสิ่งนี้

คอร์สอบรม CPD วิธีปิดงบการเงินอย่างถูกต้องและทันเวลา

Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y

เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า

ตั้งค่าความเป็นส่วนตัว

คุณสามารถเลือกการตั้งค่าคุกกี้โดยเปิด/ปิด คุกกี้ในแต่ละประเภทได้ตามความต้องการ ยกเว้น คุกกี้ที่จำเป็น

ยอมรับทั้งหมด
จัดการความเป็นส่วนตัว
  • เปิดใช้งานตลอด

บันทึกการตั้งค่า