การปิดงบการเงิน ขั้นตอนที่ต้องทำมีหลายสิ่งหลายอย่าง ไม่ใช่เพียงแค่การปิดบัญชี ปิดงบทดลองได้แล้ว จะเสร็จสิ้นเท่านั้นนะคะ ยังมีขั้นตอนอื่นๆอีก เช่น หลังจากส่งข้อมูลให้ผู้สอบบัญชีแล้ว จะต้องส่งหนังสือยืนยันยอดต่างๆ เช่น หนังสือยืนยันยอดธนาคาร หนังสือยืนยันยอดเจ้าหนี้ หรือ หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ที่เรากำลังจะพูดถึงกันในบทความนี้นั่นเองค่า
แต่พอพูดถึงหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ หรือ AR Confirmation ถ้าหากใครที่เพิ่งเคยปิดงบการเงิน หรือยังเคยประสานงานโดยตรงกับผู้สอบบัญชี ก็อาจจะยังไม่รู้ว่าต้องส่งทำไม แล้วหลังจากส่งแล้ว ต้องทำอย่างไรต่อ วันนี้ทาง CPD Academy จะมากล่าวถึง AR Confirmation ต้องส่งเมื่อไหร่ แล้วถ้าได้รับตอบกลับมาจริง แต่ว่ามีผลต่างต้องทำอย่างไรต่อบ้างนะ
1. AR Confirmation คืออะไร
พอปิดงบการเงินเสร็จแล้ว สงสัยกันไหมคะ ว่าทำไมผู้สอบบัญชีเร่งที่จะขอรายงานลูกหนี้คงเหลือ ณ วันปิดงบการเงิน แล้วซักพักนึง ก็ส่งเป็นหนังสือยืนยันยอดมาให้นักบัญชีตรวจเช็กอีกครั้ง เพื่อเตรียมการส่งหนังสือยืนยัน เราไปดูกันค่ะ ว่า หนังสือยืนยันยอดนี้ สำคัญกับผู้ตรวจสอบยังไง
หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ คือ รูปแบบของการตรวจสอบบัญชีลูกหนี้วิธีหนึ่ง ที่ผู้ตรวจสอบบัญชีเลือกใช้ตามมาตราฐานการตรวจสอบ รหัส 505 ซึ่งเป็นการขอคำยืนยันจากภายนอก ให้ได้หลักฐานการตรวจสอบบัญชีที่น่าเชื่อถือและระบุตัวตนได้จริง
2. เมื่อไรถึงต้องส่ง AR Confirmation
เมื่อนักบัญชีปิดงบการเงินเสร็จสิ้น ก็จะต้องมีรายละเอียดประกอบยอดคงเหลือ ที่แสดงถึงมูลค่าคงเหลือสำหรับบัญชีนั้นๆ บัญชีลูกหนี้ก็เช่นกันค่ะ รายละเอียดประกอบยอดคงเหลือก็คือ การ์ดลูกหนี้ หรือ AR Report ที่จะเป็นข้อมูลใช้ส่งยืนยันยอดกับลูกหนี้ได้ค่ะ Timeline ของการส่งหนังสือยืนยันยอดเป็นดังนี้
- นักบัญชีปิดงบการเงิน
- ผู้สอบบัญชีขอรายงานลูกหนี้คงเหลือเพื่อทำการเลือกรายการลูกหนี้ที่จะส่งหนังสือยืนยันยอด
- จัดทำ AR Confirmation
- จัดส่งหนังสือยืนยันยอด (ช่วงเวลาระยะเวลาการตรวจสอบงบการเงิน)
สรุปคือ นักบัญชีปิดงบได้เมื่อไหร่ รายงานลูกหนี้พร้อมแล้ว ผู้สอบบัญชีบัญชีก็สามารถดำเนินขั้นตอน ส่งหนังสือยืนยืนยอดลูกหนี้ได้เลยค่ะ ยิ่งส่งเร็วยิ่งดี เพราะว่า หนังสือยืนยันยอดนี้จะต้องได้รับตอบกลับมาเพื่อให้ผู้สอบบัญชีพิจารณาถึงความเสี่ยง หรือพิจารณาถึงการตรวจสอบวิธีอื่นเพิ่มเติม ก่อนที่จะสรุปผลอนุมัติงบการเงินค่ะ และยิ่งส่งไว ก็ยังช่วยให้เราได้ปิดงบการเงินได้ไวขึ้นนั่นเอง
3. ตัวอย่าง AR Confirmation
นี่คือ ตัวอย่าง AR Confirmation ข้อมูลที่สำคัญ ได้แก่
1. ชื่อลูกหนี้ที่ถูกต้อง
2. วันที่จะขอยืนยันยอด ซึ่งเป็นวันที่สิ้นปี ที่เราปิดงบการเงิน
3. จำนวนมูลค่าของลูกหนี้
4. ส่ง AR Confirmation เซ็นอนุมัติสำหรับผู้ที่มีอำนาจภายในบริษัท
หลักๆ ก็จะเน้น 4 จุดสำคัญนี้นะคะ ที่เป็นข้อมูลสำคัญต้องตรวจสอบให้ดี เพราะถ้าผิดมาอาจทำให้ความเข้าใจในการส่งหนังสือยืนยันยอดตอบกลับคลาดเคลื่อนได้ค่ะ
4. ตัวอย่าง AR Confirmation ตอบกลับ
หนังสือยืนยันยอดตอบกลับ ทาง CPD Academy ขอยกตัวอย่าง 2 รูปแบบนี้ค่ะ
4.1 AR Confirmation ได้รับตอบกลับมาแบบถูกต้องตรงกัน
หากได้รับตอบกลับแบบมีลายเซ็นมาเฉยๆ หรือว่า ตอบมาว่ายอดที่เราส่งคอนเฟริ์มนั้นถูกต้อง ให้ดีใจได้เลยค่ะ ว่าทางบัญชีของเราและบัญชีของคู่ค้า มีรายการที่ตรงกัน และไม่มีรายการตกหล่น หรือว่าไม่ได้บันทึกบัญชี แบบนี้ผ่านแน่นอน
5. AR Confirmation ได้รับตอบกลับมาแบบมีผลต่าง
การได้รับตอบกลับมาแบบมีผลต่าง ทางบัญชีจะต้องหาสาเหตุค่ะ ว่าผลต่างเกิดจากอะไร โดยการถามกลับไปที่ลูกหนี้การค้าว่า ผลต่างนี้ เกิดขึ้นจากเอกสารไหน ซึ่งเราต้องมีข้อมูลซัพพอร์ตคือ รายงานลูกหนี้ ที่แสดงเลขที่เอกสารและจำนวนเงินมากระทบยอดผลต่างว่าเกิดขึ้นจากอะไรนั่นเองค่ะ
5.1 มีผลต่าง เมื่อลูกหนี้ตอบกลับมา ต้องทำไง
ซองที่เราจ่าหน้าไปด้วย จะตอบกลับไปที่ผู้สอบบัญชีค่ะ
เมื่อผู้ตรวจสอบบัญชีได้รับจดหมายตอบกลับแล้ว พบเจอผลต่าง ต้องทำการสอบสวนว่าผลต่างนี้แสดงข้อมูลที่ถูกต้องมากน้อยเท่าไหร่ จะต้องปรับปรุงงบการเงินหรือไม่ต่อไปค่ะ
6.หากไม่ได้รับ หนังสือยืนยันยอดทำไง
หากเราส่งหนังสือยืนยันยอดไปแล้ว ไม่ได้รับตอบกลับเลย นิ่งกริบ ผู้สอบบัญชีก็จะต้องมีแนวทางในการตรวจสอบขั้นตอนต่อไปคือ การตรวจสอบการรับชำระเงินหนี้ภายหลังวันสิ้นงวด หมายถึง ผู้สอบบัญชีกำลังพิสูจน์เงินที่เราได้ทำการรับเงินจากลูกหนี้จริงๆ เท่ากับว่า เราได้ทำการขายกันจริง รับของจริง ถึงได้มีการรับชำระเงินแล้วนั้นเองค่ะ
แต่ว่าหากยังไม่ได้รับชำระเงินล่ะ อาจจะเป็นเหตุผลเรื่อง รอบกำหนดของการรับชำระเงินที่ยังไม่ถึงกำหนด แล้วจะต้องตรวจสอบอะไรต่อไป
หากยังไม่ได้รับเงินเราก็หาเอกสารที่บ่งบอกว่าเราได้ขายสินค้าจริง นั่นก็คือ เอกสารการส่งสินค้า และตรวจสอบรายการขายที่ใกล้วันสิ้นงวด ว่ารายการขายเหล่านี้เกิดขึ้นจริงหรือไม่ต่อไปค่ะ
7. สาเหตุที่ AR ไม่ตรงกันเป็นเพราะอะไรบ้าง
ส่วนใหญ่แล้วผลต่างที่พบเจอ ทาง CPD Academy ขอยกตัวอย่างรายการดังนี้ค่ะ
บริษัท ABC จำกัด ขายสินค้าให้กับ บริษัท กขค จำกัด จำนวน 100,000 บาท
บริษัท ABC จำกัด ออกใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีพร้อมส่งสินค้าวันที่ 31 ธันวาคม 2565
สินค้าได้จ้างบริษัทขนส่งทำการกระจายสินค้าไปยังลูกค้า ทำให้บริษัท กขค จำกัด ได้รับสินค้าจริงวันที่ 1 มกราคม 2566
เหตุการณ์ดังนี้ จึงมีข้อแตกต่างในการบันทึกบัญชีลูกหนี้การค้าดังนี้
| บริษัท | บันทึกบัญชีลูกหนี้ | วันที่บันทึกบัญชี | จำนวนเงิน |
| บริษัท ABC จำกัด | ออกใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี | 31 ธันวาคม 2565 | 100,000 |
| บริษัท กขค จำกัด | ได้รับสินค้าจริง | 1 มกราคม 2566 | 100,000 |
หากทำการปิดบัญชี ณ 31 ธันวาคม 2565 จะให้ 2 บริษัท มี 2 บัญชีที่แตกต่างกันดังนี้
- บัญชีรายได้ งบกำไรขาดทุน ของทั้ง 2 บริษัท
- บัญชีลูกหนี้การค้า บริษัท ABC จำกัด
- บัญชีเจ้าหนี้การค้า บริษัท กขค จำกัด
ณ วันที่ 31 ธันวาคม 2565 บริษัท ABC จำกัดจัดส่งหนังสือยืนยันยอดให้กับบริษัท กขค จำกัด ด้วยรายการดังนี้
| บัญชีบริษัท ABC จำกัด | หน่วย | |
| ลูกหนี้การค้า | 100,000 | บาท |
แต่ว่าบริษัท กขค จำกัด บันทึกบัญชีลูกหนี้วันที่ได้รับสินค้าจริง ในวันที่ 1 มกราคม 2566
นี่แหละค่ะ ที่จะเป็นผลต่างของการยืนยันยอลูกหนี้การค้าที่มักเกิดขึ้นบ่อยๆ เมื่อพบผลต่างแล้วก็ไม่ต้องตกใจไปนะคะ เราก็ทำการปรับปรุงแล้วก็ตามหาสาเหตุของผลต่างที่เกิดขึ้นว่าควรจะบันทึกเป็นอะไร
ในกรณีนี้สิ่งที่ถูกต้องคือ บริษัท ABC จำกัดต้องบันทึกรายได้ตามวันที่ลูกค้าได้รับของจริง กรรมสิทธิ์ของสินค้าถูกโอนไปยังลูกค้าซึ่งเป็นบริษัท กขค จำกัดอย่างเรียบร้อยแล้ว เพราะฉะนั้น ก็กลับมาปรับปรุงบญชีกันต่อไปค่า
8. เทคนิคง่ายๆ ช่วยให้ลูกหนี้ตอบกลับเร็วขึ้น
สงสัยไหมคะ ส่งไปนานแล้วทำไมอีฝ่ายถึงยังไม่ตอบกลับซักที หลายๆกิจการก็เป็นกิจการค่อนข้างใหญ่ มีข้อมูลเยอะแยะ เราก็เพียงแค่อำนวยความสะดวก โดยการเรียกข้อมูล AR Report ที่ระบุรายละเอียดเอกสารที่เราตั้งลูกหนี้การค้ากับคู่ค้า หรือจะเรียก AR Aging แนบไปก็ได้ค่ะ เหมือนเป็นการทวงหนี้ทางอ้อมว่า คุณมียอดค้างนานกับฉันนะ ต้องเคลียร์ตาม Due date ซักที การซัพพอร์ตข้อมูลเพียงเท่านี้ ก็อาจจะลดเวลาการรอคอยเพื่อที่จะปิดงบไปได้นะคะ
ใครๆก็อยากเราอยากที่จะปิดงบการเงิน ปิดประเด็นกับผู้สอบบัญชีได้เร็ว ทั้งนักบัญชีและผู้สอบบัญชีก็ต้องทำงานเป็นทีมเดียวกันในการเตรียมข้อมูลส่งหนังสือยืนยอดลูกหนี้ หากได้รับตอบกลับ ก็ต้องหาผลต่าง จนกระทั่งการปรับปรุงแก้ไขงบการเงินให้ถูกต้องถ้าผลต่างนั้นมีสาระสำคัญจริงๆ เพื่อให้งบการเงินนี้ ปิดไปได้อย่างทันเวลาค่า
วางแผนปิดบัญชีได้เร็วและไว ต้องเข้าใจสิ่งนี้
คอร์สอบรม CPD วิธีปิดงบการเงินอย่างถูกต้องและทันเวลา
Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
