นักบัญชีและผู้สอบบัญชีทั้งหลายคงเคยได้ยินว่า “งบการเงินออกช้า เพราะว่าไม่ได้รับ Bank Confirmation สักที”
การส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร หรือ Bank Confirmation คืออะไร ทำไมถึงสำคัญกับนักบัญชีและผู้สอบบัญชีเอาเสียมากๆ วันนี้ CPD Academy จะพาทุกคนมาไขข้อข้องใจ พร้อมเทคนิคเคล็ดลับดีๆ วิธีการส่งยืนยันยอดแล้วได้รับตอบกลับจากธนาคารแบบทันใจกันค่ะ
หนังสือยืนยันยอดธนาคารคืออะไร?
หนังสือยืนยันยอดบัญชีธนาคาร (Bank Confirmation) คือ หนังสือที่ผู้สอบบัญชีส่งให้แก่ธนาคารเพื่อร้องขอให้ธนาคารตอบกลับว่าลูกค้ามีบัญชีอะไรกับธนาคารบ้าง แต่ละบัญชีมียอดคงค้างในบัญชี ณ วันสิ้นงวดจำนวนเท่าไร นอกจากนี้เองผู้สอบบัญชีก็จะได้รู้รายละเอียดสำคัญอื่นๆ ที่ลูกค้าทำธุรกรรมไว้ด้วยค่ะ
Bank Statement ต่างกับ Bank Confirmation อย่างไร?
Bank Statement หรือ รายงานเคลื่อนไหวทางบัญชี ที่แสดงยอดเงินฝาก-ถอนอย่างละเอียดของแต่ละบัญชี ทำให้เรารู้ว่าธุรกิจเป็นเจ้าของเงินในบัญชีเหล่านั้นจริง และมีมูลค่าเท่าไร
Bank Confirmation คือ การขอยืนยันยอดบัญชีทั้งหมดที่ธุรกิจทำไว้กับธนาคาร ซึ่งจะช่วยบอกได้ว่าธุรกิจมีบัญชีอะไรบ้าง (มีบัญชีอื่นนอกเหนือจากนี้ไหม) มีหนี้สิน และภาระผูกพันอะไรอีกกับธนาคาร
ดังนั้น Bank Statement จึงไม่สามารถทดแทน หรือบอกข้อมูลทั้งหมดของธุรกิจได้ดีเท่ากับ Bank Confirmation ค่ะ
Bank statement ไม่ได้ยืนยันความครบถ้วนของเงินสด/หนี้สิน/ภาระผูกพันในงบการเงิน เพราะเรารู้แค่บัญชีเดียว แต่ไม่รู้ว่าที่เหลือมีอะไรบ้าง
ด้วยเหตุนี้เอง ผู้สอบบัญชีจึงต้องส่ง Bank Confirmation (หนังสือยืนยันยอดบัญชีธนาคาร) เพื่อให้มั่นใจว่านักบัญชีบันทึกบัญชีครบถ้วนนะจ๊ะ
ทำไมต้องส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร?
ด้วยเหตุที่ผู้ตรวจสอบบัญชีต้องหาหลักฐานการสอบบัญชีที่เหมาะสมอย่างเพียงพอก่อนที่จะแสดงความเห็นในงบการเงินค่ะ
และหนึ่งในวิธีที่จะทำให้ผู้สอบบัญชีได้รับหลักฐานการตรวจสอบที่น่าเชื่อถือเกี่ยวกับความครบถ้วนสมบูรณ์ และภาระผูกผันในงบการเงินที่ดีนั้นมาจากแหล่งข้อมูลภายนอก ก็คือ ธนาคารค่ะ
ดังนั้น จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้สอบบัญชีต้องส่งหนังสือยืนยันยอด ธนาคารทุกปีเพื่อประกอบการตรวจสอบงบการเงินเป็นประจำทุกปี
วิธีส่งหนังสือยืนยันยอดทำอย่างไร?
ถัดมาเรามาลองดูวิธีส่งหนังสือยืนยันยอด ธนาคารกันดีกว่า ว่ามีขั้นตอนและเทคนิคที่น่าสนใจอะไรบ้าง
1. ดาวน์โหลดแบบฟอร์มขอยืนยันยอดบัญชีธนาคารที่อัปเดต
ทุกปีสภาวิชาชีพบัญชีจะเผยแพร่แบบฟอร์มสำหรับการส่งขอหนังสือยืนยันยอดกับธนาคารมาให้เราค่ะ ซึ่งแบบฟอร์มนี้เป็นแบบฟอร์มมาตรฐานที่สมาคมธนาคารไทยได้ประชาสัมพันธ์ไว้จ้า
คำขอยืนยันยอดประจำปี 2565 ดาวน์โหลดแบบฟอร์มล่าสุดได้ที่นี่เลย
หนังสือยืนยันยอดบัญชีธนาคาร ภาษาไทย และ ภาษาอังกฤษ
และเช่นกันทุกปี อย่าลืมเช็คข่าวสารอัปเดตจากสภาวิชาชีพบัญชีด้วยนะว่ามีการเปลี่ยนแปลงแบบฟอร์มบ้างหรือเปล่า
2. กรอกข้อมูลในหนังสือขอยืนยันยอดให้ครบถ้วน
ข้อมูลลูกค้า
การกรอกข้อมูลลูกค้าให้ถูกต้องและครบถ้วนจะช่วยให้เจ้าหน้าที่ธนาคารตรวจสอบยันกับฐานข้อมูลของธนาคารได้แม่นยำและรวดเร็วขึ้น
6 เรื่องที่ต้องตรวจสอบให้มั่นใจก่อนส่งให้ธนาคาร ได้แก่
- เลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก และชื่อนิติบุคคลต้องกรอกให้ครบถ้วน
- รอบปีสิ้นสุด
- วันที่ขอข้อมูล – ส่วนใหญ่แล้วจะเป็นวันเดียวกับวันปิดรอบปี
- เลขที่บัญชีและชื่อสาขาที่ใช้หักค่าธรรมเนียมในการออกหนังสือยืนยันยอด – ต้องมั่นใจว่าบัญชี active และมีเงินพอสำหรับตัดค่าธรรมเนียม
- บุคคลที่ลงนาม – ต้องมีอำนาจในการลงนามและลายเซ็นต์ตรงกับที่ให้ไว้กับธนาคาร
- อย่าลืมประทับตรานิติบุคคล (ถ้ามี) ให้เรียบร้อย
ข้อมูลผู้สอบบัญชี
เมื่อธนาคารจะส่งหนังสือยืนยันยอดกลับไปให้ผู้สอบบัญชี ข้อมูลผู้สอบบัญชีก็ควรจะเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง ไม่งั้นเราอาจจะไม่ได้รับหนังสือตอบกลับก็เป็นได้ ลองมาดูกันค่ะ ว่าข้อมูลผู้สอบบัญชีตรงไหนที่เราควรให้ความสำคัญเป็นพิเศษ
- เลขที่อ้างอิงของเอกสารคำขอยืนยันยอด ตรงนี้จะเป็นเลขที่ใช้อ้างอิงของผู้สอบบัญชีเอง เวลาโทรไปติดตามกับธนาคารจะทำให้สืบค้นเอกสารได้ง่ายขึ้น
- ชื่อ-นามสกุลผู้สอบบัญชี
- ชื่อสำนักงาน หรือหากเป็นผู้สอบบัญชีอิสระก็ต้องระบุไว้ด้วยค่ะ
- ที่อยู่ตอบกลับหนังสือยืนยันยอด ต้องตรงกับหน้าซองจดหมายตอบกลับ (ที่ติดแสตมป์) แนบไว้
- หมายเลขโทรศัพท์ และ Email สำหรับการติดต่อ ควรใส่ให้ถูกต้อง
หมายเหตุ ธนาคารจะไม่ตอบหนังสือยืนยันยอดทาง email กรณีที่ไม่ใช่อีเมลนามสกุลบริษัท ฉะนั้น หากผู้สอบบัญชีเป็นผู้สอบบัญชีอิสระ ที่ใช้ email @yahoo.com, @hotmail.com, @gmail.com จะต้องรอรับหนังสือยืนยันยอดตอบกลับมาทางไปรษณีย์เท่านั้น
3. ใช้ฟอร์มคำขอแยกต่างหากสำหรับบัญชีธนาคารที่ปิดระหว่างงวด
ถ้าผู้สอบบัญชีต้องการขอข้อมูลบัญชีที่ปิดระหว่างงวดจะต้องกรอกฟอร์มคำขอแยกต่างหากอีกฟอร์มหนึ่งนะคะ ซึ่งเราสามารถดาวน์โหลดตัวอย่างแบบฟอร์มได้ที่นี่
ตัวอย่างฉบับภาษาไทย และฉบับภาษาอังกฤษ
แต่จากประสบการณ์ ธนาคารมักไม่ตอบกลับผู้สอบบัญชีถ้าเค้าไม่สามารถตัดเงินในบัญชีได้ค่ะ ฉะนั้น เราต้องวางแผนไปจ่ายชำระค่าธรรมเนียมไว้ล่วงหน้าดีๆ เลยล่ะสำหรับเคสนี้
4. แนบตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับไปด้วย
ตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับรายการ/ธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับธนาคาร คือ สิ่งที่เป็นไกด์ไลน์สำหรับเจ้าหน้าที่ธนาคารเวลาจะกรอกข้อมูลตอบกลับยืนยันยอดให้กับผู้สอบบัญชีค่ะ พวกเค้าจะได้เข้าใจว่าเราต้องการอะไรบ้าง ซึ่งบางครั้งเจ้าหน้าที่ก็จะกรอกตัวเลขลงไปเอง และเซ็นต์ลายเซนต์ ประทับตราส่งกลับมาโดยใช้แบบ form นี้
การแนบตัวอย่างฟอร์มตอบกลับอาจจะไม่ได้บังคับสำหรับทุกธนาคาร แต่หากเราแนบตัวอย่างไปจะช่วยให้เจ้าหน้าที่ธนาคารเข้าใจวัตถุประสงค์ของการทำหนังสือยืนยันยอดมากขึ้นและทำงานได้ไวขึ้น เพราะมีตัวอย่างนั่นเอง
ฉะนั้น เราแนะนำว่าถ้าไม่เหนือบ่ากว่าแรง ลองแนบตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับไปในจดหมายก็จะดีทีเดียว
ตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับรายการ / ธุรกรรมที่มีสถานะคงอยู่ ดาวน์โหลดที่นี่
ตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับรายการ / ธุรกรรมที่มีการปิดบัญชีระหว่างงวดคลิก
5. แนบซองจดหมายและติดแสตมป์ไปด้วย
ข้อนี้ห้ามลืมเด็ดขาดเลย เราต้องแนบซองจดหมายตอบกลับ จ่าหน้าซองถึงผู้สอบบัญชีให้เรียบร้อย และติดแสตมป์ด้วยค่ะ หลายธนาคารกำหนดให้เราแนบซองจดหมายแบบมาตรฐาน ไซด์ 4.25 x 9 นิ้ว นะคะ เพราะเอกสารหลายแผ่น ถ้าแนบซองจิ๋วๆ ไปธนาคารไม่ตอบกลับไม่รู้ด้วยนะ
และสำหรับบางธนาคารไม่ได้บังคับว่าต้องแนบซองตอบกลับไปนะ เช่น ธนาคารกสิกรไทย เพราะเค้าจะมีซองของเค้าเอง ส่งกลับมาให้ผู้สอบบัญชีได้ง่าย ไม่ง้อซองจากเราค่ะ
6. เช็คที่อยู่ติดต่อธนาคารให้ชัวร์
เมื่อเตรียมแบบคำขอ แบบฟอร์มตอบกลับ และซองจดหมายติดแสตมป์เรียบร้อยแล้ว อย่าลืมเช็คที่อยู่ติดต่อธนาคารให้ชัวร์ตามขั้นตอนต่อไปนี้จ้า
- เช็คว่าส่งได้ที่สาขาหรือสำนักงานใหญ่
- ถ้าต้องส่งไปสาขา สาขาที่เคยส่งตอนนี้ยังเปิดอยู่ไหม (หลายที่โดนปิดไปแล้วโดยเฉพาะช่วง Covid-19) หรือเปลี่ยนที่อยู่ ต้องตรวจสอบใหม่อีกครั้งเสมอ
การเช็คที่อยู่จัดส่งให้ธนาคารนั้น ช่วยลดขั้นตอนการส่งเอกสารผิด และทำให้เราได้รับคำยืนยันเร็วขึ้นด้วยค่ะ
ที่สำคัญถ้าธนาคารล่าช้า เราก็สามารถติดตามทวงถามเอกสารได้ง่ายมากยิ่งขึ้นจ้า
เช็คที่อยู่ติดต่อธนาคารอัปเดตได้ที่นี่
7. เก็บ Tracking No. เอาไว้ด้วย
ขั้นตอนสุดท้าย เมื่อจัดส่งไปรษณีย์ Bank Confirmation เรียบร้อยแล้ว อย่าลืมเก็บ Tracking No. ไว้ติดตามทวงถามธนาคารด้วยนะคะ เพราะช่วงปิดงบการเงินต้นปีแบบนี้ ธนาคารได้รับเอกสารจากผู้สอบบัญชีเยอะมากๆ จึงมีโอกาสสูงลิ่วที่เอกสารจะตกหล่นได้ การเก็บ Tracking เอาไว้อย่างน้อยก็อุ่นใจระดับนึง เพื่อเช็คว่าเอกสารส่งตรงถึงธนาคารแน่นอนจ้า
ตัวอย่างหนังสือยืนยันตอบกลับจากธนาคาร
เมื่อเราส่งคำขอยืนยอดธนาคารออกไปแล้ว สุดท้ายก็แค่รอว่าจะได้รับหนังสือตอบกลับมาเมื่อไร ในบทความนี้พาทุกคนมาดูตัวอย่างหน้าตาหนังสือยืนยันธนาคารแบบคร่าวๆ ค่ะ
และสำหรับวิธีการอ่านหนังสือยืนยันยอดจากธนาคารนั้น เพื่อนๆ สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่บทความนี้: ถอดรหัสหนังสือยืนยันยอดธนาคาร (Bank Confirmation) คืออะไร อ่านยังไงนะ
สรุปสุดท้าย เมื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับหนังสือยืนยันยอดบัญชีธนาคารแล้ว เพื่อนๆ น่าจะพอรู้แล้วล่ะว่ามันสำคัญมากๆ สำหรับการปิดงบการเงินอย่างสมบูรณ์ค่ะ ฉะนั้น ผู้สอบบัญชีเองก็อย่าลืมส่งหนังสือยืนยันให้ครบถ้วน และนักบัญชีควรให้ความร่วมมือด้วยเช่นกัน งานปิดบัญชีปีนี้จะได้เสร็จไวๆ ไม่ต้องรอนานนะคะ
และนอกจากการส่งยืนยันยอดกับธนาคารแล้ว ช่วงปิดงบการเงินผู้สอบบัญชีต้องส่งหนังสือยืนยันยอดอื่นๆ อีก จะมีอะไรบ้าง ไปดูสรุปที่นี่เลยจ้า หนังสือยืนยันยอด คืออะไร สิ้นปีต้องยืนยันยอดอะไรบ้าง
วางแผนปิดบัญชีได้เร็วและไว ต้องเข้าใจสิ่งนี้
คอร์สอบรม CPD วิธีปิดงบการเงินอย่างถูกต้องและทันเวลา
Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
