ถ้าพูดถึงโปรแกรมบัญชี นักบัญชีทุกคนก็คงเคยใช้มาบ้างแล้วไม่มากก็น้อย แต่สำหรับ “โปรแกรมบัญชีออนไลน์” อาจจะเป็นเรื่องใหม่สำหรับนักบัญชีหลายๆ คนค่ะ
จริงๆ แล้วการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ทำให้ชีวิตนักบัญชีดีขึ้นจริงไหม และมันตอบโจทย์สำหรับผู้ประกอบการอย่างไร ในวันนี้ CPD Academy จะมารีวิวโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ที่ทีมงานเราใช้ทำบัญชีกัน เผื่อเป็นประโยชน์สำหรับเพื่อนๆ นักบัญชีที่กำลังตัดสินใจผันตัวมาทำบัญชีแบบออนไลน์บ้าง ถ้าพร้อมแล้ว ไปกันเลยจ้า
ข้อแตกต่างการทำบัญชีออฟไลน์และออนไลน์
เรื่องแรกที่เราจะมารีวิวกัน ก็คือ ความแตกต่างในการทำงานบัญชีแบบออฟไลน์ และออนไลน์ค่ะว่ามันเป็นอย่างไรบ้าง
ในอดีตพวกเราก็เหมือนนักบัญชีทั่วไป ที่ทำงานโดยใช้โปรแกรมออฟไลน์ ก็คือ ต้องลงโปรแกรมในคอมพิวเตอร์ แล้วก็ทำงานในเครื่องนั้นๆ แบบไม่มีใครรู้ว่าเราทำอะไร (ถ้าเราไม่ปริ้นรายงานหรือดาวน์โหลดเอกสารมาให้คนอื่นดู ฮ่าๆ)
แต่พอมาใช้โปรแกรมแบบออนไลน์อย่าง FlowAccount ที่เราไม่ต้องลงโปรแกรมในเครื่อง แค่มีอินเตอร์เน็ต ก็เข้าทำงานได้จากทุกที่ ทำให้เราพบว่า วิธีการทำงานมันช่างแตกต่างกัน สรุปสั้นๆ 4 เรื่องตามนี้ค่ะ
1. สื่อสารกับผู้ประกอบการได้ง่ายขึ้น
อย่างที่บอกว่าเมื่อก่อนเราทำงานแบบออฟไลน์ ผู้ประกอบการเองก็ไม่สามารถเห็นผลประกอบการได้ พาลให้คิดไปเองว่านักบัญชีนั้นไม่ได้ทำงานอะไร นอกจากคีย์ข้อมูลเข้าระบบ แล้วก็จบๆ ไป แต่ต่างกับการทำงานผ่านโปรแกรมออนไลน์ เพราะว่าเจ้าของธุรกิจเอง เห็นผลประกอบการ ผ่านหน้า Dashboard ที่สรุปเอาไว้ให้แล้ว ในมุมมองที่คนไม่รู้บัญชีก็เก็ตได้ แบบนี้ก็ทำให้เราสื่อสารกับเจ้าของกิจการได้ง่ายขึ้นค่ะว่า ธุรกิจมีรายได้เท่าไร ค่าใช้จ่ายเท่าไร กำไรหรือว่าขาดทุน ซึ่งช่วยลดช่องว่างที่ห่างเหลือเกิน ระหว่างนักบัญชีกับผู้ประกอบการได้ดี เรียกว่า นอกจากจะเป็นโปรแกรมบัญชีสำหรับสำนักงานบัญชีแล้ว ยังเป็นโปรแกรมบัญชีสำหรับผู้ประกอบการในเวลาเดียวกันด้วยค่ะ
2. เพิ่มโอกาสในการรับงาน
การทำบัญชีออนไลน์เป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นโปรแกรมออนไลน์สำหรับผู้ประกอบการที่ใช้กันเยอะๆ อย่าง FlowAccount แล้วล่ะก็ แน่นอนว่าช่วยเพิ่มโอกาสในการรับงานจากผู้ประกอบการรุ่นใหม่ได้ดีเลยค่ะ
ยกตัวอย่างง่ายๆ ถ้าเราทำโปรแกรมบัญชีออฟไลน์เท่านั้น การรับงานอาจจะกระจุกตัวอยู่กับกลุ่มผู้ประกอบการรุ่นเก่า และมีข้อจำกัดเรื่องสถานที่ เพราะพวกเค้าก็มักจะเลือกนักบัญชีที่ใกล้บ้านเท่านั้น
แต่ถ้าทำบัญชีออนไลน์ได้ แม้จะอยู่ที่ไหนในโลกใบนี้ก็มีสิทธิ์เสรีในการรับงานจากทั่วทุกสารทิศ จากผู้ประกอบการรุ่นใหม่ที่บางทีอาจจะใช้ FlowAccount เพื่อเปิดบิลใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จอยู่แล้วก็เป็นได้ค่ะ
ที่สำคัญ FlowAccount มีโปรแกรม Partner กับสำนักงานบัญชี เพื่อส่งต่อลูกค้าให้ ทำให้แม้เพิ่งเริ่มต้นรับทำบัญชีก็มีโอกาสหาลูกค้าได้ไม่ต่างกับสำนักงานบัญชีที่มีชื่อเสียงยาวนานเลย
3. ให้คำปรึกษาได้ทันเวลาแบบ Real-time
นักบัญชีอย่างเรามักถูกเข้าใจผิดอยู่เสมอว่าทำงานล่าช้า กว่าจะปิดบัญชีได้ก็ใช้เวลาเป็นเดือนๆ แต่จริงๆ แล้วสาเหตุไม่ใช่เพราะเราทำงานช้าค่ะ เพียงแต่ว่าเรามักจะได้รับเอกสารล่าช้า เป็นคนสุดท้ายของบริษัทเสมอต่างหาก…ฮือๆ
แต่ถ้าลองได้ทำงานบัญชีแบบออนไลน์ ที่ผู้ประกอบการมีส่วนร่วมบันทึกข้อมูลเข้าไปในระบบและนักบัญชีเอง เห็นข้อมูลได้ทันทีแบบ Real-time ถ้าเป็นแบบนี้ มีหรือที่นักบัญชีจะถูกด้อยค่าว่าทำงานช้า เพราะพวกเราเองจะไม่ใช่คนสุดท้ายที่เห็นข้อมูล เมื่อไรที่ผู้ประกอบการต้องการคำปรึกษาก็แค่ยกหูโทรเข้ามา มั่นใจได้เลยว่านักบัญชีตอบคำถามได้ Real-time ทันเวลา ในแบบที่ว่าผู้ประกอบการต้องตกใจเลยทีเดียวล่ะ
รีวิวโปรแกรมบัญชี FlowAccount ฟังก์ชั่นที่ทำให้งานยาก กลายเป็นง่าย
ถ้าพูดถึงฟังก์ชั่นที่นักบัญชีอย่างเราใช้แล้วประทับใจ สำหรับ FlowAccount ก็หนีไม่พ้น 2 ฟังก์ชั่นหลักๆ นี้ที่พวกเราชอบค่ะ
1. ออกงบการเงินได้ทันที
งบการเงินถือว่าเป็นหัวใจของการทำบัญชี เพราะสิ่งนี้ บอกสุขภาพทั้งหมดของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นฐานะการเงินดีไหม ผ่านงบแสดงฐานะการเงิน หรือผลประกอบการดีหรือไม่ ผ่านงบกำไรขาดทุน
เมื่อก่อนที่เราอาจจะใช้เวลาหลายชั่วโมง หรือเป็นวันในการทำงบการเงินนำเสนอผู้ประกอบการ แต่กับ FlowAccount เราออกงบการเงินได้ง่ายๆ เพียงแค่ไม่กี่คลิก
ทำให้เจ้าของธุรกิจเช็คสุขภาพธุรกิจได้ทันที ในแบบที่เปรียบเทียบกันกับปีที่แล้ว
ขณะเดียวกันเองนักบัญชีก็ไม่ต้องเสียเวลาจัดทำรายงานด้วยตัวเอง มีเวลาไปวิเคราะห์งบหาจุดที่ต้องแก้ไขปัญหาได้มากขึ้น แบบนี้ถือว่าวินวินทั้งสองฝ่ายเลยค่ะ
2. ปิดบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มได้แม่นยำและสะดวกขึ้น
ฟังก์ชั่นบริหารภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นอีกฟังก์ชั่นนึงที่นักบัญชีอย่างเราปลื้มปริ่มประทับใจเป็นที่สุดค่ะ เพราะปกติเรามักมีปัญหาแบบนี้
- ยื่นภาษีขายไม่ครบถ้วน ขาดตกบกพร่อง
- ใช้สิทธิ์ภาษีซื้อซ้ำซ้อน หรือลืมใช้สิทธิ์ภาษีซื้อ
ทำให้ผู้ประกอบการเสี่ยงโดนปรับจากสรรพากร และสุดท้ายงานเข้านักบัญชีตาดำๆ อย่างเราแบบหลีกเลี่ยงไม่ได้
แต่ FlowAccount ได้ช่วยจัดการกับปัญหายื่นภาษีขายไม่ครบถ้วน โดยเมนูนี้ได้รวบรวมใบกำกับภาษีขายไม่ว่าจะออกจากช่องทางไหนไว้ให้เราหมดในที่เดียว และสรุปรายการภาษีซื้อที่ยังไม่หมดอายุ ไว้ให้เราเลือกใช้สิทธิ์แบบไม่ต้องกลัวหลง หรือกลัวซ้ำซ้อน
และสุดท้ายเมื่อเลือกปิดบัญชีภาษีมูลเพิ่มแล้ว ระบบก็จะบันทึกบัญชีอัตโนมัติให้เลย (แบบไม่ต้องร้องขอ)
อย่างนี้เท่ากับว่านักบัญชีมีผู้ช่วยดีๆ ในการทำงาน ปิดบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มได้แม่นยำขึ้น สะดวกขึ้น อย่างเห็นได้ชัดเลยค่ะ
ความปลอดภัยของข้อมูลใน FlowAccount เป็นยังไง?
ในเมื่อมันใช้ง่ายและสะดวกขนาดนี้ หลายคนก็น่าจะสงสัยว่าเจ้าโปรแกรม FlowAccount นี่เค้ามีความปลอดภัยในการทำงานหรือเปล่านะ เราสรุปมาให้แบบนี้ค่ะ
1. การจำกัดสิทธิ์คนเข้าถึงและแก้ไขข้อมูล
เรื่องแรกที่สำคัญมาก FlowAccount นั้นไม่ได้ให้ทุกคนเห็นข้อมูลทุกอย่างของกิจการนะคะ เพราะเค้ามีฟังก์ชั่นการกำหนดสิทธิ์การมองเห็น และแก้ไขข้อมูลตามลำดับอำนาจคนใช้งาน ตัวอย่างง่ายๆ ตามภาพนี้
ข้อดีก็คือ เรามั่นใจได้ว่าข้อมูลไม่ได้รั่วไหลไปไหนแน่นอน (ถ้าไม่ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงผิดนะ ฮ่าๆ)
2. ไม่ให้ใครแก้ไขข้อมูลย้อนหลัง
อีกเรื่องที่นักบัญชีกลัวที่สุดในการทำบัญชีออนไลน์ก็คือ เมื่อคนเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกสารทิศ เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบริหาร ฯลฯ แล้วเราจะรู้ได้ไงว่าพวกเค้าเหล่านั้นไม่เข้ามาแก้ไขข้อมูลทางบัญชีของเราไปเสียหมด
FlowAccount แก้ไขปัญหานั้นด้วย 2 วิธีนี้ค่ะ
- การเก็บ Log การแก้ไขเอกสารย้อนหลัง – ทำให้เราตามหาบุคคลต้นเหตุทำให้บัญชีปั่นป่วนได้
- การล็อคงวดบัญชีไว้เสียเลย – เช่นถ้าเราปิดบัญชี 31/12/2567 ไว้แล้ว กดล็อคงวดปุ๊บ คนอื่นก็ไม่สามารถมาบันทึกบัญชีเพิ่มเติมอีกได้ แบบนี้มั่นใจได้ว่างบที่ออกไป ไม่มีเปลี่ยนแปลงตัวเลขอย่างแน่นอน
บทสรุปรีวิวโปรแกรมบัญชี FlowAccount
จากที่เราได้ทดลองใช้โปรแกรม FlowAccount มาไม่ต่ำกว่า 5 ปี เดิมทีเราใช้ควบคู่กับโปรแกรมออฟไลน์ เพราะผู้ประกอบการส่วนใหญ่ รวมถึงนักบัญชีอย่างเรายังชินกับวิธีการทำงานเดิมๆ อยู่ แต่ปัจจุบันเราค่อยๆ ปรับตัว และเปลี่ยนมาทำงานมาใช้โปรแกรมออนไลน์อย่าง FlowAccount เพราะตอบโจทย์ผู้ประกอบการในแง่ของการมองเห็นข้อมูลธุรกิจได้แบบ Real-time และตอบโจทย์การทำงานของนักบัญชีที่สามารถทำงานได้ไวขึ้น เข้าถึงข้อมูลได้เร็วขึ้น รวมไปถึงลดข้อผิดพลาดในงานได้อีกด้วย
และสำหรับใครที่กำลังสนใจอยากทำงานบัญชีแบบออนไลน์เพื่อเปลี่ยนชีวิตให้ง่ายขึ้นกว่าเดิมบ้าง หวังว่ารีวิวนี้จะมีประโยชน์สำหรับเพื่อนๆ ไม่มากก็น้อยนะคะ