การเริ่มต้นรับทำบัญชีเป็นขั้นตอนสำคัญมาก สำหรับนักบัญชีมือใหม่ที่ยังไม่เคยรับงานอาจจะเจอปัญหาเช่น ลูกค้าบอกรายละเอียดไม่หมด มีประเด็นกับกรมสรรพากร มีคดีฟ้องร้อง หรือข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่สามที่ไม่ยอมบอกนักบัญชีคนใหม่ แต่ว่าเราก็ต้องมาเจอภายหลังจากที่รับงาน ทำให้ต้องแก้ไขปัญหาของปีก่อนจนเงินที่ได้ไม่คุ้มกับเวลาที่เสียไปค่ะ
เพื่อช่วยให้เพื่อนๆ กำจัดปัญหาเหล่านี้ CPD Academy มีแนวทางในการคัดกรองลูกค้าก่อนที่จะรับทำบัญชีมาฝากในบทความนี้
1. คัดกรองลูกค้า ก่อนรับทําบัญชี ยื่นภาษีดีทำยังไง
การเริ่มต้นคัดกรองลูกค้า
การคัดกรองลูกค้าก่อนที่จะรับงานทำบัญชีและยื่นภาษีเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างมาก เนื่องจากหากรับลูกค้ามาแล้วเราไม่สามารถจัดการปัญหาหรือทำบัญชีให้ลูกค้าได้ จะส่งผลต่อบริษัทของเรา หรือตัวเราเอง ทั้งด้านความน่าเชื่อถือ ด้านการเงินที่ไม่คุ้มค่ากับเวลาที่ต้องใช้จัดการปัญหาค่ะ
1.1 ข้อมูลพื้นฐานที่ต้องการจากลูกค้า
- ข้อมูลส่วนบุคคลผู้ที่ติดต่อ
ก่อนที่จะเสนอราคา เราต้องทราบถึงบุคคลที่มาสอบถามเราว่ามีตัวตนจริงไหม ทำหน้าที่อะไร เพื่อที่่เราจะได้เรียบเรียงข้อมูลเพื่อสอบถามพูดคุยข้อมูลเพิ่มเติม เช่น หากผู้ติดต่อเป็นฝ่ายบัญชีโดนตรง เราจะสามารถสื่อสารเป็นภาษาบัญชีได้เลย สามารถขอเอกสารทางบัญชีเพื่อขอดูข้อมูลเเบื้องต้นได้ แต่ถ้าเป็นผู้ประกอบการติดต่อมา เราอาจจะต้องใช้ภาษากลางๆ สำหรับธุรกิจ และอธิบายผู้ประกอบว่าเอกสารสำคัญที่ต้องใช้มีอะไรบ้าง และอธิบายลักษณะเอกสารเพิ่มเติม เป็นต้น
- ข้อมูลธุรกิจหรือองค์กร
เมื่อทราบข้อมูลของผู้ติดต่อแล้ว ต่อมาก็ต้องทราบข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจที่เราจะรับงานทำบัญชี
ข้อมูลเบื้องต้นที่สามารถสอบถามลูกค้าได้ ยกตัวอย่าง เช่น ชื่อกิจการ รายได้ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในปีปัจจุบันต่อเดือน เอกสารบิลซื้อ บิลขายต่อเดือน ประมาณกี่รายการ จดภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ มีพนักงานกี่คน ปัจจุบันใช้โปรแกรมบัญชีอะไร
- ข้อมูลการเงินเบื้องต้น
หากเป็นบริษัทที่เพิ่งเปิดใหม่ ผู้รับทำบัญชีจะต้องสอบถามเกี่ยวประมาณการตัวเลขที่จะเกิดขึ้น เนื่องจากเปิดเป็นปีแรก ยังไม่มีข้อมูลให้ประมาณการ
หากเป็นบริษัทเปิดดำเนินการมานานแล้ว และเราทราบชื่อบริษัทแล้ว สามารถหาข้อมูลงบการเงินย้อนหลังได้ที่ คลังข้อมูลธุรกิจของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้ตามลิงค์นี้เลยค่ะ สามารถพิมพ์ชื่อกิจการที่เราทราบเข้าไปได้เล้ย
ข้อมูลที่เราจะทราบจากการค้นหาจากคลังข้อมูลธุรกิจ มีดังนี้
- ข้อมูลนิติบุคคล
- รายชื่อกรรมการ
- ข้อมูลงบการเงิน (งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน อัตราส่วนทางการเงิน)
- การลงทุนจำแนกตามสัญชาติ
- ประวัติการเปลี่ยนแปลงข้อมูล
เมื่อเราทราบข้อมูลในอดีตแล้ว ก็อย่าลืมถามถึงข้อมูลในปีปัจจุบันด้วยนะคะ
ว่ายังเป็นโครงสร้างการดำเนินงานแบบเดิมเหมือนปีที่ผ่านมาหรือไม่ และคาดว่ารายได้ในปีปัจจุบันจะเป็นเท่าไหร่ เพื่อนำมาประกอบการประเมินราคาค่ะ
1.2 การประเมินความเหมาะสม
การประเมินความเหมาะสม คือการประเมินเกี่ยวลักษณะธุรกิจและข้อมูลที่เราได้ค้นคว้ามา
- ประเมินขนาดธุรกิจและการทำธุรกิจ
การประเมินขนาดธุรกิจ สามารถดูได้จากคลังข้อมูลธุรกิจของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ที่บอกถึงงบการเงินปีล่าสุดที่ได้รับการอนุมัติจากกรมพัฒน์แล้ว ว่ามีขนาดธุรกิจเท่าไหร่ ดูได้จากสินทรัพย์มีมูลค่าเท่าไหร่ หรือ รายได้ต่อปีมีมูลค่าเท่าไหร่
การทำธุรกิจ สามาถดูวัตถุประสงค์ของกิจการได้จาก ข้อมูลนิติบุคคล จากคลังข้อมูลธุรกิจของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ได้เช่นกันค่ะ
- ประเมินรูปแบบการจัดทำบัญชี
รูปแบบของการจัดทำบัญชี เราจะยกตัวอย่าง 2 รูปแบบนะคะ คือ รูปแบบออฟไลน์ และรูปแบบออนไลน์
รูปแบบออฟไลน์ คือ นักบัญชีใช้โปรแกรมบัญชีในการบันทึกข้อมูลด้วยโปรแกรมออฟไลน์ เช่น โปรแกรม Experss หรือ ไฟล์ Excel ในการจัดทำบัญชี เป็นต้น
รูปแบบออนไลน์ คือ นักบัญชีใช้โปรแกรมบัญชีในการบันทึกข้อมูลด้วยโปรแกรมออนไลน์ เช่น Flowaccount หรือ PEAK ที่สามารถเรียกดูข้อมูลออนไลน์ได้ตลอดเวลา
นักบัญชีต้องประเมินความต้องการของลูกค้า ว่าต้องการรูปแบบการทำบัญชีแบบไหน เพื่อสอดคล้องกับนักบัญชีที่จะมีความเชี่ยวชาญในการทำงานแต่ละโปรแกรมด้วยค่ะ
2. คำถามที่สำคัญก่อนรับทำบัญชีและยื่นภาษี
2.1 ข้อมูลกรองลูกค้า
ข้อมูลทั่วไปของกิจการ
ข้อมูลงบการเงินของกิจการ
ความต้องการของลูกค้าที่อยากได้จากนักบัญชี
โปรแกรมบัญชีที่ลูกค้าใช้งานมาก่อน
ทำไมลูกค้าถึงอยากเปลี่ยนผู้จัดทำบัญชีเพราะเหตุใด
2.2 การตกลงในการปฏิบัติงานและการชำระเงิน
- การตกลงราคาและการเสนอบริการ
การตกลงราคาและการเสนอราคาข้อมูลที่สำคัญ ต้องเน้นเกี่ยวรายละเอียดดังนี้
- ค่าบริการรายเดือนหรือรายปี
- ค่าบริการรวม VAT หรือยัง
- ค่าบริการจ่ายชำระทุกวันที่เท่าไหร่
- ลูกค้าต้องส่งข้อมูลให้ตามกำหนดภายในวันที่เท่าไหร่
- หากเกิดความล่าช้าส่งข้อมูลและเอกสารไม่ตรงตามที่กำหนรด ค่าเบี้ยปรับเงินเพิ่ม เป็นความรับผิดชอบของใคร
- จ่ายชำระเงินภายในเมื่อไหร่
2.3 การสอบถามเพิ่มเติมเพื่อความชัดเจน
หลังจากที่เราได้ส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าแล้ว ทางลูกค้าต้องมีคำถามเพื่อสอบถามเพิ่มเติม รายละเอียดที่ชี้แจงเพิ่มเติม หรือแก้ไข ให้อัพเดตในใบเสนอราคาด้วย
2.4 ตอบตกลงใช้บริการ
เมื่อลูกค้าตอบตกลงใช้บริการแล้ว ให้เก็บเอกสารที่ลูกค้าเซ็นตกลงใบเสนอราคาเก็บไว้เพื่อเป็นการคำนวณราคาค่าบริการจัดทำบัญชีให้เรียบร้อย และเตรียมตัวตั้งค่าระบบ ขอข้อมูลเพื่อมาจัดทำบัญชีให้ลูกค้าได้เลย
คำถามที่พบบ่อย
Q : เอกสารหรือข้อมูลต้องสอบถามก่อนรับทำบัญชีและยื่นภาษี?
A : เอกสารหรือข้อมูลที่ต้องสอบถามลูกค้าก่อนรับงาน มีดังนี้
ข้อมูลทั่วไปของกิจการ ,ข้อมูลงบการเงินของกิจการ ,ความต้องการของลูกค้าที่อยากได้จากนักบัญชี โปรแกรมบัญชีที่ลูกค้าใช้งานมาก่อน ,ทำไมลูกค้าถึงอยากเปลี่ยนผู้จัดทำบัญชีเพราะเหตุใด
Q : ในขั้นตอนการคัดกรอง ควรได้รับเอกสารอะไรบ้าง ?
A : เอกสารที่ต้องใช้ในการประเมินราคา คือ ใบทะเบียนการค้าหรือภ.พ.20 ข้อมูลนี้เราจะสามารถนำไปค้นหาข้อมูลในระบบของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้ และได้ทราบด้วยว่ากิจการจดภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว
งบการเงิน ปีปัจจุบัน (ถ้ายังไม่มี ขอเป็นปีล่าสุดที่ลูกค้ามี) งบการเงินฉบับจริงจะสามารถบอกได้ว่า งบการเงินของลูกค้าสถานะปกติหรือไม่ ดูจากหน้ารายงานผู้สอบบัญชีต้องลงลายมือชื่อ แบบไม่มีเงื่อนไข และทราบรายละเอียดเพื่อทำการประเมินราคาได้ดียิ่งขึ้น
แบบรายการคำนวณภาษีเงินได้ครึ่งปี และประจำปี ในส่วนนี้จะแสดงถึงกิจการได้ยื่นภาษีครบถ้วยแล้ว แล้วยังบอกถึงว่า รายการคำนวณในแบบมีรายละเอียดใดบ้างที่นักบัญชีอย่างเราต้องระวังในการจัดทำบัญชีในอนาคต เช่น
กำไรทางบัญชีและกำไรทางภาษีของลูกค้า ต่างกันมาก แสดงว่าต้องมีรายการปรับปรุงทางภาษีบางอย่างในงบการเงิน เป็นต้น
Q : ควรกำหนดเวลาในการจัดทำบัญชีและยื่นภาษีอย่างไร?
A : เนื่องจากการทำบัญชีและยื่นภาษี ถูกบังคับและกำหนดเวลาในการยื่นภาษีโดยสรรพากรอยู่แล้ว โดยแต่ละแบบภาษีก็จะมีกำหนดว่าแต่ละแบบภาษี ต้องยื่นไม่เกินภายในวันที่เท่าไหร่
แต่ทาง CPD Academy จะขอยกตัวอย่างการกำหนดเวลาดังนี้
1. ลูกค้าส่งข้อมูลและเอกสารให้ผู้ทำบัญชีภายในวันที่ 5 ของทุกเดือน
2. นักบัญชีปิดบัญชีและยื่นภาษีภายในวันที่ 10 ของทุกเดือน
3. เรียกเก็บค่าบริการและชำระเงินไม่เกินวันที่ 15 ของทุกเดือน
4. ลูกค้าจ่ายชำระภาษีไม่เกินวันที่ 15 ของทุกเดือน
แต่การบริหารเวลาก็ขึ้นอยู่กับ จำนวนงานและจำนวนของผู้ทำบัญชีด้วยนะคะ ว่าจะสามารถปรับเปลี่ยนยังไงให้ทันเวลาที่กำหนด เราขอแนะนำอีกบทความที่จะสามารถช่วยในการบริหารงานบัญชีและภาษีให้ทันเวลาได้
รู้จักปฏิทินภาษี ตัวช่วยวางแผนงานบัญชี เดดไลน์ไหนก็ไม่พลาด
หากเพื่อนๆนักบัญชี คัดกรองลูกค้าตามบทความนี้แล้ว ทางเราคิดว่าสามารถช่วยเรื่องการพิจารณาเนื้อหางาน ให้เหมาะสมกับค่าบริการ และการทำงานก็จะสามารถทำได้อย่างราบรื่น ไม่พบเจอปัญหาที่แอบซ่อนอยู่ในอนาคต หากงานบัญชีที่เรารับมา เหมาะสมกับเราในรูปแบบของการจัดทำ ก็จะทำให้ผลงานของเราออกมาดีค่ะ
ใครที่อยากเพิ่มสกิลการปิดงบการเงิน หรือเพิ่มความรู้เกี่ยวกับภาษีต่างๆให้แม่นยำขึ้น
ลองทักมาคุยกันที่ช่องทางนี้ได้นะคะ
Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
