รู้ไหมว่าการบริหารสินค้าคงเหลือ (Management of inventory) ที่ดี ช่วยบริหารเงินธุรกิจได้อีกทางหนึ่ง เพราะสินค้าทุกชิ้นคือ เงินลงทุน และสินค้าเหล่านี้สุดท้ายแล้วมันต้องหมุนเวียนกลับไปเป็นรายได้ให้กับกิจการ ถ้านักบัญชีรู้เกี่ยวกับการบริหารสินค้าที่ดี แน่นอนว่าเงินหมุนเข้ามาในกิจการได้อย่างดีเช่นเดียวกัน แต่ว่าการบริหารสินค้านั้นจะต้องเรียนรู้เกี่ยวกับเรื่องอะไรบ้าง เราไปดูกันค่ะ
สินค้าคงเหลือคืออะไร?
สินค้าคงเหลือเป็นสิ่งที่เรามีไว้ใช้ในการผลิต งานระหว่างผลิต หรือเป็นสินค้าสำเร็จรูปที่ผลิตเสร็จแล้วแต่ยังขายไม่ได้ แต่ทั้งหมดทั้งมวลวัตถุประสงค์ของมันก็มีไว้เพื่อขายให้กับลูกค้า แล้วก็สร้างรายได้กลับมาให้กลับธุรกิจนั่นเอง
ในสินค้า 3 ประเภทนี้ สิ่งที่หมุนเวียนได้ช้าที่สุดก็คือ วัตถุดิบ เพราะว่าเรายังไม่ได้เข้าสู่กระบวนการเลย กว่าจะผลิต ผ่านมาเป็นงานระหว่างทำ และขายได้เงินกลับมาก็จะนานกว่า
ฉะนั้น ถ้าเป็นธุรกิจประเภทผลิตสินค้า เรายิ่งจำเป็นต้องบริหารสินค้าคงเหลือให้ดี เพราะว่ากระบวนการที่เรามีสินค้าคงเหลือในธุรกิจในค่อนข้างนาน ถ้าเราบริหารได้ไม่ดี เงินหมุนกลับมาได้ไม่คล่องตัวอาจจะทำให้เราประสบปัญหาแล้วก็ล้มลงในที่สุด
การบริหารสินค้าคงเหลือทำยังไง?
เทคนิคของการบริหารสินค้าคงเหลือ 4 เรื่องที่ทุกคนจะต้องรู้ก็คือ
1. ควบคุม : เราจะควบคุมสินค้าคงเหลืออย่างไร ไม่ให้มีปริมาณมากหรือน้อยเกินไปอย่างไร
2. สั่งซื้อ : การสั่งซื้อสินค้า เราจะมีจุดสั่งซื้อสินค้าที่ประหยัดที่สุดได้อย่างไร คำนวณแบบไหน
3. กำหนดจุดปลอดภัย : จุดปลอดภัยก็คือจุดทีเรามีสินค้าเอาไว้ในยามฉุกเฉิน
4. ความไม่แน่นอน : เรื่องที่เราจะต้องคาดการณ์เอาไว้ล่วงหน้า อย่างเช่น Supplier เกิดส่งของไม่ได้เรายังมีใครที่เป็นทางเลือกเสริมหรือเปล่า หรือเราจะต้องบริหารจัดการคลังอย่างไรเพื่อรองรับกับความไม่แน่นอนที่เกิดขึ้นนะคะ
การควบคุมสินค้าคงเหลือ
ทุกคนมีวิธีการควบคุมสินค้าคงเหลืออย่างไรบ้างคะ การควบคุมจำนวนสินค้าไม่ดีมี ทำให้มีสินค้ามากหรือน้อยจนเกินไปมีผลเสียในธุรกิจ ดังต่อไปนี้
| มากไป | น้อยไป |
| – ค่าสถานที่ – เงินทุนจมอยู่ในรูปของสินค้า – ค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบสินค้า – ค่าใช้จ่ายด้านบัญชี – ค่าประกันภัย – ความเสี่ยงจากการถูกขโมยสินค้า – ความเสี่ยงจากการล้าสมัย ความเสี่ยงจากการที่จะขายสินค้าได้ในราคาต่ำ | – ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการผลิตเพิ่มขึ้น เนื่องจากการผลิตไม่สม่ำเสมอ – การผลิตหยุดชะงัก ค่าใช้จ่ายโรงงานเพิ่มขึ้น – ขาดโอกาสที่จะได้รับส่วนลดปริมาณ (Quantity discount) เสียค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อมาก เพราะต้องซื้อหลายครั้ง |
ปัจจัยกำหนดปริมาณสินค้าคงคลัง
หลายคนก็คงสงสัยค่ะว่าแล้วเราควรจะมีสินค้าเท่าไรมันถึงจะเพียงพอ คำตอบก็คือว่า ไม่รู้หรอกว่าจะมีเท่าไรจนกว่าทุกคนจะตอบคำถาม 3 เรื่องนี้ได้
- การพยากรณ์ความต้องการของลูกค้าให้ใกล้เคียงความเป็นจริง : พยากรณ์ความต้องการของลูกค้าได้มั๊ยว่ามันเป็นเท่าไร ลูกค้าอยากจะซื้อของจำนวนเท่าไร มันใกล้เคียงความเป็นจริงมั๊ย ถ้าพยากรณ์ได้ใกล้เคียงความเป็นจริงการเก็บสินค้าของเรา การสั่งซื้อสินค้าของเราก็จะไม่โอเวอร์แน่นอนนะคะ หลายที่ไม่มีการพยากรณ์ไม่มีการคุยกับลูกค้าไว้ล่วงหน้าทำให้ต้องสต๊อคสินค้าค่อนข้างเยอะ และเงินต้องมาจมในสินค้าพวกนี้ค่อนข้างเยอะ
- ระยะเวลาในการส่งสินค้ามาถึงกิจการ : ถ้าสมมติว่าเราต้องใช้ระยะเวลาในการขนส่งสินค้านาน แปลว่า เราอาจจะต้องสต๊อกสินค้าไว้เผื่อสำหรับช่วง Lead time ตรงนั้นนะคะ
- อายุของสินค้า : ถ้าสินค้าของเรามันมีอายุ แปลว่า เราไม่สามารถเก็บสินค้าไว้ได้นานๆ อย่างเช่น ถ้าเราทำหมูแปรรูป ผลิตภัณฑ์ที่เป็นหมูแปรรูป ก่อนที่จะแปรรูปได้เราก็ต้องมีหมูสดมาไว้เก็บไว้ในโรงงาน แล้วถ้าเกิดว่า 3 เดือนสั่งหมูสดทีแบบนี้ไม่ได้แน่นอนเพราะว่าหมูแทนที่จะสดมันก็ไม่สดแล้วเอามาแปรรูปมันก็ใช้ไม่ได้อีก
ทั้ง 3 ปัจจัยก็จะเป็นปัจจัยที่ทำให้เราสามารถคาดการณ์ได้ว่า เราควรจะกำหนดปริมาณสินค้าคงคลังไว้ที่เท่าไรดีค่ะ
การสั่งซื้อที่ประหยัด
การกำหนดปริมาณสินค้าคงคลังแล้ว อาจจะยังไม่เพียงพอ เราต้องไปคำนวณเรื่องของการสั่งซื้อที่ประหยัดด้วย
การสั่งซื้อที่ประหยัด คือ การสั่งซื้อที่เรามีต้นทุนในการสั่งซื้อต่ำ แล้วก็มีต้นทุนในการเก็บรักษาต่ำ คำนวณด้วยวิธีต่อไปนี้
- ปริมาณสั่งซื้อที่ประหยัดที่สุด EOQ (Economic Order Quantity) = ปริมาณการสั่งซื้อสินค้าในแต่ละครั้งที่ทำให้ต้นทุนรวมต่ำที่สุด ต้นทุนรวมคำนวณจาก 1. ต้นทุนในการสั่งซื้อ (Ordering Costs) 2. ต้นทุนในการเก็บรักษา (Carrying Costs)
- จุดสั่งซื้อสินค้า (Reorder Point) = จุดที่สินค้าคงเหลือลดลงจนต้องสั่งซื้อสินค้าตาม EOQ
- สินค้าคงเหลือเพื่อความปลอดภัย (Safety Stock) = ปริมาณสินค้าคงเหลือ เพื่อป้องกันสินค้าขาดการผลิต/จำหน่าย
ปริมาณสั่งซื้อที่ประหยัด (Economic Order Quantity หรือ EOQ)
ต้นทุนรวม และจำนวนครั้งที่สั่งซื้อ
สูตรที่ 2 ต้นทุนรวมของสินค้าคงเหลือ
ต้นทุนรวม = ต้นทุนการเก็บรักษา + ต้นทุนในการสั่งซื้อ
ต้นทุนรวม = Q x C /2 + S x O/ Q
สูตรที่ 3 จำนวนครั้งที่สั่งซื้อ
จำนวนครั้งที่สั่งซื้อ = ปริมาณสินค้าที่ต้องการในช่วงระยะเวลาหนึ่ง / ปริมาณสินค้าที่สั่งซื้อแต่ละครั้ง
ระยะเวลา และ จุดสั่งซื้อ
สูตรที่ 4 ระยะเวลาที่สั่งซื้อต่อครั้ง
ระยะเวลาที่สั่งซื้อต่อครั้ง = ช่วงเวลาสั่งซื้อวัตถุดิบ / จำนวนครั้งที่สั่งซื้อ
สูตรที่ 5 จุดสั่งซื้อ : จุดที่ต้องทำการสั่งซื้อสินค้าใหม่ที่ประหยัดที่สุด
ช่วงระยะเวลาที่รอวัตถุดิบเรียกว่า Lead Time
สั่งซื้อ = (อัตราการใช้ต่อวัน x ระยะเวลารอคอย) – สินค้าคงเหลือระหว่างทาง + สินค้าคงเหลือเพื่อความปลอดภัย
โอ้โห สูตรคำนวณมีมากมายเลย ลองเลือกไปปรับใช้กับธุรกิจได้เลยนะคะ
การกำหนดจุดปลอดภัย Safety Stock
ในการกำหนดขนาดของจุดปลอดภัย safety stock ควรคำนึงถึงการสั่งซื้อที่ประหยัด ในขณะเดียวกันก็มีปริมาณเพียงพอที่จะขายเมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่ปกติขึ้น
เช่น อย่างน้อยต้องมีสินค้าค้างสต๊อกไว้ 1 ตัน ถ้าต่ำกว่านั้นแล้วมีการสั่งฉุกเฉิน เราจะผลิตไม่ทันแล้ว
การมี safety stock จะช่วยลดต้นทุนค่าเสียโอกาสซึ่งเกิดจากการที่สินค้าขาดมือในขณะเดียวกันก็เพิ่มต้นทุนในการเก็บรักษามากขึ้น
ภาวะความไม่แน่นอน (Uncertainty)
ในทางปฏิบัติปริมาณความต้องการในสินค้าคงคลังในแต่ละช่วงระยะเวลาจะไม่แน่นอนนอกจากนั้นการสั่งซื้อสินค้ายังมีความไม่แน่นอนจากความล่าช้า ดังนั้น จึงจำเป็นต้องสำรองสินค้าส่วนเกินไว้จำนวนหนึ่งเพื่อความปลอดภัยในกรณีเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันขึ้น
บทสรุป
ทั้งหมดนี้ การบริหารสินค้าคงเหลือแบบฉบับย่อๆ ที่นักบัญชีเอาสูตร เอาตัวเลขตรงนี้ไปพุดคุยกับผู้บริหารแล้วก็สามารถช่วยให้เค้าจัดการสินค้าคงเหลือได้นะคะ ความยากของมันไม่ได้อยู่ที่การคำนวณแต่อยู่ที่การเก็บข้อมูลว่าเราจะเก็บข้อมูลยังไงให้ครบถ้วน ต้องการสั่งซื้อวัตถุดิบใช้ระยะเวลาทั้งหมดเท่าไร จำนวนหน่วย รวมไปถึงค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อ ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา แน่นอนว่าถ้ามีข้อมูลเหล่านี้ครบการคำนวณไม่ใช่เรื่องยากเลย
รู้หรือไม่ นักบัญชีก็ช่วยเจ้าของธุรกิจบริหารเงินได้ มาทำความเข้าใจวิธีการบริหารเงินในธุรกิจในทุกแง่มุมไปพร้อมๆ กันกับคอร์ส “วิธีบริหารเงินธุรกิจที่นักบัญชีควรรู้”
และนอกจากการบริหารสินค้าคงเหลือแล้ว ยังมีบทความอื่นๆ ที่เกี่ยวกับความรู้ที่จะมาช่วยในการบริหารเพิ่มเติมอีกนะคะ ลองมาดูกันค่ะ ว่ามีเรื่องอะไรบ้าง
การบริหารเงินได้ดีเป็นสร้างความมั่งคั่งให้ธุรกิจได้ยังไงบ้าง
การวางแผนกำไร ด้วยการวิเคราะห์จุดคุ้มทุน ช่วยธุรกิจได้ยังไงบ้าง
การบริหารลูกหนี้ในธุรกิจ ทำได้อย่างไรบ้าง
อบรมบัญชีเก็บชั่วโมง CPD ออนไลน์ง่ายๆ ได้ที่บ้าน
สอบถามได้ที่นี่ Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
