นักบัญชีหลายคนอาจจะสงสัยว่าเราจะต้องบริหารลูกหนี้อย่างไร มันซับซ้อน ยุ่งยากไหม นอกจากการที่เราติดตามทวงถามบัญชีลูกหนี้การค้ายังไม่พออีกหรือ ในความเป็นจริงแล้วหลักการบริหารลูกหนี้ไม่ได้ซับซ้อนอย่างที่คิด แต่เน้นที่วิธีวิเคราะห์และวางนโยบายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารเงินให้ดียิ่งขึ้นค่ะ ถ้าทำงานบัญชีจนเบื่อแล้ว อยากบริหารลูกหนี้เป็นบ้างเรามาศึกษากันได้ที่บทความนี้ค่ะ
การบริหารลูกหนี้คืออะไร ?
การบริหารลูกหนี้ หรือ Account Receivable Management เป็นส่วนหนึ่งของวิธีการบริหารเงินธุรกิจ นอกเหนือจากการบริหารเงินสด การที่เรามีลูกหนี้ที่ดี จ่ายเงินตามเวลา แล้วเราเก็บเงินจากลูกหนี้ได้เร็ว จะทำให้ธุรกิจมีเงินหมุนเวียนเข้ามาในกิจการดียิ่งขึ้นค่ะ
ลูกหนี้การค้าคืออะไร?
ลูกหนี้การค้า คือ สิทธิในการรับเงินหรือทรัพย์สินจากลูกค้า หรือเรียกง่ายๆ ว่าเมื่อขายเชื่อออกไป ทางบัญชีจะบันทึก “ลูกหนี้การค้า” รอไว้เป็นสินทรัพย์จนกว่าจะได้รับชำระเงินนั่นเอง
การบริหารลูกหนี้ เกี่ยวข้องกับการวางนโยบายการให้เครดิตเทอมลูกค้า ซึ่งการให้เครดิตเทอมกับลูกค้ามี 2 เรื่องที่ต้องตัดสินใจ คือ
1. จำนวนเงิน : เราจะให้เครดิตเทอมกับลูกค้าที่จำนวนเงินเท่าไร 5 แสนบาท, 1 ล้านบาท, หรือจำนวนเงินเท่าไรอันนี้เราต้องตัดสินใจนะ
2. เวลา : ระยะเวลาการให้เครดิตเทอมจำนวนกี่วัน บางที่ให้ 30 วัน บางที่ให้ 45 หรือบางที่ให้ 60 วัน ขึ้นอยู่กับว่าเราจะวางแผนอย่างไร และแบบไหนมีประโยชน์กับธุรกิจมากที่สุด
ให้สินเชื่อต้องพิจารณาจากอะไร?
การให้สินเชื่อกับลูกค้าเป็นเรื่องสำคัญและจำเป็นนะคะ เพราะประโยชน์ของการให้สินเชื่อมันมีมากมายหลายเรื่องเดี๋ยวจะลองยกตัวอย่างให้ทุกคนดูค่ะ
- การให้สินเชื่อ หมายความว่า การที่เราให้ลูกค้าติดหนี้ได้ ซึ่งการที่เราให้ลูกค้าติดหนี้ได้ ข้อดีของมันอาจจะช่วยเพิ่มยอดขายของธุรกิจได้เช่นเดียวกันเพราะลูกค้าเองก็ต้องการเครดิต เค้าก็ต้องมองหาคนขายของที่ยอมให้เค้าจ่ายเงินล่าช้าได้ พอยอดขายเพิ่ม กำไรก็น่าจะเพิ่มตามมา ในกรณีที่ขายได้จนถึงจุดคุ้มทุนค่ะ
- การให้สินเชื่อในแบบที่เราสามารถกำหนดนโยบายต่างๆ ได้ แปลว่า เราจะมีสิทธิควบคุมสภาพคล่องของธุรกิจได้ดีขึ้น เช่น เราสามารถควบคุมนโยบายลูกหนี้ได้ ระยะเวลาในการรับเงินก็จะกำหนดได้ง่ายขึ้นเป็นต้น
- การที่เราให้สินเชื่อกับลูกหนี้แล้วเรามีประสิทธิภาพดีพอมันจะทำให้เราลดความเสี่ยงในการที่เราจะมีลูกหนี้ค้างนาน หรือการมีลูกหนี้สูญที่สุดท้ายมันจะเป็นค่าใช้จ่ายของเราในอนาคต
- ค่าใช้จ่ายในเรียกเก็บหนี้ลดลงเช่นเดียวกัน ถ้าเราวางนโยบายการให้สินเชื่อกับลูกค้าไว้อย่างดี
การกำหนดนโยบายการให้สินเชื่อ
เวลาที่เราจะวางนโยบายหรือกำหนดนโยบายการให้สินเชื่อจะต้องคำนึงถึงปัจจัยอะไรบ้าง ในที่นี้จะยกตัวอย่าง 4 ปัจจัยหลักๆ ให้ทุกคนทำความเข้าใจค่ะ
การกำหนดนโยบายการให้สินเชื่อ เป็นการกำหนดว่ากิจการควรขายเชื่อมากหรือน้อยเพียงใด โดยอาจคิดเป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดขายทั้งสิ้น อย่างไรก็ตามการกำหนดนโยบายนั้นจะมีการกำหนดโดยพิจารณาปัจจัยเหล่านี้
1. มาตรฐานการให้สินเชื่อ
เราจะให้สินเชื่อแบบเข้มงวดหรือผ่อนปรน ซึ่งมีผลต่อรายได้ มีผลต่อต้นทุนด้วย ในเรื่องของมาตรฐานการให้สินเชื่อ มี 2 รูปแบบ คือ
- การเพิ่มความเข้มงวด
- การลดความเข้มงวด
ผลกระทบเพิ่ม – ลดมาตรฐานการให้สินเชื่อ
| เพิ่ม = เข้มงวด | ลด = ผ่อนปรน |
| – ยอดขายลดลง กำไรลดลง – ลงทุนในลูกหนี้น้อยลง เนื่องจากขายได้น้อยลง – หนี้สูญลดลง คุณภาพลูกหนี้ดีขึ้น – ค่าใช้จ่ายในการเก็บหนี้ลดลง | – ยอดขายเพิ่มขึ้น กำไรเพิ่มขึ้น – ลงทุนในลูกหนี้เพิ่มขึ้น ลูกค้าจำนวนมากขึ้น – หนี้สูญเพิ่มขึ้น คุณภาพลูกหนี้ต่ำลง – ค่าใช้จ่ายในการเก็บหนี้เพิ่ม |
สิ่งที่ต้องทำในฐานะนักบัญชี อาจจะต้องช่วยผู้บริหารดูแล้วก็บอกเค้าว่าข้อดี ข้อเสียของการทำนโยบายต่างๆ มันจะเป็นอะไร ผลลัพธ์ที่ตามมาจะเกิดอะไรขึ้น อันนี้เป็นเรื่องที่นักบัญชีสามารถช่วยบอกเจ้าของธุรกิจได้นะคะ
2. เงื่อนไขการให้เครดิต
หลายคนน่าจะเคยได้ยินคำว่า 2/10, n/30 อันนี้ เรียกว่า เงื่อนไขการให้เครดิต ที่ทำให้เราสามารถกระตุ้นการรับชำระเงินได้เร็วมากยิ่งขึ้น
ตัวอย่างเช่น เงื่อนไขการให้เครดิต 2/10, n/30 เราจะต้องให้ส่วนลดเงินสดกับลูกค้าจำนวน 2% ในกรณีที่ลูกค้าเอาเงินมาชำระภายใน 10 วันทั้งๆ ที่ระยะเวลาการให้สินเชื่อหรือว่าเครดิตเทอมอยู่ที่ 30 วัน ถ้าลูกค้าเอาเงินมาชำระเร็วก็จะได้ Cash Discount หรือส่วนลดเงินสดนี้ไป
- 2 คือ ส่วนลดเงินสดที่ให้
- 10 คือ ระยะเวลาของการให้ส่วนลดเงินสด
- n/30 คือระยะเวลาของการให้สินเชื่อทั้งหมด
ดังนั้น ส่วนลดเงินสด (Cash Discount) จึงเป็นวิธีการจูงใจลูกหนี้ชำระก่อนกำหนดของระยะเวลาการให้สินเชื่อค่ะ
3. ระยะเวลาการให้สินเชื่อ
การเปลี่ยนแปลงระยะเวลาของการให้ส่วนลดเงินสดจะมีผลกระทบต่อ
1. ยอดขาย : การให้สินเชื่อ 30 วัน 60 วัน 90 วัน การกำหนดระยะเวลาตรงนี้มีผลต่อยอดขายแน่นอน เพราะ เราอาจจะขายของได้น้อยลงถ้าให้ระยะเวลาการให้สินเชื่อลดลง เพราะลูกค้าเองก็ต้องหมุนเงินเช่นเดียวกัน เราก็จะต้องกำหนดดีๆ ว่าเราควรจะพอใจที่จุดๆ ไหน ไม่ใช่ว่าเข้มงวดเกินไปหรือว่าหย่อนยานเกินไปจนกระทั่งทำให้เราล้มเหลวในการเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้ค่ะ
2. เงินลงทุนในลูกหนี้ : ในงบแสดงฐานะการเงินแทนที่จะมีเงินสด กลับมีลูกหนี้เยอะขึ้น ส่วนนี้ไปลงทุนในทางการเงินค่ะ
3. ส่วนลดเงินสดจ่าย : อาจจะเพิ่มขึ้นหรือลดลงขึ้นอยู่กับ ระยะเวลาที่เราให้ลูกค้าค่อนข้างนานแล้วเราอยากจะกระตุ้นให้เค้ารีบจ่ายเงินเราต้องมีเงื่อนไขเพิ่มเติม ต้องให้ส่วนลดเงินสดเค้าเพิ่มเติม อันนี้ก็จะเป็นค่าใช้จ่ายของธุรกิจที่เกิดขึ้นเช่นเดียวกัน
4. ความเสี่ยงในหนี้สูญ
การให้สินเชื่อโดยวิธียืดระยะเวลาการชำระหนี้ อาจเพิ่มโอกาสเกิดหนี้สูญ หากไม่ควบคุมคุณภาพลูกหนี้ให้ดี
การยืดระยะเวลาให้กับลูกค้า หมายความว่า เราจะต้องรอลูกค้ากว่าจะมาชำระเงิน บางครั้งลูกค้าที่ดีเค้าก็มาชำระตรงรอบ แต่ว่ามีลูกค้าหลายประเภทที่หากปล่อยไว้นาน ก็ยิ่งละเลย อาจจะลืมไปก็ได้ว่าให้ 60 วัน เลย 2 เดือนแล้ว ไม่เอาเงินมาชำระ ทำให้เรามีความเสี่ยงต้องตั้งหนี้สงสัยจะสูญเช่นเดียวกัน
การตัดสินใจในการปล่อยสินเชื่อ
เมื่อได้กำหนดเป็นนโยบายการให้สินเชื่อแล้ว ขั้นต่อไปคือการปล่อยสินเชื่อ ซึ่งไม่อาจให้แก่ลูกค้าทุกคนได้เนื่องจากฐานะทางเครดิตที่แตกต่างกัน ลูกค้าที่มีฐานะทางเครดิตดีย่อมได้รับการพิจารณาก่อนลูกค้าที่มีฐานะทางเครดิตต่ำ
- การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้า การเก็บข้อมูลรวบรวมของลูกค้าจะต้องเก็บข้อมูลทั้งของลูกค้าเก่าและลูกค้าใหม่ โดยเก็บให้มากเพียงพอแก่การวิเคราะห์ฐานะทางเครดิต
- การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อทราบฐานะทางเครดิตข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมมี 2 ประเภท คือ ข้อมูลที่เป็นตัวเลข และข้อมูลที่ไม่เป็นตัวเลข
ข้อมูลทั้ง 2 ประเภทจะถูกนำมาใช้ในการประเมินฐานะผู้ขอเครดิต ซึ่งมีหลักเกณฑ์การพิจารณาดังนี้ 5C ดังนี้
- Capacity คือ ความสามารถชำระหนี้
- Character คือ ความตั้งใจชำระหนี้
- Capital คือ เงินทุนที่มีอยู่
- Collateral คือ หลักประกันการกู้ยืมเงิน
- Condition คือ สภาวะทางเศรษฐกิจ
สุดท้ายแล้วเราตัดสินใจที่จะให้เครดิตลูกค้าได้ดีพอ รวดเร็วพอ ก็จะลดต้นทุนค่าเสียโอกาสจากการขาย ลูกค้าก็อยากจะมาซื้อของกับเราค่เ
และทั้งหมดค่ะ ก็เป็นเรื่องของลูกหนี้ การบริหารลูกหนี้ เพื่อตัดสินใจว่าจะให้นโยบาย กำหนดนโยบายสินเชื่อลูกหนี้อย่างไร ถ้าใครอยากศึกษาเพิ่มเติมแนะนำอ่านที่นี่เลย: 5 Ways to Improve Accounts Receivable Management
บทสรุป
จากที่กล่าวมา การบริหารลูกหนี้ นั่นแตกต่างจากการที่เราปิดบัญชีลูกหนี้นะคะ แต่ว่าทั้งสองอย่างก็เป็นการช่วยให้ผู้ประกอบการมีข้อมูลสำหรับการตัดสินใจ และวางแผนนโยบายต่างๆ ได้ดียิ่งขึ้น บัญชีลูกหนี้นั้นเกี่ยวข้องกับรายได้โดยตรง ถ้านักบัญชีมีความรู้เรื่องนี้ รับรองว่าผู้บริหารเป็นปลื้มแน่นอนค่ะ
รู้หรือไม่ นักบัญชีก็ช่วยเจ้าของธุรกิจบริหารเงินได้ มาทำความเข้าใจวิธีการบริหารเงินในธุรกิจในทุกแง่มุมไปพร้อมๆ กันกับคอร์ส “วิธีบริหารเงินธุรกิจที่นักบัญชีควรรู้”
ทุกท่านสามารถอ่าน บทความเกี่ยวกับเรื่องบัญชี – ภาษี บทความอื่นๆ เพิ่มเติมคลิกที่ Link ได้เลยนะคะ
อบรมบัญชีเก็บชั่วโมง CPD ออนไลน์ง่ายๆ ได้ที่บ้าน
สอบถามได้ที่นี่ Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
