เผยแพร่ครั้งแรก: 28 กุมภาพันธ์ 2023
อัปเดตล่าสุด: 23 สิงหาคม 2026
นักบัญชีและผู้สอบบัญชีทั้งหลายคงเคยได้ยินว่า “งบการเงินออกช้า เพราะว่าไม่ได้รับ Bank Confirmation สักที”
การส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร หรือ Bank Confirmation คืออะไร ทำไมถึงสำคัญกับนักบัญชีและผู้สอบบัญชีเอาเสียมากๆ วันนี้ CPD Academy จะพาทุกคนมาไขข้อข้องใจ พร้อมเทคนิคเคล็ดลับดีๆ วิธีการส่งยืนยันยอดแล้วได้รับตอบกลับจากธนาคารแบบทันใจกันค่ะ
หนังสือยืนยันยอดธนาคารคืออะไร?
หนังสือยืนยันยอดบัญชีธนาคาร (Bank Confirmation) คือ หนังสือที่ผู้สอบบัญชีส่งให้แก่ธนาคารเพื่อร้องขอให้ธนาคารตอบกลับว่าลูกค้ามีบัญชีอะไรกับธนาคารบ้าง แต่ละบัญชีมียอดคงค้างในบัญชี ณ วันสิ้นงวดจำนวนเท่าไร นอกจากนี้เองผู้สอบบัญชีก็จะได้รู้รายละเอียดสำคัญอื่นๆ ที่ลูกค้าทำธุรกรรมไว้ด้วยค่ะ
Bank Statement ต่างกับ Bank Confirmation อย่างไร?
Bank Statement หรือ รายงานเคลื่อนไหวทางบัญชี ที่แสดงยอดเงินฝาก-ถอนอย่างละเอียดของแต่ละบัญชี ทำให้เรารู้ว่าธุรกิจเป็นเจ้าของเงินในบัญชีเหล่านั้นจริง และมีมูลค่าเท่าไร
Bank Confirmation คือ การขอยืนยันยอดบัญชีทั้งหมดที่ธุรกิจทำไว้กับธนาคาร ซึ่งจะช่วยบอกได้ว่าธุรกิจมีบัญชีอะไรบ้าง (มีบัญชีอื่นนอกเหนือจากนี้ไหม) มีหนี้สิน และภาระผูกพันอะไรอีกกับธนาคาร
ดังนั้น Bank Statement จึงไม่สามารถทดแทน หรือบอกข้อมูลทั้งหมดของธุรกิจได้ดีเท่ากับ Bank Confirmation ค่ะ
Bank statement ไม่ได้ยืนยันความครบถ้วนของเงินสด/หนี้สิน/ภาระผูกพันในงบการเงิน เพราะเรารู้แค่บัญชีเดียว แต่ไม่รู้ว่าที่เหลือมีอะไรบ้าง
ด้วยเหตุนี้เอง ผู้สอบบัญชีจึงต้องส่ง Bank Confirmation (หนังสือยืนยันยอดบัญชีธนาคาร) เพื่อให้มั่นใจว่านักบัญชีบันทึกบัญชีครบถ้วนนะจ๊ะ
ทำไมต้องส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร?
ด้วยเหตุที่ผู้ตรวจสอบบัญชีต้องหาหลักฐานการสอบบัญชีที่เหมาะสมอย่างเพียงพอก่อนที่จะแสดงความเห็นในงบการเงินค่ะ
และหนึ่งในวิธีที่จะทำให้ผู้สอบบัญชีได้รับหลักฐานการตรวจสอบที่น่าเชื่อถือเกี่ยวกับความครบถ้วนสมบูรณ์ และภาระผูกผันในงบการเงินที่ดีนั้นมาจากแหล่งข้อมูลภายนอก ก็คือ ธนาคารค่ะ
ดังนั้น จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้สอบบัญชีต้องส่งหนังสือยืนยันยอด ธนาคารทุกปีเพื่อประกอบการตรวจสอบงบการเงินเป็นประจำทุกปี
วิธีส่งหนังสือยืนยันยอดทำอย่างไร?
ถัดมาเรามาลองดูวิธีส่งหนังสือยืนยันยอด ธนาคารกันดีกว่า ว่ามีขั้นตอนและเทคนิคที่น่าสนใจอะไรบ้าง
1. ดาวน์โหลดแบบฟอร์มขอยืนยันยอดบัญชีธนาคารที่อัปเดต
ทุกปีสภาวิชาชีพบัญชีจะเผยแพร่แบบฟอร์มสำหรับการส่งขอหนังสือยืนยันยอดกับธนาคารมาให้เราค่ะ ซึ่งแบบฟอร์มนี้เป็นแบบฟอร์มมาตรฐานที่สมาคมธนาคารไทยได้ประชาสัมพันธ์ไว้จ้า
คำขอยืนยันยอดประจำปี 2565 ดาวน์โหลดแบบฟอร์มล่าสุดได้ที่นี่เลย
หนังสือยืนยันยอดบัญชีธนาคาร ภาษาไทย และ ภาษาอังกฤษ
และเช่นกันทุกปี อย่าลืมเช็คข่าวสารอัปเดตจากสภาวิชาชีพบัญชีด้วยนะว่ามีการเปลี่ยนแปลงแบบฟอร์มบ้างหรือเปล่า
2. กรอกข้อมูลในหนังสือขอยืนยันยอดให้ครบถ้วน
ข้อมูลลูกค้า
การกรอกข้อมูลลูกค้าให้ถูกต้องและครบถ้วนจะช่วยให้เจ้าหน้าที่ธนาคารตรวจสอบยันกับฐานข้อมูลของธนาคารได้แม่นยำและรวดเร็วขึ้น
6 เรื่องที่ต้องตรวจสอบให้มั่นใจก่อนส่งให้ธนาคาร ได้แก่
- เลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก และชื่อนิติบุคคลต้องกรอกให้ครบถ้วน
- รอบปีสิ้นสุด
- วันที่ขอข้อมูล – ส่วนใหญ่แล้วจะเป็นวันเดียวกับวันปิดรอบปี
- เลขที่บัญชีและชื่อสาขาที่ใช้หักค่าธรรมเนียมในการออกหนังสือยืนยันยอด – ต้องมั่นใจว่าบัญชี active และมีเงินพอสำหรับตัดค่าธรรมเนียม
- บุคคลที่ลงนาม – ต้องมีอำนาจในการลงนามและลายเซ็นต์ตรงกับที่ให้ไว้กับธนาคาร
- อย่าลืมประทับตรานิติบุคคล (ถ้ามี) ให้เรียบร้อย
ข้อมูลผู้สอบบัญชี
เมื่อธนาคารจะส่งหนังสือยืนยันยอดกลับไปให้ผู้สอบบัญชี ข้อมูลผู้สอบบัญชีก็ควรจะเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง ไม่งั้นเราอาจจะไม่ได้รับหนังสือตอบกลับก็เป็นได้ ลองมาดูกันค่ะ ว่าข้อมูลผู้สอบบัญชีตรงไหนที่เราควรให้ความสำคัญเป็นพิเศษ
- เลขที่อ้างอิงของเอกสารคำขอยืนยันยอด ตรงนี้จะเป็นเลขที่ใช้อ้างอิงของผู้สอบบัญชีเอง เวลาโทรไปติดตามกับธนาคารจะทำให้สืบค้นเอกสารได้ง่ายขึ้น
- ชื่อ-นามสกุลผู้สอบบัญชี
- ชื่อสำนักงาน หรือหากเป็นผู้สอบบัญชีอิสระก็ต้องระบุไว้ด้วยค่ะ
- ที่อยู่ตอบกลับหนังสือยืนยันยอด ต้องตรงกับหน้าซองจดหมายตอบกลับ (ที่ติดแสตมป์) แนบไว้
- หมายเลขโทรศัพท์ และ Email สำหรับการติดต่อ ควรใส่ให้ถูกต้อง
หมายเหตุ ธนาคารจะไม่ตอบหนังสือยืนยันยอดทาง email กรณีที่ไม่ใช่อีเมลนามสกุลบริษัท ฉะนั้น หากผู้สอบบัญชีเป็นผู้สอบบัญชีอิสระ ที่ใช้ email @yahoo.com, @hotmail.com, @gmail.com จะต้องรอรับหนังสือยืนยันยอดตอบกลับมาทางไปรษณีย์เท่านั้น
3. ใช้ฟอร์มคำขอแยกต่างหากสำหรับบัญชีธนาคารที่ปิดระหว่างงวด
ถ้าผู้สอบบัญชีต้องการขอข้อมูลบัญชีที่ปิดระหว่างงวดจะต้องกรอกฟอร์มคำขอแยกต่างหากอีกฟอร์มหนึ่งนะคะ ซึ่งเราสามารถดาวน์โหลดตัวอย่างแบบฟอร์มได้ที่นี่
ตัวอย่างฉบับภาษาไทย และฉบับภาษาอังกฤษ
แต่จากประสบการณ์ ธนาคารมักไม่ตอบกลับผู้สอบบัญชีถ้าเค้าไม่สามารถตัดเงินในบัญชีได้ค่ะ ฉะนั้น เราต้องวางแผนไปจ่ายชำระค่าธรรมเนียมไว้ล่วงหน้าดีๆ เลยล่ะสำหรับเคสนี้
4. แนบตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับไปด้วย
ตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับรายการ/ธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับธนาคาร คือ สิ่งที่เป็นไกด์ไลน์สำหรับเจ้าหน้าที่ธนาคารเวลาจะกรอกข้อมูลตอบกลับยืนยันยอดให้กับผู้สอบบัญชีค่ะ พวกเค้าจะได้เข้าใจว่าเราต้องการอะไรบ้าง ซึ่งบางครั้งเจ้าหน้าที่ก็จะกรอกตัวเลขลงไปเอง และเซ็นต์ลายเซนต์ ประทับตราส่งกลับมาโดยใช้แบบ form นี้
การแนบตัวอย่างฟอร์มตอบกลับอาจจะไม่ได้บังคับสำหรับทุกธนาคาร แต่หากเราแนบตัวอย่างไปจะช่วยให้เจ้าหน้าที่ธนาคารเข้าใจวัตถุประสงค์ของการทำหนังสือยืนยันยอดมากขึ้นและทำงานได้ไวขึ้น เพราะมีตัวอย่างนั่นเอง
ฉะนั้น เราแนะนำว่าถ้าไม่เหนือบ่ากว่าแรง ลองแนบตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับไปในจดหมายก็จะดีทีเดียว
ตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับรายการ / ธุรกรรมที่มีสถานะคงอยู่ ดาวน์โหลดที่นี่
ตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับรายการ / ธุรกรรมที่มีการปิดบัญชีระหว่างงวดคลิก
5. แนบซองจดหมายและติดแสตมป์ไปด้วย
ข้อนี้ห้ามลืมเด็ดขาดเลย เราต้องแนบซองจดหมายตอบกลับ จ่าหน้าซองถึงผู้สอบบัญชีให้เรียบร้อย และติดแสตมป์ด้วยค่ะ หลายธนาคารกำหนดให้เราแนบซองจดหมายแบบมาตรฐาน ไซด์ 4.25 x 9 นิ้ว นะคะ เพราะเอกสารหลายแผ่น ถ้าแนบซองจิ๋วๆ ไปธนาคารไม่ตอบกลับไม่รู้ด้วยนะ
และสำหรับบางธนาคารไม่ได้บังคับว่าต้องแนบซองตอบกลับไปนะ เช่น ธนาคารกสิกรไทย เพราะเค้าจะมีซองของเค้าเอง ส่งกลับมาให้ผู้สอบบัญชีได้ง่าย ไม่ง้อซองจากเราค่ะ
6. เช็คที่อยู่ติดต่อธนาคารให้ชัวร์
เมื่อเตรียมแบบคำขอ แบบฟอร์มตอบกลับ และซองจดหมายติดแสตมป์เรียบร้อยแล้ว อย่าลืมเช็คที่อยู่ติดต่อธนาคารให้ชัวร์ตามขั้นตอนต่อไปนี้จ้า
- เช็คว่าส่งได้ที่สาขาหรือสำนักงานใหญ่
- ถ้าต้องส่งไปสาขา สาขาที่เคยส่งตอนนี้ยังเปิดอยู่ไหม (หลายที่โดนปิดไปแล้วโดยเฉพาะช่วง Covid-19) หรือเปลี่ยนที่อยู่ ต้องตรวจสอบใหม่อีกครั้งเสมอ
การเช็คที่อยู่จัดส่งให้ธนาคารนั้น ช่วยลดขั้นตอนการส่งเอกสารผิด และทำให้เราได้รับคำยืนยันเร็วขึ้นด้วยค่ะ
ที่สำคัญถ้าธนาคารล่าช้า เราก็สามารถติดตามทวงถามเอกสารได้ง่ายมากยิ่งขึ้นจ้า
เช็คที่อยู่ติดต่อธนาคารอัปเดตได้ที่นี่
- ธนาคารทั่วไป
- ธนาคารของรัฐ
7. เก็บ Tracking No. เอาไว้ด้วย
ขั้นตอนสุดท้าย เมื่อจัดส่งไปรษณีย์ Bank Confirmation เรียบร้อยแล้ว อย่าลืมเก็บ Tracking No. ไว้ติดตามทวงถามธนาคารด้วยนะคะ เพราะช่วงปิดงบการเงินต้นปีแบบนี้ ธนาคารได้รับเอกสารจากผู้สอบบัญชีเยอะมากๆ จึงมีโอกาสสูงลิ่วที่เอกสารจะตกหล่นได้ การเก็บ Tracking เอาไว้อย่างน้อยก็อุ่นใจระดับนึง เพื่อเช็คว่าเอกสารส่งตรงถึงธนาคารแน่นอนจ้า
ตัวอย่างหนังสือยืนยันตอบกลับจากธนาคาร
เมื่อเราส่งคำขอยืนยอดธนาคารออกไปแล้ว สุดท้ายก็แค่รอว่าจะได้รับหนังสือตอบกลับมาเมื่อไร ในบทความนี้พาทุกคนมาดูตัวอย่างหน้าตาหนังสือยืนยันธนาคารแบบคร่าวๆ ค่ะ
และสำหรับวิธีการอ่านหนังสือยืนยันยอดจากธนาคารนั้น เพื่อนๆ สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่บทความนี้: ถอดรหัสหนังสือยืนยันยอดธนาคาร (Bank Confirmation) คืออะไร อ่านยังไงนะ
สรุปสุดท้าย เมื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับหนังสือยืนยันยอดบัญชีธนาคารแล้ว เพื่อนๆ น่าจะพอรู้แล้วล่ะว่ามันสำคัญมากๆ สำหรับการปิดงบการเงินอย่างสมบูรณ์ค่ะ ฉะนั้น ผู้สอบบัญชีเองก็อย่าลืมส่งหนังสือยืนยันให้ครบถ้วน และนักบัญชีควรให้ความร่วมมือด้วยเช่นกัน งานปิดบัญชีปีนี้จะได้เสร็จไวๆ ไม่ต้องรอนานนะคะ
และนอกจากการส่งยืนยันยอดกับธนาคารแล้ว ช่วงปิดงบการเงินผู้สอบบัญชีต้องส่งหนังสือยืนยันยอดอื่นๆ อีก จะมีอะไรบ้าง ไปดูสรุปที่นี่เลยจ้า หนังสือยืนยันยอด คืออะไร สิ้นปีต้องยืนยันยอดอะไรบ้าง
วางแผนปิดบัญชีได้เร็วและไว ต้องเข้าใจสิ่งนี้
คอร์สอบรม CPD วิธีปิดงบการเงินอย่างถูกต้องและทันเวลา
Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
