คำถามที่ถามกันบ่อยๆว่า ทำงานบัญชี ยากไหม จะทำได้หรือป่าวนะ เห็นเพื่อนๆ พี่ๆ ที่เรียนจบบัญชีมาเค้าบ่นนักหนาว่างานบัญชียาก ลำบาก ตรากตรำเหลือเกิน ได้ฟังแบบนี้แล้วเราควรทำอย่างไรดี
จริงๆ แล้ว งานบัญชีอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย แต่ก็ไม่ได้ยากเสมอไป หากรู้ว่ามีเทคนิคอะไรบ้างที่ใช้ในการทำงานบัญชีให้ง่ายและสะดวกสบายมากขึ้น แล้วเทคนิคที่ว่าคืออะไรบ้าง CPD Academy จะเล่าให้ทุกคนฟังค่ะ รับรองว่าเป็นประโยชน์มากสำหรับเพื่อนๆ ผู้ทำบัญชีจ้า
งานที่มีประสิทธิภาพของนักบัญชี คืออะไร
งานที่มีประสิทธิภาพของนักบัญชี คือ การช่วยให้กิจการ จัดทำงบการเงินและยื่นภาษีที่ถูกต้องและเป็นไปตามกฎหมายที่กำหนด และจัดทำรายงานการเงินที่ถูกต้องเพื่อให้ผู้บริหารนำไปใช้งานสำหรับการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ
ความรับผิดชอบส่วนอื่นของนักบัญชี คือ ต้องเก็บรักษาข้อมูลทางการเงินของลูกค้าและกิจการไว้ตามจรรยาบรรณของนักบัญชีด้วยค่ะ
ทำไมนักบัญชีต้องทำงานให้เร็ว
นักบัญชีที่ต้องทำงานอย่างรวดเร็วเพราะงานบัญชี เกี่ยวข้องกับการจัดทำรายงานทางการเงินและภาษี ซึ่งมีกำหนดการที่ต้องนำส่งข้อมูลให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ดังนั้น คุณสมบัติที่สำคัญอย่างหนึ่งของนักบัญชี คือ การทำงานอย่างรวดเร็ว ทำให้ส่งมอบงานให้ลูกค้าหรือผู้บริหารได้ตรงเวลา ซึ่งจะช่วยเพิ่มความพึงพอใจในการทำงานของนักบัญชีและส่งผลดีต่อธุรกิจด้วย
ทํางานบัญชี ยากไหม มีเทคนิคอะไรต้องใช้บ้าง
CPD Academy ขอแชร์ข้อมูลเกี่ยวกับเทคนิคการทำงานของนักบัญชีที่อาจช่วยให้เพื่อนๆนักบัญชี จากที่กำลังหนักอกหนักใจในการทำงานอยู่ เมื่อทราบข้อมูลนี้แล้ว น่าจะช่วยให้เพื่อนๆ มีความคล่องตัวในการทำงานได้ดีมากขึ้นค่ะ
1. การจัดลำดับความสำคัญของงาน
ทำงานบัญชี ยากไหมนั้น เริ่มต้นจากแนวคิด และวิธีจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นสิ่งแรกเลยค่ะ
เทคนิคการจัดลำดับความสำคัญของงานที่คนเก่งๆ นิยมใช้กันคือ การแบ่งงานออกเป็น 4 ช่องดังนี้
| สำคัญมาก | สำคัญน้อย | |
| ด่วนมาก | 1 | 3 |
| ไม่ด่วน | 2 | 4 |
จากภาพเราสังเกตได้ชัดเจนเลยค่ะว่า ต้องเริ่มจาก Focus งานที่สำคัญมากและด่วนมากก่อนงานอื่นๆ ดังนั้น เพื่อนๆ คนไหนที่ยังไม่ได้เริ่มต้นจัดความสำคัญงานบัญชีไว้แบบนี้ ลองเอาเทคนิคที่เราแนะนำไปใช้ดูนะคะ
พอเราจัดลำดับความสำคัญงานได้แล้ว ต่อไปควรแตกรายละเอียดงานบัญชีลงไปให้ชัดเจนค่ะว่ามีขั้นตอนอะไรบ้าง ตัวอย่างเช่นการปิดบัญชีประจำเดือนมีขั้นตอน ดังต่อไปนี้ แล้วเราจะทำงานได้ครบถ้วนและเป็นระบบมากขึ้นค่ะ
| ขั้นตอนการทำงาน | รายละเอียดงานบัญชี |
| ขั้นตอนที่ 1 | รวบรวมเอกสารค่าใช้จ่าย เช่น ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน |
| ขั้นตอนที่ 2 | ติดตามการชำระเงินจากลูกค้าและการชำระเงินค่าใช้จ่ายและค่าสินค้า |
| ขั้นตอนที่ 3 | บันทึกบัญชีและสรุปรายได้และรายจ่าย |
| ขั้นตอนที่ 4 | บันทึกบัญชีเงินเดือน |
| ขั้นตอนที่ 5 | จัดทำรายการภาษีที่ต้องยื่นต่อกรมสรรพากร |
| ขั้นตอนที่ 6 | ปิดบัญชีสมุดรายวัน และงบทดลอง |
| ขั้นตอนที่ 7 | ตรวจสอบความถูกต้องของงบทดลองและปรับปรุงรายการ |
| ขั้นตอนที่ 8 | จัดทำรายงานการเงินสำหรับผู้บริหารและสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจ |
| ขั้นตอนที่ 9 | จัดเก็บเอกสารและไฟล์ข้อมูลทั้งหมดให้เรียบร้อย |
2. จัดระเบียบพื้นที่การทำงาน
การจัดเตรียมพื้นที่ทำงานในงานบัญชีเป็นสิ่งที่สำคัญ เพราะจะช่วยให้การทำงานเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและเรียบร้อย
เพื่อนๆหลายท่านอาจจะเคยมีประสบการณ์นี้ค่ คือ จัดโต๊ะอย่างเรียบร้อยแล้ว ทำงานได้แค่ 1 วัน ก็กลับมาสภาพเดิมตอนเย็นอยู่ดี แต่ว่าการจัดโต๊ะให้เรียบร้อยทุกวัน ผู้เขียนขอคอนเฟิร์มเลยว่า ทุกๆวันที่เราได้มาเริ่มงานในวันใหม่จะรู้สึกอยากทำงานมากกว่าที่เรามาเห็นโต๊ะรกๆ ของการเริ่มต้นวันใหม่แน่นอนค่ะ
- มีโต๊ะทำงานที่มีขนาดเพียงพอสำหรับเก็บเอกสารต่าง ๆ และมีตู้เก็บของที่เหมาะสมสำหรับเก็บเอกสารต่าง ๆ เช่น ตู้เอกสาร, ตู้เก็บของเล็ก ๆ หรือลิ้นชัก
- มีอุปกรณ์ทำงานที่เหมาะสม เช่น คอมพิวเตอร์, เครื่องพิมพ์, สแกนเนอร์ หรือเครื่องทำงายเอกสาร
- จัดเก็บเอกสารต่างๆ ตามลักษณะและลำดับเวลา โดยใช้ถุงเอกสาร, กล่องเอกสารหรือซองเอกสาร
- ใช้ป้ายกำกับเอกสาร เพื่อช่วยในการค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น
- ใช้สีประจำตัวในการจัดเก็บเอกสาร เช่น สีแดงสำหรับเอกสารที่ต้องดำเนินการด่วน, สีเหลืองสำหรับเอกสารที่ต้องเร่งด่วน และสีเขียวสำหรับเอกสารที่สามารถดำเนินการได้ในภายหลัง
- รักษาระเบียบเรียบร้อยและสะอาด โดยมีการทำความสะอาดที่สม่ำเสมอและมีการทิ้งขยะอย่างเหมาะสม
3. นำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยทำงานให้เร็วขึ้น
เทคโนโลยีสามารถช่วยในงานบัญชีได้หลากหลายวิธี เช่น โปรแกรมบัญชีที่ช่วยให้การบันทึกข้อมูลและการจัดเก็บเอกสารเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็วขึ้น การใช้งานซอฟต์แวร์บัญชีที่มีการเชื่อมต่อกับธนาคารเพื่อเพิ่มความสะดวกในการรับ-จ่ายเงิน และการสร้างรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลในแบบกราฟและผังภาพ เพื่อช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ การใช้เทคโนโลยีในงานบัญชียังช่วยลดความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูลและเพิ่มความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูลเช่นกัน ทั้งนี้สามารถเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมและเหมือนกับความต้องการของธุรกิจได้เพื่อช่วยให้งานบัญชีเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
4. พัฒนาทักษะการบริหารเวลา
การจัดการเวลาเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานบัญชี เพราะงานบัญชีมีความซับซ้อนและต้องการความรอบคอบในการดำเนินงาน เพื่อช่วยให้การจัดการเวลาในงานบัญชีเป็นไปได้ด้วยประสิทธิภาพ จึงแนะนำเทคนิคต่อไปนี้ค่ะ
- ใช้โปรแกรมช่วยจัดการเวลา เพื่อช่วยให้เวลาทำงานเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- อย่าทำงาน multitasking ในเวลาเดียวกัน เพราะจะไม่มีอะไรเสร็จเลยในเวลาที่จำกัด
- สร้างระบบการทำงานที่ช่วยให้คุณทำงานได้เป็นลำดับความสำคัญ โดยการกำหนดวันหรือเวลาในการทำงานในแต่ละประเภท
- พักผ่อน: ให้เวลาพักผ่อนในวันหยุดหรือเวลาว่าง เพื่อช่วยลดความเครียดและเพิ่มพลังในการทำงานในวัน
5. การสื่อสารภายในทีม
การสื่อสารที่ดีภายในทีมบัญชีเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้งานบัญชีเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้น แนะนำเทคนิคต่อไปนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารภายในทีมบัญชี
- ใช้ช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม: ใช้ช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม เช่น การส่งอีเมล์ หรือการใช้แอปพลิเคชันการสื่อสาร เพื่อช่วยให้การสื่อสารเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- การสร้างการสื่อสารในบรรยากาศเชิงบวก: การสร้างบรรยากาศเชิงบวกในการสื่อสารจะช่วยให้สมาชิกในทีมรู้สึกสบายใจและเต็มเปี่ยมไอเดียในการทำงาน
- การแบ่งปันข้อมูล: การแบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับงานบัญชีจะช่วยให้สมาชิกในทีมเข้าใจงานของกันและกัน และสามารถช่วยกันแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้
- การรวมตัวเพื่อสนทนา: การรวมตัวเพื่อสนทนาเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยให้สมาชิกในทีมมีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ โดยสามารถสนทนาและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้ในทันที
- การเปิดเผยปัญหาที่เกิดขึ้น: การเปิดเผยปัญหาที่เกิดขึ้นจะช่วยให้สมาชิกใน
6. พัฒนาความรู้ด้านบัญชี
การพัฒนาความรู้ด้านการบัญชีเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในสายงานบัญชี ดังนั้น แนะนำเทคนิคต่อไปนี้เพื่อช่วยพัฒนาความรู้ด้านการบัญชี ดังนี้
- การศึกษาเพิ่มเติม : การศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับบัญชี เช่น การอ่านหนังสือ เขียนบทความ หรือดูวิดีโอที่เกี่ยวข้อง เป็นวิธีที่ดีในการเพิ่มความรู้
- การปฏิบัติงาน : การปฏิบัติงานในสายงานบัญชีเป็นวิธีที่ดีในการเรียนรู้ โดยการทำงานจะช่วยให้เข้าใจการปฏิบัติงานได้ดียิ่งขึ้น
- การเข้าร่วมอบรม : การเข้าร่วมอบรมเกี่ยวกับบัญชีจะช่วยเพิ่มความรู้และความเข้าใจในเรื่องต่างๆ เช่น การวิเคราะห์งบการเงิน การตรวจสอบบัญชี เป็นต้น
คอร์สบัญชีและภาษีสำหรับการพัฒนาความรู้ต่อเนื่อง เก็บชั่วโมง CPD ที่นักบัญชีอย่างเราต้องเก็บให้ครบตามกฏหมายเพื่อนๆ ลองดูรายละเอียดได้ที่นี่: คอร์สอบรม CPD
- การแลกเปลี่ยนประสบการณ์ : การแลกเปลี่ยนประสบการณ์กับผู้อื่นในสายงานบัญชีจะช่วยให้ได้เรียนรู้และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของตนเอง
- การติดตามข่าวสารใหม่ : การติดตามข่าวสารใหม่เกี่ยวกับสายงานบัญชี จะช่วยให้ได้รับข้อมูลล่าสุดและเทรนด์ในสายงานนั้นๆ ที่สำคัญอยู่ตลอดเวลา
7. ใช้เครื่องมือวัดผลและติดตามผล
การใช้เครื่องมือวัดและติดตามผลการดำเนินงานของบัญชีเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้เราสามารถปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของเราได้ค่ะ มาดูขั้นตอนของการติดตามผลกัน
- การกำหนดเป้าหมาย : การกำหนดเป้าหมายเป็นการตั้งเป้าหมายในการทำงาน เช่น การลดค่าใช้จ่าย การเพิ่มกำไร หรือการลดหนี้สิน เป็นต้น
- การเลือกเครื่องมือวัด : การเลือกเครื่องมือวัดที่เหมาะสมกับการติดตามผลงานของบัญชี เช่น การใช้ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ที่ตรวจสอบเรื่องความผิดพลาด หรือตรวจสอบว่าเราช่วยลดค่าใช้จ่ายสำนักงานได้จริงไหม เป็นต้น
- การติดตามผลงาน : การติดตามผลงานของบัญชีในระยะยาวและระยะสั้น เพื่อดูว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง และปรับปรุงตามความต้องการ
- การวิเคราะห์ผลงาน : การวิเคราะห์ผลงานของบัญชี เพื่อหาสาเหตุของปัญหาและหาวิธีแก้ไข
- การจัดทำรายงาน : การจัดทำรายงานผลงานของบัญชี เพื่อให้ผู้บริหารสามารถติดตามผลงานได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
บทสรุป
ใครๆก็อยากจะทำงานให้ง่ายขึ้น แต่ก่อนที่มันจะง่าย เราต้องรู้สึกว่ามันยากมาก่อนค่ะ แล้วก็ต้องหาเทคนิค และฝึกฝนในการทำงาน เมื่อเรามีข้อมูลหรือเทคนิคที่ถูกต้อง การที่มีเครื่องมือมาช่วยนั้น แน่นอนว่าเครื่องมือนั้นต้องสนับสนุนการทำงานของเราให้ง่ายขึ้นอย่างแน่นอนค่ะ แล้วเพื่อนๆลองมาตอบคำถามว่า ทำงานบัญชี ยากไหม หลังจากที่รู้เทคนิตต่างๆแล้ว คำตอบอาจจะเปลี่ยนไปนะคะ
หากท่านไหนเริ่มต้นเป็นนักบัญชีแล้ว อยากรู้ว่าต้องพัฒนาตัวเองส่วนไหนบ้าง ทักมาคุยกันที่ช่องทางนี้ได้นะคะ
Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
