บัญชีค่าใช้จ่ายเป็นหนึ่งใน 5 ประเภทบัญชีที่ต้องมีอยู่เสมอในทุกๆ ธุรกิจค่ะ แล้วบัญชีนี้ก็มักจะสร้างปัญหา ความสับสนงงงวยให้กับนักบัญชี เพราะว่าประเภทค่าใช้จ่ายที่บันทึกนั้นจะความแตกต่างกันไป ทำใหนักบัญชีหลายๆ คนสงสัยว่า แล้วเวลาบันทึกค่าใช้จ่ายต้องทำอย่างไร แต่วันนี้ไม่ต้องกังวลไปนะคะ เพราะ CPD Academy มีตัวอย่าง บันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายมาให้ทุกคนศึกษากัน
ค่าใช้จ่ายคืออะไร?
ค่าใช้จ่ายคือ การลดลงของประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในรอบระยะเวลารายงาน หรือการลดค่าของสินทรัพย์หรือการเพิ่มขึ้นของหนี้สิน ซึ่งส่งผลให้ส่วนของเจ้าของลดลง โดยที่ไม่รวมถึงการแบ่งปันให้กับเจ้าของ กิจการควรรับรู้ค่าใช้จ่ายเมื่อกิจการคาดว่าจะเสียประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคต อันเนื่องมาจากการลดลงของสินทรัพย์หรือการเพิ่มขึ้นของหนี้สิน และกิจการสามารถวัดมูลค่าของประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคตได้อย่างน่าเชื่อถือ
ค่าใช้จ่ายแตกต่างจากสินทรัพย์ในเรื่องของประโยชน์เชิงเศรษฐกิจค่ะ โดยปกติแล้วค่าใช้จ่ายเราจะได้ใช้ประโยชน์ทันที ส่วนสินทรัพย์เรายังไม่ได้ใช้ประโยชน์จากรายจ่ายนั้น แต่ว่าใช้ประโยชน์ในอนาคต
ตัวอย่าง บันทึกบัญชีค่าใช้จ่าย และเอกสารที่ต้องใช้มีอะไรบ้าง?
เข้าใจคำว่าค่าใช้จ่ายแล้ว ถัดมาเรามาดูตัวอย่างของค่าใช้จ่ายที่มักเจอบ่อย และวิธีการบันทึกบัญชีค่ะ
1. ค่าเช่า
ไม่ว่าจะเป็นการเช่าที่ดิน เช่าอสังหาริมทรัพย์ เช่ารถ หรือว่าเครื่องใช้สำนักงาน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เมื่อเกิดขึ้นแล้ว ให้บันทึกตามขั้นตอนนี้ค่ะ
- เดบิต: ค่าเช่า (งบกำไรขาดทุน)
- เครดิต: เงินสดหรือธนาคาร (สินทรัพย์)
เอกสารประกอบ: สัญญาเช่า และใบแจ้งหนี้ค่าเช่า
ข้อควรรู้ : ต้องเช็กสัญญาเช่า และใบแจ้งหนี้ค่าเช่าให้ดี ว่ามีระยะเวลาครอบคลุมจากช่วงใดถึงช่วงใดบ้าง ไม่ควรรับรู้ค่าเช่าล่วงหน้าเป็นค่าใช้จ่ายเด็ดขาด ถ้ายังไม่ถึงงวด
2. ค่าสาธารณูปโภค
ค่าน้ำ ค่าไฟ สาธารณูปโภคของธุรกิจนั้น เกิดขึ้นอยู่เป็นประจำอยู่แล้ว ซึ่งในทุกๆ เดือนเรามีหน้าที่จะต้องจ่ายชำระให้หน่วยงานรัฐตามยอดใช้งานจริง
- เดบิต: ค่าสาธารณูปโภค (งบกำไรขาดทุน)
- เครดิต: บัญชีเจ้าหนี้ (หนี้สิน) หรือเงินสด (สินทรัพย์)
เอกสารประกอบ: บิลค่าน้ำ บิลค่าไฟ
ข้อควรรู้: อย่าลืมวิเคราะห์ว่าค่าน้ำ ค่าไฟนั้นเป็นส่วนหนึ่งของประเภทค่าใช้จ่ายใด ตั้งแต่ ต้นทุนขาย ค่าใช้จ่ายในการขาย และค่าใช้จ่ายบริหาร เช่น ถ้าเป็นค่าน้ำไฟโรงงานผลิต ก็จะเป็นส่วนนึงของต้นทุน ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายส่วนอื่น
3. เงินเดือนและค่าจ้าง
เงินเดือนและค่าจ้าง เป็นค่าตอบแทนการทำงานให้กับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นแบบรายเดือน หรือรายวัน การคำนวณเงินเดือนอาจขึ้นอยู่กับการตกลงกับพนักงานตอนรับเข้าทำงาน บางทีนักบัญชีก็รับหน้าที่คำนวณเงินเดือนแทน HR เองเพราะบริษัทเล็ก
- เดบิต: เงินเดือนและค่าจ้าง (งบกำไรขาดทุน)
- เครดิต: เงินสดหรือธนาคาร (สินทรัพย์)
เอกสารประกอบ: บันทึกเงินเดือน, สลิปเงินเดือน
ข้อควรรู้: อย่าลืมว่าพนักงานทุกคนในออฟฟิศ กฎหมายกำหนดไว้ว่าต้องเข้าระบบประกันสังคม ให้เรียบร้อยด้วย และตาม พรบ. คุ้มครองแรงงานแล้ว เราต้องประมาณการหนี้สินค่าใช้จ่ายผลประโยชน์พนักงานกรณีเกษียณ หรือถูกให้ออกด้วยนะคะ
4. ค่าโฆษณา
ค่าโฆษณาเป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายในการขายที่ทำให้สินค้าเป็นที่รู้จัก และยอดขายเติบโต
- เดบิต: ค่าโฆษณา (งบกำไรขาดทุน)
- เครดิต: เงินสดหรือการโฆษณาแบบเติมเงิน (สินทรัพย์)
เอกสารสนับสนุน: ใบแจ้งหนี้การโฆษณาหรือสัญญา
ข้อควรรู้: การจ่ายค่าโฆษณาให้ Google หรือ Facebook เป็น plateform ต่างประเทศ ถ้ามีเอกสารเป็นชื่อบริษัทครบถ้วนก็สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทั้งทางบัญชีและภาษีได้นะ
5. ค่าวัสดุสิ้นเปลือง
วัสดุสิ้นเปลือง เช่น น้ำยาล้างจาน น้ำยาล้างห้องน้ำ เครื่องเขียน หน้ากากอนามัยพนักงาน
- เดบิต: ค่าใช้จ่ายวัสดุสิ้นเปลือง (งบกำไรขาดทุน)
- เครดิต: บัญชีเจ้าหนี้ (หนี้สิน) หรือเงินสด (สินทรัพย์)
เอกสารประกอบ: ใบสั่งซื้อหรือใบเสร็จรับเงิน
ข้อควรรู้: ถ้าเป็นวัสดุสิ้นเปลืองที่เก็บไว้ใช้นาน แนะนำทำรายงานสินค้าวัสดุสิ้นเปลือง และบันทึกค่าใช้จ่ายตามจริงเมื่อใช้งาน
6. ค่าประกันภัย
ค่าประกันภัยที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เช่น ประกันอัคคีภัย ประกันอทุกภัย ประกันความเสียหายจากบุคคลที่ 3 เป็นต้น
- เดบิต: ค่าประกันภัย (งบกำไรขาดทุน)
- เครดิต: ประกันภัยแบบเติมเงิน (สินทรัพย์)
เอกสารประกอบ: กรมธรรม์ประกันภัยหรือใบแจ้งหนี้ค่าเบี้ยประกันภัย
ข้อควรรู้ : ต้องเช็กสัญญาหรือกรมธรรม์ประกันภัยว่ามีระยะเวลาครอบคลุมจากช่วงใดถึงช่วงใดบ้าง ไม่ควรรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายเด็ดขาด ถ้ายังไม่ถึงงวด
7. ค่าเดินทาง
ค่าเดินทาง จากการเดินทางที่หนึ่งไปยังที่หนึ่งเพื่อประกอบธุรกิจ
- เดบิต: ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง (งบกำไรขาดทุน)
- เครดิต: เงินสดหรือบัตรเครดิตที่ต้องชำระ (ความรับผิด)
เอกสารประกอบ: ใบเสร็จรับเงินการเดินทาง ใบแจ้งหนี้ หรือรายงานการเดินทาง
8. ค่าเสื่อมราคา
ค่าเสื่อมราคานั้นแตกต่างจากค่าใช้จ่ายอื่นๆ เพราะช่วงแรกจะบันทึกเป็นสินทรัพย์ตอนที่จ่ายเงินซื้อออกไป และทยอยรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายเรียกว่า ค่าเสื่อมราคา ตลอดระยะเวลาอายุให้ประโยชน์
- เดบิต: ค่าเสื่อมราคา (งบกำไรขาดทุน)
- เครดิต: ค่าเสื่อมราคาสะสม (สินทรัพย์ตรงกันข้าม)
เอกสารประกอบ: ตารางการคิดค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์
9. ดอกเบี้ยจ่าย
- เดบิต: ดอกเบี้ยจ่าย (งบกำไรขาดทุน)
- เครดิต: ดอกเบี้ยจ่าย (หนี้สิน)
เอกสารประกอบ: สัญญาเงินกู้, ตารางคำนวณดอกเบี้ย
ข้อควรรู้: ดอกเบี้ยไม่ใช่ค่าใช้จ่ายตลอดไป วิธีการแบ่งดอกเบี้ยเป็นสินทรัพย์หรือค่าใช้จ่ายให้เช็กที่นี่: 2. ค่าดอกเบี้ยเงินกู้ยืม
10. ค่าธรรมเนียมวิชาชีพ
ยกตัวอย่างเช่น ค่าทำบัญชี ค่าตรวจสอบบัญชี ค่าที่ปรึกษาบัญชี เป็นต้น
- เดบิต: ค่าใช้จ่ายค่าธรรมเนียมวิชาชีพ (งบกำไรขาดทุน)
- เครดิต: เงินสดหรือบัญชีเจ้าหนี้ (หนี้สิน)
เอกสารประกอบ: ใบแจ้งหนี้การบริการหรือสัญญา
สรุป
ทั้งหมดที่เล่ามานี้ เป็นเรื่องราวตัวอย่าง บันทึกบัญชีค่าใช้จ่าย พร้อมทั้งเอกสารประกอบค่ะ สิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้ก็คือ ความเข้าใจนิยามของค่าใช้จ่ายตัวต่างๆ และเอกสารที่เกี่ยวข้อง
และถ้าใครมีปัญหากับการบันทึกค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเรื่องต้นทุน ลองศึกษากันได้ที่บทเรียนนี้เลยค่ะ พื้นฐานบัญชีต้นทุนที่นักบัญชีควรรู้
