การบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เป็นสิ่งที่นักบัญชีต้องทำเป็นประจำทุกสิ้นเดือนหรือสิ้นปี แต่เชื่อมั้ยคะว่าบัญชีนี้นักบัญชีชอบลืมบันทึกอยู่บ่อยๆ ยิ่งถ้าเป็นช่วงปิดงบการเงินโค้งสุดท้ายแล้วล่ะก็ ลืมบันทึกก็ยิ่งเสียเวลา ต้อนย้อนกลับไปแก้ไข งานที่คิดว่าจะเสร็จดั๊นไม่เสร็จซะงั้น
ในวันนี้ เราจะมาเรียนรู้เรื่องค่าใช้จ่ายค้างจ่าย วิธีบันทึกบัญชี และเคล็ดลับแก้ไขปัญหาลืมบันทึกค่าใช้จ่ายเหล่านี้ เพื่อลดเวลาการทำงานกันค่ะ
ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายคืออะไร ต่างกับค่าใช้จ่ายหรือไม่?
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses) คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในรอบบัญชี แต่ว่ายังไม่ได้มีการจ่ายเงินออกไป ดังนั้น ในทางบัญชีจึงบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย คู่กับค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เป็นหนี้สินไว้ในงบการเงิน เพื่อให้งบการเงินแสดงยอดค่าใช้จ่ายและหนี้สินในงบอย่างเหมาะสม
ค่าใช้จ่าย (Expenses) คือ การลดลงของประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในรอบระยะเวลารายงาน หรือการลดค่าของสินทรัพย์หรือการเพิ่มขึ้นของหนี้สิน ซึ่งส่งผลให้ส่วนของเจ้าของลดลง
นี่คือนิยามตามมาตรฐานรายงานทางการเงินที่อ่านกี่ทีก็งง ขอสรุปง่ายๆ ตามภาษาที่คนทั่วไปเข้าใจ ก็คือ การที่เราใช้ทรัพยากรของกิจการเพื่อให้ได้มาซึ่งประโยชน์ในช่วงเวลานั้น เช่น จ่ายเงินสด (สินทรัพย์) ออกไป เพื่อให้ได้แรงงานในเดือนนั้นๆ จึงมีค่าใช้จ่ายที่เรียกว่า ค่าแรง เกิดขึ้น เป็นต้น
ประเภทค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน
เพราะการเกิดขึ้นของค่าใช้จ่ายค้างจ่ายนั้น สัมพันธ์กับการเกิดขึ้นของค่าใช้จ่ายเสมอ ดังนั้น เราจะพาเพื่อนๆ มาทำความรู้จักประเภทค่าใช้จ่ายที่พบเป็นประจำในงบกำไรขาดทุน 3 ประเภทดังนี้
1. ต้นทุนขาย
ต้นทุนขาย (Cost of Goods Sold) คือ ต้นทุนของสินค้าที่กิจการได้ขายไปในรอบบัญชี ซึ่งต้นทุนขายคำนวณจากสูตรนี้
ต้นทุนขาย = สินค้าคงเหลือต้นงวด+ซื้อสินค้า+ค่าขนส่งเข้า-ส่งคืน-ส่วนลดรับ-สินค้าคงเหลือปลายงวด
และค่าใช้จ่ายอื่นๆที่ทำให้สินค้าพร้อมที่จะขาย
และในส่วนประกอบของต้นทุนสินค้าเอง ก็จะแบ่งออกเป็น ค่าวัตถุดิบ ค่าแรงงาน และค่าใช้จ่ายในการผลิตทั่วไป
2. ค่าใช้จ่ายในการขาย
ค่าใช้จ่ายในการขาย (Selling Expenses) คือ ค่าใช้จ่ายที่ทำให้ธุรกิจที่สามารถขายสินค้าได้ ทำให้ยอดขายเพิ่มขึ้น หรือขายของได้ไวขึ้น ตัวอย่างเช่น
- ค่าส่งเสริมการขาย
- ค่าโฆษณา
- ค่าขนส่งสินค้า
- ค่าคอมมิชชั่น
- ค่านายหน้า
- ค่าการตลาด
3. ค่าใช้จ่ายในการบริหาร
ค่าใช้จ่ายในการบริหาร (Administrative Expenses) คือ ค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้เกี่ยวกับต้นทุน และการขายโดยตรง แต่เกี่ยวข้องกับการบริหารงาน ดูแลกิจการ หากไม่มีค่าใช้จ่ายเหล่านี้ กิจการก็อาจจะดำเนินไม่ได้ราบรื่นค่ะ ตัวอย่างเช่น
- ค่าบริการทำบัญชี
- ค่าตรวจสอบบัญชี
- เงินเดือน ค่าแรง โอที
- ค่าสาธารณูโภค ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าโทรศัพท์
- ค่าเบี้ยประกัน ภาษี
- ค่าที่ปรึกษา
ค่าใช้จ่ายทั้ง 3 ประเภทนี้ แสดงอยู่ในงบกำไรขาดทุนเป็นจำนวนที่นำไปหักลบกับบัญชีรายได้ เพื่อให้ได้มาซึ่งกำไรสุทธิประจำเดือนหรือประจำปีต่อไปค่ะ และในค่าใช้จ่ายแต่ละประเภทโดยทั่วไปแล้ว อาจมีรายการที่นักบัญชีลืมตั้งค่าใช้จ่ายค้างจ่าย อยู่ก็เป็นได้ค่ะ เดี๋ยวเราจะไปอธิบายในรายละเอียดกันต่อนะคะ
บันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่ายอย่างไร?
วิธีการบันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่ายทำได้ง่ายๆ ดังนี้
Dr. ค่าใช้จ่าย xx
Cr. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (หนี้สิน) xx
ความยากของรายการนี้ไม่ใช่การบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่ายว่าเดบิต เครดิตอย่างไรค่ะ แต่เป็นเรื่องของการรวบรวมค่าใช้จ่ายค้างจ่ายมาให้ครบ เพื่อบันทึกรายการเนี่ยสิ
ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายที่มักลืมบ่อย พร้อมวิธีแก้ไข
| ประเภทค่าใช้จ่าย | สาเหตุที่ลืม | วิธีแก้ไข |
| ค่านายหน้า ค่าคอมมิชชั่น | จะคำนวณได้เมื่อต้องปิดยอดขายก่อนแล้วเอาไปคำนวณค่าตอบแทน หรือนโยบายที่กำหนดที่กิจการกำหนดจ่าย บางทีฝ่ายที่คำนวณยังไม่ส่งข้อมูลมาให้จนกระทั่งปิดงบการเงินไป ทำให้ลืมบันทึกรายการเหล่านี้ | ศึกษาเรื่องวิธีการคำนวณค่าตอบแทน แล้วประมาณการล่วงหน้าไว้ เพื่อบันทึกบัญชีให้ตรงเวลา |
| ค่าส่งเสริมการขาย | เป็นค่าใช้จ่ายเพื่อทำให้ยอดขายดีขึ้น บางทีลูกค้าเป็นคนคำนวณให้ เช่น ค่า rebate โดยที่เราต้องจ่ายตามยอดขายที่ขายให้ลูกค้านั้นๆ ได้ หากลูกค้าคำนวณช้า ส่งข้อมูลมาให้ช้า เราก็จะพลาดการบันทึกบัญชีนี้ไป | ศึกษาเรื่องวิธีการคำนวณค่าตอบแทน แล้วประมาณการล่วงหน้าไว้ เพื่อบันทึกบัญชีให้ตรงเวลา หรือแจ้งลูกค้าไว้ล่วงหน้าว่าค่าใช้จ่ายส่วนนี้รบกวนขอภายในวันที่ xx เพื่อการปิดบัญชี |
| ค่าขนส่งสินค้า | การขนส่งสินค้าเป็นจำนวนมากในแต่ละเดือน ถือว่าการบริการเกิดแล้ว แต่หากบริษัทขนส่งส่งข้อมูลมาช้า อาจทำให้นักบัญชีลืมบันทึกรายจ่ายตัวนี้ไป | เช็กรอบการขนส่งเทียบกับจำนวนเงินแต่ละเดือน เพื่อประมาณการค่าใช้จ่ายค้างจ่ายไว้ก่อน |
| ค่าบริการทำบัญชี | หากบริษัทจ้างสำนักงานบัญชีนักบัญชี Freelance ในการคิดค่าดำเนินการ หรือเรียกเก็บเงิน ต้องรอให้นักบัญชีสรุปรายการทำบัญชีของเดือนก่อน อาจจะทำให้ลืมบันทึกบัญชีของค่าบริการในเดือนธันวาคมได้ | เช็กจำนวนรอบบิลของบัญชีว่ามีครบ 12 เดือนหรือไม่ หากไม่ครบเดือนสุดท้ายต้องให้นักบัญชีประมาณการค่าบริการไว้ให้ |
| ค่าสาธารณูปโภค ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอินเทอร์เน็ต | มีการใช้สาธารณูปโภคประจำเดือนไปแล้ว แต่ว่าไม่ได้รับเอกสารมา | เช็กจำนวนรอบบิลของค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภคว่ามีครบ 12 เดือนหรือไม่ หากไม่ครบเดือนสุดท้ายต้องประมาณการค่าใช้จ่ายค้างจ่ายไว้ |
| ค่าใช้จ่ายอื่นๆ | พนักงานในบริษัทใช้บริการแล้ว แต่ว่ายังไม่ได้รับเอกสาร บัญชีจึงไม่ทราบและไม่ได้บันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่ายไว้ เอกสารตกค้างอยู่ที่แผนกอื่น แต่ละแผนกในบริษัทก็มีค่าใช้จ่ายที่ต้องสั่งซื้อกันเอง แล้วเบิกเงินทีหลัง | ทำนโยบายให้พนักงานแจ้งรายการที่เปิด PO แล้ว รับบริการหรือได้สิ่งของแล้ว แต่ยังไม่ได้รับเอกสาร ทำนโยบายการเบิกจ่ายเงินว่าต้องเบิกภายในระยะเวลากี่วันเพื่อให้ทันการบันทึกบัญชี |
นอกจากนี้แล้วในภาพรวมก่อนปิดงบการเงิน Double Check ภาพรวมกันอีกสักนิด โดยนำงบทดลองมาเปรียบเทียบกับปีก่อน วิเคราะห์รายการเพิ่มลด ว่าเกิดจากอะไร ถ้าพบบัญชีที่มีความแตกต่างกันมาก ให้เรียกรายงานบัญชีแยกประเภทมาดูว่าเราได้บันทึกค่าใช้จ่ายครบหรือไม่ มีรายการครบ 12 เดือนหรือเปล่า เพื่อให้มั่นใจว่าปีนี้ไม่ได้หลุดค่าใช้จ่ายไหนอย่างเป็นสาระสำคัญค่ะ
ผลกระทบเมื่อบันทึกค่าใช้จ่ายไม่ครบ
- แสดงงบการเงินไม่ถูกต้อง ค่าใช้จ่ายต่ำไป กำไรสุทธิสูงไป
- จ่ายเงินค่าภาษีสูงไปในปีนี้ และในปีถัดไปไม่สามารถนำมาเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ เลยต้องจ่ายภาษีสูงไปทั้ง 2 ปี (เพราะผิดรอบระยะเวลา)
- เกิดการทำงานซ้ำซ้อน หลายรอบ
- ถูกประเมินผลการปฎิบัติงานเพราะแก้ไขหลายรอบ
สรุป
การทำบัญชีจนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ในแต่ละปีไม่ใช่เรื่องง่ายเลยค่ะ ถ้าอยากบันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่ายให้ครบ นักบัญชีต้องสวมวิญญาณเป็น “นักทวงเอกสาร” ซึ่งแน่นอนว่าต้องถูกเกลียดโดยแผนกต่างๆ อยู่แล้ว
แต่ที่เราทวงก็เพื่อประโยชน์ของบริษัทและความถูกต้องของงบการเงิน ดังนั้น เราก็ควรหาวิธีการทวงเอกสาร หาตัวเลขมาบันทึกบัญชีให้ครบถ้วนที่สุดค่ะ และนุชหวังว่าเทคนิคที่กล่าวมานี้จะมีประโยชน์สำหรับนักบัญชีไม่มากก็น้อยนะคะ
สำหรับใครที่สนใจปิดงบการเงินบันทึกบัญชีให้ครบถ้วนทันเวลา เราขอแนะนำหลักสูตร CPD นี้ให้เพื่อนๆ ไปเรียนรู้เพิ่มเติมนะคะ: วิธีปิดงบการเงินอย่างถูกต้องและทันเวลา
