เพื่อนๆนักบัญชีที่ทำงานในกิจการที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงเหลือ ต้องเคยประสบปัญหาในเรื่องของการตรวจนับสินค้าคงเหลือ แต่ว่ายอดไม่ตรงตามรายงาน หรืออยากนับสินค้าชิ้นนี้ แต่ว่าหาของไม่เจอไหมคะ ถ้าเกิดเพื่อนๆประสบปัญหาเหล่านี้ ปัญหานั้นกำลังจะบอกอะไรเราบ้าง และต้องจัดการอย่างไรให้ปัญหาเหล่านั้นหมดไป ลองมาศึกษาในบทความนี้กันค่ะ
การจัดการสินค้าคงเหลือ
การจัดการสินค้าคงเหลือ หมายถึง การวางแผน บริหาร และควบคุมสินค้าคงเหลือในคลังสินค้า ให้อยู่ในระดับปริมาณที่เหมาะสม พิจารณาถึงจุดสั่งซื้อและปริมาณการสั่งซื้อที่ดีที่สุด เพื่อที่จะบริหารให้ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ทันเวลาและเสียค่าใช้จ่ายอย่างคุ้มค่ามากที่สุด
บัญชีสินค้าคงเหลือนั้น ส่วนประกอบของบัญชีนี้คือ 1. จำนวนสินค้า 2. ราคาของสินค้า เพราะฉะนั้นต้องให้ความสำคัญทั้งทางด้านปริมาณและราคา
ซึ่งในด้านปริมาณนั้น ก็ต้องขึ้นอยู่กับการจัดการสินค้าคงเหลือ หากถึงเวลาต้องตรวจนับสินค้าแล้ว จะสามารถตรวจนับสินค้าได้อย่างถูกต้องหรือไม่ ส่วนในด้านราคานั้น เป็นในส่วนของการรับรู้มูลค่าสินค้าคงเหลือ จึงเกิดเป็นบทความนี้ขึ้น เพื่อให้นักบัญชีได้เตรียมพร้อมและให้คำแนะนำกับทางทีมงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการคลังสินค้าได้
1.ทำบัญชีรับรู้มูลค่าสินค้าคงเหลือ
การจัดทำบัญชีมีประโยชน์ในหลายด้านเลยนะคะ ทราบถึงผลการดำเนินการของกิจการ ช่วยในการวางแผนหลายๆ ด้านของกิจการ หรือ เป็นเครื่องมือในการหาแหล่งเงินทุน และงบการเงินนั้นถูกจัดทำขึ้นมาภายใต้มาตรฐานที่ใช้กันทั่วประเทศ ทำให้เราสามารถนำงบการเงินของเราไปเปรียบเทียบกับคู่แข่งที่อยู่ในอุตสาหกรรมเดียวกันได้ค่ะ
การวัดมูลค่าสินค้าเพื่อแสดงในงบการเงิน ก็ถือเป็นประโยชน์อย่างมากในการจัดการสินค้าคงเหลือ เพราะกว่าที่เราจะได้ตัวเลขเพื่อมาแสดงในงบแล้ว ก็ต้องผ่านกระบวนการจัดเก็บข้อมูลมาก่อน วิเคราะห์รายการ วัดมูลค่าตามมาตรฐานการบัญชี ทำให้การจัดทำบัญชี เหมือนเป็นการบังคับกิจการให้ต้องจัดเก็บข้อมูลและรวบรวมข้อมูลมาคำนวณให้ครบถ้วน และถูกต้องที่สุดค่ะ
ตามมาตรฐานรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ การวัดมูลค่าเริ่มแรก (ราคาทุน) ต้นทุนของสินค้าจะประกอบไปด้วย
- ต้นทุนทั้งหมดในการซื้อ
- ต้นทุนแปลงสภาพ
- ต้นทุนอื่นๆ ที่เกิดขึ้นเพื่อให้สินค้าคงเหลือนั้นอยู่ในสถานที่และอยู่ในสภาพที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน
เมื่อได้ราคาทุนที่ซื้อมา และรับรู้แล้ว 1 ครั้ง แต่ถ้าเกิดว่าเป็นการซื้อหลายครั้งล่ะ เราจะแสดงมูลค่ายังไง
ตามมาตรฐานรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ ก็ได้กล่าวต่อไว้ว่า ต้องใช้วิธีคำนวณดังนี้
- วิธีราคาเจาะจง (Specific)
- วิธีเข้าก่อนออกก่อน (First-in First-out : FIFO)
- วิธีถัวเฉลี่ยต้นทุนสินค้าที่ซื้อเข้ามาแต่ละงวด (Weighted average)
เพื่อนๆ สามารถดูตัวอย่างวิธีการคำนวณของแต่ละวิธีได้ที่บทความนี้เพิ่มเติมนะคะ: การคำนวณต้นทุนสินค้าคงเหลือ
2.จัดทำรายงานสินค้าคงเหลือ
รายงานสินค้าคงเหลือเป็นตัวช่วยอย่างหนึ่งในการควบคุมสินค้า แต่ว่าการจะทำรายงานออกมาได้นั้น การนำเข้าข้อมูลก็ต้องถูกต้องและครบถ้วนเช่นกัน ดังนั้นสิ่งสำคัญของการทำรายการก็คือ
- การนำเข้าข้อมูลที่ถูกต้อง
- การบันทึกข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ
- การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ
- การวิเคราะห์ข้อมูลที่ถูกต้อง
- การจัดทำรายงานตามกำหนดของแต่ละกิจการ เช่น รายเดือน รายสามเดือน รายครึ่งปี รายปี
กิจการที่มีสินค้าควรจะทำรายงานอยู่เป็นประจำเพื่อประกอบการตัดสินใจในการบิหารและจัดการสินค้าคงเหลือ หากมีความผิดปกติก็จะสามารถหาสาเหตุหรือตรวจสอบได้ทันเวลา การที่จะจัดการสินค้าคงเหลือให้ดีนั้น ก็ต้องเริ่มต้นจากสิ่งเล็ก ตั้งแต่การนำเข้าข้อมูลเอกสารแต่ละใบเลยค่ะ จนถึงการนำข้อมูลมาวิเคราะห์ออกเป็นรายงานสินค้าคงเหลือในที่สุด
รายงานสินค้าคงเหลือที่เกี่ยวข้อกับทางบัญชีและยังสามารถนำรายงานเหล่านี้ไปบริหารงานในส่วนของการบริหารและคลังสินค้าได้ด้วยนะคะ ลองไปดูกันมีทั้งหมด 3 รายงาน
2.1 รายงานสินค้าคงเหลือ
แสดงมูลค่ารวมของสินค้าคงเหลือ ณ วันที่ที่กำหนด
รายงานสินค้าคงเหลือ
กิจการมีสินค้าคงเหลืออะไรบ้าง และมีมูลค่าเท่าไรบ้าง
ทั้งทางด้านราคาทุนและทางด้านปริมาณของสินค้าคงเหลือ
2.2 รายงานเคลื่อนไหวสินค้าคงเหลือ
แสดงรายการสินค้า “เข้า-ออก”ของสินค้าคงเหลือ
รายงานการเคลื่อนไหวสินค้า
รายการสินค้า “เข้า-ออก” มีจำนวนและมูลค่าเท่าใด ด้วยเอกสารอะไรบ้าง
ข้อดีรายงานเคลื่อนไหวสินค้าคงเหลือก็คือ เมื่อเราพบความผิดปกติ หรือพบผลต่างระหว่างสินค้าจริงและรายงานสินค้าคงเหลือ สามารถมาย้อนดูเพื่อตรวจสอบในรายงานเคลื่อนไหวสินค้าคงเหลือได้ค่ะ
2.3 รายงานตรวจนับสินค้าคงเหลือ
แสดงการเปรียบเทียบระหว่าง
รายงานตรวจนับสินค้าคงเหลือ
สินค้าที่มีอยู่ในรายงานสินค้าคงเหลือกับสินค้าที่ตรวจนับได้จริง
หากเพื่อนๆพบผลต่าง จะเป็นข้อบ่งชี้เลยว่ามีความผิดปกติของบัญชีสินค้าคงเหลือ และติดตามสาเหตุที่เกิดขึ้นว่าเกิดจากอะไรต่อไปค่ะ โดยการติดตามสาเหตุนั้น ถ้าหากเราจัดทำรายงานเคลื่อนไหวสินค้าคงเหลือ ได้อย่างถูกต้อง ละเอียด ครบถ้วน ก็จะสามารถติดตามหาสาเหตุได้ง่ายๆเลยค่ะ
3. ตรวจนับสินค้าคงเหลือ
การตรวจนับสินค้าคงเหลือ คือสิ่งที่ต้องทำเป็นประจำทุกปีอยู่แล้ว ในรอบของการปิดงบการเงิน เนื่องจากการตรวจสอบบัญชีประจำปี หากว่าเรามีบัญชีสินค้าคงเหลือ ผู้สอบบัญชีอาจจะต้องขอสุ่มตรวจสินค้า ว่ามีอยู่จริงหรือไม่ แต่นักบัญชีอย่างเราก็ต้องนับก่อน 100% เพื่อจัดทำรายงานสินค้าคงเหลือได้อย่างมั่นใจ ว่าจำนวนสินค้าคงเหลือแสดงในรายงานได้อย่างถูกต้องแล้ว
การตรวจนับสินค้าคงเหลือ มีขั้นตอนการจัดเตรียมดังนี้
- จัดเตรียมสินค้าที่คงเหลือวางให้เป็นระเบียบ แบบที่สามารถนับได้ง่าย เช่น แถวละ 10 ชิ้น หรือ 1 พาเลทเต็ม แต่ละพาเลทต้องมีจำนวนเท่าๆกัน
- ตรวจสอบ Stock Card ว่าตรงตามจำนวนสินค้าที่นับหรือไม่ ถ้าหากไม่ตรง ให้รีบหาสาเหตุ ก่อนที่จะนำตัวเลขไปบันทึกในรายงานสินค้าคงเหลือ
- คัดสินค้าค้างนานเกิน 1 ปีแยกออกมา เพื่อจัดทำรายงานแยก
- เมื่อทำการตรวจสอบผลต่างจากการตรวจนับสินค้าและStock Card แล้ว ให้แก้ไขปรับปรุงแล้ว ให้ทำการปรับข้อมูลในรายงานสินค้าคงเหลือ
- พอถึงตามกำหนดเวลาตรวจนับสินค้าคงเหลือ ให้นำรายงานสินค้าคงเหลือที่มูลค่าตรงกับงบการเงิน ณ วันที่นับ เป็นรายงานการตรวจนับสินค้าคงเหลือ
- ระหว่างการตรวจนับ ควรใส่สัญลักษณ์ที่บ่งบอกว่า สินค้ารายการนี้ เราได้ทำการตรวจนับไปแล้วเพื่อป้องกันการตรวจนับซ้ำ และห้ามพนักงานเคลื่อนย้ายสินค้าถ้าหากยังตรวจนับไม่เสร็จ
- ลงลายมือชื่อ ผู้ตรวจนับ และสรุปยอดกันว่านับได้เท่าไหร่
4.ระบบควบคุมภายใน
เครื่องมือในการบริหารงานที่ถูกนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายในกิจการ ก็คือ ระบบควบคุมภายใน นั่นเองค่ะ เพราะเป็นตัวกำหนดในการปฏิบัติงานในขั้นตอนต่าง ๆ ให้เป็นไปอย่างมีระบบ ถูกต้อง และให้เป็นไปตามระเบียบ ข้อบังคับหรือกฏหมายที่เกี่ยวข้อง เราไปดูระบบควบคุมภายในที่ดีของสินค้าคงเหลือกันว่าจะมีอะไรบ้าง
4.1 ต้องสอบถามระบบการทำงานแบบเดิมก่อน ว่าปัจจุบันมีขั้นตอนการทำงานเป็นอย่างไรบ้าง
- การจัดเก็บสินค้าคงเหลือจัดเก็บที่ไหน ใครเป็นผู้รับผิดชอบ ทำการจัดเก็บอย่างไร
- เมื่อมีสินค้า เข้า – ออก คลังสินค้ามีขั้นตอนการปฏิบัติอย่างไร ใช้เอกสารใดบ้าง ใครเป็นผู้รับผิดชอบ
- การไหลของสินค้า หรือการหยิบสินค้าไปขาย ใช้วิธิการหยิบอย่างไร
- ความถี่ในการตรวจนับสินค้าคงเหลือเป็นเท่าใด และใครเป็นผู้ตรวจนับ
- มีการทำรายงานใด เพื่อจัดเก็บข้อมูลบ้าง ใครเป็นผู้รับผิดชอบ
4.2 วิเคราะห์จุดเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น
ยกตัวอย่างเช่น คลังสินค้าสำเร็จรูป ไม่มีการบันทึกข้อมูล สินค้าที่เข้า-ออก ในคลังสินค้าสำเร็จรูป และทุกคนสามารถเดินเข้าออกได้
จุดเสี่ยง คือ พนักงานมีช่องว่างของการปฏิบัติงานในการที่จะกระทำทุจริตได้สูง
4.3 เพิ่มวิธีการควบคุมภายในเข้าไปในการปฏิบัติงาน
จากตัวอย่างข้างบน
คลังสินค้าสำเร็จรูป ไม่มีการบันทึกข้อมูล สินค้าที่เข้า-ออก ในคลังสินค้าสำเร็จรูป และทุกคนสามารถเดินเข้าออกได้
จุดเสี่ยง คือ พนักงานมีช่องว่างของการปฏิบัติงานในการที่จะกระทำทุจริตได้สูง
การควบคุมภายใน คือ ก่อนเข้าคลังสินค้าสำเร็จรูป จะต้องมีการตรวจสอบสิ่งของที่จะเข้าไปในคลังก่อน และตอนออกก็ต้องตรวจสอบว่า พนักงานไม่มีสินค้าติดตัวออกมา ถ้าหากเป็นการมาหยิบของไปใช้ต้องมีใบเบิก หรือเอกสารภายในที่ไดรับการอนุมัติจากผู้ที่มีอำนาจเท่านั้น และถ้าหากเป็นการซื้อเข้า หรือ ขายสินค้า ฝ่ายคลังสินค้าจะต้องบันทึกข้อมูลไว้ด้วย
4.4 ติดตามผล ของการควบคุมภายในที่วางเพิ่มเข้าไป
เมื่อเรากำหนดเป็นข้อปฏิบัติของการควบคุมภายในแล้ว ก็ต้องทำการติดตามผลและประเมินว่าสิ่งที่กำหนดเป็นข้อปฏิบัติสามารถทำงานได้จริงหรือไม่ แล้วก็นำมาปรับปรุงจนกว่าจะเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดค่ะ
การจัดการสินค้าคงเหลือข้างต้น หวังว่าจะทำให้เพื่อนๆนักบัญชี และแผนกอื่นๆในกิจการ สามารถจัดการกับสินค้าคงเหลือได้ดียิ่งขึ้นนะคะ นอกจากจะจัดการสินค้าคงเหลือในคลังสินค้าอย่างง่ายด้วยตนเองได้ดีแล้ว ก็ยังรวมถึงความมั่นใจในตัวเลขในรายงานต่างๆ และงบการเงิน ที่สามารถเชื่อมั่นในการบริหารได้ด้วยค่ะ
อบรมบัญชีเก็บชั่วโมง CPD ออนไลน์ง่ายๆ ได้ที่บ้าน
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่นี่ Line: @cpdacademy
