ถ้าพูดถึงเรื่องเอกสาร ต้องบอกว่ามนุษย์ออฟฟิศอย่างเราๆคงหนี้ไม่พ้น โดยเฉพาะนักบัญชี ที่จะมีเอกสารมากมายกายกองบนโต๊ะทำงาน จะดีแค่ไหนถ้าเรารับมือและจัดการเรื่องเอกสารให้เป้นระเบียบและหาง่าย หยิบใช้ได้สะดวก วันนี้เรามี 5 วิธีง่ายๆ มาฝากกัน
5 วิธีจัดการเอกสาร
1.คัดแยก -จำแนกเอกสาร
โดยอาจจะแบ่งได้ดังนี้ เอกสารที่ยังใช้งาน และเอกสารที่ไม่ใช้งาน รวมถึงสามารถแยกไปรีไซเคิลได้ เมื่อเราทำขั้นตอนนี้แล้ว เราจะทราบว่า จะมีจำนวนเอกสารอยู่ที่เท่าไหร่ ส่วนไหนที่ใช้งานอยู่ ส่วนไหนสามารถทิ้งได้ และส่วนไหนนำไปรีไซเคิลสำหรับการใช้ซ้ำได้
2. จัดที่สำหรับเรียงเอกสาร
ไม่ว่าจะเป็นตู้เอกสาร ลิ้นชัก หรือแฟ้มงาน เราควรคำนวณพื้นที่การจัดเก็บให้เหมาะสม เอกสารไม่อยุ่อย่างแออัด และไม่เสี่ยงต่อการเกิดอุบัติเหตุที่อาจทำให้เอกสารเสียหายได้ง่าย
3. จัดหมวดหมู่เอกสาร
เราต้องหมั่นจัดหมวดหมู่เอกสาร เพื่อให้แยกและลำดับการใช้งานได้ง่าย สะดวกในการค้นหา หรือหยิบใช้ ทำได้โดยการแปะโน๊ตรายชื่อหมวดเอกสาร, ใช้แท่นคั่นหนังสือคั่นแบ่งหมวดหมู่, จัดใส่แฟ้มงาน หรือเลือกใช้ตัวช่วยที่เป็นสีสันในการรวบหมวกหมู่เอกสาร เช่นหน้าปก สันกาว สันพลาสติก เป็นต้น
4. การจัดเรียง
ในเมื่อเราทำการจัดการที่สำหรับจัดเก็บเอกสารเรียบร้อยแล้ว เราก็นำเอกสารที่จัดหมวดมู่และทำการแยกประเภทไว้ชัดเจนแล้ว นำมาเรียงให้เป็นระเบียบ โดยเรียงเอกสารประเภทใช้งานบ่อย และกำลังอยู่ในขั้นตอนดำเนินการอยู่ จัดเอกสารเหล่านี้ให้อยู่ในจุดที่สามารถหยิบใช้ง่าย และสะดวกในการจัดเก็บ
5. หมั่นทำเป็นประจำ
หากเราไม่ปฎิบัติสิ่งเหล่านี้ให้อย่างเป็นประจำ รับรองว่าในอีกไม่ช้าเอกสารก็จะกลับมากองโตอีกตามเคย แต่ถ้าเรามีการจัดระเบียบอย่างสม่ำเสมอจนเป็นสินัย จะช่วยให้เราสามารถการจัดการสิ่งเหล่านี้ง่ายดายมากยิ่งขึ้น และไม่เปลืองเวลาค้นหาเอกสารให้วุ่นวาย
