“การจัดการเอกสาร” เป็นเรื่องท้าทายที่นักบัญชีหลายคนเจอแล้วต้องกุมขมับทุกที เพราะงานบัญชีมีเอกสารมากมายจากคนนั้น คนนี้ และคนนู่นทุกวัน จนไม่น่าเชื่อว่า โอ๊โหทั้งปีชั้นมีเอกสารเยอะขนาดนี้จริงๆ หรอ แล้วเอกสารจำนวนมากนี้ ถ้าไม่รีบจัดการให้เรียบร้อยนะ มีหวังทำงานยากขึ้นแน่นอนค่ะ
บทความนี้จึงมีเคล็ดลับดี ๆ เกี่ยวกับ “5 วิธีจัดการ เอกสารงานให้เป็นระเบียบ หาง่าย ไม่รก!” มาฝากนักบัญชีทุกคนค่ะ
มารู้จักกับการจัดการเอกสารกัน
การจัดการเอกสาร ก็คือ กระบวนการอย่างหนึ่งในการจัดระเบียบเอกสารให้เป็นระเบียบ เช่น การแยกหมวดหมู่ของเอกสารต่าง ๆ การเก็บรักษาเอกสารไม่ให้ชำรุด หรือสูญหาย เพื่อให้สามารถนำเอาไปงานได้ง่ายขึ้นค่ะ อาทิ ใช้ในการตรวจสอบบัญชี หรือเป็นหลักฐานในการยื่นภาษี (หรือแม้แต่กระทั่งการตรวจสอบภาษีย้อนหลัง ฮ่าๆ)
เอกสารที่นักบัญชีมักจะพบบ่อยในชีวิตประจำวัน
ในชีวิตประจำวันจะมีรายการซื้อขาย การทำบันทึกรายรับรายจ่าย การบันทึกทางการค้า รวมทั้งภาระงานเกี่ยวกับบัญชีอื่น ๆ ที่นักบัญชีต้องดูแลรับผิดชอบ ซึ่งจะต้องใช้เอกสารต่าง ๆ เป็นหลักฐานสำคัญในการทำงาน โดยเอกสารที่นักบัญชีมีโอกาสจะพบเจอได้บ่อย ๆ ได้แก่
- ใบแจ้งหนี้
- ใบกำกับภาษี
- ใบเสร็จรับเงิน
- ใบสำคัญรับเงิน
- เอกสารยื่นภาษีแบบต่าง ๆ เช่น ภ.ง.ด.90, ภ.ง.ด.91, ภ.พ.30 และใบ 50 ทวิ เป็นต้น
- และเอกสารอื่น ๆ
เห็นไหมคะ นักบัญชีต้องทำงานกับเอกสารหลายรูปแบบ หลากประเภทด้วยกัน ซึ่งการทำงานบัญชีต้องอาศัยความละเอียด และความแม่นยำของข้อมูลเป็นอย่างสูง ซึ่งถ้าหากเอาข้อมูลในเอกสารผิด อาจกระทบต่อการเงินของบริษัทได้นะคะ เพราะฉะนั้น นอกจากจะรวบรวมข้อมูล จัดทำเอกสารบัญชีแล้ว นักบัญชีจำเป็นต้องรู้วิธีจัดการ เอกสารด้วยเช่นกันค่ะ
ทำไมนักบัญชีต้องรู้วิธีจัดการเอกสาร
ขอยกตัวอย่างเป็นกรณีนี้ให้ทุกคนลองนึกภาพตามนะคะ เวลาบริษัทจะยื่นภาษีให้กรมสรรพากร ถ้าต้องการจะเสียภาษีมูลค่าเพิ่มน้อยลงก็ต้องมีเอกสารภาษีซื้อที่ครบถ้วน เพื่อหักลบกับมูลค่าภาษีขายที่ต้องชำระ นี่จึงเป็นเหตุผลที่ต้องเก็บเอกสารจำพวกใบกำกับภาษีไว้ค่ะ
ส่วนภาษีเงินได้นิติบุคคล ก็จำเป็นต้องมีค่าใช้จ่ายทางภาษีให้ครบถ้วน ทำให้การจัดเก็บใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน และสลิปรับเงิน เพื่อหลักฐานการจ่ายเงิน จึงเป็นสิ่งสำคัญมากๆ
นอกจากนี้แล้ว ยิ่งบริษัทเติบโตขึ้น ยิ่งซื้อของมาเยอะ ก็จะมีเอกสารที่ต้องใช้เยอะ จึงนำไปสู่ปัญหาเอกสารกองบนโต๊ะเยอะมาก เสี่ยงหยิบเอกสารผิดชุด หรือเสียเวลาค้นหามากขึ้นอีก ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดน้อยลง และยังเสี่ยงต่อการทำงานผิดพลาดด้วย
ดังนั้น วิธีจัดการ เอกสารจึงสำคัญกับนักบัญชีมาก ๆ เลยค่ะ เพราะไม่ว่าจะเป็นเอกสารอะไรมักจะมีความสำคัญต่อบริษัทและธุรกิจทั้งหมด จึงต้องจัดการเอกสารให้เรียบร้อยเพื่อให้เพิ่มความสะดวกในการทำบัญชี ทำให้ข้อมูลถูกต้อง และมีความน่าเชื่อถือสูง โดยมีเคล็ดลับในการจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบตามหัวข้อด้านล่างนี้ค่ะ
5 วิธีจัดการ เอกสารให้เป็นระเบียบ
1. คัดแยก และจำแนกเอกสาร
วิธีจัดการ เอกสารในขั้นตอนนี้ก็คือ แยกเอกสารที่ยังคงใช้งาน และไม่ได้ใช้งานออกจากกัน จากนั้นก็จะเห็นภาพแล้วว่ากองที่ยังคงใช้ได้มีจำนวนเท่าไร ส่วนที่ไม่ใช้แล้ว กองไหนจะทิ้ง กองไหนจะนำไปรีไซเคิลต่อได้
2. หาที่จัดเรียงเอกสาร
แหล่งที่จะจัดเก็บเอกสารจะต้องเหมาะสม มีพื้นที่เพียงพอต่อการจัดเก็บเอกสารทั้งหมด และไม่เสี่ยงที่เอกสารจะสูญหายได้ง่าย ขอแนะนำให้เป็นที่เก็บของแบบมีที่ปิดค่ะ เช่น ตู้เก็บเอกสาร ลิ้นชัก แฟ้มงาน เป็นต้น
3. จัดหมวดหมู่เอกสาร
เอากองเอกสารที่ยังคงใช้ได้เมื่อครู่นำมาจัดหมวดหมู่ อาจจะแปะโน้ตรายชื่อหมวดเอกสารเอาไว้ หรือใช้แท่นคั่นหนังสือ หรือจะแยกออกมาใส่ในแฟ้มงานก็ได้ตามความเหมาะสม เพื่อแยกประเภทเอกสารให้เห็นชัดเจน จัดลำดับการใช้งานได้ง่ายขึ้น ค้นหาสะดวกมากกว่าเดิมค่ะ
4. จัดเรียงให้เรียบร้อย
เมื่อครู่เราจัดหมวดหมู่ แยกประเภทเอกสารเสร็จไปแล้วใช่ไหมคะ วิธีต่อไป นำมาจัดเรียงในตู้ หรือลิ้นชักให้เป็นระเบียบ โดยเอาเอกสารที่ใช้งานบ่อย ๆ และกำลังใช้งานอยู่มาวางในจุดที่มองเห็นง่าย หยิบใช้ได้ง่าย และเก็บไปไว้ที่เดิมได้สะดวก
5. ทำเป็นประจำทุกวัน
วิธีจัดการ เอกสารขั้นตอนนี้สำคัญมาก ๆ เพราะถ้าเราจัดเอกสารแค่ครั้งนี้แล้วจบไป ในอนาคตไม่ช้าเอกสารก็จะกลับมากองสุมมั่ว ๆ อีกตามเคย เพื่อไม่ให้เกิดปัญหานี้ซ้ำอีกรอบ จัดระเบียบเอกสารทุกวันให้เป็นนิสัยเลยค่ะ จะช่วยให้จัดการเอกสารได้ง่ายขึ้นนั่นเองค่ะ
สรุป
การจัดการเอกสารสำคัญต่อคนที่ทำงานบัญชีเป็นอย่างมาก เพราะต้องทำงานกับเอกสารและมีเอกสารใหม่ ๆ เข้ามาทุกวัน สะสมจนกองรวม ๆ กันอยู่บนโต๊ะ หากปล่อยทิ้งไว้ไม่ได้จัดระเบียบเอกสาร มีโอกาสที่จะทำงานผิดพลาด และกระทบต่อบริษัทได้ เพราะฉะนั้น จึงต้องจัดระเบียบด้วย 5 วิธีจัดการเอกสารเหล่านี้ เพื่อลดข้อผิดพลาดในการทำงานเอกสาร เพิ่มความสะดวกในการค้นหา และจัดเก็บได้ง่ายค่ะ ที่สำคัญ อย่าลืมจัดเอกสารให้เป็นระเบียบทุกวันสม่ำเสมอนะคะ
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ Line: @cpdacademy
