แน่นอนว่าทุกๆ สิ้นปี กิจการต้องตรวจนับสินค้าคงเหลือ เพื่อสำรวจว่ามูลค่าสินค้าที่เหลืออยู่มีมูลค่าตามจริงเท่าใด และบ่อยครั้งที่มักจะพบว่าจำนวนสินค้าที่นับได้จริงนั้นขาดไปจากรายงานค่ะ แล้วเราจะปรับปรุงรายการบัญชีอย่างไรดี เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดจากการตรวจนับ วันนี้ CPD Academy มีคำตอบให้ทุกคนค่า
1. สินค้าขาดจากรายงานคืออะไร
การตรวจนับสินค้าคงเหลือประจำเดือน หรือประจำปี พวกเรามักจะเข้าใจอยู่แล้วว่าเป็นการตรวจนับเพื่อเปรียบเทียบระหว่าง
- สินค้าที่นับได้จริง
และส่วนใหญ่เรื่องที่เรามักกังวลก็คือ สินค้าขาดจากรายงาน ซึ่งหมายถึง นับสินค้าได้จริง น้อยกว่า รายงานสินค้าคงเหลือในระบบบัญชี ต่อไปเราลองไปดูสาเหตุกันค่ะ ว่ามันเกิดจากอะไรได้บ้าง
2. สินค้าขาดเกิดจากอะไร
- สินค้าคงเหลือขาดไปจากรายงานนั้น อาจเกิดจาก
- ไม่บันทึกรายได้ตามความเป็นจริง แต่หยิบสินค้าไปขายแล้ว
- บันทึกรายได้ แต่มิได้บันทึกต้นทุนขายทันที (กรณีวิธีบันทึกบัญชีแบบต่อเนื่อง – Perpetual Inventory Method) ทำให้สินค้าจริงถูกส่งให้ลูกค้าแล้ว แต่ว่าในรายงานยังไม่มีการตัดยอดสินค้าออกไป
- สินค้าตัวอย่าง ที่เบิกไปให้ลูกค้าแต่ว่าไม่มีการบันทึกบัญชีตัดยอดสินค้าตัวอย่างออกไป
- สินค้าสูญหาย
3. สินค้าขาด มีผลกระทบอะไรบ้าง
ผลกระทบจากที่สินค้าที่นับได้จริง น้อยกว่า รายงานสินค้าคงเหลือ ที่แน่นอนก็คือ ในทางภาษี
- สินค้าที่หายไป เท่ากับว่า “ขาย” ทำให้เจ้าของธุรกิจต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% และรับรู้รายได้ในงบการเงินเสียด้วย ฉะนั้นธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องนำส่วนสินค้าที่ขาดจากรายงานยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยนะคะ
- ภาษีเงินได้นิติบุคคล ในส่วนของต้นทุนของสินค้าที่ขาดจากรายงาน ถ้าไม่มีเหตุผลอันสมควร ค่าใช้จ่ายส่วนนี้ก็ไม่สามาถนำมาเป็นรายจ่ายได้ในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลค่ะ
สรุปคือ สินค้าขาดเรื่องที่ต้องระวังทางภาษีมี 2 เรื่อง ภาษีมูลค่าเพิ่ม และภาษีเงินได้นิติบุคคลค่ะ
นอกจากนี้แล้วสินค้าที่ขาดไปจากรายงานยังสะท้อนถึงการควบคุมภายในที่บกพร่องสำหรับบัญชีสินค้าคงเหลือและต้นทุน ที่เกี่ยวโยงไปกับหลายๆ แผนก
ยกตัวอย่างเช่น
- การจัดซื้อสินค้าบันทึกรายการสั่งซื้อซ้ำๆ หรือสั่งสินค้าผิดพลาด
- การขายสินค้า ไม่มีการตัดขายสินค้า ให้ถูกต้องตามความเป็นจริง
- การรับสินค้าเข้าจากผลิต ไม่ตรงตามข้อเท็จจริงและกระบวนการ
- ไม่มีการบริหารคลังสินค้าที่ดี เพื่อป้องกันการลักขโมย หรือเข้าถึงจากคนภายนอก
เพื่อนๆเห็นไหมคะ ว่าสินค้าเป็นตัวแปรสำคัญที่จะเปลี่ยนสินทรัพย์มาเป็นตัวเงินเพื่อก่อให้เกิดกำไรของกิจการ ถ้าหากบริหารสินค้าผิดพลาด ก็จะกระทบไปแทบทุกแผนกเลยค่ะ
หากเพื่อนๆ อยากเริ่มต้นจัดการ Stock เริ่มต้นจากบทความนี้ที่แนะนำ วิธีจัดการสต๊อกสินค้าอย่างง่าย (ด้วยตัวเอง) ที่ลิงค์นี้เลยค่ะ
4. วิธีแก้ไขตรวจนับสินค้าขาดแล้วทำยังไงบ้าง
แนะนำให้เพื่อนๆ ปรับปรุงตามสินค้าคงเหลือที่มีจริงตามที่ตรวจนับได้ และกิจการต้องตรวจสอบว่ามีเอกสารการขายที่ไม่ได้ลงบัญชีในอดีตหรือไม่ แล้วบันทึกบัญชีให้เรียบร้อย
จากภาพนี้เป็นตัวอย่างของการปรับปรุงสินค้าคงเหลือ 2 แบบที่สินค้าขาดไปจากรายงานสาเหตุเกิดจาก “หยิบของไปขายแล้วไม่ได้บันทึกรายได้ และตัดจ่ายสินค้า”
- ปรับปรุงย้อนหลังสำหรับสินค้าคงเหลือที่ผิดพลาดไปเมื่อปีก่อน
- ปรับปรุงสินค้าในปัจจุบัน
และสำหรับการปรับปรุงนี้จะแตกต่างกันไปตามแต่ระบบบัญชีว่าเป็นวิธีต่อเนื่องหรือว่าวิธีสิ้นงวดค่ะ ที่เราอธิบายความต่างไว้ที่นี่: การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ มีกี่วิธี บันทึกยังไง?
โดยสรุปแล้ว หลักการง่ายๆ สำหรับการปรับปรุงแก้ไขรายการสินค้าคงเหลือ ก็คือ ควรจะปรับปรุงเพื่อให้แสดงยอดตามที่มีอยู่จริง และสินค้าคงเหลือที่ปรากฎอยู่จริงนั้น ควรแสดงยอดตรงกับการบันทึกตัดรายการทางบัญชี ซึ่งกิจการควรทำการตรวจสอบกระทบยอดรายการกับเอกสารซื้อเข้า เบิกออก หรือการสั่งขาย ว่าได้มีการลงรายการครบถ้วนถูกต้องหรือไม่ มีรายการใดบ้างที่ยังไม่ได้ลงบัญชีในอดีต หรือเป็นเหตุการณ์ที่ส่งผลต่อการขาดหรือเกินจากรายงาน
เมื่อเราได้ทำการปรับปรุงเรียบร้อยแล้ว แนะนำให้เพื่อนๆสร้างระบบควบคุมภายในที่ดีของระบบต้นทุนสินค้า คลังสินค้า เพื่อที่เราจะได้ไม่ต้องมาปรับปรุงตัวเลขบ่อยๆค่ะ โดยเริ่มจากการตรวจนับสินค้าทุกเดือนภายในก่อนก็ได้ค่ะ และถ้าหากสินค้าถูกเคลื่อนย้าย ก็ต้องมีเอกสารหลักฐานทุกครั้ง ถ้าทำสองอย่างนี้ได้ รับรองว่าสินค้าหายไปไหน ก็ตามเจอแน่นอนค่ะ
อบรมบัญชีเก็บชั่วโมง CPD ออนไลน์ง่ายๆ ได้ที่บ้าน
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
