สินค้าขาด–เกินจากสต๊อก เกิดจากอะไร และบันทึกบัญชีอย่างไร

• Facebook
• Twitter
• Line

เผยแพร่ครั้งแรก: 5 กุมภาพันธ์ 2021
อัปเดตล่าสุด: 6 พฤศจิกายน 2026

ตรวจนับสินค้าแล้วจำนวนไม่ตรงกับรายงาน เคยเจอกันไหมคะ? บางครั้งในระบบมีสินค้า 100 ชิ้น แต่ตรวจนับได้จริงแค่ 96 ชิ้น หรือบางรายการกลับมีสินค้ามากกว่าที่แสดงในระบบ

ปัญหาสินค้าขาดจากรายงานหรือสินค้าเกินจากสต๊อก ไม่ใช่แค่เรื่องปรับจำนวนให้ตรงกันค่ะ เพราะอาจกระทบทั้งบัญชีและภาษี บทความนี้ CPD Academy จึงสรุปสาเหตุ วิธีตรวจสอบ และตัวอย่างบันทึกบัญชี เพื่อช่วยให้แก้ไขผลต่างได้ถูกต้องค่ะ

สินค้าขาด–เกินคืออะไร?

สินค้าขาดจากรายงานและสินค้าเกินจากรายงาน เป็นผลต่างระหว่างจำนวนสินค้าที่ตรวจนับได้จริงกับยอดคงเหลือในระบบ โดยแบ่งเป็น 2 กรณีค่ะ

กรณี	ความหมาย	ตัวอย่าง
สินค้าขาด	นับได้จริงน้อยกว่ายอดในรายงาน	ระบบ 100 ชิ้น นับได้ 96 ชิ้น
สินค้าเกิน	นับได้จริงมากกว่ายอดในรายงาน	ระบบ 100 ชิ้น นับได้ 105 ชิ้น

การพบผลต่างไม่ได้หมายความว่าสินค้าสูญหายหรือมีสินค้าเพิ่มขึ้นจริงเสมอไปนะคะ เพราะอาจเกิดจากรายการรับ–จ่ายที่บันทึกไม่ครบ หรือบันทึกผิดรหัสสินค้าก็ได้

ดังนั้น ก่อนปรับยอดในระบบ ควรตรวจสอบให้ทราบสาเหตุที่แท้จริงก่อนค่ะ

สาเหตุที่สต๊อกไม่ตรงมีอะไรบ้าง?

ปัญหาสต๊อกไม่ตรงเกิดได้จากหลายขั้นตอน ตั้งแต่รับสินค้า จัดเก็บ ไปจนถึงเบิกจ่ายค่ะ

สาเหตุที่พบบ่อย ได้แก่

1. รับสินค้าแล้วไม่ได้บันทึกเข้าระบบ ทำให้สินค้าจริงมากกว่ายอดในรายงาน
2. ขายหรือเบิกสินค้าแล้วไม่ได้ตัดสต๊อก ทำให้ยอดในระบบสูงกว่าของจริง
3. บันทึกจำนวนหรือรหัสสินค้าผิด เช่น รับสินค้า A แต่บันทึกเป็นสินค้า B
4. โอนย้ายสินค้าระหว่างคลังไม่ครบถ้วน ทำให้ยอดแต่ละคลังคลาดเคลื่อน
5. สินค้าชำรุดหรือสูญหาย แต่ยังไม่มีการบันทึกและจัดการรายการที่เกี่ยวข้อง

บางครั้งสินค้าไม่ได้ขาดหรือเกินจริง เพียงแต่ถูกบันทึกผิดรหัสหรือผิดคลังเท่านั้นค่ะ การหาสาเหตุให้เจอจึงสำคัญกว่าการรีบปรับตัวเลขให้ตรงกัน

ก่อนปรับยอดต้องตรวจอะไร?

เมื่อพบว่าสินค้าจริงไม่ตรงกับรายงาน ควรเริ่มจากการตรวจสอบผลต่างและเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อนค่ะ

จุดที่ตรวจสอบ	สิ่งที่ควรเช็ก
ผลตรวจนับ	นับถูกหน่วย ถูกพื้นที่ และครบทุกรายการหรือไม่
รายการรับสินค้า	มีสินค้าเข้าคลังที่ยังไม่ได้บันทึกหรือไม่
รายการจ่ายสินค้า	มีการขาย เบิกใช้ หรือโอนย้ายที่ยังไม่ตัดยอดหรือไม่
รหัสและหน่วยนับ	บันทึกผิดรหัสหรือใช้หน่วยนับไม่ตรงกันหรือไม่
หลักฐานผลต่าง	มีเอกสารยืนยันสาเหตุและผู้อนุมัติการปรับยอดหรือไม่

ตัวอย่าง

ระบบแสดงว่าสินค้า A เหลือ 100 ชิ้น แต่ตรวจนับได้จริง 96 ชิ้น

เมื่อตรวจสอบเอกสาร พบว่ามีการเบิกสินค้าไปใช้ในการผลิต 4 ชิ้น แต่ยังไม่ได้บันทึกในระบบ

กรณีนี้ไม่ได้เกิดจากสินค้าสูญหายค่ะ เพียงแต่ต้องบันทึกรายการเบิกสินค้าให้ครบถ้วนตามข้อเท็จจริง

Tip จาก CPD Academy: ก่อนปรับยอด ควรบันทึกสาเหตุและเก็บหลักฐานประกอบทุกครั้ง เพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ค่ะ

หากต้องการดูว่ารายงานแต่ละประเภทใช้ตรวจสอบยอดอย่างไร อ่านเพิ่มเติมได้ที่ รายงานสินค้าคงเหลือ ค่ะ

สินค้าขาดบันทึกบัญชีอย่างไร?

การบันทึกบัญชีเมื่อพบสินค้าขาดจากรายงาน ต้องตรวจสอบสาเหตุก่อนค่ะ เพราะไม่ใช่ทุกกรณีที่จะต้องบันทึกเป็นผลขาดทุนจากสินค้าสูญหาย

กรณีที่ 1 ขายสินค้าแล้ว แต่ยังไม่ได้บันทึกต้นทุนขาย

หากกิจการขายสินค้าและบันทึกรายได้แล้ว แต่ยังไม่ได้ตัดต้นทุนในระบบบัญชีสินค้าแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System) ต้องบันทึกต้นทุนขายเพิ่มเติม

สมมติสินค้าที่ขายไปมีต้นทุน 2,000 บาท

บัญชี	เดบิต	เครดิต
ต้นทุนขาย	2,000
สินค้าคงเหลือ		2,000

การบันทึกนี้ทำให้ต้นทุนขายเพิ่มขึ้น และยอดสินค้าคงเหลือลดลงตามรายการขายจริงค่ะ

หากพบว่ายังไม่ได้บันทึกรายได้จากการขายด้วย ต้องตรวจสอบและบันทึกการขายให้ครบถ้วนเช่นกัน

กรณีที่ 2 สินค้าสูญหายจริง

หากตรวจสอบแล้วพบว่าสินค้าสูญหาย และไม่ใช่รายการรับ–จ่ายที่ตกหล่น ต้องพิจารณารับรู้ผลขาดทุนตามข้อเท็จจริง

สมมติสินค้าที่สูญหายมีต้นทุน 2,000 บาท และไม่มีรายการชดเชยที่ต้องรับรู้

บัญชี	เดบิต	เครดิต
ขาดทุนจากสินค้าสูญหาย	2,000
สินค้าคงเหลือ		2,000

ตัวอย่างทั้งสองกรณีสมมติว่ากิจการใช้ระบบบัญชีสินค้าแบบต่อเนื่อง หากใช้ระบบสิ้นงวด หรือพบข้อผิดพลาดของงวดก่อน ต้องพิจารณาวิธีปรับปรุงให้เหมาะสมค่ะ

แล้วสินค้าขาดมีผลทางภาษีอย่างไร?

เรื่องนี้ควรแยกพิจารณาระหว่าง ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และ ภาษีเงินได้นิติบุคคล ค่ะ

ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT หากพบสินค้าขาดจากรายงานสินค้าและวัตถุดิบ กรณีดังกล่าวเข้าลักษณะเป็นการขายตาม ประมวลรัษฎากร มาตรา 77/1 (8) (จ) โดยมาตรา 79/3 (3) กำหนดให้ใช้ราคาตลาดของสินค้า ณ วันที่ความรับผิดในการเสียภาษีเกิดขึ้นเป็นฐานภาษีค่ะ

จึงควรตรวจสอบผลต่างและเอกสารที่เกี่ยวข้องให้ชัดเจน เพราะภาษีอาจเกิดขึ้นแม้ไม่ได้มีการขายสินค้าตามปกติค่ะ

ภาษีเงินได้นิติบุคคล

กรณีสินค้าสูญหาย ต้องพิจารณาว่าสาเหตุเกิดจากอะไร มีหลักฐานเพียงพอหรือไม่ และรายจ่ายนั้นเข้าเงื่อนไขทางภาษีหรือไม่

ไม่ควรสรุปว่าสินค้าขาดทุกกรณีเป็นรายจ่ายต้องห้าม หรือสามารถหักเป็นรายจ่ายได้ทันทีค่ะ

สิ่งสำคัญคือ การถือเป็นการขายเพื่อ VAT ไม่ได้หมายความว่ากิจการต้องบันทึกรายได้จากการขายในงบการเงินทุกกรณี เพราะการบันทึกบัญชีต้องอ้างอิงรายการที่เกิดขึ้นจริงด้วย

สินค้าเกินบันทึกบัญชีอย่างไร?

สินค้าเกินจากรายงานไม่ได้หมายความว่ากิจการมีรายได้เพิ่มขึ้นทันทีค่ะ ต้องตรวจสอบก่อนว่าสินค้าที่เกินมาเป็นของใคร และเกิดจากรายการใด

กรณีที่ 1 รับสินค้าแล้ว แต่ยังไม่ได้บันทึกบัญชี

หากพบว่ากิจการซื้อสินค้าและรับเข้าคลังแล้ว แต่ยังไม่ได้บันทึกรายการซื้อ ควรตรวจสอบใบรับสินค้า ใบแจ้งหนี้ และยอดเจ้าหนี้ให้ครบถ้วน

สมมติสินค้ามีต้นทุน 3,000 บาท และเป็นรายการซื้อเชื่อที่เข้าเงื่อนไขการรับรู้แล้ว

บัญชี	เดบิต	เครดิต
สินค้าคงเหลือ	3,000
เจ้าหนี้การค้า		3,000

ตัวอย่างนี้ไม่รวม VAT และสมมติว่ากิจการใช้ระบบบัญชีสินค้าแบบต่อเนื่อง

กรณีที่ 2 สินค้าเกิน แต่ยังไม่ทราบสาเหตุ

หากตรวจนับพบสินค้าเกิน แต่ยังไม่ทราบว่าเกิดจากอะไร ควรตรวจสอบรายการซื้อ การรับสินค้า การโอนย้าย และความเป็นเจ้าของสินค้าก่อนค่ะ

เพราะสินค้าที่พบอาจเป็นสินค้าฝากขาย สินค้าของผู้อื่น หรือรายการที่ยังไม่ได้บันทึกก็ได้

เมื่อยืนยันสาเหตุและมีหลักฐานเพียงพอแล้ว จึงพิจารณาปรับปรุงบัญชีให้ถูกต้อง ไม่ควรบันทึกเป็นรายได้ทันทีโดยไม่มีข้อมูลสนับสนุนค่ะ

สินค้าขาด–เกินกระทบต้นทุนขายอย่างไร?

ผลต่างของสินค้าคงเหลืออาจกระทบทั้งต้นทุนขาย ค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ และกำไรของกิจการ ขึ้นอยู่กับสาเหตุที่เกิดขึ้นค่ะ

สาเหตุ	ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น
ขายสินค้าแล้วไม่ได้ตัดสต๊อก	สินค้าคงเหลือสูงเกินไป และต้นทุนขายต่ำเกินไป
รับสินค้าแล้วไม่ได้บันทึก	สินค้าคงเหลือและเจ้าหนี้การค้าอาจต่ำเกินไป
สินค้าสูญหายจริง	สินค้าคงเหลือสูงเกินไป หากยังไม่รับรู้ผลขาดทุน
บันทึกผิดรหัสสินค้า	ยอดสินค้าแต่ละรหัสคลาดเคลื่อน แต่ยอดรวมอาจไม่เปลี่ยน

ตามหลัก IAS 2 Inventories ของ IFRS Foundation เมื่อขายสินค้า มูลค่าตามบัญชีของสินค้านั้นต้องรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายในงวดที่รับรู้รายได้ที่เกี่ยวข้อง ส่วนผลขาดทุนจากสินค้าคงเหลือต้องรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายในงวดที่เกิดผลขาดทุน

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกกรณีที่พบสินค้าขาด–เกินจะต้องปรับต้นทุนขายค่ะ หากเกิดจากการบันทึกผิดรหัสสินค้า อาจต้องแก้เฉพาะรายละเอียดสินค้าโดยไม่กระทบยอดรวมบัญชี

ป้องกันไม่ให้เกิดสินค้าขาด–เกินซ้ำอย่างไร?

เมื่อแก้ไขผลต่างแล้ว ควรนำสาเหตุที่พบกลับมาปรับขั้นตอนการทำงาน เพื่อไม่ให้ปัญหาเดิมเกิดซ้ำค่ะ

แนวทางที่ควรทำ ได้แก่

• บันทึกรับ–จ่ายให้ครบ: มีเอกสารประกอบทุกครั้งที่สินค้าเคลื่อนไหว
• กำหนดผู้อนุมัติ: ไม่ให้ผู้ดูแลสินค้าแก้ไขยอดโดยไม่มีการตรวจสอบ
• ตรวจรายการผิดปกติ: เช่น ยอดติดลบ หรือสินค้าที่ขาดซ้ำบ่อย
• กำหนดรอบตรวจนับ: เน้นสินค้ามูลค่าสูงหรือมีความเสี่ยง
• สรุปสาเหตุผลต่าง: เพื่อปรับปรุงขั้นตอนรับสินค้าและเบิกจ่าย

หากต้องการวางระบบรับ–จ่ายและแบ่งหน้าที่ผู้รับผิดชอบเพิ่มเติม อ่านต่อที่ การจัดการสินค้าคงเหลือให้เป็นระบบ ค่ะ

ส่วนขั้นตอนการตรวจนับสินค้าจริงและการจัดการผลต่างอย่างละเอียด สามารถอ่านได้ที่ วิธีนับสินค้าคงเหลือและแก้ไขสินค้าขาด–เกิน ค่ะ

สรุป: สินค้าขาด–เกินต้องหาสาเหตุก่อนปรับบัญชี

เมื่อสินค้าจริงไม่ตรงกับรายงาน นักบัญชีควรตรวจสอบก่อนว่าผลต่างเกิดจากการบันทึกผิดพลาด รายการรับ–จ่ายที่ตกหล่น หรือสินค้าสูญหายจริงค่ะ

เมื่อทราบสาเหตุแล้ว จึงปรับปรุงบัญชีและตรวจสอบผลทางภาษีให้ถูกต้อง พร้อมเก็บหลักฐานประกอบ เพื่อให้ยอดสินค้าคงเหลือน่าเชื่อถือและลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซ้ำ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับสินค้าขาด–เกิน (FAQ)

อยากเข้าใจบัญชีสินค้าคงเหลือให้มากขึ้น?

การแก้ไขสินค้าขาด–เกินเป็นเพียงส่วนหนึ่งของงานบัญชีสินค้าคงเหลือค่ะ นักบัญชียังต้องเข้าใจเรื่องการคำนวณต้นทุน การวัดมูลค่า และการตรวจสอบผลกระทบต่องบการเงินด้วย

ใครที่อยากทบทวนเรื่องเหล่านี้พร้อมตัวอย่าง แนะนำคอร์ส สินค้าคงเหลือกับประเด็นทางบัญชีที่น่าสนใจ จาก CPD Academy เพื่อช่วยให้เข้าใจการบันทึกบัญชีและประเด็นการตรวจสอบสินค้าคงเหลือได้เป็นระบบมากขึ้นค่ะ

• Facebook
• Twitter
• Line