ส่วนหนึ่งของการบริหารงานที่ดี ก็คือการมีชุดข้อมูลที่ใช้ในการวิเคราะห์อย่างมีคุณภาพ มีมาตรฐาน และถูกต้องตามความเป็นจริง นักบัญชีก็มีรายงานหลายอย่างที่ต้องทำในแต่ละปี รายงานหลักๆที่สำคัญเลยก็คืองบการเงิน แล้วในแต่ละบัญชีในงบการเงิน ก็ต้องมีการจัดทำรายงานเพื่อที่จะคำนวณตัวเลขออกมาแสดงผล จากบัญชีเล็กๆ 1 บัญชี ก็ประกอบกันเป็นงบการเงิน และบทความนี้ กล่าวถึง บัญชีสินค้าคงเหลือ กิจการใดที่มีสินค้าคงเหลือ ต้องมีการจัดทำรายงานอะไรบ้าง เพื่อให้ตัวเลขที่จะแสดงในงบการเงิน มีคุณภาพ มีมาตรฐาน และถูกต้องตามความเป็นจริงที่สุด
1.สินค้าคงเหลือ คืออะไร?
มาตรฐานการบัญชีทีระบุไว้ว่า สินค้าคงเหลือ คือ สินทรัพย์หมุนเวียนที่ถือไว้เพื่อขายหรือผลิตหรือให้บริการ หรือ สินทรัพย์ที่ถือไว้/ระหว่างผลิต/วัตถุดิบเพื่อผลิตและขาย ส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปแบบของ
- สินค้าสำเร็จรูป Finished Goods
- งานระหว่างทำ WIP
- วัตถุดิบ Raw Materials
สินค้าคงเหลือสามารถคำนวณต้นทุนและรับรู้รายการในหลายรูปแบบ เพื่อนๆ สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่ : ประเด็นสำคัญ ต้องรู้ สินค้าคงเหลือ คืออะไร?
นอกจากนี้เองสินค้าก็จะต้องมีการเก็บข้อมูลทั้งต้นทุน (ราคา) และปริมาณให้ถูกต้อง การจัดทำรายงานก็เป็นวิธีหนึ่งที่ช่วยให้นักบัญชีเช็คความถูกต้องของบัญชีสินค้าคงเหลือด้วย
2. รายงานสินค้า คืออะไร?
รายงานสินค้า เป็นการสรุปข้อมูลที่สำคัญๆ จากการบันทึกบัญชีทั้งหมดมาให้เป็นรายงานที่เจ้าของธุรกิจหรือว่าผู้บริหารเข้าใจได้ง่ายๆ
ประโยชน์ของรายงาน จะช่วยให้เราตรวจสอบได้ว่า สินค้าแต่ละรายการคงเหลือเท่าไหร่ ถึงจุดที่ต้องสั่งซื้อหรือยัง มีสินค้าอะไรค้างนานบ้าง และแผนกอื่นๆยังสามารถนำไปใช้งานได้ เช่น แผนกบริหาร แผนกจัดซื้อ แผนกคลังสินค้า เป็นต้น
3. รายงานสินค้ามีกี่แบบ
รายงานสินค้ามีทั้งหมด 3 แบบที่สำคัญ ได้แก่
1. รายงานสินค้าคงเหลือ
รายงานนี้เป็น รายงานพื้นฐานที่ทุกกิจการทำสต็อกต้องมี เพราะมันจะช่วยบอกถึง ณ วันสิ้นเดือน กิจการมีสินค้าคงเหลืออะไรบ้าง และมีมูลค่าเท่าไร
ถ้าลองดูตัวอย่างนี้ รายงานสินค้าจะมีคอลัมน์ราคาทุนและปริมาณของสินค้าคงเหลือ รายงานนี้จะต้องสัมพันธ์กับตัวเลขบรรทัดสินค้าคงเหลือในงบการเงินด้วยค่ะ
รายละเอียดสำคัญของรายงานสินค้าคงเหลือที่สัมพันธ์กับงบการเงิน ก็คือ ปริมาณและราคาค่ะ
ปริมาณสินค้า x ราคาสินค้า = มูลค่าสินค้าคงเหลือ (สัมพันธ์กับบรรทัดสินค้าคงเหลือในงบการเงิน)
2. รายงานเคลื่อนไหวสินค้าคงเหลือ
รายงานการเคลื่อนไหวสินค้า แสดงถึงรายการสินค้า ”เข้า-ออก” เป็นจำนวนและมูลค่าเท่าใด ด้วยเอกสารอะไรบ้าง แต่รายงานสินค้าคงเหลือที่เพื่อนๆ ได้ดูตัวอย่างในข้อแรกไป จะบอกยอดคงเหลือสินค้าเป็นหนึ่งบรรทัดเท่านั้น
ข้อดีของการแสดงรายการทุกวันและแยกเป็นรายการเข้าจากเลขที่เอกสารอะไร และออกจากเลขที่เอกสาร คือ เมื่อเราพบความผิดปกติ หรือพบผลต่างระหว่างสินค้าจริงและรายงานสินค้า ก็จะสามารถมาย้อนดูเพื่อตรวจสอบในรายงานเคลื่อนไหวสินค้าคงเหลือได้ง่ายกว่ารายงานอื่นๆ
ทีนี้รายงานนี้เป็นรายงานสำคัญมากๆ ทางภาษี เพราะธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องจัดทำ รายงานวัตถุดิบและสินค้า ซึ่งถ้าเปรียบเทียบรูปแบบดีๆ แล้วมันก็คือ รายงานการเคลื่อนไหวสินค้าคงเหลือนั่นเองค่ะ
ลองดูตัวอย่างรายงานได้ที่นี่
3. รายงานตรวจนับสินค้าคงเหลือ
รายงานตรวจนับสินค้าคงเหลือ เป็นรายงานที่ช่วยให้กิจการตรวจสอบได้ว่า สินค้าที่มีอยู่ในสต็อก ต่างกันกับ สินค้าที่นับได้จริงไหม ถ้าตรงกันถูกต้องก็ผ่าน แต่ถ้าไม่ตรงนี่ซิคะ น่าเป็นห่วง จะเป็นข้อบ่งชี้เลยว่ามีความผิดปกติของบัญชีสินค้าคงเหลือ จนต้องนำไปสู่การติดตามสาเหตุที่เกิดขึ้นว่าเกิดจากอะไร และการติดตามสาเหตุที่เกิดขึ้นนั้น เราก็ใช้รายงานที่เรามีข้อมูลอยู่แล้ว นั่นก็คือ รายงานเคลื่อนไหวสินค้าคงเหลือ นั่นเองค่ะ
ประโยชน์ของรายงานตรวจนับสินค้า ช่วยทำให้เราทราบถึงประสิทธิภาพในการบริหารงานและการทำงานในองค์กรที่ต้องมีการปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้น และพัฒนาการบริหารจัดการให้เกิดผลต่างในครั้งต่อไปน้อยที่สุด
ตัวอย่างรายงานจะหน้าตาคล้ายๆ รายงานสินค้าตอนปลายงวด แต่ว่าเพิ่มเติมคือ คอลัมภ์การตรวจนับและผลต่างจากการตรวจนับนั่นเองค่ะ
3 รายงานที่ได้กล่าวไปในบทความนี้ กิจการของเพื่อนๆได้กันครบไหมคะ การมีรายงานให้ครบถ้วนแบบนี้มีประโยชน์ด้านการบริหารงาน ด้านการวิเคราะห์ ด้านการจัดการ และแผนกอื่นๆ ก็สามารถนำข้อมูลของเราไปใช้ต่อได้อีก ยิ่งถ้าเราเป็นต้นทางของข้อมูลแล้ว การทำรายงานให้ถูกต้องที่สุดนั้นเป็นเรื่องสำคัญมากค่ะ
อยากเรียนรู้เรื่องสินค้าคงเหลือ และดาวน์โหลดรายงานสำคัญเพิ่มเติม ดูคอร์สอบรมได้ที่นี่: เงินสด ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ หลักการบัญชีที่สำคัญ และวิธีทำงบการเงินให้ถูกต้อง
สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่นี่
Line: @cpdacademy
