เผยแพร่ครั้งแรก: 15 ตุลาคม 2025
อัปเดตล่าสุด: 27 ตุลาคม 2025
เพื่อนๆ นักบัญชี ใครรู้จัก เครื่องมือตรวจสอบงานบัญชีอะไรกันบ้างคะ
การทำบัญชีรายเดือน สิ่งที่ท้าทายที่สุดไม่ใช่การลงบันทึกรายการบัญชีไปในแต่ละวันอย่างเดียว แต่คือ การตรวจสอบให้ตัวเลข “ถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชีและตรวจสอบย้อนกลับได้” ทุกสิ้นเดือน เพราะความผิดพลาดเล็ก ๆ มักสะสมจนกระทบงบการเงินปลายปีและภาษีที่ต้องยื่นต่อหน่วยงานรัฐ หรือผู้ใช้งบการเงินด้วย
CPD ACADEMY จึงอยากจะมาแชร์เครื่องมือตรวจสอบงานบัญชีให้ทำงานได้เร็วขึ้นกันค่ะ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
1) ลืมลงรายการ (โดยเฉพาะค้างรับ/ค้างจ่าย)
ใครเคยเจอบ้างคะ ค่าไฟ/ค่าขนส่งใช้ไปแล้วแต่บิลมาช้า, เงินเข้าออกใน Statement ไม่มีคู่เอกสาร, เงินสดย่อยตกหล่น ทำให้ผลกระทบที่เกิดขึ้นคือ P&L เพี้ยน VAT/WHT ไม่สัมพันธ์, Recon ธนาคารไม่ลงตัว
แล้วเราจัดการยังไงดี วิธีการจัดการมีหลายวิธี เช่น
- ตั้ง Cut-off เอกสาร ชัด ๆ และมี ลิสต์ค้างรับ ที่ใครเป็นเจ้าของตามทวง
- ใช้ Bank Reconciliation เป็นด่านสุดท้าย ทุกรายการใน Statement ต้องชี้ได้ว่าคืออะไร
- สำหรับบริการที่ใช้แล้ว ให้ตั้ง Accrual ไว้ก่อน แล้วค่อยกลับรายการเมื่อบิลเข้า
2) บันทึกผิดบัญชี (เช่น ต้นทุนไปลงค่าใช้จ่าย/ค่าเสื่อมลืมบันทึก)
สำหรับค่าใช้จ่ายโรงงานแต่ดันไปบันทึกรวมที่ค่าใช้จ่ายสำนักงานซะหมด หรือซื้อสินทรัพย์แต่ลงค่าใช้จ่าย หรือค่าประกัน/ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้าไม่ได้ตัดงวด ทำให้ผลกระทบที่เกิดขึ้นคือ กำไรขั้นต้นผิด, วิเคราะห์ธุรกิจพลาด, ผู้บริหารอ่านงบแล้วงงได้เลยนะเนี่ย
ถ้าใครกำลังเจอเคสแบบนี้อยู่เราแนะนำวิธีแก้แบบนี้ค่ะ
- ตั้ง Recurring JEs: ค่าเสื่อม/ค่าเช่า/ประกัน พร้อม Reversal เดือนถัดไป
3) ยื่นภาษีผิด
ยิ่งสำหรับธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มนะ ต้องระวังข้อนี้มากๆ เพราะว่าผิดกันเยอะเลยหล่ะ
รายงาน VAT กับ GL ต่างกัน, ใบกำกับภาษีซื้อข้อมูลไม่ครบ/ยังไม่ได้ใบตัวจริง
แต่สำหรับกิจการที่ยังไม่ได้จด VAT อย่าคิดว่าจะรอดนะคะ ก็ยังมีภาษีตัวอื่นๆ ที่ต้องระวัง ไม่ควรที่จะยื่นผิดเหมือนกัน เช่น ภงด.3/53 น้อยกว่าค่าใช้จ่ายที่ควรหัก
สำหรับผลกระทบ ยื่นแบบผิด เสี่ยงค่าปรับ–เงินเพิ่ม และกระทบความน่าเชื่อถือ แนะนำวิธีแก้แบบนี้ค่ะ
- มี ตารางเทียบ VAT/WHT vs GL ทุกงวด ก่อนกดส่งแบบ
- ทำ สรุป “ค้างแก้ไข/ค้างรับเอกสาร” กับเจ้าของงาน พร้อมทั้งระบุเดดไลน์
- บังคับขั้นตอนออก หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ให้คู่ค้าทุกเดือน
สรุปจุดพลาดส่วนใหญ่ไม่ได้มาจากความรู้ไม่พอ แต่มาจาก ไม่มีระบบตรวจซ้ำ และ ไม่มีเครื่องมือบังคับให้ครบค่ะ
เครื่องมือช่วยตรวจให้งานตรวจสอบบัญชีเร็วขึ้น
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เช่น Flowaccount / PEAK
โปรแกรมเหล่านี้ เป็นตัวช่วยมีระบบรายงานอัตโนมัติ ลดงานซ้ำ สิ่งที่ทำให้งานบัญชีวิ่งลื่นขึ้นแบบรู้สึกได้ คือการเอาโปรแกรมบัญชีออนไลน์มาทำ “งานซ้ำ” แทนมือเรา ตั้งแต่ต้นทางอย่างผังบัญชี โค้ดภาษี ไปจนถึงเอกสารขาย–ซื้อที่ไหลต่อกันอัตโนมัติ เวลาเซ็ตดี ๆ ไว้หนึ่งครั้ง เราจะได้รายงานที่เชื่อถือได้แทบจะทันที ทั้ง P&L, Aging, รายงาน VAT/WHT หรือแม้แต่ภาพรวมสต็อก วันสิ้นเดือนก็ไม่ต้องตามงมตัวเลขทีละไฟล์ แค่กดดึงรายงานเพียงเท่านี้เราทุ่นเเวลาไปได้เยอะเลยค่ะ
Check list ตรวจงานบัญชีรายเดือน
ทำเช็กลิสต์และบันทึกข้อผิดพลาดไว้ดูย้อนหลัง และตรวจงานสำคัญครบทุกจุด เหมือนคู่มือเดียวกัน เราใช้เป็นสมุดบันทึกงานได้ด้วย ติ๊กว่าข้อไหนเสร็จ ใครตรวจแล้ว และสำคัญสุดคือบันทึกข้อผิดพลาดเล็ก ๆ ที่เจอในงวดนี้ไว้เสมอ เช่น ใบกำกับตกหล่นหนึ่งใบ ภาษีซื้อยังใช้สิทธิ์ไม่ได้ หรือค่าใช้จ่ายบางตัวลงหมวดผิด พอมีบันทึกย้อนดู งวดถัดไปจะจำได้เองโดยไม่ต้องเตือนซ้ำ และทีมใหม่ที่เข้ามาก็ตามงานต่อได้ทันทีโดยไม่หลงลืมขั้นตอนไหนไป
ระบบแจ้งเตือนภาษีอัตโนมัติ
ระบบแจ้งเตือนภาษีอัตโนมัติที่ช่วยชีวิตเราในช่วงเดดไลน์ ตั้งปฏิทินวนทุกเดือนให้เด้งเตือนก่อนยื่นสัก 3–5 วัน ไม่เสี่ยงลืมยื่นภาษีตัวใดตัวหนึ่งไป
ตรวจงานบัญชีตาม Checklist ไม่หลงลืมแน่นอน
1) งบทดลอง (Trial Balance)
จุดนี้คือฐานของทุกอย่าง ต้องเช็กว่า เดบิต=เครดิต และไม่มีบัญชีคงค้างผิดธรรมชาติ (เช่น บัญชีพัก/ค่าธรรมเนียมติดลบ, VAT ติดลบผิดเวลา) ไล่ดูบัญชีที่ “ผิดปกติเทียบเดือนก่อน หรืองวดปีก่อนหรือไม่” แล้วเจาะไปที่รายการ (JE) ต้นทางทันที ถ้าพบยอดค้างยกมานาน ให้ทำแผนเคลียรประเด็นกับผู้ทำบัญชี
2) งบฐานะการเงิน (Balance Sheet)
สมการ สินทรัพย์ = หนี้สิน + ทุน และ “เราต้องตรวจสอบทุกยอดของบัญชีฝั่งสินทรัพย์ และหนี้สิน”
ยกตัวอย่างเช่น
- เงินฝากธนาคาร กระทบยอดกับ statement สิ้นเดือน พร้อมลิสต์รายการค้างเคลียร์
- ลูกหนี้/เจ้าหนี้ Aging ตรง GL, ไม่มียอดติดลบ/เครดิตเกิน
- สินค้าคงเหลือ ปริมาณ–มูลค่าตรงกับระบบ/ใบตรวจนับ
- สินทรัพย์ถาวร เพิ่ม–ลด–โอนครบ และค่าเสื่อมประจำเดือนบันทึกแล้ว
สิ่งที่มักพลาดคือ “บัญชีพัก/เงินทดรอง/ภาษีค้างรับ–ค้างจ่าย” ควรมีรายละเอียดประกอบยอดคงเหลือด้วยนะคะ
3) งบกำไรขาดทุน (P&L)
ดูว่า รายได้–ต้นทุน–ค่าใช้จ่าย อยู่ “ถูกงวด” และโครงสร้างกำไรไม่ผิดปกติ
ยกตัวอย่างเช่น
- รายได้ ตัดงวดตามการส่งมอบ/ให้บริการจริง
- ต้นทุน วิธีคิดต้นทุน (FIFO/เฉลี่ย) สอดคล้องนโยบายของกิจการ, โสหุ้ยไม่หลุดไปแอดมิน
- ค่าใช้จ่าย ตั้งค้างจ่าย/จ่ายล่วงหน้า/ค่าเสื่อมครบถ้วน
4) ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
เป้าหมายคือ ภาษีซื้อ–ภาษีขาย ในรายงานต้อง เท่ากับยอดใน GL และ ตรงแบบ ภ.พ.30/36
- เช็กรายการผิดรูปแบบของใบกำกับไม่ครบ/ชื่อ–เลขผู้เสียภาษีผิด/วันผิดงวด
- ใบลดหนี้–เพิ่มหนี้ รับรู้ครบทั้งสองฝั่ง และเข้าถูกงวด
- นำเข้าบริการ แยก ภ.พ.36 ชัดเจน
ก่อนยื่นให้ทำชีต “ไฟล์กระทบยอดภ.พ.30”
5) ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT)
ตรวจให้ แบบ ภ.ง.ด.1/3/53 สัมพันธ์กับค่าใช้จ่ายที่ต้องหัก (เงินเดือน/บริการ/เช่า ฯลฯ)
- ดึงรายการจ่ายจากใบสำคัญจ่าย แล้วจับคู่กับอัตรา WHT ที่ถูกต้อง
- ออก/ส่ง หนังสือรับรอง ให้คู่ค้าครบ และเก็บสำเนาใน Close Pack
สัญญาณเตือน: ยอดภงด.53 ต่ำผิดปกติเทียบค่าบริการ–ค่าเช่าใน P&L → มักมีรายการ “จ่ายแล้วไม่หัก”
6) เงินเดือน & Payroll
ตรวจความสอดคล้องของ เงินเดือนสุทธิ, ภาษีบุคคลธรรมดา (ภ.ง.ด.1), ประกันสังคม กับรายงานเงินเดือน
- ฐานเงินได้, ค่าล่วงเวลา, โบนัส, เบี้ยเลี้ยง แยกประเภทถูกต้อง
- รายงานส่งหน่วยงาน (ภ.ง.ด.1, สปส.) ต้องเท่ากับยอดใน GL และหลักฐานชำระแนบเรียบร้อย
7) ภาพรวมภาษี (Tax)
รวม สรุปยอดภาษีทุกประเภท ที่จะยื่นในงวด (VAT/ภ.พ.36/ภ.ง.ด.1/3/53/สปส. ฯลฯ) จัดเก็บใบเสร็จ e-Filing ไว้โฟลเดอร์เดียวกันด้วย
ก่อนที่จะทำ Checklist ตรวจสอบงานบัญชี ถ้าเพื่อนๆอยากทบทวนขั้นตอนการปิดบัญชีก่อน แนะนำบทความมนี้เลย
คู่มือการปิดบัญชีรายเดือน ที่นักบัญชีต้องรู้!
บทสรุป
งานบัญชีมักพลาดซ้ำที่เดิม ไม่ว่าจะเป็นลืมลงรายการ บันทึกผิดบัญชี หรือภาษีผิด จนตัวเลขไม่ตรงตามความเป็นจริงแถมยังเสี่ยงยื่นแบบภาษีผิด เราสามารถแก้ไขได้โดยใช้เครื่องมือตรวจสอบงานบัญชี ลองให้ระบบช่วยก่อน โดยใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์อย่าง FlowAccount หรือ PEAK เพื่อลดงานซ้ำและดึงรายงานได้ไว ควบคู่กับเช็กลิสต์รายเดือนที่กำหนดช่วยให้งานเดินไปได้ไม่ตกหล่นและลดข้อผิดพลาด ถ้าใครใช้ตัวช่วยเหล่านี้ รับรองเลยว่า ปัญหาที่เคยเกิดขึ้นซ้ำ มันจะลดลงอย่างแน่นอน
สำหรับท่านไหน อยากได้ตรวจสอบงานบัญชีได้แบบครบลูป แนะนำ
คอร์สนี้ วิธีตรวจสอบความถูกต้องของการทำบัญชีประจำเดือน สอนใช้งาน Checklist ตรวจงานบัญชีรายเดือน พร้อม Workshop จัดเต็ม
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมที่ Line ID : @cpdacademy
