นักบัญชีที่กำลังปิดงบการเงินประจำเดือนหรือว่าประจำปี มักจะละเลยการตรวจเช็กรายการเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสดค่ะ เพราะคิดว่าเป็นรายการง่ายๆ ที่ไม่น่าผิดพลาดอะไร แต่ทว่ารายการนี้ ในชีวิตจริงแล้วเป็นอีกรายการนึงที่ผู้ตรวจสอบบัญชีพบข้อผิดพลาด ชนิดที่ว่าเป็นรายการยอดฮิตเลยทีเดียวค่ะ
วันนี้ CPD Academy ได้ยกตัวอย่าง 6 รายการหลักเกี่ยวกับรายการปรับปรุงที่พบบ่อยเรื่องเงินสด ลองไปดูกันค่ะว่ามีอะไรบ้าง
รายการปรับปรุงเงินสดที่พบบ่อย
1.เช็คลงวันที่ล่วงหน้า
ตัวแรกเลย เช็คลงวันที่ล่วงหน้าที่ได้รับมาจากลูกค้า หรือที่จ่ายให้กับซัพพลายเออร์ เราอาจจะคิดว่าเป็นเอกสารแทนเงินสด เลยบันทึกเป็นเงินสดทั้งหมด แต่จริงๆ แล้วไม่เสมอไปนะคะ เพราะว่าเราต้องดูวันที่ในเช็คด้วยว่าเราสามารถเบิกเงินสดได้วันที่เท่าไร ซึ่งความคล่องตัวของเช็คก็จะมีน้อยกว่าเงินสด
ดังนั้น การบันทึกบัญชีบางทีจึงเป็นเงินสด บางทีก็ไม่ใช่เงินสด เป็นลูกหนี้ เราจะดูยังไง วิธีการ ก็คือจะต้องดูวันที่ของเช็คเสมอก่อนบันทึกบัญชี
ยกตัวอย่าง เช่น เช็คที่จ่ายให้กับบริษัท ซีโร่ ทู โปรฟิต จำกัด จำนวน 10 USD
- วันนี้ 31 ธ.ค. 65 – เช็คลงวันที่ 1 ม.ค. 66 จะเรียกว่า “เช็คลงวันที่ล่วงหน้า” ในงบการเงินจะแสดงเป็นลูกหนี้
- วันที่ 5 ม.ค. 66 – เช็คลงวันที่ 1 ม.ค. 66 เช็คถึงกำหนดชำระแล้ว จะถือเป็นเงินสดของธุรกิจ
- วันนี้วันที่ 6 ม.ค. 66 – เช็คลงวันที่ 1 ม.ค. 66 = เช็คเด้ง จะถือเป็นลูกหนี้ของธุรกิจ
2. ดอกเบี้ยค้างรับ คืออะไร
เวลาที่มีเงินฝากในธนาคารเรามักจะได้รับดอกเบี้ย ซึ่งดอกเบี้ยนี้จัดเป็นรายได้อื่นของธุรกิจที่ต้องรับรู้เข้าไปในงบการเงินด้วย ถึงแม้ว่ายังไม่ถึงรอบกำหนดชำระของธนาคารก็ตาม เนื่องจากมาตรฐานบัญชีบอกว่าเราต้องรับรู้รายได้ตามเกณฑ์คงค้าง
ยกตัวอย่างเช่น
ปิดบัญชีประจำปี รอบ 31 มี.ค. 65 แต่ธนาคารเคยจ่ายดอกเบี้ยทุกวันที่ 30 มิ.ย. แล้วก็ 30 ธ.ค.
แสดงว่า 31 มี.ค. ยังไม่ได้รับดอกเบี้ยเป็นเงินสดจากธนาคารค่ะ แม้เราจะยังไม่ได้เงินสด แต่ธนาคารต้องจ่ายเราหรือว่าเรามีสิทธิ์ที่จะได้รับดอกเบี้ยนี้อยู่แล้ว 3 เดือน ถือว่าเป็นสินทรัพย์และรายได้ของธุรกิจแล้ว
ฉะนั้นจะต้องคำนวณตัวดอกเบี้ยค้างรับตรงนี้ไปเป็นสินทรัพย์ของธุรกิจแล้วก็มีเครดิตดอกเบี้ยรับของธุรกิจค้างรอเอาไว้ด้วยตามตัวอย่างนี้ ทุกๆ สิ้นรอบปีบัญชีนะคะ
3. เงินฝากระหว่างทาง
เงินฝากระหว่างทาง คือ การที่เรานำเงินเข้าฝากธนาคารหรือได้รับเงินโอนจากลูกค้าซึ่งเป็นวันก่อนปิดทำการสิ้นปีพอดี และธนาคารก็ใช้เวลาในการ process สักพักนึง กว่าเงินจะโชว์ใน Bank statement ก็อาจจะช้ากว่า ทำให้เงินของธุรกิจหายไปละ แต่ยังไม่โผล่ใน Bank Statement ณ วันสิ้นงวดค่ะ
ยกตัวอย่าง เช่น
Bank statement มีเงิน 7,000 บาท ณ วันสิ้นงวด ลูกค้าต่างประเทศฝากเงินเข้าไปเพิ่มอีก 1,000 บาท แต่ธนาคารยังไม่ได้อัพเดท bank statement ให้ เพราะธนาคารปิดทำการ กลายเป็นว่าบัญชีบันทึกไปแล้ว 8,000 บาท
ปกติถ้าเป็นรายการแบบนี้ทางบัญชีจะไม่ปรับปรุงนะคะ เพราะถือว่าแสดงยอดที่ถูกต้องเรียบร้อยแล้ว แต่รายการนี้จะไปติดใน Bank Reconciliation หรืองบกระทบยอดเงินสด ซึ่งก็จะต้องอธิบายให้ได้ว่าผลต่าง 1,000 บาท ของระหว่าง 7,000 กับ 8,000 เกิดจากอะไร ถ้าเป็นรายการเงินฝากระหว่าทางก็เขียนโน๊ตเอาไว้และจะต้องมี Pay in Slip ที่ไปฝากธนาคารแนบไว้เป็นหลักฐาน ตรงนี้นักบัญชีจะต้องโน๊ตหมายเหตุเอาไว้ด้วยเช่นกัน
4.เงินต่างประเทศ
ถ้าเราฝากเงินไว้เป็นสกุลต่างประเทศ ณ วันสิ้นงวด เงินจำนวนนี้ก็จัดเป็นเงินสดของธุรกิจที่นักบัญชีต้องห้ามลืมเช็คมูลค่า และปรับปรุงให้งบการเงินแสดงมูลค่าที่ถูกต้องด้วยค่ะ
Bank statement ที่เรายกตัวอย่างมาจะเป็นรายการเงินฝากธนาคารสกุล USD ค่ะ ในนี้เราจะเห็นรายการเงินเข้า เงินออก – เงินออก และเงินเหลือจำนวน 32,084.79 USD ณ วันสิ้นเดือน
เงินตราต่างประเทศต้องแปลงค่าเป็นเงินบาท เพื่อแสดงในงบการเงินด้วยอัตราปิด Buying Rate และคำนวณกำไรหรือขาดทุนจากการวัดมูลค่า ตามนี้
- มูลค่าสิ้นปี 32,084.79 USD x 35 = 1,122,967.65
- มูลค่าตามบัญชีก่อนปรับ = 1,122,000.00
- กำไรจากอัตราแลกเปลี่ยน = 967.65
ยกตัวอย่าง เช่น
ถ้าสิ้นปี 31 ม.ค. อัตรา 35 บาท สิ่งที่ต้องทำก็คือลองคำนวณดูว่า 35 บาท x 32,084.79 USD ตรงนี้ได้กี่บาท จะเห็นว่ามันได้เท่ากับ 1,122,967.65 บาท ซึ่งเป็นการ revalue มูลค่าของสินทรัพย์ให้แสดง ณ อัตราปิด Buying Rate
แต่เราก็ต้องไปดูต่อว่าในบัญชีเคยบันทึกไว้เท่าไร ถ้าบัญชีก่อนปรับปรุงเคยบันทึกไว้ที่ 1,122,000.00 บาท แสดงว่าจะมีส่วนต่างเกิดขึ้น จากการ revalue จะเป็นกำไรจากอัตราแลกเปลี่ยนที่ยังไม่เกิดขึ้นประมาณ 967.65 บาท ตรงนี้จะต้องทำรายการปรับปรุงให้ถูกต้อง ดังนี้
Dr. เงินสด 976.65
Cr. กำไรขาดทุนที่ยังไม่เกิดขึ้นจากอัตราแลกเปลี่ยน 967.65
5. เงินเบิกเกินบัญชี
เงินเบิกเกินบัญชี หรือว่าเงิน OD คือ หนี้สินระยะสั้น ที่กิจการมีกับสถาบันการเงินค่ะ ปกติแล้วกิจการจะได้รับวงเงินโอดีจากธนาคารตามแต่ตกลงเพื่อเขียนเช็คจ่ายค่าสินค้าล่วงหน้าได้ ซึ่งรายการนี้นักบัญชีมักบันทึกบัญชีผิดพลาดบ่อยๆ
ตัวอย่างตรงนี้ Bank Confirm ที่ผู้สอบบัญชีได้รับ จะคอนเฟิร์มเรื่องของเงิน Overdraft เป็นยอดเครดิตของธนาคาร โดยที่ต้องถูกต้องตรงกันกับสมุดบัญชีด้วยค่ะ
การเปิดเผยในงบการเงิน เราต้องเปิดเผยเป็นรายการเบิกเกินบัญชีที่เป็นหนี้สินหมุนเวียนของธุรกิจ ถ้าใครบันทึกบัญชีของรายการกระแสเงินสดหักกลบกันเอาไว้ อย่าลืมปรับปรุงแยกออกมาให้ถูกต้องนะคะ
6. เงินฝากติดภาระค้ำประกัน
สำหรับเงินฝากติดภาระค้ำประกันไม่ว่ากับสถาบันการเงินหรือว่าผู้ให้กู้อื่นๆ เรามีวิธีแสดงรายการในงบการเงิน 2 ทางแบบนี้โดยดูที่เงื่อนไขเวลาของการติดภาระค้ำประกัน แล้วแบ่งเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนอื่นหรือเป็นสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนอื่น
และเปิดเผยเพิ่มเติมในหมายเหตุประกอบงบด้วยว่ามีการติดภาระเรื่องอะไร ระยะเวลาเท่าไร
ที่สำคัญรายการนี้ ไม่ใช่เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสดโดยเด็ดขาดนะคะ เพราะสภาพไม่คล่อง ไม่สามารถเบิกถอนได้ง่ายๆ
สำหรับใครที่อยากทบทวนเรื่องการปรับปรุงเกี่ยวกับเงินสดอย่างละเอียด แนะนำดูคลิปนี้เลย
บทความนี้เป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรายการปรับปรุงบ่อยของเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด อยากให้นักบัญชีทุกคนลองเช็คหลักการดีๆ เช็คให้แม่นๆ ว่าจะต้องเช็คกับเอกสารอะไรบ้าง ก่อนบันทึกบัญชีหรือปรับปรุงรายการค่ะ
ถ้าเราทำแบบนี้ได้ทุกเดือน ตอนปิดบัญชีปลายปีจะไม่มีปัญหาเลยเพราะได้รับการฝึกฝนมาแล้ว 11 เดือน แต่ถ้าเราขี้เกียจ จะทำตอนปลายปีเลยก็ไม่ได้มีใครว่ากัน แต่อย่าลืมว่าจะต้องทำให้ถูกต้องด้วยเช่นกันนะคะ
อยากทำงบการเงินให้ถูกต้อง ต้องเรียนคอร์สนี้ คอร์สที่เราจะพาทุกคนทำความเข้าใจ เงินสด ลูกหนี้ และสินค้าคงเหลือ แบบเจาะลึกว่าแต่ละบัญชีมีเรื่องอะไรที่ต้องรู้บ้าง
ทุกท่านสามารถอ่าน บทความเกี่ยวกับเรื่องบัญชี – ภาษี บทความอื่นๆ เพิ่มเติมคลิกที่ Link ได้เลยนะคะ
เรียนบัญชีออนไลน์ เก็บชั่วโมง CPD ที่ www.cpdacademy.co
สอบถามได้ที่นี่ Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
