งานบัญชีเป็นที่รู้กันดีว่า ไฟล์เอกสารค่อนข้างเยอะ และเป็นงานที่มีเอกสาร สำคัญๆขององค์กรอยู่เป็นจำนวนมาก หากเราไม่มีการจัดระเบียบ และรักษาความปลอดภัยของเอกสารนั้นๆ อาจจะทำให้ผู้ไม่หวังดีเข้ามาละเมิดเอกสารนี้ได้โดยง่าย และเราเองก็ไม่ควรละเลยความปลอดภัยนี้เช่นกัน เพราะเอกสารทางบัญชีสามารถปลอมแปลงได้ง่าย จากที่เราเห็นในข่าวต่างๆที่ออกมา พนักงานบัญชี หรือผู้ไม่หวังดีที่หวังผลประโยชน์ในทางมิชอบ มักจะวางแผนแก้ไข คัดลอก ปลอมแปลงเอกสารขององค์กร เพื่อผลประโยชน์ส่วนตัว สร้างความเสียหายเป็นวงกว้าง อีกทั้งหากงานนั้นๆ เราคือผู้รับผิดชอบหล่ะก็ อาจจะถูกหางเร่ไปได้ กว่าจะพ้นมลทินอาจจะต้องเสียเวลาเพื่อสืบสวนสอบสวนข้อมูลกันมากมาย และยิ่งในขณะนั้น เราไม่สามารถหาผู้ที่กระทำได้ หาตัวไม่ได้ ไม่มีกล้องวงจรปิด ไม่หลักฐานใดๆยืนยันความบริสุทธิ์ของเรา
ความผิดบางประการอาจตกมาเป็นของเราได้เลย เพราะเราไม่มีทางรู้เลยว่า ผู้คนมากหน้าหลายตาในองค์กร มีนิสัยใจคออย่างไร จะไว้ใจได้มากน้อยแค่ไหน การระวังตัวและรอบคอบให้มากที่สุดถือเป็นเรื่องที่ดี
ซึ่งเรามีวิธีง่ายๆในการปกป้องเอกสารสำคัญของเรา ที่เราสามารถทำได้ด้วยตัวเองได้ ผ่านโปรแกรม Microsoft Word ที่เรามักใช้อยู่เป็นประจำได้เลย
กรณีนี้เหมาะกับผู้ที่ใช้คอมพิวเตอร์ขององค์กร หรือผู้ที่ใช้งานคอมพิวเตอร์แบบหมุนเวียนกันในบริษัท ที่ไม่มีรหัสเข้าใช้งาน เพราะเราไม่มีข้อมูลป้องกันด้านแรก ด่านต่อๆไป คือ ข้อมูลภายในเครื่อง อาจจะถูกละเมิดได้
1.ขั้นตอนแรกเมื่อเราเปิดโปรแกรมขึ้นมาแล้ว และมีการจัดทำเอกสารภายในเรียบร้อย ก็กดเข้าไปที่เมนู ไฟล์ (File) จากนั้นกดมาที่ ข้อมูล (prepare) และกดไปที่ ป้องกันเอกสาร (Encrypt Document) จากนั้นทำการตั้งรหัสผ่าน และยืนยันรหัสผ่านได้เลย ตามด้วยการกด OK
2. Save ไฟล์เอกสาร งานนั้นๆของเรา สามารถตั้งชื่อได้ตามปกติ
3. หากเราต้องการใช้งานไฟล์นั้น เราสามารถเปิดไฟล์และกรอกรหัสที่เราระบุไว้ได้ ซึ่งโปรแกรมจะขึ้นหน้าต่าง เพื่อให้เรากรอกรหัสลงไปนั่นเอง
หากเราต้องการยกเลิกรหัสผ่าน ก็ได้ทำได้ง่ายๆ ดังนี้
– กดเข้าเมนูเดิม จนถึงขั้นตอนที่ 2 ลบรหัสผ่านออกให้หมด แล้วคลิก Ok
เพียงเท่านี้รหัสก็จะถูกลบออกไป
การใช้งานของการตั้งรหัสนี้ ก็มีข้อควรระวังอยู่เช่นกัน เพราะการเข้ารหัสในไฟล์เอกสาร หากเราลืมรหัสจะไม่สามารถเปิดไฟล์ได้เลย จำเป็นต้องจด หรือจำให้ได้ว่ารหัสที่เราระบุลงไปนั้น คืออะไร
นอกจากวิธีสร้างรหัสผ่านแล้ว ควรสร้างที่เก็บเอกสารสำรองเอาไว้ด้วย กรณีที่เอกสารเกิดความเสียหาย หรือกรณีที่ลืมรหัสผ่าน สามารถใช้ไฟล์สำรองนี้ได้ โดยที่ไม่ต้องกังวลว่าจะสร้างความเสียหายให้กับองค์กร ที่สำคัญควรตรวจสอบไฟล์ ที่จัดเก็บ เช็คจำนวนเอกสารตลอดเวลา ประหนึ่งพนักงานเช็คสินค้า เช็คให้ละเอียดว่าไม่มีการย้ายที่ หรือไม่มีการถูกลบไป หากมีใครมาใช้คอมพิวเตอร์ของเรา ต้องรีบเช็คว่าข้อมูลต่างๆครบถ้วนเหมือนเดิม ทางที่ดีต้องเริ่มตั้งรหัสผ่านตั้งแต่การเข้าใช้คอมพิวเตอร์ จะช่วยให้เรามีความปลอดภัยสูงมากขึ้น
