งานบัญชีเป็นงานที่มีความเสี่ยงทางด้านข้อมูลสูงอีกอาชีพหนึ่ง เพราะอยูใกล้ชิดกับเอกสารสำคัญทางการเงิน และระบบการจัดการเงินต่างๆในองค์กรมากกว่าตำแหน่งหน้าที่อื่นๆในองค์กร นักบัญชีอย่างเราก็ควรระมัดระวังตัวในการทำงานเช่นกัน
สิ่งที่นักบัญชีควรพึงระวังเสมอในระหว่างปฎิบัติหน้าที่ มีดังนี้
1.ข้อมูลภายในเอกสาร
ควรตรวจสอบข้อมูลภายในเอกสารของเราให้ละเอียดทุกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นข้อความ ตัวเลข วันที่ การเบิก หรือทำจ่ายต่างๆ ต้องสอดคล้องเป็นไปตามนโยบาย ระเบียบที่บริษัทกำหนด
2. การรับรองเอกสาร / การอนุมัติการรับรองเอกสารทุกฉบับ ที่จำเป็นต้องลงลายมือชื่อ ต้องเป็นไปตามเงื่อนไขบริษัท และฝ่ายผู้บริหารกำหนดเท่านั้น ว่าบุคคลใดได้รับอำนาจในการรับรองเอกสาร นักบัญชีอย่างเรา จำเป็นต้องตรวจสอบโดยละเอียดทุกครั้ง
3. การแก้ไขเอกสาร
กรณีอาจเกิดขึ้นได้ โดยการกระทำของผู้ไม่หวังดี และกำลังทำผิดกฎหมายกับทางบริษัท หากพบเห็นเอกสาร ถูกแก้ไขโดยพลการ สามารถแจ้งผู้เกี่ยวข้องในบริษัทให้ทราบได้ทันที สิ่งที่พึงระวังคือ การจัดเก็บเอกสารสำคัญต่างๆ นั้น ควรเก็บไว้ในสถานที่ที่ปลอดภัย มีการสำรองเอกสารสำคัญเอาไว้ทุกครั้ง หากเกิดกรณีฉุกเฉิน อย่าง การสูญหาย เป็นต้น
4. การทำเอกสารให้ผู้ไม่เกี่ยวข้อง
เอกสารสำคัญทางการเงิน และเอกสารทางบัญชีทุกประเภทนั้น โดยปกติทางบริษัทจะระบุชัดเจนว่า ผู้ใดคือผู้ที่เกี่ยวข้อง ได้รับสิทธิ์ และอำนาจในการออกคำสั่งให้ทำเอกสาร หากมีผู้ที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง ไม่สามารถดำเนินการส่วนนี้ได้
5. การปลอมแปลงเอกสาร
ส่วนนี้นักบัญชีควรตรวจสอบข้อมูลให้ดี หากพบความผิดปกติภายในเอกสาร ควรรีบตรวจสอบกับผู้ที่เกี่ยวข้องในทันที ซึ่งปัจจุบันจะเห็นข่าวมากมายในการปลอมแปลงเอกสาร สิ่งเหล่านี้สร้างความเสียหายอย่างมากแก่องค์กร และตัวผู้กระทำผิดเอง หากมีการปกปิด นักบัญชีเองจะถูกดำเนินคดีตามไปด้วย
แน่นอนว่า ความเสี่ยงจะไม่เกิดขึ้นเลย หากทุกคนปฎิบัติหน้าที่ด้วยความซื่อสัตย์ สุจริต หากพบเห็นความผิดปกติควรแจ้งผู้ที่เกี่ยวข้อง ให้เร่งแก้ไขทันที และไม่ควรเพิกเฉยต่อการกระทำที่ผิดกฎหมายทุกรูปแบบ
