เผยแพร่ครั้งแรก: 14 พฤศจิกายน 2025
อัปเดตล่าสุด: 8 พฤศจิกายน 2025
ใครทำงานในสายบัญชีจะทราบดีว่า การตรวจสอบเอกสารบัญชีเป็นหน้าที่สำคัญของนักบัญชี เพราะเป็นปราการด่านแรกก่อนที่จะตัดสินใจว่าจะไปบันทึกบัญชีหรือไม่ อย่างไร ซึ่งบางทีอาจชี้เป็นชี้ตายได้เลยว่าบันทึกบัญชีถูกหรือผิด เพราะเจ้าเอกสารแผ่นเดียวนี่แหละ ด้วยเหตุนี้ การเช็กเอกสารให้ดีจึงเป็นเรื่องที่ต้องใส่ใจ วันนี้เราจะมาแชร์เทคนิค 5 เทคนิคตรวจสอบเอกสารบัญชีไม่ให้พลาด มาแนะนำเพื่อนๆ นักบัญชีค่ะ
1. ข้อมูลภายในเอกสาร
ข้อมูลภายในเอกสาร คือ ที่อยู่ในเอกสารทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นข้อความ ตัวเลข วันที่ รายการเบิกจ่าย และรายการทางการเงินอื่น ๆ ล้วนมีความสำคัญต่อบันทึกบัญชีค่ะ
แม้ว่าได้เอกสารมาครบถ้วนแล้ว แต่ถ้าข้อมูลภายในไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่การบันทึกบัญชีผิดพลาด เจ้านายที่ใช้ข้อมูลก็เอาไปตัดสินใจผิดพลาดไปอี๊ก เพราะฉะนั้น ข้อมูลภายในเอกสารจึงเป็นสิ่งที่ต้องระวัง ต้องตรวจสอบ เอกสารอย่างถี่ถ้วน เพื่อให้แน่ใจว่า ข้อมูลในเอกสารนั้นถูกต้องและน่าเชื่อถือ
ยกตัวอย่างเช่น บริษัท A มีการบันทึกรายได้จากการขายสินค้า แต่พนักงานบัญชีลืมอ่านใบแจ้งหนี้ที่ฝ่ายเซลล์ออก และเผลอบันทึกเป็นรายได้จากการให้บริการ ทำให้รายได้จากการขายแสดงในงบน้อยไป ส่วนรายได้จากการบริการแสดงในงบมากไป สุดท้าย อาจจ่ายค่าตอบแทนเซลล์ผิด และเจ้านายก็เข้าใจผิดคิดว่าบริษัทให้บริการได้เยอะ ซึ่งจริงๆ แล้วเกิดจากการไม่ได้เช็กรายละเอียดเอกสารใบแจ้งหนี้ >> ในบรรทัดรายละเอียดสินค้า/บริการให้ดีเสียก่อน
2. การอนุมัติรับรองเอกสาร
การอนุมัติการรับรองเอกสาร คือ ขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้มั่นใจว่า เอกสารนี้ผ่านการตรวจสอบแล้ว ไม่ว่าจะจากผู้บริหาร หรือว่าหัวหน้างาน
เมื่อได้รับเอกสารมา อย่าลืมเช็กหลักฐานการอนุมัติ ไม่ว่าจะเป็นลายเซนต์ หรือ Electronic Signature หรือการยืนยันทางอีเมล ว่ามีครบถ้วน รวมถึงชื่อผู้อนุมัติเอกสารเป็นผู้ที่ได้รับอำนาจในการอนุมัติจริงๆ หรือไม่
เพราะฉะนั้น สิ่งที่นักบัญชีต้องตรวจสอบอย่างละเอียดคือ ลายมือชื่อ + ชื่อผู้รับรองเอกสารต้องเป็นไปนโยบายที่บริษัทกำหนดเท่านั้น เพื่อลดความผิดพลาดจากการบันทึกบัญชีรายการที่ไม่ได้ผ่านการอนุมัติจริงค่ะ
ยกตัวอย่างเช่น บริษัท B ต้องการจ่ายเงินให้กับผู้ซัพพลายเออร์ ราคา 2 ล้านบาท โดยนโยบายบริษัทกำหนดว่า ถ้าจะจ่ายเงินสินค้าราคา 2 ล้านขึ้นไป ต้องมีคนเซนต์รับรองมากกว่า 1 คนขึ้นไป ในตำแหน่งผู้บริหาร
แต่ถ้าฝ่ายบัญชีได้รับเอกสารมา เห็นมีลายเซนต์ฝ่ายบริหาร 1 คน แล้วบันทึกบัญชีและทำจ่ายเงินโดยพลการ แบบนี้อาจมีสิทธิ์โดนต่อว่า เรื่องการไม่เช็กลายเซนต์ในเอกสารให้ครบถ้วน แถมบริษัทยังจ่ายเงินไปทั้งๆ ไม่ผ่านอนุมัติอีกด้วย
3. การแก้ไขเอกสาร
นักบัญชีต้องเช็กเอกสารที่จะบันทึกว่ามี “ร่องรองการแก้ไขเอกสาร” หรือไม่ เพราะโดยปกติแล้วเอกสารต่างๆ ที่จัดทำขึ้น ไม่ควรมีร่องรอยการแก้ไข ไม่ว่าเขียนแก้ไข หรือตัดต่อ พิมพ์ทับ ดังนั้น เมื่อเจอเอกสารที่มีร่องรอยการแก้ไข อย่าลืมตรวจเช็กดังนี้
- ตรวจสอบร่องรอยการแก้ไขเอกสาร ว่าก่อนแก้ไข กับหลังแก้ไข แตกต่างกันอย่างไร
- สอบถามผู้ที่เกี่ยวข้อง เกี่ยวกับสาเหตุการแก้ไข และให้มั่นใจว่าคนที่เกี่ยวข้องรับรู้ทุกฝ่าย
- สำรองเอกสารชุดแก้ไขไว้ กับชุดเดิม เก็บไว้ในที่ที่เหมาะสม เพื่อป้องกันการสูญหาย
ยกตัวอย่างเช่น บริษัท C ได้ลงนามในสัญญากับผู้จัดจำหน่าย แต่ภายหลังพบว่าเงื่อนไขการชำระเงินเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม 60 วันเป็น 30 วัน ซึ่งเคสนี้ทำให้บริษัทเสียประโยชน์ ดังนั้น นักบัญชีต้องตรวจสอบกับผู้เกี่ยวข้องว่ามีการแก้ไขสัญญาระหว่างกันใช่หรือไม่ เงื่อนไขนี้ผู้บริหารรับทราบใช่ไหม และสิ่งที่จะมีผลกระทบต่อทางบัญชีมีอะไรบ้าง
4. ระวังความลับในเอกสาร
การรักษาความลับ เป็นหนึ่งในจรรยาบรรณของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี ซึ่งนักบัญชีเองต้องคลุกคลีกับเอกสารของธุรกิจมากมาย รวมไปถึงเอกสารสำคัญมากๆ อย่างสัญญาทางการค้า เพื่อที่ว่าจะได้วิเคราะห์และบันทึกบัญชีอย่างถูกต้องครบถ้วน
ทั้งนี้ต้องระมัดระวัง เรื่องการรักษาความลับในเอกสารไม่ให้รั่วไหล ไม่ว่าจะผ่านช่องทางใดก็ตาม
ข้อแนะนำสำหรับการรักษาความลับในเอกสารที่ทุกบริษัทควรมี
- ทำข้อตกลงการรักษาความลับของธุรกิจ เช่น หากจ้างงานพนักงาน หรือที่ปรึกษาก็จะต้องให้ยอมรับข้อตกลงการรักษาความลับนี้เสียก่อน
- ตรวจสอบก่อนว่าใครบ้างที่ได้รับสิทธิ์ให้เข้าถึงข้อมูลนี้บ้าง เพราะบางตำแหน่งไม่ควรมีสิทธิ์เห็นข้อมูลของกิจการ
- เปิดเผยเฉพาะข้อมูลที่ต้องการให้ทราบ บางทีต้องแชร์ข้อมูลในเอกสาร ทีมงานต้องระมัดระวังและเปิดเผยเฉพาะในส่วนที่จำเป็นเท่านั้น
- ระมัดระวังเรื่องการแชร์ drive เพื่อไม่ให้ส่งต่อ link แก่คนภายนอก สมัยนี้ใครๆ ก็เก็บข้อมูลใน share drive การแชร์ลิงก์สู่ภายนอกสามารถทำได้ง่าย ถ้าสมมติสร้าง link แล้ว share ให้ anyone หรือใครก็ตามที่มี link นั้น อันนี้อันตรายมากๆ อาจทำให้ความลับธุรกิจรั่วไหลได้
ดังนั้น สิ่งที่นักบัญชีต้องระลึกไว้ในใจเสมอ ก็คือ ความลับธุรกิจที่รั่วไหล อาจเป็นภัยต่อกิจการ ถึงขั้นทำให้เสียโอกาส หรือพ่ายแพ้ต่อคู่แข่งได้เลยนะคะ
ยกตัวอย่างเช่น บริษัท D ต้องการให้ที่ปรึกษาด้านการตลาด ซึ่งเป็นบุคคลภายนอก มาช่วยออกแบบวิธีการทำการตลาดของบริษัท จะต้องมีการทำสัญญาก่อนจ้างงานว่าที่ปรึกษาจะไม่เปิดเผยข้อมูล ไม่นำข้อมูลดังกล่าว ไปให้ลูกค้าคนอื่น หรือไปเผยแพร่ ในระหว่างที่ทำงานร่วมกัน หรือว่าหลังจากที่งานเสร็จ
5. การปลอมแปลงเอกสาร
การปลอมแปลงเอกสาร คือ เจตนาทำเอกสารให้เหมือนของจริง หรือเอาของเทียมมาทำให้เหมือนของแท้ โดยมีองค์ประกอบดังนี้
- ทำเอกสารปลอมขึ้นมาใหม่ทั้งฉบับ หรือส่วนหนึ่งส่วนใด
- เติมหรือตัดทอนข้อความ หรือแก้ไขด้วยประการใด ๆ ในเอกสารที่แท้จริง
- ประทับตราปลอมหรือลงลายมือชื่อปลอม
- การกระทำน่าจะเกิดความเสียหายแก่คนอื่นหรือประชาชน โดยมีมูลเหตุชักจูงใจเพื่อให้คนหนึ่งคนใดหลงเชื่อว่า เป็นเอกสารที่แท้จริง
การปลอมแปลงเอกสารดังกล่าว ถือเป็นการกระทำที่ผิดกฎหมาย และส่งผลเสียต่อธุรกิจอย่างร้ายแรง อีกทั้งยังเสี่ยงโดนดำเนินคดีทั้งจำและปรับ ถ้าหากนักบัญชีสมรู้ร่วมคิดปกปิดข้อมูลเหล่านั้นด้วยก็จะผิดหลายกระทงเลย
เพราะฉะนั้น นักบัญชีต้องตรวจสอบ เอกสารอย่างละเอียด อาจจะใช้เทคโนโลยีช่วยตรวจสอบข้อมูลบัญชีทั้งหมด และเมื่อพบความผิดปกติในเอกสาร ควรรีบสอบสวนผู้ที่เกี่ยวข้องทันทีค่ะ
ยกตัวอย่างเช่น พนักงานคนหนึ่งทำการปลอมแปลงใบเสร็จรับเงินเพื่อขอคืนค่าใช้จ่ายจากบริษัท โดยทำการแก้ไขตัวเลขในใบเสร็จเพื่อให้สามารถขอเงินคืนมากกว่าที่จ่ายจริง หากถูกตรวจสอบพบว่ามีการปลอมแปลงใบเสร็จ บริษัทสามารถดำเนินการทางกฎหมายกับพนักงานคนนี้ได้
ทำไมต้องใช้เทคนิคนี้ตรวจสอบเอกสาร?
5 เทคนิคเหล่านี้ จะเป็นแนวทางดี ๆ ที่ช่วยให้นักบัญชีสามารถตรวจสอบ เอกสารบัญชีได้ละเอียดมากขึ้น และสามารถป้องกันข้อมูลบัญชีตกหล่นหรือผิดพลาดได้ไม่น้อยเลยค่ะ เพราะถ้าหากข้อมูลบัญชีของธุรกิจมีข้อผิดพลาดเยอะ และไม่ได้รับการแก้ไขอย่างเร่งด่วน อาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจหลายอย่างเลยทีเดียว เช่น
- ข้อมูลทางการเงินไม่ถูกต้อง เมื่อข้อมูลทางการเงินไม่ตรงกับความเป็นจริง อาจนำไปสู่การตัดสินใจทางธุรกิจที่ผิดพลาดได้ เช่น ลงทุนพลาด จ้างพนักงานผิด เป็นต้น
- ภาษีผิดพลาด เพราะถ้าตัวเลขผิด การคำนวณภาษีก็จะผิดตามมาด้วย อาจทำให้ธุรกิจเสียภาษีมากหรือน้อยเกินไป เมื่อหน่วยงานตรวจสอบได้ว่าข้อมูลไม่ตรงกัน มีโอกาสที่จะโดนปรับได้เลยค่ะ
- ความน่าเชื่อถือของธุรกิจน้อยลง เมื่อนักลงทุน หรือคู่ค้าตรวจพบว่าธุรกิจของเรานำเสนอข้อมูลทางการเงินที่ไม่ถูกต้องตามความจริง อาจกระทบต่อความน่าเชื่อของธุรกิจ และทำให้อีกฝ่ายไม่เชื่อมั่นในธุรกิจอีกต่อไป
- ปัญหาด้านกฎหมาย หากธุรกิจไม่สามารถแสดงรายงานการเงินที่ถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด อาจเจอปัญหาทางกฎหมาย เช่น การถูกฟ้องร้อง หรือการโดนปรับจากหน่วยงานราชการ
สรุป
จะเห็นได้ว่า การทำงานบัญชีต้องใช้ความละเอียดและความแม่นยำอย่างสูงในการตรวจสอบเอกสารบัญชี แต่ก็มีบางครั้งที่นักบัญชีจะเกิด Human Error ได้เหมือนกัน ซึ่งถ้าผิดพลาดบ่อย ๆ ไม่ดีต่อธุรกิจแน่ ๆ ค่ะ เพราะฉะนั้น การใช้ 5 เทคนิคตรวจสอบเอกสารบัญชีจะช่วยลดความผิดพลาดจากการทำงานได้อย่างดี เพื่อไม่ให้เกิดผลกระทบต่อธุรกิจนั่นเองค่ะ อยากลืมเอาเทคนิคนี้ไปปรับใช้กันนะคะ
และสำหรับใครที่อยากเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีจัดการเอกสาร เพื่อเพิ่มความสะดวกในการทำบัญชีให้เป็นระบบยิ่งขึ้น ลองไปอ่านในบทความถัดไปของเราได้เลย
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ Line: @cpdacademy
