นักบัญชีส่วนใหญ่มักเข้าใจผิดว่า แค่ทำบัญชีดีๆ บันทึกรายการไม่ผิดพลาด แค่นี้ก็พอแล้วใช่ไหม แต่ในความเป็นจริงแล้ว เจ้าของธุรกิจไม่เข้าใจหรอกว่าเราบันทึกบัญชีอะไรไปบ้าง สิ่งที่พวกเค้าเข้าใจได้ง่ายสุด คือ การอ่านรายงานทางบัญชี เพื่อที่จะเรียนรู้ว่าธุรกิจไปได้ดีหรือไม่ และยังมีส่วนไหนที่พวกเค้าต้องไปแก้ไขปรับปรุงบ้าง
รายงานทางบัญชี คืออะไร?
รายงานทางบัญชี คือ รายงานที่สรุปข้อมูลทางบัญชีในอดีตและปัจจุบันออกมาในรูปแบบต่างๆ เพื่อช่วยให้เจ้าของธุรกิจคาดการณ์เหตุการณ์ในอนาคต และวางแผนอนาคตของธุรกิจได้ง่ายมากยิ่งขึ้น
ในความเป็นจริงแล้ว รายงานทางบัญชีมีมากมายหลากหลายรายงาน ถ้าจะให้พูดถึงทั้งหมดคงจะไม่ไหว เพราะนักบัญชีทั้งหลายจะหมดแรงอ่านเสียก่อน
ในวันนี้เราจึงขอยกตัวอย่างสัก 5 รายงานที่เราหาข้อมูลมาแล้วว่ามันสำคัญสุดๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับธุรกิจ SMEs ซึ่งนักบัญชีต้องทำรายงานนี้ให้เป็น และสอนให้เจ้าของธุรกิจอ่านรายงานเหล่านี้ด้วยค่ะ
ถ้าพร้อมแล้วเดี๋ยวเราลองไปดูรายงานที่ว่า ว่ามันมีอะไรบ้าง และแต่ละรายงานสำคัญยังไง?
1. งบกำไรขาดทุน
งบการเงินก็คือ รายงานทางบัญชีอย่างนึงนะคะ และงบการเงินสุดฮิตไม่ว่าคนทำธุรกิจประเภทไหนก็ต้องรู้จักคือ งบกำไรขาดทุน
งบนี้เป็นงบที่บอกความสามารถของเจ้าของธุรกิจว่าบริหารธุรกิจได้ดีมากน้อยขนาดไหน โดยยึดจากสมการที่ว่า
รายได้ – ค่าใช้จ่าย = กำไร หรือขาดทุน
ยิ่งรายได้มากกว่าค่าใช้จ่ายมาก ก็ยิ่งมีกำไรเยอะ แปลว่าเจ้าของธุรกิจบริหารงานได้เก่ง แต่เมื่อไรรายได้น้อยลงกว่าค่าใช้จ่าย เมื่อนั้น นั่งนับวันรอธุรกิจเจ๊งเพราะว่าขาดทุนนั่นเอง
งบการเงินนี้มักจะทำในช่วงเวลาหนึ่งๆ เช่น
- สิ้นเดือน
- สิ้นไตรมาส
- สิ้นปี
และถ้าอยากรู้ว่าในช่วงเวลาปัจจุบันเราบริหารธุรกิจได้ดีขนาดไหน ให้เอาไปเทียบกับ 2 สิ่งนี้
- ตัวเองในอดีต
- คู่แข่ง
แล้วเจ้าของธุรกิจจะพบว่า โอโห้ งบกำไรขาดทุนสั้นๆ แค่นี้ ก็บอกอะไรได้มากมายเหลือเกิน
ในส่วนนักบัญชีเอง ก็มีหน้าที่จัดทำงบกำไรขาดทุน และต้องรู้เกี่ยวกับองค์ประกอบทั้งหมดในงบกำไรขาดทุน ไม่ว่าจะเป็น
- รายได้หลัก
- รายได้อื่น
- ต้นทุนขาย
- ค่าใช้จ่ายในการขาย
- ค่าใช้จ่ายในการบริหาร
- ดอกเบี้ยจ่าย
- ภาษีเงินได้
และอื่นๆ อีกมากมายแล้วแต่ว่าเจ้าของธุรกิจอยากมองเห็นไอเท็มไหนเป็นพิเศษหรือไม่
2. งบแสดงฐานะการเงิน
งบแสดงฐานะการเงิน หรือ งบดุล เป็นอีกรายงานนึงที่ขาดไม่ได้ เพราะว่าแค่งบกำไรขาดทุนจะอาจจะบอกข้อมูลผลประกอบการกำไร/ขาดทุนของธุรกิจได้เท่านั้น แต่ว่างบแสดงฐานะการเงินจะช่วยบอกสถานะของธุรกิจในมุมมองที่ต่างกัน
งบแสดงฐานะการเงิน จะบอกสถานะการเงินของธุรกิจว่าตอนนี้มีสินทรัพย์ หนี้สิน อยู่เท่าใด และเหลือส่วนของเจ้าของไว้เท่าใดบ้าง ส่วนของเจ้าของเองยิ่งมีมากยิ่งดี ยิ่งมีน้อยก็ยิ่งไม่ดี
สมการพื้นฐานของงบแสดงฐานะการเงิน คือ
สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ
ถ้านักบัญชีคนไหนทำงบนี้แล้ว ฝั่งซ้ายไม่เท่ากับขวา แปลว่าต้องกลับไปเช็คตัวเลขใหม่เลยเพราะว่าสมการผิดแน่นอนค่ะ
สิ่งที่ยากสำหรับงบการนี้ คือ การที่นักบัญชีต้องคอยอธิบายเจ้าของธุรกิจว่า
- สินทรัพย์คืออะไร
- หนี้สินคืออะไร
- ส่วนของเจ้าของคืออะไร
เพราะคำศัพท์เหล่านี้เป็นคำศัพท์ใหม่สำหรับเจ้าของธุรกิจ ถ้ายิ่งไม่มีพื้นฐานทางบัญชีด้วยแล้วยิ่งอธิบายยากขึ้นไปอีก
3. รายงานอายุลูกหนี้การค้า
รายงานอายุลูกหนี้ เป็นรายงานในส่วนของสินทรัพย์ประเภทลูกหนี้ที่สำคัญมาก เพราะนอกจากจะแสดงจำนวนลูกหนี้คงค้างของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่งแล้ว ยังแสดงอายุของลูกหนี้แต่ละรายว่าค้างนานมากน้อยขนาดไหนด้วย
ยกตัวอย่างเช่น
บริษัท A มีลูกหนี้ 100 ราย ถ้าเช็คแค่จำนวนเงินคงค้างเฉยๆ พบว่ามีจำนวนเงิน 15 ล้านบาท แต่ถ้าอยากรู้ว่าลูกหนี้นี้มีคุณภาพไหม ให้เช็คที่ อายุลูกหนี้ ว่าใน 15 ล้านบาทนี้ เป็นหนี้ที่ค้างนานกว่า 30 วันจำนวนเท่าใด และจัดลำดับการค้างนานแบบนี้
- ค้างนานกว่า 30 วัน
- ค้างนาน 30-60 วัน
- ค้างนาน 60-90 วัน
- ค้างนาน 90 วันขึ้นไป
นักบัญชีต้องช่วยเจ้าของธุรกิจมอร์นิเตอร์ลูกหนี้ที่ค้างนาน เพื่อที่จะได้ติดตามทวงถามให้พวกเค้าชำระหนี้ได้ทันเวลาขึ้น
ฉะนั้น รายงานลูกหนี้จึงถือว่าเป็นรายงานที่สำคัญมากๆ ไม่แพ้รายงานอื่นๆ เลยค่ะ
4. รายงานอายุเจ้าหนี้การค้า
รายงานเจ้าหนี้การค้า เป็นรายงานในส่วนของหนี้สิน ที่โฟกัสเฉพาะเจ้าหนี้ที่เกิดจากการซื้อสินค้า หรือบริการที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ รายงานเจ้าหนี้การค้าจึงเป็นรายงานที่ระบุข้อมูลสำคัญดังต่อไปนี้
- ชื่อเจ้าหนี้
- มูลค้าหนี้สิน
- วันครบกำหนดชำระ
- อายุหนี้ว่าค้างชำระนานเท่าใด
นักบัญชีต้องทำรายงานอายุเจ้าหนี้การค้าเป็นประจำอย่างน้อยทุกๆ เดือนเพื่อให้มั่นใจว่า ยอดเจ้าหนี้คงเหลือนั้นเป็นยอดที่ถูกต้องและเจ้าของธุรกิจเองก็สามารถวางแผนการจ่ายชำระหนี้ได้อย่างถูกต้องเช่นกันค่ะ
5. รายงานสินค้าคงเหลือ
รายงานสินค้าคงเหลือ เป็นรายงานที่สำคัญมากๆ สำหรับธุรกิจที่มีสต๊อกสินค้า อย่างเช่น ธุรกิจผลิต ธุรกิจซื้อมาขายไป หรือธุรกิจบริการบางประเภท ซึ่งรายงานสินค้าคงเหลือจะบอกยอดสินค้า ณ วันใดวันหนึ่ง
ประโยชน์ของรายงานสินค้าคงเหลือ จะทำให้เจ้าของธุรกิจเช็คได้ว่า
- สินค้าทั้งหมดมีอะไรบ้าง
- สินค้ามีราคาต้นทุนเท่าใด
- ตรวจนับสินค้าจริง แล้วตรงกับรายงานสินค้าคงเหลือไหม
นอกจากนี้แล้ว นักบัญชีมักจะใช้รายงานสินค้าคงเหลือนี้ ต่อยอดในการบันทึกค่าเผื่อการลดมูลค่าของสินค้าที่เสื่อมราคา ล้าสมัยตอนปิดบัญชีได้อีกด้วย
โดยส่วนใหญ่แล้วฝ่ายที่ดูแลเรื่องสินค้าคงเหลือ จะเป็นฝ่ายคลัง แต่ทุกๆ การเข้าของสินค้ามักจะมาจากการซื้อ ที่บันทึกโดยแผนกบัญชี และการออกของสินค้าจะมาจากการขาย ที่บันทึกโดยแผนกบัญชี
ฉะนั้นแล้ว รายงานนี้ก็เป็นส่วนนึงของงานบัญชีที่นักบัญชีต้องสื่อสารกับทีมคลังสินค้าให้เข้าใจด้วยเช่นกันค่ะ
สรุป
สรุปแล้ว 5 รายงานสำคัญทางบัญชีที่นักบัญชีทั้งหลายพลาดไม่ได้ เพราะนี่คืองานที่ต้องนำเสนอกับผู้บริหารหรือว่าเจ้าของธุรกิจ ถ้าขาดรายงานอันใดอันหนึ่งไป อาจทำให้เจ้าของธุรกิจมองสถานการณ์ธุรกิจตัวเองไม่ทะลุปรุโปร่ง และในส่วนของนักบัญชีเองถ้ายังทำรายงานเหล่านี้ไม่เป็น อาจถึงคราวที่เจ้าของธุรกิจหานักบัญชีใหม่มาทำหน้าที่นี้แทน ฉะนั้น อย่าลืมทำความเข้าใจและเรียนรู้วิธีจัดทำรายงานต่างๆ ให้ชำนาญด้วยนะคะ เพราะทุกๆ รายงานมีความสำคัญกับการปิดงบการเงินประจำเดือนและประจำปีทั้งหมดเลยค่ะ
ไม่อยากพลาดบทความดีๆ ด้านบัญชี-ภาษี และโปรโมชั่นพิเศษ กดสมัครรับข่าวสารที่นี่
ขอบคุณข้อมูลจาก :
The 5 Most Important Accounting Reports for Your Small Business
