ระบบบัญชีที่ดีจะต้องบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจต่างๆ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าจะสามารถรวบรวมข้อมูลได้อย่างครบถ้วนและเชื่อถือได้เพื่อนำไปจัดทำงบการเงิน
ธุรกรรมทางธุรกิจคืออะไร?
ธุรกรรมทางธุรกิจจะมุ่งเน้นเกี่ยวกับกิจกรรมหรือเหตุการณ์ที่สามารถประเมินได้ในแง่ของตัวเงิน และส่งผลกระทบต่อสถานะทางการเงินในการทำธุรกิจ ธุรกรรมทางธุรกิจล้วนมีผลกระทบต่อองค์ประกอบทางบัญชีไม่ว่าจะเป็นสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของทุน รายได้หรือค่าใช้จ่าย ทั้งนี้ ธุรกรรมอาจจำแนกได้เป็น 2 ประเภท ได้แก่ รายการแลกเปลี่ยนและรายการที่ไม่มีการแลกเปลี่ยน ซึ่งรายการแลกเปลี่ยนเกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนทางกายภาพ เช่น การซื้อ การขาย การรับชำระจากลูกหนี้ และการจ่ายชำระเงินต่างๆ ขณะที่รายการที่ไม่มีการแลกเปลี่ยน คือ กิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนทางกายภาพ แต่อาจมีการเปลี่ยนแปลงหรือส่งผลกระทบต่อมูลค่าของค่าเงิน เช่น การสึกหรอของอุปกรณ์ ค่าเสียหายจากอัคคีภัยหรือ การเสียหายจากพายุ เป็นต้น
เพื่อให้ธุรกรรมทางธุรกิจเข้าหลักเกณฑ์ มีความน่าเชื่อถือ และสามารถเก็บข้อมูลได้ครบถ้วน กิจกรรมหรือเหตุการณ์ในธุรกิจจะต้องประกอบด้วย
วิธีวิเคราะห์รายการทางบัญชี
1. เป็นรายการที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจโดยตรง
การแบ่งแยกระหว่างแนวคิดทั่วไปกับสมมติฐานทางบัญชีออกจากกันอย่างชัดเจนจะช่วยให้เห็นภาพเกี่ยวกับการทำรายการของธุรกิจในภาพรวม และสิ่งที่เป็นการดำเนินการของเจ้าของบริษัท (ซึ่งอาจมีมากกว่าหนึ่งราย)
โดยสมมติว่ามีนาย A ซึ่งเป็นเจ้าของบริษัท A โปรดักชั่น ซื้อรถยนต์เพื่อใช้ส่วนตัวโดยใช้เงินของตัวเอง สิ่งเหล่านี้จะไม่ถูกบันทึกในรายการของบริษัท ด้วยเหตุผลว่า ทั้งหมดนี้ไม่ได้เกี่ยวอะไรกับการทำธุรกิจแม้แต่น้อย แต่ถ้าบริษัทดังกล่าวซื้อรถบรรทุกส่งของ สิ่งนี้ต่างหากจะถูกบันทึกในรายการธุรกิจของบริษัท
หรืออีกตัวอย่างหนึ่ง หากนาย B ลงทุนเงินตัวเงินกว่า 500,000 บาทในบริษัท สิ่งนี้จะถูกบันทึกในรายการของบริษัทได้หรือไม่ โดยสิ่งสำคัญคือการตั้งคำถามว่า “สิ่งนี้จะเกี่ยวกับบริษัทไหม” และหากใช่ ก็สามารถกล่าวได้ว่าเป็นรายการธุรกิจโดยตรง
โดยนึกเสมอว่าธุรกิจต่างๆ ควรจะถูกมองให้เป็นธุรกิจ และแยกธุรกรรมอื่น ๆ ที่เหล่าเจ้าของบริษัทต่างนำเงินไปใช้เพื่อตัวเอง
2. ลักษณะทางการเงิน (ในจำนวนเงินที่ชัดเจน)
รายการต่างๆจะต้องเกี่ยวข้องกับมูลค่าทางการเงิน ซึ่งหมายถึงจำนวนเงินที่ชัดเจนในการระบุองค์ประกอบต่าง ๆ หรือจำนวนเงินที่มีผลกระทบต่อบัญชี
ยกตัวอย่างเช่น บริษัท A โปรดักชั่น ได้ให้บริการบันทึกวีดิโอ และคาดหวังที่จะได้รับเงินค่าตอบแทน 300,000 บาทภายใน 10 วัน ซึ่งกรณีนี้จะเห็นได้ชัดเจนว่า รายได้ของบริษัทและเงินที่จะได้รับจะอยู่ที่ 300,000 บาท
เพียงแค่คำสั่งซื้อของลูกค้าไม่ถือว่าเป็นธุรกรรมทางธุรกิจที่สามารถบันทึกได้ ควรมีการขายหรือการให้บริการตามจริงก่อนเพื่อให้บริษัทมีรายได้
3. มององค์ประกอบทางธุรกิจให้เป็นคู่ขนานกัน
ทุก ๆ รายการต่างมีผลลัพธ์ที่คู่ขนานกัน ซึ่งมูลค่าของเงินที่ได้รับ ก็จะนำไปสู่การประเมินมูลค่าของสิ่งที่จะต้องจ่าย เช่นเดียวกับการมีเดบิต ก็จะต้องมีเครดิตควบคู่กัน สิ่งนี้ถือเป็นแนวคิดของระบบบัญชีคู่ที่เราทราบกันดี
ยกตัวอย่างเช่น บริษัท A โปรดักชั่น ได้ซื้อโต๊ะกับเก้าอี้มูลค่า 30,000 บาท โดยบริษัทได้รับโต๊ะและเก้าอี้ ซึ่งถือเป็นการเพิ่มมูลค่าสินทรัพย์ (เพิ่มในส่วนของอุปกรณ์สำนักงาน) ในขณะเดียวกัน บริษัทจ่ายเงินสดเป็นค่าสิ่งของออกไป สิ่งนี้นำไปสู่การลดมูลค่าทางสินทรัพย์ (ลดในส่วนของเงิน)
4. การสนับสนุนด้วยหลักฐานและเอกสารต่าง ๆ
สำหรับการบัญชีที่ดีและแนวปฏิบัติสำหรับการควบคุมภายในนั้น ธุรกรรมทางธุรกิจจะต้องได้รับการสนับสนุนในด้านหลักฐานและเอกสารที่มีแหล่งที่มา ซึ่งถือเป็นพื้นฐานในการจดบันทึกรายการในบัญชีรายวัน
เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกรายการ ได้แก่ ใบเสร็จตัวจริงที่ออกให้เมื่อได้รับเงิน ใบแจ้งหนี้สำหรับรายการขายต่างๆ ใบสำคัญการจ่ายเงินสำหรับเงินสด สถานะของบัญชีจากบริษัทเจ้าหนี้ ใบแจ้งหนี้จากเจ้าหนี้ ตั๋วสัญญาใช้เงิน และเอกสารอื่นๆ ทางธุรกิจ
สิ่งแรกที่นักบัญชีควรดำเนินการคือการรวบรวมหลักฐานและเอกสารที่มีแหล่งที่มาต่าง ๆ และพิจารณาถึงผลกระทบของธุรกรรมทางธุรกิจต่อบัญชีของบริษัท ซึ่งหลังจากนั้นนักบัญชีสามารถบันทึกการทำธุรกรรมผ่านรายการรายวันได้
วิเคราะห์งบการเงิน ทำให้งานบัญชีมีคุณค่ามากกว่าที่คิด การวิเคราะห์งบการเงิน Skill ง่ายๆที่ทำให้งานบัญชีมีคุณค่ามากกว่าที่คิด ลองมาดูกันค่ะ ว่ามีใครบ้างที่ต้องใช้ประโยชน์ของการวิเคราะห์งบการเงินจากพวกเรา
อบรมบัญชีเก็บชั่วโมง CPD ออนไลน์ง่ายๆ ได้ที่บ้าน
สอบถามได้ที่นี่ Line: @cpdacademy หรือhttps://lin.ee/36U1ks0Y
