ใครที่เรียนจบบัญชีมา อาจจะคุ้นหูกับคำว่า AR Aging หรือว่ารายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้ใช่ไหมคะ แต่ว่าในการทำงานจริงหลายคนอาจจะไม่เคยใช้ประโยชน์จากการวิเคราะห์นี้สักเท่าไหร่เลย
AR Aging นั้นมีประโยชน์ในการทำงานมากๆ แล้วมันคืออะไร มีส่วนช่วยในการประมาณการหนี้สงสัยจะสูญตามที่มาตรฐานการบัญชีกำหนดไว้อย่างไร วันนี้เราจะมาหาคำตอบไปพร้อมกันค่ะ
AR Aging คืออะไร?
AR Aging คือ การจัดอายุลูกหนี้ โดยที่จะช่วยให้เรารู้ว่าลูกหนี้คนไหนค้างชำระนานๆ และต้องเริ่มติดตามทวงถามเป็นลำดับแรก โดยการจัดอายุลูกหนี้แบบนี้ นิยมใช้ในการวิเคราะห์หนี้ค้าง และตั้งประมาณการค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ เพื่อให้ยอดลูกหนี้นั้น แสดงมูลค่าตามจำนวนที่คาดว่าจะได้รับจริงในงบการเงินค่ะ
ตัวอย่างการวิเคราะห์อายุลูกหนี้
รายงานการวิเคราะห์อายุลูกหนี้หน้าตาเป็นอย่างไร คำนวณยังไง แล้วเราจะไปเชื่อมโยงกับการประมาณการหนี้สงสัยจะสูญได้อย่างไร เราลองไปดูกันค่ะ
เราจะทำรายงานวิเคราะห์ลูกหนี้ได้ก็ต่อเมื่อมีฐานข้อมูลค่ะ ในเบื้องต้นฐานข้อมูลที่ควรมีเป็นดังนี้
- Invoice เลขที่อะไร ลูกค้าชื่ออะไร Invoice Date อะไร
- Due Date วันที่ถึงกำหนดชำระคือวันไหน
- Payment Date วันที่จ่ายชำระหนี้
- Invoice Amount จำนวนเงินเท่าไร
- Payment Amount จำนวนเงินที่ชำระ
- Amount Outstanding คือจำนวนลูกหนี้ที่เหลืออยู่
และเมื่อผูกสูตรแล้ว เราจะต้องเลือกว่า จะวิเคราะห์อายุตาม Due Date วันที่ถือกำหนดชำระ หรือ วิเคราะห์ตาม Invoice Date วันที่ระบุในใบแจ้งหนี้ โดยช่วงอายุที่เรานิยมวิเคราะห์มีดังนี้
- Aged 1-30 เกินกำหนดไปแล้ว 30 วัน ไม่เกิน 30 วัน
- Aged 31-60 เกินกำหนดไปแล้ว 31-60 วัน
- Aged 61-90 เกินกำหนดไปแล้ว 61-90 วัน
- Aged 91 เกินกำหนดไปแล้วมากกว่า 90 วัน
จากตัวอย่างนี้เราเลือกวิเคราะห์อายุตาม Due Date
- Invoice วันที่ 30/8/2020 Due Date 30/9/2020 ได้รับชำระแล้ว 15/10/2022 มันก็จะไม่มีรายการคงค้างอยู่
- บางรายการที่มีการคงค้าง อย่างเช่น ลูกค้า 2 Invoice Date 1/10/2020 แต่ ณ วันที่ 31/12/2020 ยังไม่ได้รับชำระเงิน Amount Outstanding นานเท่าไร มันก็จะคำนวณให้ว่าเกิน 91 วันแล้ว
- พอกรอกข้อมูลไปเรียบร้อยแล้วมันก็จะมีสรุปยอดรวมยอดมาให้ว่า Amount Outstanding ที่ 2,570 บาท ประกอบด้วย Aging แต่ละช่วงจำนวนเท่าไร เช่น Current Aged 470 USD Aged 1-30 วัน 800 USD Aged 31-60 คือ 600 USD แล้วก็ Aged 91 วันเป็นต้นไป คือ 700 USD
AR Aging ใช้ประมาณการหนี้สงสัยจะสูญยังไง?
วิเคราะห์อายุหนี้เป็นแล้ว แต่นักบัญชีหลายๆ คน อาจจะมีปัญหาเรื่องของการประมาณการหนี้สงสัยจะสูญจากลูกหนี้การค้าที่ค้างนาน เราลองมาดูแนวทางตามมาตฐาน TFRS for NPAEs กันดีกว่าค่ะ
วิธีประมาณการหนี้สงสัยจะสูญ
กิจการต้องรับรู้จำนวนหนี้สงสัยจะสูญเป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน ซึ่งวิธีการประมาณหนี้สงสัยจะสูญสามารถทำได้ 3 วิธี ได้แก่
- วิธีอัตราร้อยละของยอดขายเชื่อสุทธิ
- วิธีอัตราร้อยละของลูกหนี้ที่ค้างชำระจำแนกตามอายุของลูกหนี้
- วิธีพิจารณาลูกหนี้เป็นแต่ละราย
สำหรับบทความนี้เราจะยกตัวอย่าง วิธีที่ 3 วิธีพิจารณาลูกหนี้เป็นแต่ละราย เพราะถึงแม้จะวิเคราะห์อายุหนี้ตามรายงานแล้วอาจจะต้องไปสอบถามสถานการณ์หรือมีหลักฐานเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญแต่ละเคสไป
วิธีที่ 3 พิจารณาแต่ละราย
เมื่อเราพิจารณาข้อมูลจากตาราง สรุปผลได้ว่า ลูกค้าเบอร์ 1 เราจะตั้งประมาณการไว้ 300 บาทและ ลูกค้าเบอร์ 4 เราจะตั้ง 520 บาท ส่วนลูกค้าเบอร์ 2 และลูกค้าเบอร์ 3 เราไม่ตั้งนะคะ ซึ่งถ้าใครมีผู้สอบบัญชีอยู่ ผู้สอบต้องถามแน่เลยว่าทำไมตั้งเบอร์ 1 และเบอร์ 4 แล้วไม่ตั้งเบอร์ 2 กับเบอร์ 3
เราต้องมีการเก็บข้อมูล เรคคอร์ดการติดตาม แล้วก็เหตุผล สมมุติฐานของเราเอาไว้ด้วยนะคะ จะต้องมีคอลัมน์วันที่ติดตาม ชื่อลูกค้า แล้วก็หมายเหตุประกอบเอาไว้ด้วย ว่าเราได้ติดตามเค้าไปผลเป็นยังไง ทำไมเราถึงตั้งค่าเผื่อหนี้ของลูกค้าเจ้านั้นๆ
เพื่อเป็นรายละเอียดประกอบความถูกต้องของการประมาณการหนี้สงสัยจะสูญ
ลูกค้ารายที่ 1 ไม่จ่ายชำระ เนื่องจากธุรกิจล้มละลาย เราก็เลยตั้งค่าเผื่อหนี้เอาไว้เพราะคิดว่าเค้าล้มละลายแล้วคงไม่ได้รับชำระแน่นอน ตั้งไว้ 100% เลยสำหรับยอดลูกค้ารายที่ 1
ลูกค้ารายที่ 2 บอกว่าแจ้งทางอีเมลว่าจะชำระเงินทั้งหมดภายในสิ้นปี 2023 ซึ่งภายในสิ้นปี 2023 เรามั่นใจว่าเค้าจะจ่ายชำระเลยไม่ตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ
ลูกค้ารายที่ 3 ขอผ่อนผันการชำระโดยจะชำระ 50 ดอลลาร์ ภายในปี 2022 ที่เหลือจะชำระในเดือน ม.ค. 2023 ซึ่งเราติดตามข้อมูลไว้แล้ว ก็เลยไม่ได้ตั้งลูกหนี้ตรงนี้เป็นค่าเผื่อ
ลูกค้ารายที่ 4 ลูกค้าไม่สามารถติดต่อได้หลังจากที่ส่งสินค้า ส่งสินค้าแล้วหายวับไปพร้อมกับสินค้านะคะ ฉะนั้นเราก็เลยคาดว่าจะไม่ได้รับชำระสินค้า
นี่เลยเป็นที่มาที่ไปค่ะว่า ทำไมผู้บริหารถึงคิดว่าลูกค้าเบอร์ 1 และเบอร์ 4 มีความเสี่ยงที่จะไม่ได้รับเงินเต็มจำนวนก็เลยตั้งค่าเผื่อหนี้ตรงนี้เอาไว้ที่ 100% ของรายการที่คงค้างอยู่ อันนี้ก็เป็นแนวทางสำหรับการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ
บทสรุป
ข้อมูลที่นักบัญชี มีประโยชน์มากเลยใช่ไหมคะ นอกจากจะจัดทำเพื่อจัดทำงบการเงินแล้ว ยังนำไปวิเคราะห์ในเรื่องของการติดตามหนี้ และการอนุมัติการปล่อยรายการขายเชื่อสำหรับลูกค้ารายใหม่ได้ด้วยนะคะ เมื่อเรารู้แล้วว่า AR Aging หรือว่ารายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้คืออะไร เอาไปใช้ประโยชน์ในการทำงานกันค่ะ แถมยังแชร์ข้อมูลนี้ให้ผู้บริหาร หรือแผนกอื่นนำไปใช้บริหารได้ด้วยนะคะ
สำหรับใครที่อยากทราบวิธีประมาณการหนี้สงสัยจะสูญครบทั้ง 3 วิธี แนะนำดูคลิปนี้เลย
และสำหรับเพื่อนๆ ที่อยากศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับลูกหนี้ ห้ามพลาดบทความนี้เลยค่ะ ลูกหนี้คืออะไร เรื่องบัญชีต้องรู้เกี่ยวกับลูกหนี้
อบรมบัญชีเก็บชั่วโมง CPD ออนไลน์ง่ายๆ ได้ที่บ้าน
สอบถามได้ที่นี่ Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
