หากพูดถึง “ความผิดพลาด”แล้ว ถือเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้กับการทำงานของคนทุก ๆ อาชีพ แต่สำหรับนักบัญชี การทำงานผิดพลาดเพียงเล็กน้อย เช่น ใส่ตัวเลขผิด ยื่นภาษีผิด หรือกระทบยอดบัญชีแล้วไม่ตรงกัน ฯลฯ จะส่งผลกระทบงบการเงินทำให้คนอ่านงบเข้าใจ หรือแม้แต่กระทั่งทำให้เจ้านายเสียค่าปรับภาษีจำนวนมาก เลยทำให้เพื่อนๆ นักบัญชีหลายคน รู้สึกเครียด กดดัน และไม่มั่นใจกับความสามารถของตัวเองได้อีก
เพราะเหตุนี้เอง วันนี้ CPD Academy จึงมีบทความที่น่าสนใจเกี่ยวกับ “นักบัญชี ทำงานผิดพลาด จะมูฟออนจากปัญหานี้อย่างไรดี?” มาฝากนักบัญชีทุกคนที่กำลังประสบปัญหานี้กันค่ะ ตามไปดูกันเลยค่ะ
1. ปรับมุมมองใหม่ “นักบัญชี ก็ทำงานผิดพลาดกันได้”
เพราะมนุษย์เราไม่ได้สมบูรณ์แบบ 100% ย่อมมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้เสมอ อีกทั้งเมื่อเกิดปัญหา บางคนอาจจะแก้ด้วยการหนีปัญหา ซึ่งนอกจากจะทำให้รู้สึกเครียดแล้ว ยังไม่ช่วยให้ความผิดพลาดได้รับการแก้ไข เพราะฉะนั้น ยอมรับในความผิดพลาดนั้น ไม่ยึดติดกับปัญหาที่เกิดขึ้น พร้อมกับปรับมุมมองใหม่และปล่อยจิตใจให้สงบลง ค่อยมาว่ากันต่อว่าจะแก้ไขความผิดพลาดที่เกิดขึ้นอย่างไร
2. หาสาเหตุที่ทำให้งานผิดพลาดให้เจอ
เมื่อปรับมุมมองใหม่ว่า นักบัญชีทำงานผิดพลาดกันได้ และผ่อนคลายจิตใจจนสงบแล้ว ต่อไปเอาปัญหาที่เกิดขึ้นกางออกมาให้เห็นว่า ความผิดพลาดคืออะไร เกิดจากสาเหตุไหน และผลกระทบที่เกิดขึ้นคืออะไร อาจจะใช้วิธีการตั้งคำถาม และจดคำตอบลงบนกระดาษก็ได้ จะช่วยให้เห็นภาพของความผิดพลาดได้ชัดขึ้น หลังจากนั้น จดจำและนำมาใช้เป็นบทเรียนสอนใจไม่ให้เกิดขึ้นซ้ำ ๆ และหาวิธีแก้ปัญหากันต่อไปค่ะ
ยกตัวอย่างสถานการณ์
นางสาว A ประสบปัญหาทำงานไม่ทันกำหนดปิดบัญชีประจำเดือน จึงออกมาวิเคราะห์ข้อผิดพลาดนั้น พบว่า ความผิดพลาดที่ทำงานไม่ทันเกิดจากมีงานที่ต้องทำเยอะเกินไป ไม่รู้จะทำงานไหนก่อนเพราะด่วนทุกงานเลย ทำให้ส่งงานบัญชีล่าช้ากว่ากำหนด และต้องเลื่อนตารางงานอื่น ๆ ออกไป
3. หาวิธีแก้ไข ป้องกันนักบัญชีทำงานผิดพลาดซ้ำ ๆ
เข้าใจความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการทำงานบัญชีแล้ว ให้หาวิธีแก้ไขเพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดซ้ำ ๆ อาจจะค้นหาวิธีจากหนังสือ หรืออินเทอร์เน็ต และลิสต์ออกมาก่อนซัก 1-3 วิธีก่อน จากนั้นวิเคราะห์ และคัดเลือกวิธีแก้ไขที่เหมาะสมที่สุดกับตัวเองมาปรับใช้กับการทำงานค่ะ
ยกตัวอย่างสถานการณ์
นางสาว A รู้แล้วว่า ความผิดพลาดที่ทำงานบัญชีไม่ทันเกิดจากการไม่รู้วิธีจัดลำดับงานที่ต้องทำ เพราะฉะนั้น วิธีที่สามารถช่วยให้ทำงานได้ดีขึ้น นั่นคือ การเรียงลำดับความสำคัญของงาน โดยพิจารณาว่างานแต่ละงานส่งวันไหน ทำอย่างไร และส่งให้ใคร จากนั้นจัดหมวดหมู่งานออกเป็น 4 หมวด
- งานสำคัญและเร่งด่วน = รีบทำให้เสร็จ
- งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน = วางแผนว่าจะทำตอนไหนต่อ
- งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน = กระจายงานให้เพื่อนร่วมทีมช่วยทำ
- งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน = ไม่ทำ ให้คนอื่นทำแทน
หากวิธีที่นักบัญชีเลือกใช้ แก้ปัญหาทำงานพลาดได้ ให้จดจำวิธีนี้เอาไว้ให้ดี เมื่อประสบปัญหาทำงานไม่ทันอีก สามารถนำวิธีจัดลำดับความสำคัญของงานมาใช้อีกได้ เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดจากการทำงานไม่ทันซ้ำอีก และที่สำคัญ จะช่วยให้นักบัญชีมีประสบการณ์ และทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. ประเมินความสามารถตัวเองก่อนรับงานใหม่
นอกจากนักบัญชีจะสามารถสะสางงานที่อยู่ตรงหน้าได้แล้ว ยังมีอีกกรณีหนึ่งที่นักบัญชีต้องรับมือ นั่นคือการได้รับมอบหมายงานเพิ่มเติมจากหัวหน้า หรือลูกค้า ซึ่งอาจจะเป็นงานที่ยากและท้าทายความสามารถพอสมควร เพื่อป้องกันไม่ให้นักบัญชีทำงานพลาด ขอแนะนำให้ประเมินความสามารถของตัวเองก่อนว่าเรามีศักยภาพทำงานนี้ได้แค่ไหน เกินความสามารถเกินไปหรือไม่ ซึ่งถ้ายากเกินไปสำหรับเรา เอางานให้ผู้อื่นที่มีความสามารถเหมาะทำจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดค่ะ
สรุป นักบัญชี ทำงานผิดพลาด จะมูฟออนจากปัญหานี้อย่างไรดี?
งานบัญชีเป็นอีกหนึ่งรูปแบบงานที่มีรายละเอียดของข้อมูลตัวเลขยิบย่อยมาก ๆ จึงมีโอกาสที่นักบัญชีทำงานผิดพลาด แต่ทั้งนี้ ความผิดพลาดเป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นได้ ไม่จำเป็นต้องกดดันตัวเองว่าต้องสมบูรณ์แบบ 100% หากยึดติดกับข้อผิดพลาดอาจทำให้รู้สึกเครียด โทษตัวเอง และนำไปสู่ผลเสียต่อสุขภาพกายและใจได้
เพราะฉะนั้น เราสามารถมูฟออนจากข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้ ด้วยการยอมรับข้อผิดพลาด และปรับมุมมองใหม่ จากนั้นกางปัญหาและหาสาเหตุที่ทำให้เกิดความผิดพลาด จากนั้นหาวิธีแก้ไขที่เหมาะสม เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดซ้ำอีก และนอกจากจะจัดการกับงานตรงหน้าแล้ว เราควรจะประเมินความสามารถของตัวเองก่อนรับงานใหม่เข้ามา เพื่อลดความเครียด และข้อผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นนั่นเองค่ะ
เมื่อเราเลือกเส้นทางบัญชี ก็ต้องพยายามเรียนรู้ว่างานบัญชีที่เราจะต้องเลือกเป็นอาชีพนั้นมีความสำคัญและบทบาทหน้าที่ในกิจการอะไรบ้าง และต้องพยายามเรียนรู้อยู่เสมอทั้งด้านความรู้และเทคนิคต่างๆ ที่นี่ได้เลย มัดรวมสิ่งที่นักบัญชีต้องรู้ เพื่อประสบความสำเร็จในสายงาน
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ Line: @cpdacademy
