เมื่อถึงเวลาสิ้นปีทีไร นักบัญชีมักจะมีปัญหากวนใจเรื่องสินค้าคงเหลือ เพราะออดิทขอเข้านับสินค้าเพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบบัญชีค่ะ แล้วการตรวจสินค้านั้นสำคัญอย่างไร วิธีการเตรียมตัวต้องทำแบบไหน ถ้าตรวจนับแล้วมีผลต่างที่เกิดขึ้น เช่น สินค้าขาดจากรายงาน หรือสินค้าเกินจากรายงานเราต้องทำอย่างไรบ้าง
ในบทความนี้ CPD Academy จะมาเล่าให้ฟังตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการเลยค่ะ ลองมาเรียนรู้ไปพร้อมกันทีละขั้นตอนนะคะ
1. การตรวจนับสินค้าคงเหลือ Inventory คืออะไร
บัญชีสินค้าคงเหลือ ส่วนประกอบสำคัญของบัญชีนี้ จำนวนของสินค้า และมูลค่าของสินค้า ในบทความนี้เราจะมาพูดถึง จำนวนของสินค้ากันค่ะ
จำนวนของสินค้า เราจะมั่นใจได้อย่างไรว่า มูลค่าทางบัญชีและมูลค่าสินค้าที่มีอยู่จริงนั้นถูกต้องตรงกัน วิธีพิสูจน์ที่ง่ายที่สุดก็คือ การตรวจนับตัวสินค้าที่มีอยู่จริงนั่นล่ะค่ะ
การตรวจนับ Inventory อย่างน้อยเลย ต้องมีการตรวจนับ ปีละ 1 ครั้ง เนื่องจากผู้ตรวจสอบบัญชีต้องขอตรวจนับเพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบอยู่แล้ว แต่ก็ขึ้นอยู่กับระบบควบคุมภายในของกิจการด้วยว่า จะกำหนดให้มีการตรวจนับถี่กว่านั้นไหม และทำอย่างไรบ้างในขั้นตอนตรวจนับ
2. การตรวจนับ Inventory ต้องทำเมื่อไหร่
การตรวจสอบจาก ผู้ตรวจสอบบัญชี ทำให้กิจการต้องตรวจนับ อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง โดยปริยาย
การตรวจสอบจากภายใน ขึ้นอยู่กับผู้บริหาร หรือระบบควบคุมภายในของกิจการ ว่ากำหนดให้มีความถี่ในตรวจนับเท่าไหร่ เช่น เดือนละ 1 ครั้ง ,ไตรมาสละ 1 ครั้ง ,ปีละ 1 ครั้ง หรือปีละ 2 ครั้ง เป็นต้น แต่อย่างน้อยต้องมีการตรวจนับ สินค้าทุกๆ รายการเพื่อการควบคุมภายในที่ดีในปีนั้นๆ
3. วิธีการตรวจนับ Inventory ทำอย่างไร
จริงๆ แล้ววิธีการตรวจนับ สินค้า นั้นไม่ยากค่ะ แต่สิ่งที่ยากก็คือ การเตรียมตัวก่อนตรวจนับ
วิธีการเตรียมตัวก่อนที่จะตรวจนับ ที่ควรทำคือ
- จัดเตรียมสินค้าคงเหลือวางให้เป็นระเบียบ จัดหมวดหมู่ จัดตามอายุของสินค้า
- Stock Card ของสินค้าบันทึกรายการ รับเข้า – เบิกออก ครบถ้วนแล้วหรือไม่
- สินค้าที่ค้างนานเกิน 1 ปี สินค้าหมดอายุ ได้ทำการแยกออกมาแล้วหรือไม่
เมื่อเตรียมตัวเสร็จแล้ว วิธีการตรวจนับก็คือ
- จัดเตรียมข้อมูลสินค้าคงเหลือ (ข้อมูลทางบัญชี)
- จัดเตรียมรายการสินค้าที่จะตรวจนับ พร้อมช่องว่าง ให้สามารถจดบันทึกการคำนวณระหว่างการตรวจนับได้
- วางแผนการตรวจนับสินค้าตามจำนวนคน และตามจำนวนสินค้า
- ลงมือตรวจนับ Inventory ตามการวางแผน
- นำข้อมูลตรวจนับจริง และข้อมูลคงเหลือทางบัญชี ชนยอดกัน
- ถ้าเกิดมีผลต่าง ให้ทำการกระทบยอดหาสาเหตุ
- เมื่อสาเหตุแล้ว เกิดผลต่างจริงๆ ให้ทำการปรับปรุงทางบัญชีให้ถูกต้อง
4. ผลต่างจากการตรวจนับ สินค้า เกิดจากรายงานเกิดจากอะไร
| สินค้าขาดจากรายงาน | สินค้าเกินจากรายงาน |
| สินค้าที่นับได้จริง น้อยกว่า รายงานสินค้าคงเหลือ | สินค้าที่นับได้จาก มากกว่า รายงานสินค้าคงเหลือ |
| อาจเกิดจาก – ขายของออกไปแล้ว ไม่บันทึกตัดสินค้าออกจากรายงาน – สินค้าหาย ถูกขโมย | อาจเกิดจาก – ซื้อของเข้ามาแล้ว ไม่บันทึกรับสินค้าในรายงาน – บันทึกการขายสินค้าออกไป ทั้งๆ ที่ไม่ได้ขายจริง |
5. สินค้าขาด-เกินจากรายงาน แก้ไขยังไง
ตัวอย่างการปรับปรุงสินค้าขาดจากรายงาน ไปดูรายละเอียดการแก้ไขได้เต็มๆ ที่นี่เลย: สินค้าขาดจากรายงานแก้ไขอย่างไร
ตัวอย่างปรับปรุงสินค้าเกินจากรายงาน กรณีที่ซื้อของแล้วลืมบันทึกการซื้อเข้าระบบบัญชี ให้ปรับปรุงตามสินค้าคงเหลือที่มีจริงตามที่ตรวจนับได้หรือตามระบบสินค้าคงเหลือของแผนกคลังสินค้า และกิจการต้องตรวจสอบว่ามีเอกสารการซื้อที่ไม่ได้ลงบัญชีในอดตีหรือไม่
เป็นยังไงกันบ้างคะ วิธีการปรับปรุงสินค้าคงเหลือให้ถูกต้องตามความเป็นจริง ไม่ยากเลยใช่ไหมคะ สิ่งที่สำคัญ ที่เราควรระลึกไว้เสมอก็คือ หากปรับปรุงรายการในระบบบัญชีแล้ว อย่าลืมกระทบยอดกับระบบงานสินค้าคงเหลือด้วยนะคะ เพื่อการทำงานที่ง่ายและราบรื่นในอนาคตค่ะ
สินค้าคงเหลือในการปฏิบัติงานนั้น มักเป็นประเด็นที่มักพบข้อผิดพลาดเป็นประจำ แต่ไม่ต้องกังวลใจไปนะคะเพราะนักบัญชีสามารถแนะนำเจ้าของธุรกิจให้มีการควบคุมภายในที่ดีได้ ตั้งแต่ขั้นตอนของการรับสินค้าเข้า การเบิกจ่ายสินค้าออกไปเพื่อจำหน่าย หรือเพื่อใช้ในกระบวนการผลิต และขั้นตอนของการตรวจนับ เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นค่ะ
อบรมบัญชีเก็บชั่วโมง CPD ออนไลน์ง่ายๆ ได้ที่บ้าน
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
