เมื่อนักบัญชีปิดงบการเงินเสร็จแล้ว ปิดงบเสร็จก็จริง แต่งานหลังจากที่ปิดงบเสร็จยังมีอีกหลายขั้นตอนมากมาย ที่งบการเงินของเราจะต้องถูกตรวจสอบเพื่อที่ผู้สอบบัญชีจะลงลายมือชื่อรับรองงบการเงินของเรานะคะ ซึ่งหนึ่งในขั้นตอนนั้น คือ การส่งหนังสือยืนยันค่ะ ซึ่งหนังสือยืนยันยอดก็มีหลายอย่าง แต่วันนี้ CPD academy จะพาทุกท่านไปทำความรู้จักกับ หนังสือยืนยันยอดเจ้าหนี้ (AP Confirmation) ลองไปดูกันเลย
หนังสือยืนยันยอดเจ้าหนี้คืออะไร
ทุกท่านเคยสงสยไหมคะ ว่าทำไมผู้สอบบัญชี จะต้องมาขอรายงานเจ้าหนี้คงเหลือ ณ วันปิดงบการเงิน แล้วซักพักนึง ก็ส่งเป็นหนังสือยืนยันยอดมาให้นักบัญชีเช็กยอด เซ็นอนุมัติ เพื่อเตรียมการส่งหนังสือยืนยัน เราไปดูกันค่ะ ว่า เจ้าหนังสือยืนยันยอดนี้ สำคัญกับผู้ตรวจสอบยังไง
หนังสือยืนยันยอดเจ้าหนี้ คือ รูปแบบของการตรวจสอบบัญชีเจ้าหนี้วิธีหนึ่ง ที่ผู้ตรวจสอบบัญชีเลือกใช้ตามมาตราฐานการตรวจสอบ รหัส 505 ซึ่งเป็นการขอคำยืนยันจากภายนอก ให้ได้หลักฐานการตรวจสอบบัญชีที่น่าเชื่อถือและระบุตัวตนได้จริง
เมื่อไรถึงต้องส่ง AP Confirmation
หนังสือยืนยันยอดนั้นจะจัดทำได้เมื่อ นักบัญชีปิดงบการเงินเสร็จสิ้น ถึงจะได้ยอดทางบัญชี ที่จะส่งยืนยันยอดกับเจ้าหนี้ได้ค่ะ Timeline ของการส่งหนังสือยืนยันยอดเป็นดังนี้
- นักบัญชีปิดงบการเงิน
- ผู้สอบบัญชีขอรายงานเจ้าหนี้คงเหลือเพื่อทำการเลือกรายการเจ้าหนี้ที่จะส่งหนังสือยืนยันยอด
- จัดทำ AP Confirmation
- จัดส่งหนังสือยืนยันยอด (ช่วงเวลาระยะเวลาการตรวจสอบงบการเงิน)
สรุปง่ายๆ ก็คือ นักบัญชีปิดงบได้เมื่อไหร่ รายงานเจ้าหนี้พร้อมแล้ว ผู้สอบบัญชีบัญชีก็สามารถดำเนินขั้นตอน ส่งหนังสือยืนยืนยอดเจ้าหนี้ได้เลยค่ะ ยิ่งส่งเร็วยิ่งดี เพราะว่า หนังสือยืนยันยอดนี้จะต้องได้รับตอบกลับมาเพื่อให้ผู้สอบบัญชีพิจารณาถึงความเสี่ยง หรือพิจารณาถึงการตรวจสอบวิธีอื่นเพิ่มเติม ก่อนที่จะสรุปผลอนุมัติงบการเงินค่ะ และยิ่งส่งไว ก็ยังช่วยให้เราได้ปิดงบการเงินได้ไวขึ้นนั่นเอง
ตัวอย่าง AP Confirmation
นี่คือ ตัวอย่าง AP Confirmation ข้อมูลที่สำคัญ ได้แก่
1. ชื่อเจ้าหนี้ที่ถูกต้อง
2. วันที่จะขอยืนยันยอด ซึ่งเป็นวันที่สิ้นปี ที่เราปิดงบการเงิน
3. จำนวนมูลค่าของเจ้าหนี้
4. ส่ง AP Confirmation เซ็นอนุมัติสำหรับผู้ที่มีอำนาจภายในบริษัท
ตัวอย่างหนังสือยืนยันยอดตอบกลับ
การตอบกลับของเจ้าหนี้ ทาง CPD Academy ขอยกตัวอย่าง 2 รูปแบบนี้ค่ะ
1. AP Confirmation ได้รับตอบกลับมาแบบถูกต้องตรงกัน
แบบนี้สบายมากเลยค่ะ ไม่ต้องทำอะไรต่อแล้ว แสดงว่า ยอดทางบัญชีของกิจการเราและของเจ้าหนี้เอง รับรู้ตรงกันนั่นเองค่ะ แบบนี้ส่งให้ผู้สอบบัญชีได้เล้ยยยย…
2. AP Confirmation ได้รับตอบกลับมาแบบมีผลต่าง
การได้รับตอบกลับมาแบบมีผลต่าง ทางบัญชีจะต้องถามกลับไปที่เจ้าหนี้การค้าว่า ผลต่างนี้ เกิดขึ้นจากเอกสารไหน ซึ่งเราต้องมีข้อมูลซัพพอร์ตคือ รายงานเจ้าหนี้ ที่แสดงเลขที่เอกสารและจำนวนเงิน เพื่อที่จะเอาไว้ใช้การนี้นั่นเอง คือการมากระทบยอดผลต่างว่าเกิดขึ้นจากอะไรนั่นเองค่ะ
มีผลต่าง เมื่อเจ้าหนี้ตอบกลับมา ต้องทำไง
เมื่อผู้ตรวจสอบบัญชีได้รับจดหมายตอบกลับแล้ว พบเจอผลต่าง ต้องทำการสอบสวนว่าผลต่างนี้แสดงข้อมูลที่ถูกต้องมากน้อยเท่าไหร่ จะต้องปรับปรุงงบการเงินหรือไม่
หากไม่ได้รับ หนังสือยืนยันยอดทำไง
หากเราส่งหนังสือยืนยันยอดไปแล้ว ไม่ได้รับตอบกลับเลย นิ่งกริบ ผู้สอบบัญชีก็จะต้องมีแนวทางในการตรวจสอบขั้นตอนต่อไปคือ การตรวจสอบการจ่ายชำระเงินหนี้ภายหลังวันสิ้นงวด หมายถึง ผู้สิอบบัญชีกำลังพิสูจน์เงินที่เราได้ทำการจ่ายเจ้าหนี้ไปจริงๆ เท่ากับว่า เราได้ทำการซื้อขายกัยจริง ส่งของจริง ถึงได้มีการจ่ายชำระเงินแล้ว
เอ้า แล้วถ้ายังไม่ได้จ่ายล่ะ จะต้องตรวจสอบอะไรต่อไป
หากยังไม่ได้จ่ายเราก็หาเอกสารที่ใช้โต้ตอบกันจากบุคคลภายนอก เช่น บันทึกต่างๆ ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบวางบิล ใบรับของ เป็นต้น
พอรู้แบบนี้แล้ว ถ้าเราอยากที่จะปิดงบการเงิน ปิดประเด็นกับผู้สอบบัญชีได้ไว ทั้งนักบัญชีและผู้สอบบัญชีก็ต้องร่วมด้วยช่วยกันในการเตรียมข้อมูลส่งหนังสือยืนยอดเจ้าหนี้ หาผลต่าง จนกระทั่งการปรับปรุงแก้ไขงบการเงินให้ถูกต้อง ถ้าหากผลต่างนั้นมีสาระสำคัญจริงๆ ก็เหมือนการทำงานเป็นทีม เพื่อให้งบการเงินนี้ ปิดไปได้อย่างทันเวลาค่า
เมื่อเรามีความเข้าใจในเรื่องของการส่งหนังสือยืนยันยอดแล้ว รู้ช่วงเวลาที่จะจัดส่งแล้ว ทีนี้ก็มาเตรียมตัวให้ดีกันดีว่าค่า จะได้ผ่านช่วงเวลาการปิดของปีนี้ไปได้อย่างสวยงาม
วางแผนปิดบัญชีได้เร็วและไว ต้องเข้าใจสิ่งนี้
คอร์สอบรม CPD วิธีปิดงบการเงินอย่างถูกต้องและทันเวลา
Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
