รายจ่ายของกิจการ มีหลากหลายค่าใช้จ่าย และหลายช่องทางการจ่ายเงินออกไป ในการทำธุรกิจสำหรับนิติบุคคลก็ต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินซึ่งเป็นที่รู้กันอยู่แล้วนะคะ ว่าสำคัญมาก ทั้งทางด้านภาษีและด้านบัญชีเลยค่ะ แต่อย่าลืมนะคะ รายจ่ายบางอย่างเราก็ไม่สามารถหาใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษีมาได้เสมอไป อย่างเช่น ซื้อแก๊สหุงต้มแถวกิจการซึ่งเป็นบุคคลธรรมดาไม่ได้มีระบบการออกเอกสารที่เหมาะสม หรือพนักงานที่ออกเงินซื้อสินค้าไปก่อน ลืมขอใบเสร็จจากร้านค้า ปัญหาจึงมาตกกับนักบัญชีว่าค่าใช้จ่ายที่ไม่มีหลักฐานจ่ายเงินเหล่านี้ จะใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ไหมนะ
1. ค่าใช้จ่ายที่เป็นรายจ่ายทางภาษีได้ คืออะไร
ค่าใช้จ่ายที่กิจการได้จ่ายเงิน ไม่ว่าจะเป็น ค่าซื้อวัตถุดิบ หรือสินค้าเพื่อมาขายในกิจการ ค่าใช้จ่ายในการขาย ค่าใช้จ่ายในการบริหาร มีหลักฐานการจ่ายชำระเงินถูกต้อง และต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่กฎหมายอนุญาตให้นำค่าใช้จ่ายในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลค่ะ
แต่จะมีข้อยกเว้น บางค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถนำมาคำนวณเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ เรียกว่า “รายจ่ายต้องห้าม” ตามบทบัญญัติแห่งประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี ไปดูรายจ่ายต้องห้ามกันในหัวข้อถัดไปเลยค่ะ
2. ค่าใช้จ่ายที่เป็นรายจ่ายทางภาษีไม่ได้ (รายจ่ายต้องห้าม) คืออะไร
บัญชีรายจ่ายต้องห้าม นักบัญชีมักจะเจออยู่บ่อยๆ ในผังบัญชี แต่ทว่าจริงๆ แล้วมันคือ การบันทึกรายจ่ายที่เป็นรายจ่ายทางภาษีไม่ได้ (แต่เป็นรายจ่ายทางบัญชีได้) และนักบัญชีมักแยกออกมา เพื่อความสะดวกในการคำนวณภาษีปลายปีและเป็นที่รู้กันว่า บัญชีนี้ห้ามนำไปคำนวณเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีตอนปลายปีค่ะ
ตามกฎหมายนิยามคำว่ารายจ่ายต้องห้ามไว้แบบนี้ค่ะ
บทบัญญัติแห่งประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี
รายจ่ายต้องห้าม หมายถึง รายจ่ายที่เกิดขึ้นจากการดำเนินกิจการของนิติบุคคลและได้มีการบันทึกบัญชีเป็นรายจ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีที่เกิดรายการ แต่ในทางภาษีไม่ให้ถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิ ขอบเขตรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล กำหนดไว้ตามประมวลรัษฎากร
รายจ่ายต้องห้ามที่เราพบกันบ่อยๆจะมีอะไรบ้าง เพื่อนๆสามารถอ่านบทความได้เพิ่มเติมตามลิงค์นี้เลยค่ะ
ค่าใช้จ่ายต้องห้าม ที่นักบัญชีควรรู้
3. หลักฐานการจ่ายเงินที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษี
ค่าใช้จ่ายในกิจการของเพื่อนๆนั้น เป็นค่าใช้จ่ายเกี่ยวข้องกับธุรกิจก็จริง แต่ว่าหลักฐานจ่ายเงินเป็นไปตามที่สรรพากรกำหนดไว้รึป่าวต้องเช็คด้วยนะคะ ซึ่งทำให้นักบัญชีต้องจัดทำเอกสารประกอบ จะถือว่าเป็นรายจ่ายทางภาษีได้
ทำไมหลักฐานการจ่ายเงินจึงสำคัญ ลองมาศึกษาตรงนี้ได้เลยค่ะ
และหลักฐานการจ่ายชำระเงินที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ จะต้องทำอย่างไรบ้างมาดูกันค่ะ
3.1 เอกสารการรับเงิน
เลือกใช้เอกสารอย่างใดอย่างหนึ่งแล้วแต่กรณี ได้แก่
แบบที่ 1 ใบรับเงิน กรณีที่ผู้รับยินยอมออกใบรับเงิน
เอกสารนี้เสมือนหนึ่งใบเสร็จรับเงินนั่นเองค่ะ ถ้าผู้รับเงินออกใบเสร็จให้เรามีรายละเอียดดังต่อไปนี้ครบ ก็เป็นอันว่าใช้เป็นหลักฐานทางภาษีได้
- ข้อมูลที่สำคัญ
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ
- ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ
- เลขลำดับของเล่มและของใบรับ
- วันเดือนปีที่ออกใบรับ
- จำนวนเงินที่รับ
- ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า
ตัวอย่างเอกสาร
แบบที่ 2 ใบสำคัญรับเงิน กรณีที่ผู้รับไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน
เอกสารนี้ใช้ในเคสที่เราไม่สามารถขอใบเสร็จรับเงินจากผู้รับเงินได้ เราจึงทำเอกสารเพิ่มเติมให้เค้าเซนต์ ซึ่งข้อมูลที่สำคัญ ดังนี้
- วันเดือนปีที่ออกใบสำคัญรับเงิน
- ชื่อผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการ
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการ
- ที่อยู่ ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการ
- ชื่อผู้ซื้อ/ผู้รับบริการ
- ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า
เอกสารแนบที่สำคัญ
เนื่องจากเอกสารนี้ใช้สำหรับรายจ่ายที่ไม่สามารถได้รับใบเสร็จรับเงินได้ และผู้ขาย/ผู้รับบริการยินดีให้ข้อมูลตามบัตรประชาชน โดยต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน (ซึ่งเป็นผู้ประกอบอาชีพขายสินค้า/ให้บริการ) ด้วยค่ะ
ตัวอย่างเอกสาร
แบบที่ 3 ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน กรณีการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแต่ไม่มีใบเสร็จรับเงิน ต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงิน
กรณีนี้เป็นกรณีที่ไม่ได้รับทั้งใบเสร็จรับเงิน และไม่สามารถให้ผู้รับเงินเซนต์ “ใบสำคัญรับเงิน” ได้ เราจึงต้องทำเอกสารขึ้นมาและคนที่จ่ายเงิน (พนักงานที่จ่ายเงิน) รับรองการจ่ายนี้แทน
ข้อมูลที่สำคัญที่ต้องมี
- ชื่อผู้ซื้อ/ผู้รับบริการ
- ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า
- ชื่อ และตำแหน่ง ผู้เบิกจ่าย
- วันที่จ่ายเงิน
เอกสารข้างต้น สามารถปรับใช้ให้เหมาะสมได้นะคะเพื่อนๆ แต่เพียงต้องเน้นข้อมูลที่สำคัญเอาไว้ค่ะ
ตัวอย่างเอกสาร
3.2 กรณีที่ไม่มีเอกสารตามข้อ 3.1 ให้จัดทำใบสำคัญจ่าย
แล้วถ้าเราไม่มีเอกสารใดๆ เลยในข้อ 3.1 เราก็ยังสามารถทำใบสำคัญจ่ายเป็นเอกสารประกอบมาดูกันค่ะว่ารายละเอียดสำคัญที่ต้องระบุมีอะไรบ้าง
- ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ผู้รับเงิน
- วันที่จ่ายเงิน
- ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า
- ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน
- ลงนามอนุมัติจ่ายเงินโดยผู้ที่มีอำนาจเท่านั้น
และแนบหลักฐานการจ่าย เช่น สำเนาเช็คที่ระบุชื่อผู้รับเงิน สำเนาใบโอนเงิน หรือช่องทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ
ตัวอย่างเอกสาร
4. ข้อดี ของการมีหลักฐานการจ่ายเงิน
การที่มีหลักฐานการจ่ายเงินครบถ้วน ก็ย่อมดีกว่าไม่มีอยู่แล้วนะคะ เพราะว่าสามารถที่จะนำค่าใช้จ่ายเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้อย่างถูกต้องถ้าหากว่านักบัญชีบันทึกค่าใช้จ่ายไปอย่างเดียวโดยไม่มีเอกสารประกอบแนบเลย ก็จะไม่เข้าเงื่อนไขของกรมสรรพากรที่ว่า รายจ่ายจะสามารถนำมาหักกับรายได้ที่เกิดขึ้นแล้วนำไปคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล เพราะฉะนั้น การมีหลักฐานการจ่ายชำระเงินให้ครบ เราก็จะได้สิทธิประโยชน์ทางภาษี สามารถนำไปเป็นรายจ่ายได้ แต่ก็ต้องแลกกับเวลาในการจัดทำเอกสาร แต่ถ้าในกิจการของเพื่อนๆ มีระบบการควบคุมภายในที่ดี ก็จะสามารถทำเอกสารดังกล่าวได้อย่างเป็นระบบ และก็จะถูกต้อง รวดเร็ว ตามขั้นตอนมากขึ้นค่ะ
เมื่อทราบเงื่อนไขต่างๆในการที่จะทำเอกสารหลักฐานการจ่ายชำระเงินเพื่อให้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้แล้ว เพื่อนๆก็วางแผนเลยนะคะ แบบฟอร์มที่จะให้แผนกต่างๆนำไปปรับใช้ให้เข้ากับเงื่อนไขตามที่สรรพากรกำหนด พอเอกสารมาถึงแผนกบัญชีของเรา ก็จะสามารถบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้องและจะได้เก็บหลักฐานการจ่ายชำระเงินได้ครบถ้วนและถูกต้องด้วยค่ะ
ขอบคุณข้อมูลจาก
คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ โดยกรมสรรพากร
อบรมบัญชีเก็บชั่วโมง CPD ออนไลน์ง่ายๆ ได้ที่บ้าน สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
