“งบจะออกอยู่แล้ว ยังไม่ได้รับหนังสือยืนยันยอดธนาคาร (Bank Confirmation) ตอบกลับมาซักที” นี่คือ หนึ่งในปัญหาที่ผู้สอบบัญชีหลายๆ ท่านประสบพบเจอ
การส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร (Bank Confirmation)
เป็นวิธีการตรวจสอบยอดเงินฝากธนาคารวิธีหนึ่งที่มาตรฐานการสอบบัญชีกำหนดไว้ เหตุผลที่ผู้สอบบัญชีต้องส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคารนั้น เป็นเพราะว่าวิธีการนี้จะช่วยให้เราตรวจสอบเรื่องความครบถ้วนสมบูรณ์ (Completeness) ของบัญชีธนาคารได้นั่นเอง เช่น เมื่อได้รับหนังสือตอบกลับจากธนาคารเราอาจจะพบว่าลูกค้ามีบัญชีมากกว่า 1 บัญชีโดยที่ไม่เคยบอกเรามาก่อน หรือว่าลูกค้ามีรายการหนี้สินจากการกู้ยืมธนาคารนั้นด้วยแต่ลืมเอาสัญญาเงินกู้ให้เราตรวจสอบ เป็นต้น
ดังนั้น จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้สอบบัญชีต้องส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคารทุกปีเพื่อประกอบการตรวจสอบงบการเงิน แต่ก็ใช่ว่าการส่ง Bank Confirmation นั้นจะราบรื่นเสมอไป เพราะผู้สอบหลายท่านประสบปัญหาว่าส่งยืนยันยอดแล้วทำไมไม่ได้รับตอบกลับมาซัก ครั้งที่ 1 ก็แล้ว 2 ก็แล้ว 3 ก็แล้ว
บทความนี้เราจึงรวบรวมเทคนิคการส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร อัพเดทล่าสุดสำหรับปี 2562 แนะนำโดยสมาคมธนาคารไทย อ้างอิง หนังสือที่ ส. 979/2562 ลงวันที่ 30 กันยายน 2562 และประชาสัมพันธ์โดยสภาวิชาชีพบัญชี มาให้ลองอ่านกันค่ะ เผื่อว่าปีนี้เราจะได้รับหนังสือตอบกลับแบบราบรื่นเหมือนคนอื่นเค้าซักที
หนังสือยืนยันยอดธนาคารส่งยังไงให้ได้รับกลับชัวร์
1. ตรวจสอบข้อมูลนิติบุคคลในหนังสือยืนยันยอดให้ครบถ้วน
ข้อมูลนิติบุคคลที่เราจะขอยืนยันยอดเป็นสิ่งสำคัญ หากเรากรอกข้อมูลไม่ครบถ้วน ผิดๆ ถูกๆ ธนาคารก็จะไม่สามารถทำหนังสือตอบกลับให้เราได้ ข้อมูลนิติบุคคล 7 อย่างที่ควรตรวจสอบให้ดีคืออะไรบ้าง ลองมาดูกันค่ะ
- รอบปีสิ้นสุดวันไหน ระบุลงไป อย่าให้ผิดปี
- ชื่อนิติบุคคล
- เลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก
- วันที่ขอข้อมูล คือ วันที่ต้องการให้ธนาคารยืนยันยอด ระบุให้ชัดเจนว่าเป็น วัน เดือน ปี ที่เท่าใด
- เลขที่บัญชีและชื่อสาขาที่ใช้หักค่าธรรมเนียมในการออกหนังสือยืนยันยอด อย่าลืมระบุไปและต้องมั่นใจว่าบัญชีนั้นยัง Active อยู่และมีเงินเหลือเพียงพอสำหรับส่งยืนยันยอด หากมีไม่เพียงพอ ลำดับแรกธนาคารจะหักจากบัญชีอื่นที่บริษัทมี ไม่เช่นนั้นจะต้องนำเงินไปชำระที่เค้าเตอร์สำหรับค่าธรรมเนียมก่อนจึงเอาใบเสร็จมาแนบขอหนังสือยืนยันยอดได้
- บุคคลที่ลงนามมีอำนาจในการลงนามและลายเซนต์ตรงกับที่ให้ไว้กับธนาคาร
- อย่าลืมประทับตรานิติบุคคล (ถ้ามี) ให้เรียบร้อย
2. ข้อมูลของผู้สอบบัญชีต้องกรอกให้ครบถ้วน
เมื่อธนาคารจะส่งหนังสือยืนยันยอดกลับไปให้ผู้สอบบัญชี ข้อมูลผู้สอบบัญชีก็ควรจะเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง ไม่งั้นเราอาจจะไม่ได้รับหนังสือตอบกลับก็เป็นได้ ลองมาดูกันค่ะ ว่าข้อมูลผู้สอบบัญชีตรงไหนที่เราควรให้ความสำคัญเป็นพิเศษ
- เลขที่อ้างอิงของเอกสารคำขอยืนยันยอด ตรงนี้จะเป็นเลขที่ใช้อ้างอิงของผู้สอบบัญชีเอง เวลาโทรไปติดตามกับธนาคารจะทำให้สืบค้นเอกสารได้ง่ายขึ้น
- ชื่อ-นามสกุลผู้สอบบัญชี อย่าลืมใส่ลงไปให้ถูกต้องนะคะ
- ชื่อสำนักงาน หรือหากเป็นผู้สอบบัญชีอิสระก็ต้องระบุไว้ด้วยค่ะ
- ที่อยู่ตอบกลับหนังสือยืนยันยอด ต้องตรงกับหน้าซองจดหมายตอบกลับนะคะ
- หมายเลขโทรศัพท์ และ Email สำหรับการติดต่อ ควรใส่ให้ถูกต้อง เพราะบางธนาคารอาจจะติดต่อมาทางโทรศัพท์และส่งหนังสือยืนยันยอดให้ทาง Email ก็เป็นได้ค่ะ
3. หากต้องการขอข้อมูลบัญชีที่ปิดระหว่างงวดจะต้องกรอกฟอร์มคำขอแยกต่างหากอีกฟอร์มหนึ่ง
ในอดีตการส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร เราส่งแค่แบบฟอร์มเดียวก็จะครอบคลุมบัญชีธนาคารทั้งหมดรวมทั้งบัญชีที่ปิดไปด้วย แต่ปัจจุบันหากเราต้องการขอข้อมูลบัญชีที่ปิดระหว่างงวดจะต้องกรอกฟอร์มคำขอแยกต่างหากอีกฟอร์มหนึ่งนะคะ ซึ่งสามารถดาวน์โหลด ตัวอย่างฉบับภาษาไทย และ ฉบับภาษาอังกฤษ ได้ที่นี่
4. รายละเอียดเกี่ยวกับหลักประกันสินเชื่อต้องทำหนังสือแยก
ข้อนี้เป็นข้อที่อัพเดทใหม่ล่าสุดในปี 2562 กรณีที่ผู้สอบบัญชีต้องการทราบรายละเอียดเกี่ยวกับหลักประกันของสินเชื่อ ผู้สอบบัญชีต้องแจ้งลูกค้าจัดทำ หนังสือแจ้งความประสงค์มายังธนาคาร โดยส่งไปยังฝ่ายงานด้านสินเชื่อ หรือผู้ดูแลความสัมพันธ์ลูกค้ำ (Relation Manager) และระบุให้ชัดเจนว่าให้ธนาคารจัดส่งข้อมูลให้แก่ผู้สอบบัญชีโดยตรง
5. ดูให้ดีว่าแต่ละธนาคารเค้าให้ส่งหนังสือยืนยันยอดไปที่ไหน
เรื่องที่อยู่การจัดส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคารนั้นจะแตกต่างกันไปตามแต่ละธนาคาร บางธนาคารให้ส่งสำนักงานใหญ่ บางธนาคารให้ส่งสาขา บางธนาคารรับการส่งแบบอีเมล์ ส่วนบางธนาคารก็ให้ส่งจดหมายไปเท่านั้น ผู้สอบบัญชีต้องดูดีๆ นะคะว่าเราส่งไปตรงตามที่ธนาคารแต่ละที่กำหนดหรือไม่ ครั้นจะเขียนอธิบายในนี้คงจะปวดหัวน่าดู ยังไงลองเข้าไปศึกษารายละเอียดกันของธนาคารแต่ละธนาคารใน รายละเอียดการติดต่อสถาบันการเงินในการส่งหนังสือยืนยันยอด
6. ส่งเอกสารต้องแนบซองตอบกลับไหมหรือไปรับเอกสารที่สำนักงานใหญ่ได้หรือไม่ ต้องตรวจสอบข้อมูลให้ดีก่อน
การจัดส่งเอกสารหนังสือขอยืนยันยอดบางธนาคารให้ส่งทางจดหมายอย่างเดียว บางธนาคารให้ส่ง by Hand ได้ บางครั้งไม่ต้องแนบซองตอบกลับมาก็ได้ อันนี้ก็เป็นอีกเรื่องที่แตกต่างกันของแต่ละธนาคารค่ะ นอกจากนั้นแล้วขั้นตอนในการรับเอกสารอาจจะสามารถไปขอรับได้ด้วยตนเองที่สำนักงานใหญ่ได้ แต่ก็ไม่ทุกธนาคารและก็ไม่สามารถใช้ได้กับสำนักงานสอบบัญชีทุกแห่งนะคะ ก่อนที่จะสับสนกันไปใหญ่ ลองตรวจสอบดูข้อมูลได้ที่ รายละเอียดติดต่อสถาบันการเงินในการรับหนังสือยืนยันยอดธนาคาร
ผ่านไปแล้ว 6 ข้อ เทคนิคสำหรับการส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร ลองตรวจสอบกันดูนะคะว่าเรามีข้อมูลครบถ้วนหรือยัง ซึ่งทางสมาคมธนาคารเค้าขู่ไว้ว่าหากผู้สอบบัญชีไม่ได้ใช้แบบฟอร์มตามที่กำหนดหรือกรอกข้อมูลไม่ครบถ้วน ธนาคารก็ขอสงวนสิทธิ์ในการส่ง Confirm กลับคืนนะคะ
นอกจากนี้แล้ว คุณสามารถดาวน์โหลดเอกสารตัวอย่างหนังสือยืนยันยอดธนาคารล่าสุดที่เผยแพร่โดยสภาวิชาชีพบัญชีและสมาคมธนาคารไทยได้ตามลิงก์ด้านล่างนี้ค่ะ
- ฟอร์มคำขอหนังสือยืนยันยอดธนาคาร ฉบับภาษาไทย
- ฟอร์มคำขอหนังสือยืนยันยอดธนาคาร ฉบับอังกฤษ
- ตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับรายการ / ธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับธนาคารสำหรับบัญชีที่มีสถานะคงอยู่
- ตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับรายการ / ธุรกรรมสำหรับบัญชีที่มีสถานะปิดระหว่างงวดหรือปี
สุดท้ายนี้ สิ่งที่เราอยากจะฝากบอกและเอาใจช่วยคือว่า ในเมื่อเมืองไทยจะก้าวสู่ Thailand 4.0 กันแล้ว เราก็อยากให้การส่ง Bank Confirmation หรือหนังสือยืนยันยอดนั้นสามารถทำแบบอิเล็กทรอนิกส์กันบ้าง ยกตัวอย่างเช่น ในต่างประเทศผู้สอบบัญชีสามารถขอ Bank Confirmation จากเว็บไซด์ ไม่ต้องเสียเวลาส่งจดหมายให้ยุ่งยาก ถ้าเราสามารถทำแบบนั้นได้จริงก็จะสะดวกขึ้นมากเลยค่ะ
และสำหรับท่านไหนที่อยากเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับหลักฐานการสอบบัญชีหรือว่าวิธีการทำหนังสือยืนยันยอดต่างๆ ลองดูคอร์สอบรม หลักฐานการสอบบัญชีและเทคนิคในการตรวจสอบ เพราะท่านจะได้เรียนพื้นฐานการทำงานสอบบัญชีและการรวบรวมหลักฐานการสอบบัญชีในแง่มุมต่างๆ ซึ่งเป็นประโยชน์มากในการทำงานค่ะ
ถ้าผู้สอบบัญชีคนไหนกลัวว่าปีนี้จะเจอปัญหาแบบนี้อีกล่ะก็ ไม่ต้องกังวลใจไป CPD Academy ได้รวบรวมเทคนิคส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร แบบอัพเดทสุดๆ สำหรับปี 2564 ไว้ให้ในบทความนี้เลย เทคนิคส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร (Bank Confirmation) Update ล่าสุด
อบรมบัญชีเก็บชั่วโมง CPD ออนไลน์ง่ายๆ ได้ที่บ้าน
สอบถามได้ที่นี่ Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
