นักบัญชีมีภาระงานที่ต้องเคลียร์หลายอย่าง ทั้งบันทึกข้อมูลการเงินรายวัน ทำบัญชีรายรับ รายจ่าย ไหนจะต้องมาคอยตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทางบัญชีที่กินเวลานานไปหลายชั่วโมง แถมบางวันยังต้องเข้าประชุมกับทีมด้วย ทำไปทำมา แป๊บเดียวก็หมดวันแล้วค่ะ ส่งผลให้มีงานค้างเยอะเป็นดินพอกหางหมู และก็ทำงานไม่ทันในที่สุดค่ะ
ถ้าใครเจอปัญหาที่ว่ามาอยู่ละก็ เราอยากแนะนำให้ทำ To Do List งานบัญชีค่ะ เพราะว่าแอดมินเองก็ทดลองทำแล้ว รู้สึกว่าชีวิตการงานดีขึ้นเว่อร์ เลยอยากบอกต่อเพื่อนๆ นักบัญชีที่กำลังมีปัญหาในการจัดการงานอยู่ และที่สำคัญเรามีโปรแกรมช่วยจัดระเบียบ To Do List งานบัญชีแนะนำ ให้กับคนที่กำลังหัวหมุนกับปัญหานี้ รายละเอียดจะเป็นอย่างไร ตามไปดูพร้อมกันเลยค่ะ
งานเยอะมาก จัดการไม่ได้ เกิดจากอะไร?
ปัญหางานเยอะจนไม่สามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพอาจเกิดจากหลายปัจจัยด้วยกัน เช่น
- จัดลำดับความสำคัญของงานไม่ดี เช่น ทำงานสำคัญกับงานไม่เร่งรีบพร้อมกันในเวลาเดียวกัน ซึ่งอาจจะทำให้รู้สึกกดดันได้
- บริหารเวลาไม่เหมาะสม เป็นการใช้เวลากับเรื่องที่ไม่จำเป็นมากเกินไป แทนที่จะทำงานสำคัญและด่วนก่อน
- ขาดการวางแผนที่ชัดเจน โดยไม่ได้ตั้งเป้าหมายการทำงานในแต่ละวันที่ชัดเจน อาจทำให้งานสะสมจนเคลียร์ไม่ทันได้
- ทำงานล้นขีดจำกัดของตัวเอง เช่น รับงานมาทำมากเกินไป โดยที่ไม่ได้ประเมินความสามารถในขณะนั้นว่าสามารถจัดการได้อย่างดีหรือไม่
เมื่อเราไม่สามารถจัดการทั้งงานเก่าที่ค้าง และงานใหม่ที่เข้ามาได้ อาจทำให้รู้สึกกดดันและเครียดไม่ไหวได้ค่ะ เมื่อรู้สึกเครียดหนักก็จะส่งผลต่อสภาพจิตใจที่ย่ำแย่ แล้วก็กระทบต่อ Performance การทำงานที่น้อยลง จนในที่สุดเกิดอาการ Burn out ไม่สามารถทำงานต่อได้ค่ะ เพราะฉะนั้น จึงต้องจัดระเบียบ To do list งานบัญชีให้เหมาะสมกับตัวเอง โดยมีวิธีทำง่าย ๆ คือ
- จัดลำดับความสำคัญก่อนว่า งานไหนด่วนและสำคัญ งานไหนสำคัญแต่ไม่ด่วน และงานไหนผลัดไปทำวันอื่นได้
- สร้างตารางการทำงานด้วยปฏิทิน แล้วใช้ Time Blocking ยิงตารางในปฏิทิน 1 วันว่า งานแต่ละชิ้นทำกี่ชั่วโมง
ทำไมการมี To Do List ถึงสำคัญในงานบัญชี?
การทำ To do list มีความสำคัญในงานบัญชีมาก ๆ ค่ะ เพราะจะเป็นเครื่องมือช่วยจัดระเบียบภาระงานที่ยุ่งเหยิงให้เป็นระบบมากขึ้นได้ และสามารถทำงานเสร็จครบตามเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ยังช่วยลดความเครียดจากงานที่ล้นท่วมหัวเต็มไปได้ไม่น้อย ทำให้จัดการงานได้ง่าย และสนุกกับการทำงานบัญชีสุด ๆ ค่ะ
นอกจากนี้ การทำ To do list จะทำให้เพื่อนในทีม เพื่อนร่วมงาน และหัวหน้างานเห็นตารางงานของคุณในแต่ละวัน ทำให้รู้ว่าช่วงไหนว่าง ช่วงไหนไม่ว่าง และช่วงไหนติดงานด่วนไม่ควรรบกวน ก็จะช่วยลดจำนวนงานเข้ามาได้ อีกทั้งยังมีเวลาเคลียร์ที่ค้างอยู่จนหมดได้นั่นเองค่ะ
แนะนำ App ช่วยให้จัดระเบียบชีวิตนักบัญชีดีขึ้น
การทำ To do list สามารถทำได้ง่าย ๆ ด้วยตัวเอง ไม่ว่าจะเขียนโน้ตลงบนกระดาษแล้วแปะไว้ที่หน้าคอมพิวเตอร์ก็ได้ หรือเขียนลิสต์ที่จะทำลงบนสมุดก็ดีเหมือนกันค่ะ
แต่เพราะสมัยนี้เราอยู่ในยุคที่เทคโนโลยีก้าวหน้าไม่หยุด ทำให้มีแอปพลิเคชัน To do list ให้เลือกใช้ได้หลากหลายตามความถนัดของนักบัญชีแต่ละคน แต่ในบทความนี้ เรามีหนึ่งแอปพลิเคชันที่น่าสนใจ และตอบโจทย์การใช้งานได้อย่างดีมาแนะนำ โดยแอปฯ นี้มีชื่อว่า “Microsoft To Do” ค่ะ
Microsoft To Do คือแอปพลิเคชันจาก Microsoft ที่มาพร้อมกับ Microsoft 365 สำหรับจัดระเบียบงาน หรือ Task Management โดยสามารถใช้งานบนคอมพิวเตอร์ สมาร์ตโฟน และ Web Browser ได้ ข้อมูลที่เขียนไว้ก็จะ Sync กันหมดเลยค่ะ
Microsoft To Do มีหน้าตาแอปพลิเคชันที่สวยงาม ใช้งานง่าย และจัดหมวดหมู่ได้ดี โดยมีรายละเอียดของฟังก์ชันดี ๆ ที่ตอบโจทย์ผู้ใช้งาน ดังนี้ค่ะ
ฟังก์ชันตัววางแผนรายวันอัจฉริยะ
แอปพลิเคชันนี้มีฟังก์ชัน My Day ที่เราสามารถใช้กำหนดความสำเร็จในการทำงานแบบรายวันได้ โดยแสดงรายการงานที่ต้องทำในวันนั้น ๆ เมื่อทำงานเสร็จแล้วกดเครื่องหมายถูก ระบบจะจัดหมวดหมู่งานและย้ายไปที่ฟังก์ชัน Completed
ออกแบบ Theme หน้าแอปฯได้ด้วยตัวเอง
ใช้งานแอปฯ แบบหน้าตาเดิม ๆ อาจธรรมดาไป เราสามารถเนรมิตหน้า Theme แอปให้มีสีสันน่าใช้มากขึ้นได้นะคะ โดยจะมีตัวเลือกให้เปลี่ยนสีพื้นหลัง ซึ่งมีเฉดสีให้เลือกใช้ได้หลากหลาย หรือตั้งค่ารูปภาพเป็นพื้นหลังก็เก๋ไม่แพ้ใครเลยทีเดียว
Print ข้อมูลเป็นเอกสารได้
หากต้องการเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลจากในแอปฯ เป็นรูปแบบเอกสาร สามารถทำได้ง่าย ๆ เพียงใช้ฟังก์ชัน Print เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ออกมานั่นเองค่ะ
สรุป
ทำงานแบบสบายใจ ไม่กังวลว่าจะพลาดงานสำคัญและ Deadline อะไรบ้าง การทำ To Do List งานบัญชีเป็นสิ่งที่ต้องทำ เพราะจะช่วยเราจัดลำดับความสำคัญของงานได้ดีขึ้น
และถ้าใครขี้เกียจจด To-do ด้วยตัวเอง ลองใช้แอปพลิเคชัน Microsoft To Do ที่ใช้งานได้ง่ายและสะดวก ฟังก์ชันต่างๆ เช่น My Day ช่วยให้กำหนดงานในแต่ละวันได้อย่างมีระเบียบ อีกทั้งยังสามารถปรับแต่งธีมและพิมพ์ข้อมูลเป็นเอกสารได้ ทำให้ชีวิตการทำงานบัญชีเป็นระเบียบและลดความยุ่งยากลงได้ ชีวิตก็น่าจะดีขึ้นเยอะเลยจ้า
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ Line: @cpdacademy
