ไลฟ์สไตล์

To Do List งานบัญชี โปรแกรมช่วยจัดระเบียบงานให้ชีวิตง่ายขึ้น

To Do List งานบัญชี โปรแกรมช่วยจัดระเบียบงานให้ชีวิตง่ายขึ้น

นักบัญชีมีภาระงานที่ต้องเคลียร์หลายอย่าง ทั้งบันทึกข้อมูลการเงินรายวัน ทำบัญชีรายรับ รายจ่าย ไหนจะต้องมาคอยตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทางบัญชีที่กินเวลานานไปหลายชั่วโมง แถมบางวันยังต้องเข้าประชุมกับทีมด้วย ทำไปทำมา แป๊บเดียวก็หมดวันแล้วค่ะ ส่งผลให้มีงานค้างเยอะเป็นดินพอกหางหมู และก็ทำงานไม่ทันในที่สุดค่ะ

ถ้าใครเจอปัญหาที่ว่ามาอยู่ละก็ เราอยากแนะนำให้ทำ To Do List งานบัญชีค่ะ เพราะว่าแอดมินเองก็ทดลองทำแล้ว รู้สึกว่าชีวิตการงานดีขึ้นเว่อร์ เลยอยากบอกต่อเพื่อนๆ นักบัญชีที่กำลังมีปัญหาในการจัดการงานอยู่ และที่สำคัญเรามีโปรแกรมช่วยจัดระเบียบ To Do List งานบัญชีแนะนำ ให้กับคนที่กำลังหัวหมุนกับปัญหานี้ รายละเอียดจะเป็นอย่างไร ตามไปดูพร้อมกันเลยค่ะ

งานเยอะมาก จัดการไม่ได้ เกิดจากอะไร?

ปัญหางานเยอะจนไม่สามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพอาจเกิดจากหลายปัจจัยด้วยกัน เช่น

  1. จัดลำดับความสำคัญของงานไม่ดี เช่น ทำงานสำคัญกับงานไม่เร่งรีบพร้อมกันในเวลาเดียวกัน ซึ่งอาจจะทำให้รู้สึกกดดันได้
  2. บริหารเวลาไม่เหมาะสม เป็นการใช้เวลากับเรื่องที่ไม่จำเป็นมากเกินไป แทนที่จะทำงานสำคัญและด่วนก่อน
  3. ขาดการวางแผนที่ชัดเจน โดยไม่ได้ตั้งเป้าหมายการทำงานในแต่ละวันที่ชัดเจน อาจทำให้งานสะสมจนเคลียร์ไม่ทันได้
  4. ทำงานล้นขีดจำกัดของตัวเอง เช่น รับงานมาทำมากเกินไป โดยที่ไม่ได้ประเมินความสามารถในขณะนั้นว่าสามารถจัดการได้อย่างดีหรือไม่
งานเยอะมาก จัดการไม่ได้ เกิดจากอะไร?
งานเยอะมาก จัดการไม่ได้ เกิดจากอะไร?

เมื่อเราไม่สามารถจัดการทั้งงานเก่าที่ค้าง และงานใหม่ที่เข้ามาได้ อาจทำให้รู้สึกกดดันและเครียดไม่ไหวได้ค่ะ เมื่อรู้สึกเครียดหนักก็จะส่งผลต่อสภาพจิตใจที่ย่ำแย่ แล้วก็กระทบต่อ Performance การทำงานที่น้อยลง จนในที่สุดเกิดอาการ Burn out ไม่สามารถทำงานต่อได้ค่ะ เพราะฉะนั้น จึงต้องจัดระเบียบ To do list งานบัญชีให้เหมาะสมกับตัวเอง โดยมีวิธีทำง่าย ๆ คือ

  • จัดลำดับความสำคัญก่อนว่า งานไหนด่วนและสำคัญ งานไหนสำคัญแต่ไม่ด่วน และงานไหนผลัดไปทำวันอื่นได้
  • สร้างตารางการทำงานด้วยปฏิทิน แล้วใช้ Time Blocking ยิงตารางในปฏิทิน 1 วันว่า งานแต่ละชิ้นทำกี่ชั่วโมง

ทำไมการมี To Do List ถึงสำคัญในงานบัญชี?

การทำ To do list มีความสำคัญในงานบัญชีมาก ๆ ค่ะ เพราะจะเป็นเครื่องมือช่วยจัดระเบียบภาระงานที่ยุ่งเหยิงให้เป็นระบบมากขึ้นได้ และสามารถทำงานเสร็จครบตามเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ยังช่วยลดความเครียดจากงานที่ล้นท่วมหัวเต็มไปได้ไม่น้อย ทำให้จัดการงานได้ง่าย และสนุกกับการทำงานบัญชีสุด ๆ ค่ะ

นอกจากนี้ การทำ To do list จะทำให้เพื่อนในทีม เพื่อนร่วมงาน และหัวหน้างานเห็นตารางงานของคุณในแต่ละวัน ทำให้รู้ว่าช่วงไหนว่าง ช่วงไหนไม่ว่าง และช่วงไหนติดงานด่วนไม่ควรรบกวน ก็จะช่วยลดจำนวนงานเข้ามาได้ อีกทั้งยังมีเวลาเคลียร์ที่ค้างอยู่จนหมดได้นั่นเองค่ะ

ทำไมการมี To Do List งานบัญชีถึงสำคัญ
ทำไมการมี To Do List งานบัญชีถึงสำคัญ

แนะนำ App ช่วยให้จัดระเบียบชีวิตนักบัญชีดีขึ้น

การทำ To do list สามารถทำได้ง่าย ๆ ด้วยตัวเอง ไม่ว่าจะเขียนโน้ตลงบนกระดาษแล้วแปะไว้ที่หน้าคอมพิวเตอร์ก็ได้  หรือเขียนลิสต์ที่จะทำลงบนสมุดก็ดีเหมือนกันค่ะ

แต่เพราะสมัยนี้เราอยู่ในยุคที่เทคโนโลยีก้าวหน้าไม่หยุด ทำให้มีแอปพลิเคชัน To do list ให้เลือกใช้ได้หลากหลายตามความถนัดของนักบัญชีแต่ละคน แต่ในบทความนี้ เรามีหนึ่งแอปพลิเคชันที่น่าสนใจ และตอบโจทย์การใช้งานได้อย่างดีมาแนะนำ โดยแอปฯ นี้มีชื่อว่า “Microsoft To Do” ค่ะ

App Microsoft To-Do List งานบัญชี
App Microsoft To-Do List งานบัญชี

Microsoft To Do คือแอปพลิเคชันจาก Microsoft ที่มาพร้อมกับ Microsoft 365 สำหรับจัดระเบียบงาน หรือ Task Management โดยสามารถใช้งานบนคอมพิวเตอร์ สมาร์ตโฟน และ Web Browser ได้ ข้อมูลที่เขียนไว้ก็จะ Sync กันหมดเลยค่ะ

Microsoft To Do มีหน้าตาแอปพลิเคชันที่สวยงาม ใช้งานง่าย และจัดหมวดหมู่ได้ดี โดยมีรายละเอียดของฟังก์ชันดี ๆ ที่ตอบโจทย์ผู้ใช้งาน ดังนี้ค่ะ

ฟังก์ชันตัววางแผนรายวันอัจฉริยะ

แอปพลิเคชันนี้มีฟังก์ชัน My Day ที่เราสามารถใช้กำหนดความสำเร็จในการทำงานแบบรายวันได้ โดยแสดงรายการงานที่ต้องทำในวันนั้น ๆ เมื่อทำงานเสร็จแล้วกดเครื่องหมายถูก ระบบจะจัดหมวดหมู่งานและย้ายไปที่ฟังก์ชัน Completed

ออกแบบ Theme หน้าแอปฯได้ด้วยตัวเอง

ใช้งานแอปฯ แบบหน้าตาเดิม ๆ อาจธรรมดาไป เราสามารถเนรมิตหน้า Theme แอปให้มีสีสันน่าใช้มากขึ้นได้นะคะ โดยจะมีตัวเลือกให้เปลี่ยนสีพื้นหลัง ซึ่งมีเฉดสีให้เลือกใช้ได้หลากหลาย หรือตั้งค่ารูปภาพเป็นพื้นหลังก็เก๋ไม่แพ้ใครเลยทีเดียว

Print ข้อมูลเป็นเอกสารได้

หากต้องการเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลจากในแอปฯ เป็นรูปแบบเอกสาร สามารถทำได้ง่าย ๆ เพียงใช้ฟังก์ชัน Print เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ออกมานั่นเองค่ะ

แนะนำ App ช่วยให้จัดระเบียบชีวิตนักบัญชี
แนะนำ App ช่วยให้จัดระเบียบชีวิตนักบัญชี

สรุป

ทำงานแบบสบายใจ ไม่กังวลว่าจะพลาดงานสำคัญและ Deadline อะไรบ้าง การทำ To Do List งานบัญชีเป็นสิ่งที่ต้องทำ เพราะจะช่วยเราจัดลำดับความสำคัญของงานได้ดีขึ้น

และถ้าใครขี้เกียจจด To-do ด้วยตัวเอง ลองใช้แอปพลิเคชัน Microsoft To Do ที่ใช้งานได้ง่ายและสะดวก ฟังก์ชันต่างๆ เช่น My Day ช่วยให้กำหนดงานในแต่ละวันได้อย่างมีระเบียบ อีกทั้งยังสามารถปรับแต่งธีมและพิมพ์ข้อมูลเป็นเอกสารได้ ทำให้ชีวิตการทำงานบัญชีเป็นระเบียบและลดความยุ่งยากลงได้ ชีวิตก็น่าจะดีขึ้นเยอะเลยจ้า

คอร์สอบรมเก็บชั่วโมง CPD
คอร์สอบรมเก็บชั่วโมง CPD

สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ Line: @cpdacademy

เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า

ตั้งค่าความเป็นส่วนตัว

คุณสามารถเลือกการตั้งค่าคุกกี้โดยเปิด/ปิด คุกกี้ในแต่ละประเภทได้ตามความต้องการ ยกเว้น คุกกี้ที่จำเป็น

ยอมรับทั้งหมด
จัดการความเป็นส่วนตัว
  • เปิดใช้งานตลอด

บันทึกการตั้งค่า