ความรู้บัญชี

ค่าใช้จ่ายในงบการเงิน ที่นักบัญชีลืมบ่อยและวิธีแก้ไข

ค่าใช้จ่ายในงบการเงิน ที่นักบัญชีลืมบ่อยและวิธีแก้ไข

มาถึงฤดูกาลอันดุเดือดของวงการบัญชีกันแล้วนะคะ เดือนเมษาเจ้าประจำ เดือนแห่งการปิดงบการเงินเพื่อนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากรให้ทันเวลา

แต่ก็ยังมีเหตุการณ์ที่อาจทำให้นักบัญชีอย่างเราต้องมานั่งแก้งบการเงินบ่อยๆ ยิ่งเป็นกิจการที่มีรายได้แล้วต้องเสียภาษี ยิ่งยุ่งยากในการแก้ไขงบการเงิน เหตุการณ์ที่กำลังพูดถึงคือ ได้รับเอกสารค่าใช้จ่ายมาภายหลังการปิดงบการเงินค่ะ เพื่อนๆลองมาอ่านบทความนี้ดูค่ะ เพื่อนเป็นการย้ำเตือนเพื่อนนักบัญชีด้วย เพราะการแก้งบหลายรอบ ส่งผลถึงการประเมินผลการปฏิบัติงานของนักบัญชีด้วยนะคะ

มาดูค่าใช้จ่ายในงบการเงิน ที่นักบัญชีลืมบ่อยกันเลย

ค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน มี 3 ประเภท

1. ต้นทุนขาย เป็นต้นทุนของสินค้าที่กิจการได้ขายไปในรอบบัญชี
ซึ่งต้นทุนขาย ประกอบไปด้วย
ต้นทุนขาย = สินค้าคงเหลือต้นงวด+ซื้อสินค้า+ค่าขนส่งเข้า-ส่งคืน-ส่วนลดรับ-สินค้าคงเหลือปลายงวด
และค่าใช้จ่ายอื่นๆที่ทำให้สินค้าพร้อมที่จะขาย

ต้นทุนขายนั้น ส่วนใหญ่ผู้บริหาร แผนกคลังสินค้า แผนกบัญชี จะให้ความสำคัญอยู่แล้ว เนื่องต้องรายงานผลอยู่สม่ำเสมอเพราะบัญชีต้นทุนขายเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของกิจการโดยตรง

2. ค่าใช้จ่ายในการขาย เกี่ยวกับการขายสินค้า ที่ทำให้ธุรกิจที่สามารถขายสินค้าได้ ทำให้ยอดขายเพิ่มขาย
– ค่าส่งเสริมการขาย
– ค่าโฆษณา
– ค่าขนส่งสินค้า
– ค่าคอมมิชชั่น
– ค่านายหน้า
– ค่าการตลาด

ค่านายหน้า ค่าคอมมิชชั่น ค่าส่งเสริมการขาย จะสามารถคำนวณได้อย่างถูกต้อง คือ ต้องปิดยอดขายก่อนแล้วถัดไปคือเอาไปคำนวณตามเกณฑ์ หรือนโยบายที่กำหนดที่กิจการกำหนดจ่าย นักบัญชีถึงจะเอาตัวเลขที่เกิดจากการคำนวณมาบันทึกบัญชีให้ถูกต้องได้ โดยปกติค่าใช้จ่ายประเภทนี้ จะถูกประมาณการและบันทึกเข้าไปนงบการเงินก่อนเพราะกันลืม แต่ก็ยังไม่ใช่จำนวนที่ถูกต้อง อาจจะสูงไปหรือต่ำไปก็ได้ เพราะฉะนั้น นัดบัญชีต้องพยายามตามเอกสารค่าใช้จ่ายมาบันทึกให้ถูกต้องดีที่สุดค่ะ

ค่าขนส่งสินค้า มี 2 แบบ ค่าขนส่งสินค้าในประเทศ และค่าขนส่งสินค้าต่างประเทศ
ค่าขนส่งสินค้าในประเทศ เช่น Kerry Flash express แมสเซนเจอร์ และยังมีบริษัทขนส่งอีกมากมาย ตั้งแต่ที่ธุรกิจ E-commerce ขายสินค้า Online ตามช่องทางการขายที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ก็มีบริการขนส่งที่ต้องใช้บริการเป็นประจำ หากมีออเดอร์จำนวนมาก ก็ยิ่งต้องใช้บริการขนส่งที่สามารถจัดการกับออเดอร์ที่มีจำนวนมากได้ อย่างเช่นบริษัทขนส่งเอกชนแห่งหนึ่ง สามารถเข้ารับออเดอร์ได้ทุกวันและส่งข้อมูลการจัดส่งสินค้า รายละเอียดการจัดส่ง พร้อมราคาค่าขนส่งที่เรียกเก็บเป็นรายเดือน ในรายงานนี้ก็จะส่งยอดสรุปมาให้ในเดือนถัดไป นักบัญชีจะต้องตรวจสอบยอดดังกล่าว ว่าจำนวนเงินที่จ่ายไปเป็นของค่าบริการการจัดส่งของเดือนใด ปีใด เพื่อไม่ให้บันทึกค่าใช้จ่ายผิดรอบบัญชี

ค่าขนส่งสินค้าต่างประเทศ บริษัทที่ทำธุรกิจส่งออกสินค้า ส่วนใหญ่จะจ้าง Shipping เพื่อดำเนินการแทนในการส่งมอบสินค้าไปยังต่างประเทศ แต่เมื่อดำเนินการเรียบร้อยแล้วเอกสารค่าใช้จ่าย ทางบริษัท Shipping จะส่งมาเรียกเก็บเงินภายหลัง ก็ต้องให้แผนกี่เกี่ยวข้องติดตามเอกสารเพื่อนำมาบันทึกบัญชีให้ทันก่อนปิดงบการเงิน

3. ค่าใช้จ่ายในการบริหาร เกี่ยวข้องกับการบริหารงาน ดูแลกิจการและพนักงาน
– ค่าบริการทำบัญชี
– ค่าตรวจสอบบัญชี
– เงินเดือน ค่าแรง โอที
– ค่าสาธารณูโภค ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าโทรศัพท์
– ค่าเบี้ยประกัน ภาษี
– ค่าที่ปรึกษา

ค่าบริการทำบัญชี หากบริษัทจ้างนักบัญชี Freelance ในการคิดค่าดำเนินการ หรือเรียกเก็บเงิน ต้องรอให้นักบัญชีสรุปรายการทำบัญชีของเดือนก่อน อาจจะทำให้ลืมบันทึกบัญชีของค่าบริการในเดือนธันวาคมได้

ค่าสาธารณูปโภค ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าโทรศัพท์ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายที่ต้องเกิดขึ้นเป็นประจำทุกเดือน เพราะฉะนั้น จะต้องมีการบันทึกครบทั้ง 12 เดือน และเมื่อเทียบกับงบปีก่อนๆ จำนวนเงินจะเกิดขึ้นไม่ต่างกันมาก

ค่าเบี้ยประกัน ภาษี เมื่อได้ใบเสร็จจ่ายมา ต้องสังเกตุรอบระยะเวลาที่คุ้มครองหรือกิจการได้สิทธิ เช่น จ่ายค่าประกันอัคคีภัย จำนวนเงิน 120,000 บาท ระยะเวลาที่คุ้มครอง 1 ธันวาคม 2564 – 30 พฤศจิกายน 2565 ดังนั้น กิจการจะรับรู้ค่าใช้จ่ายเพียงแค่ 10,000 บาทเท่านั้น อีก 110,000 บาทเป็นค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าค่ะ

ค่าใช้จ่ายขายและบริหารแสดงอยู่ในงบกำไรขาดทุน

เป็นจำนวนเงินที่นำไปหักลบกับบัญชีรายได้ เพื่อนำกำไรไปคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลต่อไป

เพื่อนๆมาดูกันค่ะ ว่าสาเหตุที่ไม่ได้บันทึกค่าใช้จ่ายมีอะไรบ้าง

1. ยังไม่ได้รับเอกสารใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงิน แต่ว่าได้รับบริการไปแล้วในปี เช่น ค่าตรวจสุขภาพพนักงานประจำปี อาจจะต้องรอผลการตรวจสุขภาพข้ามปี รอการจ่ายเงิน ถึงจะได้ใบเสร็จรับเงินกลับที่บริษัท
2. เอกสารตกค้างอยู่ที่แผนกอื่น แต่ละแผนกในบริษัทก็มีค่าใช้จ่ายที่ต้องสั่งซื้อกันเอง แล้วเบิกเงินทีหลัง เอกสารค่าใช้จ่ายก็จะอยู่ที่แผนกนั้น ยังไม่ได้ส่งมาให้แผนกบัญชี
3. ค่าใช้จ่ายในส่วนของผู้บริหารที่จ่ายเกี่ยวกับบริษัทไป ต้องสอบถามและรวบรวมมาบันทึกให้ตรงตามรอบบัญชี

ผลกระทบเมื่อบันทึกค่าใช้จ่ายไม่ครบ

– แสดงงบการเงินไม่ถูกต้อง ค่าใช้จ่ายต่ำไป กำไรสุทธิสูงไป
– จ่ายเงินค่าภาษีสูงไป
– เกิดการทำงานซ้ำซ้อน หลายรอบ
– ถูกประเมินผลการปฎิบัติงาน

วิธีการแก้ไข

ติดตามเอกสารค่าใช้จ่ายในแต่ละแผนกมาที่แผนกบัญชี ซึ่งนักบัญชีก็จะถูกมองว่าเป็นนักทวงเอกสาร แต่ที่เราทวงก็เพราะผลประโยชน์ของบริษัทและความถูกต้องของงบการเงินใช่ไหมคะเพื่อนๆ และยังมีอีกหนึ่งวิธี คือ นำงบทดลองมาเปรียบเทียบกับปีก่อน วิเคราะห์รายการเพิ่มลด ว่าเกิดจากอะไร ถ้าพบบัญชีที่มีความแตกต่างกันมาก ให้เรียกรายงานบัญชีแยกประเภทมาดูว่าเราได้บันทึกครบทั้ง 12 เดือนหรือยัง

ช่วงนี้ก็ขอให้เพื่อนๆนักบัญชี ติดตามเอกสารได้มากที่สุด และแสดงตัวเลขงบการเงินอย่างครบถ้วน ถูกต้องและทันเวลานะคะ

เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า

ตั้งค่าความเป็นส่วนตัว

คุณสามารถเลือกการตั้งค่าคุกกี้โดยเปิด/ปิด คุกกี้ในแต่ละประเภทได้ตามความต้องการ ยกเว้น คุกกี้ที่จำเป็น

ยอมรับทั้งหมด
จัดการความเป็นส่วนตัว
  • เปิดใช้งานตลอด

บันทึกการตั้งค่า