เคยสงสัยกันไหมว่า การบันทึกบัญชีในทุกวันนี้เราใช้หลักเกณฑ์อะไรกัน? ความคิดแว๊บแรกที่เข้ามาในหัว คงจะหนีไม่พ้น เกณฑ์เงินสด และ เกณฑ์คงค้าง แต่เอ๊ะ เราต้องใช้เกณฑ์ไหนกันแน่ในการบันทึกบัญชี? เพื่อคลายข้อสงสัย ในบทความนี้ เรามาเรียนรู้เกี่ยวกับเกณฑ์เงินสดกับเกณฑ์คงค้างกันว่า เกณฑ์เงินสดคืออะไรและเกณฑ์คงค้างคืออะไร และเวลาที่บันทึกบัญชีควรใช้เกณฑ์ไหนในการบันทึกบัญชี
หลาย ๆ ท่านคงทราบความหมายของเกณฑ์เงินสดและเกณฑ์คงค้างกันแล้ว มาลองทบทวนกันว่าสิ่งที่เราเข้าใจนั้นถูกต้องหรือไม่
เกณฑ์เงินสด VS เกณฑ์คงค้าง
เกณฑ์เงินสด
เป็นการบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายแต่ละงวดที่ได้รับหรือจ่ายเงินสด สังเกตกันนิดนึง ว่าเราขีดเส้นใต้คำว่า เงินสดรับ หรือ จ่ายในแต่ละงวด นั่นคือ สิ่งที่เกณฑ์เงินสดให้ความสนใจ ในทางบัญชีจึงมักแย้งว่า เกณฑ์นี้ Focus ที่เงินสดเข้า-ออก ไม่ใช่ช่วงเวลาที่รายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น เกณฑ์นี้จึงไม่สะท้อนผลการดำเนินงานที่แท้จริงในงบกำไรขาดทุนนั่นเอง
เกณฑ์คงค้าง
เป็นการบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เป็นของงวดบัญชีนั้น ๆ และแยกส่วนที่ไม่เกี่ยวข้องกับงวดบัญชีนั้นๆ ออกไปให้สังเกตคำว่ารายได้และค่าใช้จ่าย ตามงวดบัญชี เพราะเกณฑ์นี้ไม่สนใจว่ารับหรือจ่ายเงินสดเมื่อไร เมื่อความเสี่ยงและผลตอบแทนเกิดขึ้นแล้ว การบันทึกรายการจะเกิดขึ้นทันที เกณฑ์คงค้างนี้ตรงตามหลักการบัญชีที่ว่า “การจับคู่รายได้และค่าใช้จ่าย”
ลองมาดูตัวอย่างกันนิดนึง
ทบทวนความหมายในข้อแรกอย่างเดียวอาจจะไม่ค่อยเข้าใจ เราลองมาดูตัวอย่างง่ายๆ เพื่อให้เห็นภาพกันดีกว่า
สมมติว่า บริษัท ไทยซีพีดี แอทโฮม จํากัด ขายสินค้าให้ลูกค้าและส่งสินค้าวันที่ 31/12/x1 และได้รับเงินวันที่ 2/1/x2 เราลองมาดูกันซิว่าทั้งเกณฑ์เงินสดและเกณฑ์คงค้างจะบันทึกบัญชีอย่างไร ?
จากตัวอย่างนี้จะทำให้เราเข้าใจได้ง่ายขึ้น ซึ่งจะเห็นว่า ถ้าใช้เกณฑ์เงินสด กิจการจะบันทึกรับรู้รายได้วันที่ 2/1/x2 เพราะเค้าสนใจวันที่รับเงินสดเข้ามา
ในกรณีกลับกันถ้าเป็นเกณฑ์คงค้าง เราจะบันทึกรายได้เมื่อวันที่ 31/12/x1 เพราะกิจการได้ส่งสินค้าให้ลูกค้าเมื่อวันที่ 31/12/x1 แปลว่ารายได้เกิดขึ้นแล้ว ตามนิยามการรับรู้รายได้ที่มองไปถึงการโอนความเสี่ยงและผลตอบแทนแก่ลูกค้าเป็นหลัก ถ้าเป็นการขายสินค้าภายในประเทศ เมื่อสินค้าถูกส่งให้ลูกค้า ลูกค้าย่อมมีกรรมสิทธิ์ในสินค้านั้นแล้ว ถัดมาเมื่อวันที่ 2/1/x2 กิจการได้รับเงินสดก็จะบันทึกเป็นเดบิตเงินสด เครดิตลูกหนี้การค้านั่นเอง
ใช้เกณฑ์ต่างก็แสดงผลในงบการเงินแตกต่าง
รู้หรือไม่ ถ้าบันทึกบัญชีด้วยเกณฑ์ที่ผิด การตีความในงบการเงินนั้นก็จะผิดเพี้ยนไปด้วย
กรณีเกณฑ์คงค้าง เราตั้งต้นจากสิ่งที่ถูกต้องก่อนคือมาตรฐานการบัญชีการรับรู้รายได้ สำหรับเกณฑ์คงค้างบันทึกบัญชีตามงวดที่รายได้เกิดขึ้นจริงนั่นหมายความว่าทั้งงบกำไรขาดทุนและงบแสดงฐานะการเงินแสดงในจำนวนเงินที่ถูกต้องและตรงตามงวดบัญชี
แต่หากเป็น เกณฑ์เงินสด จะบันทึกบัญชีก็ต่อเมื่อมีรายการที่เป็นเงินสดเข้ามา ดังนั้นรายได้ในงวดของปี x1 แสดงต่ำไปจากสิ่งที่ควรจะเป็น แม้ว่าวันที่ 31/12/x1 มีการส่งสินค้าแล้วรายได้เกิดขึ้นแล้ว ผลกระทบก็คือ รายได้ในงบกำไรขาดทุนแสดงต่ำกว่าความเป็นจริง และงบแสดงฐานะการเงิน ลูกหนี้การค้าก็จะแสดงต่ำไปกว่าที่ควรจะเป็น
ถ้าลองคิดกันต่อเล่นๆ หากเราเป็นนักลงทุน เปรียบเทียบระหว่างสองงบ เราคงจะเลือกลงทุนในงบที่มีรายได้มากกว่าแน่นอน แล้วถ้าเหตุการณ์แบบนี้เกิดขึ้นกับงบในตลาดหลักทรัพย์ล่ะ ไม่อยากจะคิดเลยว่าจะทำให้ผู้ใช้งบตัดสินใจผิดเพี้ยนได้มากมายขนาดไหน
สรุปสั้นๆ
จากตัวอย่างของที่เรายกมาข้างบน คงจะพอเข้าใจแล้วว่า ถ้าเลือกใช้เกณฑ์เงินสดในการบันทึกบัญชีทั้งรายได้ และลูกหนี้การค้าจะแสดงต่ำเกินไป เกณฑ์เงินสด จึงไม่เหมาะสมสำหรับกิจการที่จะวัดผลการดำเนินงานด้วยกำไรหรือขาดทุนสุทธิในงวดเหล่านั้น (เพราะแน่นอนว่าต้นทุนสินค้าได้รับรู้ไปแล้วในงวดบัญชีแรก)
เกณฑ์ที่เหมาะสมกว่า จึงสรุปกันว่าเป็น เกณฑ์คงค้างนั่นเอง หรือในภาษาอังกฤษเค้าเรียกว่า Accrual Basis เพราะว่าเรารับรู้รายได้เมื่อมันเกิดขึ้นจริง ๆ และค่าใช้จ่ายถูกรับรู้ไปพร้อมกับรายได้ที่เกิดขึ้นดังนั้น เกณฑ์คงค้างจึงตอบโจทย์ตามหลักการจับคู่รายได้และค่าใช้จ่ายนั่นเอง
คำถามถัดไป ถ้าเราต้องใช้เกณฑ์คงค้างในการบันทึกบัญชีแล้วล่ะก็ มันจะมีผลกระทบต่อการปิดงบการเงินอย่างไร ไปหาคำตอบกันได้เลยที่ คอร์สพื้นฐานการปรับปรุงและปิดบัญชี
อบรมบัญชีเก็บชั่วโมง CPD ออนไลน์ง่ายๆ ได้ที่บ้าน
สอบถามได้ที่นี่ Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
