ไม่ว่าเราจะเป็นผู้ทำบัญชีอิสระ หรือว่ามีสำนักงานบัญชีเป็นของตัวเอง ปัญหาลูกค้าชำระเงินล่าช้าก็ยังเป็นปัญหาน่าปวดหัวสำหรับเราเสมอ หรือแม้แต่กระทั่งผู้ประกอบการธุรกิจอื่นๆ เองก็ยังต้องเจอกับปัญหานี้ และจะทำอย่างไรดี เมื่อเงินก็อยากได้ งานก็อยากทำ ความสัมพันธ์ก็ไม่อยากให้ขาดสะบั้น? บทความนี้เราจึงอยากแนะนำเทคนิคสร้างความสัมพันธ์ในการทำงาน พร้อมทั้งรับชำระเงินให้ตรงเวลาจากลูกค้ากันค่ะ
ทำไมต้องทวงเงินลูกค้า
เมื่อเราสร้างุรกิจขึ้นมาแล้ว สิ่งสำคัญก็คือกระแสเงินสดของเราค่ะ ลองนึกภาพดูนะคะ หากกิจการต้องแบกรับค่าแรงการทำงานของพนักงาน เรามีค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายเป็นรายเดือน แถมยังไม่สามารถผลัดผ่อนได้ด้วยเนื่องจากเป็นเงินเดือน ถ้าหากเราเก็บเงินลูกค้าไม่ได้เลย ไม่มีกระแสเงินสดเข้าเลย แบบนี้กิจการของเราอาจมีสภาวะฝืดเคืองก็เป็นแน่ นี่แหละจึงเป็นเหตุผลที่เราต้องมีระบบการจัดการลูกหนี้อย่างจริงจังค่ะ
ผลกระทบต่อธุรกิจเมื่อลูกค้าไม่จ่ายชำระเงิน
- กระแสเงินสดฝืดเคืองภายในกิจการ
- เมื่อเงินขาดมือ เกิดการกู้ยืมเงิน ทำให้ต้องทำภาระเกี่ยวกับดอกเบี้ยจ่ายเพิ่มมากขึ้น
- ไม่มีระบบการรับชำระเงินทำให้ไม่สามารถจัดการบริหารหนี้เสียได้
ขั้นตอนการเตรียมความพร้อมก่อนทวงเงินลูกค้า
อันดับแรก เรามาดูกันก่อนค่ะ ว่าเอกสารหลักฐานที่ต้องประกอบการทวงเงินลูกค้ามีอะไรบ้าง

ใบส่งสินค้า หรือเอกสารส่งมอบงาน ใบนี้เป็นส่วนสำคัญที่หมายถึงลูกค้าของเราได้รับสินค้าเราไปจริงๆ หรือได้รับบริการจริงๆ มีภาระหนี้สินที่ต้องจ่ายชำระ จุดสำคัญ คือ ยิ่งถ้ามีลายเซ็นผู้รับของ หรือผู้รับบริการ จะน่าเชื่อถือมากเลยค่ะ
สัญญาหรือข้อตกลงเมื่อตกลงใช้บริการ ในส่วนนี้ จะเป็นส่วนที่กำหนดเงื่อนไขการชำระเงิน และจำนวนเงินอย่างชัดเจน แต่อย่าลืมนะคะ ใช้ฉบับที่ทั้งสองฝ่าย นั้นเซ็นลายเซ็นครบทุกช่องด้วยนะคะ
ใบแจ้งหนี้ หรือใบวางบิลของยอดค้างชำระ ที่เราจะติดตามทวงถามหนี้ ใบแจ้งหนี้ส่วนนี้ จะช่วยทั้งเราและลูกค้าในการรีเช็คข้อมูล และช่วยซัพพอร์ตลูกค้า ว่ามียอดไหนบ้าง บางครั้งลูกค้าอาจจะจ่ายเงินเร็วขึ้น เพราะมีข้อมูลส่วนนี้ช่วยซัพพอร์ตนั่นเอง
ขั้นตอนการทวงเงินลูกค้าอย่างมืออาชีพ

ขั้นตอนแรก ติดต่อก่อนเริ่มทวงเงิน เช่น การติดต่อทางโทรศัพท์ เพื่อแจ้งให้ลูกหนี้ได้รู้ตัวก่อนเพื่อเป็นการเปิดโอกาสให้ชำระหนี้ด้วย
ขั้นตอนที่สอง ใช้ภาษาสื่อสารอย่างมืออาชีพ การสื่อสารอย่างเป็นทางการ ไม่ว่าจะการโทรศัพท์ หรือการเขียน ให้สื่อสารอย่างเป็นทางการที่สุด
ขั้นตอนที่สาม วิเคราะห์การเงินของลูกค้า เช่น วิเคราะห์งบการเงินของลูกค้า หรือสอบถามโดยตรงจากลูกค้า ว่าภายในติดปัญหาส่วนไหนหรือไม่ เพื่อร่วมกันแก้ไขปัญหา
ขั้นตอนที่สี่ เสนอวิธีที่ยืดหยุ่น สำหรับวิธีที่ยืดหยุ่น คือการหาทางออกร่วมกัน เช่น การลูกค้าผ่อนชำระ มีส่วนลดเพิ่มหากชำระตามเงื่อนไขใหม่นี้ หรือลดอัตราดอกเบี้ยที่เกิดขึ้น
เคล็ดลับวิธีทวงเงินลูกค้า
1. กำหนดเวลาการชำระเงินหลายๆ ช่วง
สำหรับงานที่มีขนาดใหญ่ และใช้ระยะเวลาในการทำงานต่อเนื่องนั้น ควรหลีกเลี่ยงการส่งใบเรียกเก็บเงินเพียง 1 ใบให้ลูกค้าเมื่อส่งงบการเงินเรียบร้อยแล้วโดยเด็ดขาด เราอาจวางแผนและกำหนดกรอบเวลาที่จะส่งใบเรียกเก็บเงินเป็นเวลา เช่น ทุกๆ เดือนหรือทุกๆ 3 เดือน และหากเป็นงานสอบบัญชีควรวางแผนเรียกเก็บเงินตามช่วงเวลาตรวจสอบ เช่น Interim, Year-end, และหลังออกงบ เมื่อกรอบเวลาระหว่างเรากับลูกค้านั้นได้รับการตกลงร่วมกันแล้ว ให้ส่งใบแจ้งหนี้ลูกค้าตามลักษณะงานที่เสร็จสมบูรณ์ และทำให้สิ่งเหล่านี้ให้เป็นเรื่องที่จริงจัง และระบุในสัญญาว่าเราจะไม่ดำเนินการในขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะได้รับการชำระเงินตามช่วงเวลาที่กำหนด
2. ทำให้การชำระเงินเป็นเรื่องง่าย
หากเราสามารถเปลี่ยนวิธีการชำระเงินได้ เพื่อกระตุ้นให้ลูกค้าชำระเงินผ่านวิธีที่สะดวกที่สุด เพียงเท่านี้ก็อาจจะนำไปสู่การชำระเงินที่ครบถ้วนได้ เช่น รับชำระผ่านบัตรเครดิต หรือแจ้งเตือนการตัดชำระเงินอัตโนมัติ เป็นต้น
3. สร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ไม่ใช่เพียงแค่งาน
การส่งการ์ดอวยพรที่เขียนขอบคุณด้วยลายมือไปยังลูกค้ารายสำคัญ เพื่อสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าก็เป็นสิ่งที่น่าทำไม่น้อย และไม่ต้องลงทุนอะไรมากมายเลยด้วยซ้ำ เพราะบางครั้งลูกค้าอยากที่จะจ่ายชำระบริการให้เร็วขึ้นเนื่องจากคิดว่าเราทั้งสองมีความสัมพันธ์ที่ดี หรือเป็นมากกว่าเพื่อนร่วมงานนั่นเอง
4. แจ้งเตือนอย่างเป็นมืออาชีพ
ติดตามลูกค้า โดยการส่ง e-mail หรือโทรศัพท์หาลูกค้า 2 สัปดาห์ก่อนถึงกำหนดส่งใบแจ้งหนี้ หากลูกค้าพลาดกำหนดเวลา ให้โทรแจ้งเตือนด้วยความสุภาพ การเป็นมืออาชีพและทำงานด้วยความสุภาพ พร้อมไปกับการจัดการดีที่จะทำให้เกิดความน่าเชื่อถือ และลูกค้าคงเกรงใจที่จะเหนียวหนี้ในที่สุด
5. ยึดมั่นในจุดยืนของตัวเอง
ให้ความสำคัญกับการกำหนดนโยบายการชำระเงิน และจงทำให้แน่ใจว่าเรามีเกราะกำบังไว้ป้องกันตัวเองในแง่ของกฎหมาย โดยเฉพาะการทำสัญญาการเรียกเก็บเงินลูกค้า พร้อมทั้งกำหนด เงื่อนไขการเก็บเงินก่อนที่เราจะทำงานให้กับลูกค้า หรือบางทีเราอาจต้องการพิจารณาการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมล่าช้า และใช้คำแนะนำทางกฎหมายที่จำเป็นในกรณีที่มีข้อพิพาท
เทคนิคง่ายๆ 5 ข้อนี้ นอกจากจะใช้กับงานบัญชีเราได้แล้ว อย่าลืมเอาเทคนิคนี้ไปบอกต่อให้เพื่อนๆ ใช้บ้างก็จะเป็นประโยชน์ไม่ใช่น้อย เมื่อทำงานแล้วย่อมต้องได้รับค่าตอบแทน และต้องคอยรักษาความสัมพันธ์อันดีเอาไว้ อย่าปล่อยให้ปัญหาทวงหนี้เป็นสิ่งกวนใจนอกเหนือจากงานบัญชี ภาษีที่มีอยู่เลยนะคะ
สำหรับวิธีทวงเงินลูกค้า ต้องเน้นเกี่ยวกับเรื่องหาทางออกร่วมกันอย่างสุภาพและมืออาชีพนั่นเองนะคะ และเราจะทวงอย่างเดียวไม่ได้ จะต้องหาหลักฐานที่น่าเชื่อถือมาประกอบด้วย ช่วยเพิ่มโอกาสให้เราสามารถเก็บเงินได้ สร้างกระแสเงินสดให้กลับมาที่กิจการของเรากันเถอะ
แนะนำการจัดการลูกหนี้บทความอื่นๆเพิ่มเติมตามลิงค์นี้เลยค่ะ
ถาม-ตอบ ลูกหนี้ค้างนานจัดการยังไงดี? – Zero to Profit
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริการสำหรับสำนักงานบัญชีหรือนักบัญชีอิสระ แนะนำบทความเพิ่มเติมตามลิงค์นี้เลยค่ะ
รับงานบัญชี ยื่นภาษี ต้องทำอะไรบ้าง ควรแนะนำลูกค้าอย่างไรให้เป็นมืออาชีพ
อบรมบัญชีเก็บชั่วโมง CPD ออนไลน์ง่ายๆ ได้ที่บ้าน
สอบถามได้ที่นี่ Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y