ความรู้บัญชี

5 เคล็ดลับวิธีทวงเงินลูกค้าเหนียวหนี้

5 เคล็ดลับจัดการลูกค้าเหนียวหนี้

ไม่ว่าเราจะเป็นผู้ทำบัญชีอิสระ หรือว่ามีสำนักงานบัญชีเป็นของตัวเอง ปัญหาลูกค้าชำระเงินล่าช้าก็ยังเป็นปัญหาน่าปวดหัวสำหรับเราเสมอ หรือแม้แต่กระทั่งผู้ประกอบการธุรกิจอื่นๆ เองก็ยังต้องเจอกับปัญหานี้ และจะทำอย่างไรดี เมื่อเงินก็อยากได้ งานก็อยากทำ ความสัมพันธ์ก็ไม่อยากให้ขาดสะบั้น? บทความนี้เราจึงอยากแนะนำเทคนิคสร้างความสัมพันธ์ในการทำงาน พร้อมทั้งรับชำระเงินให้ตรงเวลาจากลูกค้ากันค่ะ

ทำไมต้องทวงเงินลูกค้า

เมื่อเราสร้างุรกิจขึ้นมาแล้ว สิ่งสำคัญก็คือกระแสเงินสดของเราค่ะ ลองนึกภาพดูนะคะ หากกิจการต้องแบกรับค่าแรงการทำงานของพนักงาน เรามีค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายเป็นรายเดือน แถมยังไม่สามารถผลัดผ่อนได้ด้วยเนื่องจากเป็นเงินเดือน ถ้าหากเราเก็บเงินลูกค้าไม่ได้เลย ไม่มีกระแสเงินสดเข้าเลย แบบนี้กิจการของเราอาจมีสภาวะฝืดเคืองก็เป็นแน่ นี่แหละจึงเป็นเหตุผลที่เราต้องมีระบบการจัดการลูกหนี้อย่างจริงจังค่ะ

ผลกระทบต่อธุรกิจเมื่อลูกค้าไม่จ่ายชำระเงิน

  1. กระแสเงินสดฝืดเคืองภายในกิจการ
  2. เมื่อเงินขาดมือ เกิดการกู้ยืมเงิน ทำให้ต้องทำภาระเกี่ยวกับดอกเบี้ยจ่ายเพิ่มมากขึ้น
  3. ไม่มีระบบการรับชำระเงินทำให้ไม่สามารถจัดการบริหารหนี้เสียได้

ขั้นตอนการเตรียมความพร้อมก่อนทวงเงินลูกค้า

อันดับแรก เรามาดูกันก่อนค่ะ ว่าเอกสารหลักฐานที่ต้องประกอบการทวงเงินลูกค้ามีอะไรบ้าง

เตรียมพร้อมหลักฐานการทวงหนี้
เตรียมพร้อมหลักฐานการทวงหนี้

ใบส่งสินค้า หรือเอกสารส่งมอบงาน ใบนี้เป็นส่วนสำคัญที่หมายถึงลูกค้าของเราได้รับสินค้าเราไปจริงๆ หรือได้รับบริการจริงๆ มีภาระหนี้สินที่ต้องจ่ายชำระ จุดสำคัญ คือ ยิ่งถ้ามีลายเซ็นผู้รับของ หรือผู้รับบริการ จะน่าเชื่อถือมากเลยค่ะ

สัญญาหรือข้อตกลงเมื่อตกลงใช้บริการ ในส่วนนี้ จะเป็นส่วนที่กำหนดเงื่อนไขการชำระเงิน และจำนวนเงินอย่างชัดเจน แต่อย่าลืมนะคะ ใช้ฉบับที่ทั้งสองฝ่าย นั้นเซ็นลายเซ็นครบทุกช่องด้วยนะคะ

ใบแจ้งหนี้ หรือใบวางบิลของยอดค้างชำระ ที่เราจะติดตามทวงถามหนี้ ใบแจ้งหนี้ส่วนนี้ จะช่วยทั้งเราและลูกค้าในการรีเช็คข้อมูล และช่วยซัพพอร์ตลูกค้า ว่ามียอดไหนบ้าง บางครั้งลูกค้าอาจจะจ่ายเงินเร็วขึ้น เพราะมีข้อมูลส่วนนี้ช่วยซัพพอร์ตนั่นเอง

ขั้นตอนการทวงเงินลูกค้าอย่างมืออาชีพ

ขั้นตอนวิธีทวงเงินลูกค้าอย่างมืออาชีพ
ขั้นตอนวิธีทวงเงินลูกค้าอย่างมืออาชีพ

ขั้นตอนแรก ติดต่อก่อนเริ่มทวงเงิน เช่น การติดต่อทางโทรศัพท์ เพื่อแจ้งให้ลูกหนี้ได้รู้ตัวก่อนเพื่อเป็นการเปิดโอกาสให้ชำระหนี้ด้วย

ขั้นตอนที่สอง ใช้ภาษาสื่อสารอย่างมืออาชีพ การสื่อสารอย่างเป็นทางการ ไม่ว่าจะการโทรศัพท์ หรือการเขียน ให้สื่อสารอย่างเป็นทางการที่สุด

ขั้นตอนที่สาม วิเคราะห์การเงินของลูกค้า เช่น วิเคราะห์งบการเงินของลูกค้า หรือสอบถามโดยตรงจากลูกค้า ว่าภายในติดปัญหาส่วนไหนหรือไม่ เพื่อร่วมกันแก้ไขปัญหา

ขั้นตอนที่สี่ เสนอวิธีที่ยืดหยุ่น สำหรับวิธีที่ยืดหยุ่น คือการหาทางออกร่วมกัน เช่น การลูกค้าผ่อนชำระ มีส่วนลดเพิ่มหากชำระตามเงื่อนไขใหม่นี้ หรือลดอัตราดอกเบี้ยที่เกิดขึ้น

เคล็ดลับวิธีทวงเงินลูกค้า

1. กำหนดเวลาการชำระเงินหลายๆ ช่วง

สำหรับงานที่มีขนาดใหญ่ และใช้ระยะเวลาในการทำงานต่อเนื่องนั้น ควรหลีกเลี่ยงการส่งใบเรียกเก็บเงินเพียง 1 ใบให้ลูกค้าเมื่อส่งงบการเงินเรียบร้อยแล้วโดยเด็ดขาด เราอาจวางแผนและกำหนดกรอบเวลาที่จะส่งใบเรียกเก็บเงินเป็นเวลา เช่น ทุกๆ เดือนหรือทุกๆ 3 เดือน และหากเป็นงานสอบบัญชีควรวางแผนเรียกเก็บเงินตามช่วงเวลาตรวจสอบ เช่น Interim, Year-end, และหลังออกงบ เมื่อกรอบเวลาระหว่างเรากับลูกค้านั้นได้รับการตกลงร่วมกันแล้ว ให้ส่งใบแจ้งหนี้ลูกค้าตามลักษณะงานที่เสร็จสมบูรณ์ และทำให้สิ่งเหล่านี้ให้เป็นเรื่องที่จริงจัง และระบุในสัญญาว่าเราจะไม่ดำเนินการในขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะได้รับการชำระเงินตามช่วงเวลาที่กำหนด

2. ทำให้การชำระเงินเป็นเรื่องง่าย

หากเราสามารถเปลี่ยนวิธีการชำระเงินได้ เพื่อกระตุ้นให้ลูกค้าชำระเงินผ่านวิธีที่สะดวกที่สุด เพียงเท่านี้ก็อาจจะนำไปสู่การชำระเงินที่ครบถ้วนได้ เช่น รับชำระผ่านบัตรเครดิต หรือแจ้งเตือนการตัดชำระเงินอัตโนมัติ เป็นต้น

3. สร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ไม่ใช่เพียงแค่งาน

การส่งการ์ดอวยพรที่เขียนขอบคุณด้วยลายมือไปยังลูกค้ารายสำคัญ เพื่อสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าก็เป็นสิ่งที่น่าทำไม่น้อย และไม่ต้องลงทุนอะไรมากมายเลยด้วยซ้ำ เพราะบางครั้งลูกค้าอยากที่จะจ่ายชำระบริการให้เร็วขึ้นเนื่องจากคิดว่าเราทั้งสองมีความสัมพันธ์ที่ดี หรือเป็นมากกว่าเพื่อนร่วมงานนั่นเอง

4. แจ้งเตือนอย่างเป็นมืออาชีพ

ติดตามลูกค้า โดยการส่ง e-mail หรือโทรศัพท์หาลูกค้า 2 สัปดาห์ก่อนถึงกำหนดส่งใบแจ้งหนี้ หากลูกค้าพลาดกำหนดเวลา ให้โทรแจ้งเตือนด้วยความสุภาพ การเป็นมืออาชีพและทำงานด้วยความสุภาพ พร้อมไปกับการจัดการดีที่จะทำให้เกิดความน่าเชื่อถือ และลูกค้าคงเกรงใจที่จะเหนียวหนี้ในที่สุด

5. ยึดมั่นในจุดยืนของตัวเอง

ให้ความสำคัญกับการกำหนดนโยบายการชำระเงิน และจงทำให้แน่ใจว่าเรามีเกราะกำบังไว้ป้องกันตัวเองในแง่ของกฎหมาย โดยเฉพาะการทำสัญญาการเรียกเก็บเงินลูกค้า พร้อมทั้งกำหนด เงื่อนไขการเก็บเงินก่อนที่เราจะทำงานให้กับลูกค้า หรือบางทีเราอาจต้องการพิจารณาการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมล่าช้า และใช้คำแนะนำทางกฎหมายที่จำเป็นในกรณีที่มีข้อพิพาท

เทคนิคง่ายๆ 5 ข้อนี้ นอกจากจะใช้กับงานบัญชีเราได้แล้ว อย่าลืมเอาเทคนิคนี้ไปบอกต่อให้เพื่อนๆ ใช้บ้างก็จะเป็นประโยชน์ไม่ใช่น้อย เมื่อทำงานแล้วย่อมต้องได้รับค่าตอบแทน และต้องคอยรักษาความสัมพันธ์อันดีเอาไว้ อย่าปล่อยให้ปัญหาทวงหนี้เป็นสิ่งกวนใจนอกเหนือจากงานบัญชี ภาษีที่มีอยู่เลยนะคะ

สำหรับวิธีทวงเงินลูกค้า ต้องเน้นเกี่ยวกับเรื่องหาทางออกร่วมกันอย่างสุภาพและมืออาชีพนั่นเองนะคะ และเราจะทวงอย่างเดียวไม่ได้ จะต้องหาหลักฐานที่น่าเชื่อถือมาประกอบด้วย ช่วยเพิ่มโอกาสให้เราสามารถเก็บเงินได้ สร้างกระแสเงินสดให้กลับมาที่กิจการของเรากันเถอะ

แนะนำการจัดการลูกหนี้บทความอื่นๆเพิ่มเติมตามลิงค์นี้เลยค่ะ

ถาม-ตอบ ลูกหนี้ค้างนานจัดการยังไงดี? – Zero to Profit

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริการสำหรับสำนักงานบัญชีหรือนักบัญชีอิสระ แนะนำบทความเพิ่มเติมตามลิงค์นี้เลยค่ะ

รับงานบัญชี ยื่นภาษี ต้องทำอะไรบ้าง ควรแนะนำลูกค้าอย่างไรให้เป็นมืออาชีพ

อบรมบัญชีเก็บชั่วโมง CPD ออนไลน์ง่ายๆ ได้ที่บ้าน

สอบถามได้ที่นี่ Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y

เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า

ตั้งค่าความเป็นส่วนตัว

คุณสามารถเลือกการตั้งค่าคุกกี้โดยเปิด/ปิด คุกกี้ในแต่ละประเภทได้ตามความต้องการ ยกเว้น คุกกี้ที่จำเป็น

ยอมรับทั้งหมด
จัดการความเป็นส่วนตัว
  • เปิดใช้งานตลอด

บันทึกการตั้งค่า