ความรู้บัญชี

5 เคล็ดลับจัดการลูกค้าเหนียวหนี้

5 เคล็ดลับจัดการลูกค้าเหนียวหนี้

ไม่ว่าเราจะเป็นผู้ทำบัญชีอิสระ หรือว่ามีสำนักงานบัญชีเป็นของตัวเอง ปัญหาลูกค้าชำระเงินล่าช้าก็ยังเป็นปัญหาน่าปวดหัวสำหรับเราเสมอ หรือแม้แต่กระทั่งผู้ประกอบการธุรกิจอื่นๆ เองก็ยังต้องเจอกับปัญหานี้

และจะทำอย่างไรดี เมื่อเงินก็อยากได้ งานก็อยากทำ ความสัมพันธ์ก็ไม่อยากให้ขาดสะบั้น?

บทความนี้เราจึงอยากแนะนำเทคนิคสร้างความสัมพันธ์ในการทำงาน พร้อมทั้งรับชำระเงินให้ตรงเวลาจากลูกค้ากันค่ะ


1. กำหนดเวลาการชำระเงินหลายๆ ช่วง

สำหรับงานที่มีขนาดใหญ่ และใช้ระยะเวลาในการทำงานต่อเนื่องนั้น ควรหลีกเลี่ยงการส่งใบเรียกเก็บเงินเพียง 1 ใบให้ลูกค้าเมื่อส่งงบการเงินเรียบร้อยแล้วโดยเด็ดขาด

เราอาจวางแผนและกำหนดกรอบเวลาที่จะส่งใบเรียกเก็บเงินเป็นเวลา เช่น ทุกๆ เดือนหรือทุกๆ 3 เดือน และหากเป็นงานสอบบัญชีควรวางแผนเรียกเก็บเงินตามช่วงเวลาตรวจสอบ เช่น Interim, Year-end, และหลังออกงบ เมื่อกรอบเวลาระหว่างเรากับลูกค้านั้นได้รับการตกลงร่วมกันแล้ว ให้ส่งใบแจ้งหนี้ลูกค้าตามลักษณะงานที่เสร็จสมบูรณ์ และทำให้สิ่งเหล่านี้ให้เป็นเรื่องที่จริงจัง และระบุในสัญญาว่าเราจะไม่ดำเนินการในขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะได้รับการชำระเงินตามช่วงเวลาที่กำหนด

2. ทำให้การชำระเงินเป็นเรื่องง่าย

หากเราสามารถเปลี่ยนวิธีการชำระเงินได้ เพื่อกระตุ้นให้ลูกค้าชำระเงินผ่านวิธีที่สะดวกที่สุด เพียงเท่านี้ก็อาจจะนำไปสู่การชำระเงินที่ครบถ้วนได้ เช่น รับชำระผ่านบัตรเครดิต หรือแจ้งเตือนการตัดชำระเงินอัตโนมัติ เป็นต้น

3. สร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ไม่ใช่เพียงแค่งาน

การส่งการ์ดอวยพรที่เขียนขอบคุณด้วยลายมือไปยังลูกค้ารายสำคัญ เพื่อสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าก็เป็นสิ่งที่น่าทำไม่น้อย และไม่ต้องลงทุนอะไรมากมายเลยด้วยซ้ำ เพราะบางครั้งลูกค้าอยากที่จะจ่ายชำระบริการให้เร็วขึ้นเนื่องจากคิดว่าเราทั้งสองมีความสัมพันธ์ที่ดี หรือเป็นมากกว่าเพื่อนร่วมงานนั่นเอง

4. แจ้งเตือนอย่างเป็นมืออาชีพ

ติดตามลูกค้า โดยการส่ง e-mail หรือโทรศัพท์หาลูกค้า 2 สัปดาห์ก่อนถึงกำหนดส่งใบแจ้งหนี้ หากลูกค้าพลาดกำหนดเวลา ให้โทรแจ้งเตือนด้วยความสุภาพ การเป็นมืออาชีพและทำงานด้วยความสุภาพ พร้อมไปกับการจัดการดีที่จะทำให้เกิดความน่าเชื่อถือ และลูกค้าคงเกรงใจที่จะเหนียวหนี้ในที่สุด

5. ยึดมั่นในจุดยืนของตัวเอง

ให้ความสำคัญกับการกำหนดนโยบายการชำระเงิน และจงทำให้แน่ใจว่าเรามีเกราะกำบังไว้ป้องกันตัวเองในแง่ของกฎหมาย โดยเฉพาะการทำสัญญาการเรียกเก็บเงินลูกค้า พร้อมทั้งกำหนด เงื่อนไขการเก็บเงินก่อนที่เราจะทำงานให้กับลูกค้า หรือบางทีเราอาจต้องการพิจารณาการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมล่าช้า และใช้คำแนะนำทางกฎหมายที่จำเป็นในกรณีที่มีข้อพิพาท

เทคนิคง่ายๆ 5 ข้อนี้ นอกจากจะใช้กับงานบัญชีเราได้แล้ว อย่าลืมเอาเทคนิคนี้ไปบอกต่อให้เพื่อนๆ ใช้บ้างก็จะเป็นประโยชน์ไม่ใช่น้อย เมื่อทำงานแล้วย่อมต้องได้รับค่าตอบแทน และต้องคอยรักษาความสัมพันธ์อันดีเอาไว้ อย่าปล่อยให้ปัญหาทวงหนี้เป็นสิ่งกวนใจนอกเหนือจากงานบัญชี ภาษีที่มีอยู่เลยนะคะ

ไม่ว่าเราจะเป็นผู้ทำบัญชีอิสระ หรือว่ามีสำนักงานบัญชีเป็นของตัวเอง ปัญหาลูกค้าชำระเงินล่าช้าก็ยังเป็นปัญหาน่าปวดหัวสำหรับเราเสมอ หรือแม้แต่กระทั่งผู้ประกอบการธุรกิจอื่นๆ เองก็ยังต้องเจอกับปัญหานี้ และจะทำอย่างไรดี เมื่อเงินก็อยากได้ งานก็อยากทำ ความสัมพันธ์ก็ไม่อยากให้ขาดสะบั้น? บทความนี้เราจึงอยากแนะนำเทคนิคสร้างความสัมพันธ์ในการทำงาน พร้อมทั้งรับชำระเงินให้ตรงเวลาจากลูกค้ากันค่ะ

5 เคล็ดลับจัดการลูกค้าเหนียวหนี้
5 เคล็ดลับจัดการลูกค้าเหนียวหนี้

5 เคล็ดลับจัดการลูกค้าเหนียวหนี้

1. กำหนดเวลาการชำระเงินหลายๆ ช่วง

สำหรับงานที่มีขนาดใหญ่ และใช้ระยะเวลาในการทำงานต่อเนื่องนั้น ควรหลีกเลี่ยงการส่งใบเรียกเก็บเงินเพียง 1 ใบให้ลูกค้าเมื่อส่งงบการเงินเรียบร้อยแล้วโดยเด็ดขาด เราอาจวางแผนและกำหนดกรอบเวลาที่จะส่งใบเรียกเก็บเงินเป็นเวลา เช่น ทุกๆ เดือนหรือทุกๆ 3 เดือน และหากเป็นงานสอบบัญชีควรวางแผนเรียกเก็บเงินตามช่วงเวลาตรวจสอบ เช่น Interim, Year-end, และหลังออกงบ เมื่อกรอบเวลาระหว่างเรากับลูกค้านั้นได้รับการตกลงร่วมกันแล้ว ให้ส่งใบแจ้งหนี้ลูกค้าตามลักษณะงานที่เสร็จสมบูรณ์ และทำให้สิ่งเหล่านี้ให้เป็นเรื่องที่จริงจัง และระบุในสัญญาว่าเราจะไม่ดำเนินการในขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะได้รับการชำระเงินตามช่วงเวลาที่กำหนด

2. ทำให้การชำระเงินเป็นเรื่องง่าย

หากเราสามารถเปลี่ยนวิธีการชำระเงินได้ เพื่อกระตุ้นให้ลูกค้าชำระเงินผ่านวิธีที่สะดวกที่สุด เพียงเท่านี้ก็อาจจะนำไปสู่การชำระเงินที่ครบถ้วนได้ เช่น รับชำระผ่านบัตรเครดิต หรือแจ้งเตือนการตัดชำระเงินอัตโนมัติ เป็นต้น

3. สร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ไม่ใช่เพียงแค่งาน

การส่งการ์ดอวยพรที่เขียนขอบคุณด้วยลายมือไปยังลูกค้ารายสำคัญ เพื่อสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าก็เป็นสิ่งที่น่าทำไม่น้อย และไม่ต้องลงทุนอะไรมากมายเลยด้วยซ้ำ เพราะบางครั้งลูกค้าอยากที่จะจ่ายชำระบริการให้เร็วขึ้นเนื่องจากคิดว่าเราทั้งสองมีความสัมพันธ์ที่ดี หรือเป็นมากกว่าเพื่อนร่วมงานนั่นเอง

4. แจ้งเตือนอย่างเป็นมืออาชีพ

ติดตามลูกค้า โดยการส่ง e-mail หรือโทรศัพท์หาลูกค้า 2 สัปดาห์ก่อนถึงกำหนดส่งใบแจ้งหนี้ หากลูกค้าพลาดกำหนดเวลา ให้โทรแจ้งเตือนด้วยความสุภาพ การเป็นมืออาชีพและทำงานด้วยความสุภาพ พร้อมไปกับการจัดการดีที่จะทำให้เกิดความน่าเชื่อถือ และลูกค้าคงเกรงใจที่จะเหนียวหนี้ในที่สุด

5. ยึดมั่นในจุดยืนของตัวเอง

ให้ความสำคัญกับการกำหนดนโยบายการชำระเงิน และจงทำให้แน่ใจว่าเรามีเกราะกำบังไว้ป้องกันตัวเองในแง่ของกฎหมาย โดยเฉพาะการทำสัญญาการเรียกเก็บเงินลูกค้า พร้อมทั้งกำหนด เงื่อนไขการเก็บเงินก่อนที่เราจะทำงานให้กับลูกค้า หรือบางทีเราอาจต้องการพิจารณาการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมล่าช้า และใช้คำแนะนำทางกฎหมายที่จำเป็นในกรณีที่มีข้อพิพาท

เทคนิคง่ายๆ 5 ข้อนี้ นอกจากจะใช้กับงานบัญชีเราได้แล้ว อย่าลืมเอาเทคนิคนี้ไปบอกต่อให้เพื่อนๆ ใช้บ้างก็จะเป็นประโยชน์ไม่ใช่น้อย เมื่อทำงานแล้วย่อมต้องได้รับค่าตอบแทน และต้องคอยรักษาความสัมพันธ์อันดีเอาไว้ อย่าปล่อยให้ปัญหาทวงหนี้เป็นสิ่งกวนใจนอกเหนือจากงานบัญชี ภาษีที่มีอยู่เลยนะคะ

เคยไหมที่รับลูกค้าทำบัญชีมาแล้วงานไม่เคยราบรื่นสักที เอกสารไม่ครบบ้างหล่ะ ไม่ยอมจ่ายค่าทำบัญชีบ้างล่ะ บังคับนักบัญชีเลี่ยงภาษีให้บ้างล่ะ ถ้าใครเคยเจอปัญหาแบบนี้ อาจจะต้องเริ่มต้นจากการคัดกรองลูกค้าที่ใช่ก่อนรับงานบัญชีค่ะ 6 คำถามสกรีนลูกค้าก่อนรับงานบัญชี

อบรมบัญชีเก็บชั่วโมง CPD ออนไลน์ง่ายๆ ได้ที่บ้าน

สอบถามได้ที่นี่ Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y

เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า

ตั้งค่าความเป็นส่วนตัว

คุณสามารถเลือกการตั้งค่าคุกกี้โดยเปิด/ปิด คุกกี้ในแต่ละประเภทได้ตามความต้องการ ยกเว้น คุกกี้ที่จำเป็น

ยอมรับทั้งหมด
จัดการความเป็นส่วนตัว
  • เปิดใช้งานตลอด

บันทึกการตั้งค่า