สำหรับนักบัญชีหลายๆท่าน เมื่อรับงานทำบัญชีมาแล้ว จะต้องปรับตัวไปพร้อมกับ ธุรกิจชนิดใหม่ๆที่เติบโตขึ้น อย่างที่เราเห็นได้ชัดเลยนะคะ ก็คือ การขายของช่องทางออนไลน์ ทำให้มีแม่ค้าหน้าใหม่ที่อยากเสียภาษีให้ถูกต้องขึ้นเยอะเลย นักบัญชีอย่างเราก็ต้องปรับตัวสำหรับการรับทําบัญชี ให้แม่ค้าออนไลน์ โดยเพิ่มความรู้เกี่ยวกับการทำบัญชีด้านธุรกิจขายของออนไลน์ และเทคโนโลยีใหม่มีอะไรบ้างมาดูกันค่ะ
เทคโนโลยีใหม่ที่เกี่ยวข้องกับรับทําบัญชี แม่ค้าออนไลน์
สำหรับแม่ค้าออนไลน์ ช่องทางในการขายสินค้า คือ แพลตฟอร์มต่างๆ เช่น Facebook Instragram TIKTOK และช่องทางอื่นๆ ต่างก็ต้องทำงานออนไลน์ตั้งแต่กระบวนการขาย จนถึงรับออเดอร์ ผู้ที่เกี่ยวข้องก็จะมีหลายส่วน เช่น แอดมินรับออเดอร์ ก็ยังสามารถทำงาน Work form home ได้เมื่อข้อมูลอยู่บนคลาวน์ หรือว่าอยู่ระบบแพลตฟอร์มต่างๆแล้ว ก็นำมาสู่การทำบัญชี ที่อาจจะง่ายขึ้นในเรื่องของการทำบัญชีในระบบคลาวน์ เพราะว่าหลังๆมานี่ แม่ค้าออนไลน์สนใจที่จะทำบัญชีและยื่นภาษีให้ถูกต้องกันเยอะเลยค่ะ
ระบบคลาวด์ในการทำบัญชี คืออะไร
ระบบคลาวด์ หมายถึง การใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลและแชร์ข้อมูลผ่านทางอินเตอร์เน็ต ซึ่งช่วยให้แม่ค้าออนไลน์สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลทางการเงินและข้อมูลบัญชีไว้ในที่เดียว สามารถเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวได้ทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต การใช้ระบบคลาวด์ในการทำบัญชีช่วยลดความซับซ้อนและเพิ่มความเป็นระเบียบในการจัดการบัญชีของธุรกิจ
ในส่วนของงานบัญชี การจัดเก็บเอกสารบนคลาวน์ หรือออกเอกสารต่างๆ บนระบบคลาวน์ ทำให้งานบัญชีไม่จำกัดพื้นที่แค่การทำงานในออฟฟิศเท่านั้น สำนักงานบัญชีที่ใช้ระบบคลาวน์ก็มีข้อดีในเรื่องของการเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ได้ง่ายและดูแลลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ในอนาคตเทรนนี้มีแนวโน้มที่ขยายตัวขึ้นเรื่อยๆ หากใครที่ยังไม่รู้ว่าระบบคลาวน์คืออะไร และใช้งานอย่างไร คงต้องเริ่มศึกษากันบ้างแล้วค่ะ
การใช้แอปพลิเคชันบัญชีบนมือถือเพื่อดูข้อมูลดียังไง
- เพิ่มข้อมูลบัญชี เราต้องเพิ่มข้อมูลบัญชีที่ต้องการให้แอปพลิเคชันใช้งาน เช่น ข้อมูลธุรกรรมการเงิน รายรับ รายจ่าย การเงินที่ลงทุน และอื่นๆ ขึ้นอยู่กับแอปที่คุณใช้
- ดูข้อมูลการเงิน เมื่อเราเพิ่มข้อมูลที่จำเป็นเข้าสู่แอปพลิเคชันแล้ว ก็สามารถดูข้อมูลการเงินได้ทันที อาจมีรายงานแสดงกราฟหรือสรุปผลการเงินให้ดูง่ายๆ เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจสถานะการเงินได้ดียิ่งขึ้น
- ตรวจสอบยอดคงเหลือ แอปพลิเคชันทำบัญชีบนมือถือย่อมมีฟีเจอร์ให้เราตรวจสอบยอดคงเหลือในบัญชีว่าถูกต้องหรือไม่ รวมถึงยอดเงินที่ค้างชำระและยอดในบัญชีอื่นๆอีกด้วย
- ตรวจสอบรายการธุรกรรม เราสามารถดูรายการธุรกรรมที่เกิดขึ้นในบัญชีได้ เช่น การซื้อขาย การโอนเงิน หรือรายการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเงิน
- สรุปผลการเงิน แอปพลิเคชันบางรายการอาจมีฟีเจอร์สรุปผลการเงินที่ช่วยให้เห็นภาพรวมของการเงินในรูปแบบที่เข้าใจง่าย อาจมีกราฟแสดงรายรับ-รายจ่าย ภาพรวมเงินสด หรือข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
รวมโปรแกรมบัญชีออนไลน์ สำหรับแม่ค้าออนไลน์ สำหรับท่านไหนกำลังเลือกสรรอยู่ว่าจะใช้โปรแกรมไหนดู ลองเข้าไปดูได้ตามลิงค์นี้ของแต่ละโปแกรมได้เลยนะคะ
โปรแกรมบัญชี Flowaccount
โปรแกรมบัญชี PEAK
โปรแกรมบัญชี SMEMOVE
โปรแกรมบัญชี AccCould
ขั้นตอนการเริ่มต้นทำบัญชีโดยใชะระบบคลาวด์
ขั้นตอนที่ 1: การใช้โปรแกรมและเครื่องมือเสริม
- ในขั้นตอนนี้ควรสำรวจว่ากิจการของเราเป็นลักษณะไหน ข้อมูลมากน้อยเพียงใด และเรียนรู้เกี่ยวหกับโปรแกรมบัญชี เพื่อค้นหาโปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมค่ะ
ขั้นตอนที่ 2: การวางระบบการทำงาน
- หลังจากที่เราเลือกโปรแกรมบัญชีได้แล้ว ถัดมาเป็นเรื่องของการวางระบบการทำงานของทุกๆฝ่าย ว่าจะต้องใส่ข้อมูลเข้าไปในระบบกันอย่างไร เมื่อไหร่ และใครมีหน้าที่ในการใส่ข้อมูล ใครมีหน้าที่ในการตรวจสอบข้อมูลบ้าง
ขั้นตอนที่ 3: การหานักบัญชี
- กิจการของเราถ้าจดทะเบียนรูปแบบของนิติบุคคล ต้องมีหน้าที่ในการจัดทำบัญชี คนที่ขาดไม่ได้เลยคงเป็นนักบัญชีค่ะ แต่ว่าการที่จะหานักบัญชีคู่ใจ ที่เข้าใจระบบที่เราใช้ ก็ต้องทำการคัดสรรและพิจารณาขั้นตอนการทำงานอยู่พอสมควรเลยค่ะ
ขั้นตอนที่ 4: สร้างรายงานทางการเงิน
- ในขั้นตอนนี้คุณสามารถสร้างรายงานทางการเงินที่สำคัญเพื่อให้คุณทราบถึงสถานะการเงินของธุรกิจ รายงานเหล่านี้อาจรวมถึงรายงานกำไรขาดทุน ยอดขาย และรายงานการค้าเงินสด
ขั้นตอนที่ 5: ติดตามและแก้ไขระบบต่อไป
- การทำบัญชีไม่ใช่กระบวนการที่จบลงเมื่อเสร็จสิ้นการบันทึกข้อมูลและสร้างรายงานเท่านั้น ควรติดตามสถานะการเงินของธุรกิจอย่างใกล้ชิด และปรับปรุงยอดคงเหลือ การเงิน และกิจกรรมธุรกิจให้สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจ
อย่าลืมที่จะเก็บเอกสารและข้อมูลทางการเงินอย่างเรียบร้อย ซึ่งจะมีประโยชน์ในการตรวจสอบและสำหรับการให้ข้อมูลกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น การเสียภาษี เป็นต้นค่ะ
เทคนิคการจัดการบัญชี สำหรับแม่ค้าออนไลน์
เมื่อเราได้ทั้งโปรแกรมบัญชี ที่เป็นระบบออนไลน์ สามารถจัดเก็บข้อมูลบนคลาวน์ได้แล้ว แถมยังได้นักชีคู่ใจมาพร้อม ทางด้านของเจ้าของกิจการและนักบัญชี ก็ต้องตรวจเช็คข้อมูลด้วย ว่าสิ่งที่เราได้คัดสรรมานั้น สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่นั่นเอง โดยดู 5 ข้อสำคัญนี้ค่ะ
- โปรแกรมที่เหมาะสมกับธุรกิจหรือไม่
- การสำรองข้อมูล
- ความปลอดภัยของข้อมูล
- กระทบยอดเงินสดอยู่เสมอ
- กระทบสินค้าให้ตรงกับความจริงอยู่เสมอ
บทสรุป
เมื่อนักบัญชีที่รับทําบัญชี แม่ค้าออนไลน์อย่างเรามีความรู้ด้านเทคโนโลยีของสายอาชีพเราอย่างเช่น โปรแกรมบัญชีออนไลน์มากพอแล้ว แถมยังแนะนำให้ลูกค้าเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารได้ด้วย แบบนี้ลูกค้าจะไปไหนได้คะ เพราะได้นักบัญชีอย่างเรามาช่วยงาน และช่วยกันสนับสนุนธุรกิจให้เติบโตอย่างมีประสิทธิภาพไปพร้อมๆกันได้ด้วย แต่เราก็ต้องติดตามข่าวสารของเทคโนโลยีใหม่ๆอยู่ๆนะคะ ถ้าเราใช้งานเป็นเทคโนโลยีก็จะเป็นตัวช่วยของเรา แต่ถ้าเราไม่เรียนรู้มัน เทคโนโลยีก็อาจจะมาในรูปแบบของคู่แข่งเราได้ด้วยนะคะ
ทาง CPD Academy ก็มีบทความเกี่ยว AI มาให้ทุกท่านลองศึกษาเกี่ยวกับ AI เทคโนโลยีใหม่นี้อีกตัว เพื่อพัฒนาการทำงานของเรากันค่ะ อาชีพบัญชีในอนาคต ถูก AI แทนที่จริงไหม
อบรมบัญชีเก็บชั่วโมง CPD ออนไลน์ง่ายๆ ได้ที่บ้าน
สอบถามได้ที่ Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y