ความรู้บัญชี

4 เทคนิคช่วยนักบัญชีทำงานไวขึ้น

4-technic-help-accountants-work-faster

นักบัญชีงานเยอะ ทำงานไม่ทันน่าจะเป็นปัญหาเบอร์ต้นๆ ในอาชีพนี้ ทั้งงานบัญชีและภาษีไม่เคยมีคำว่าส่งก่อนกำหนด พวกเรามักจะส่งวันสุดท้าย เฉียดฉิวทัน Deadline พอดีแบบใจหายใจคว่ำ

วันนี้ Thai CPD at Home จึงมีเทคนิคดีๆ มาแชร์สำหรับนักบัญชีที่อยากทำงานให้ไวขึ้นและผิดพลาดน้อยลง จะมีอะไรบ้าง ลองมาดูกันเลย


1. ออนไลน์เข้าไว้ชีวิตจะดีเอง

นักบัญชีได้รับผลกระทบไม่แพ้กับอาชีพอื่นๆ ตั้งแต่มีการแพร่ระบาดของ Covid-19 เข้ามา และรู้หรือไม่ว่านักบัญชีที่ทำงานออนไลน์ได้ชีวิตจะสบายกว่านักบัญชีที่ยังต้องไปทำงานที่ออฟฟิศหลายเท่าเลย การทำงานออนไลน์ ไม่ใช่เพียงแค่เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต แล้วบันทึกบัญชีที่บ้าน มันหมายถึงการที่เราสามารถเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ทางบัญชีพร้อมๆ กับผู้บริหาร และส่งเอกสารสำคัญต่างๆ ได้แบบออนไลน์ทั้งหมด

งานที่นักบัญชีควรทำแบบออนไลน์ให้ได้เป็นอย่างต่ำมีดังนี้

  • ยื่นภาษีออนไลน์
  • ยื่นงบการเงินออนไลน์
  • ยื่นประกันสังคมออนไลน์
  • บันทึกบัญชีออนไลน์
  • เก็บเอกสารออนไลน์

การยื่นภาษี งบการเงิน และประกันสังคมแบบออนไลน์ทำได้ง่ายๆ โดยขอลงทะเบียนรับ username และ password จากหน่วยงานรัฐ แต่สำหรับการใช้ระบบบัญชีและเก็บเอกสารออนไลน์นั้นต้องลองเลือกหาโปรแกรมที่ถูกใจและลงทุนสักนิดเพื่อชีวิตที่ดีขึ้น


2. วางระบบบัญชีที่เหมาะสม

การวางระบบงานบัญชีเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะการแบ่งแยกหน้าที่ในการทำงานให้กับฝ่ายที่ดูแลรับผิดชอบจริงๆ จะช่วยลดงาน key เอกสารของนักบัญชีลงไปได้เยอะเลยทีเดียว ยกตัวอย่างเช่น ถ้านักบัญชีต้องคีย์เอกสารตั้งแต่ เปิดใบเสนอราคา แจ้งหนี้ วางบิล และสร้างใบเสร็จรับเงิน จนกระทั่งไปบันทึกบัญชี จะดีกว่าไหม ถ้าเราวางระบบการขายให้ฝ่ายขายและแผนกส่งสินค้าดูแล และงานส่วนที่เหลือจึงเป็นงานของเราจริงๆ

ข้อดีของการวางระบบบัญชีที่ดี คือ การแบ่งแยกหน้าที่เพื่อป้องกันข้อผิดพลาด และนักบัญชีได้ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทั้งหมด (ไม่ใช่แค่คีย์เอกสารเท่านั้น)

และถ้าแอดวานซ์ไปกว่านั้น ในบางครั้งนักบัญชีอาจจะไม่ต้องคีย์ข้อมูลอะไรเองเลย ถ้าเราใช้ระบบบัญชีแบบออนไลน์ คือ ถ้าเปิดบิลขายเมื่อไร บัญชีจะถูกบันทึกเดบิตและเครดิตเองทันทีหลังบ้าน ในส่วนนักบัญชีเองก็มีหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่พนักงานขายคีย์เข้ามาเท่านั้นเอง เห็นมั้ยว่าการวางระบบแบบนี้จะช่วยลดเวลาการ key ข้อมูลของนักบัญชีได้จริง แถมยังมีเวลามาสอบทานข้อผิดพลาดได้มากขึ้นอีกด้วย


3. กำหนด Deadline ก่อนวันสุดท้ายเสมอ

ทุกครั้งที่ต้องรีบทำงาน เรามักจะพบข้อผิดพลาดอยู่เสมอๆ และถ้าเป็นข้อมูลทางบัญชีที่ผิดพลาดอาจมีผลกระทบกับการตัดสิน รวมไปถึงการยื่นภาษีอีกด้วย

ดังนั้น ถ้าไม่อยากเสียเวลาแก้ปัญหากับข้อผิดพลาด แนะนำว่าลองกำหนด Deadline สำหรับทุกๆ งานก่อนวันสุดท้ายเสมอ อย่างน้อยถึงแม้ว่าทำผิดก็ยังมีช่องว่างให้เราแก้ไขได้โดยไม่เดือดร้อนใครแน่นอน

แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น ก่อนจะขยับ Deadline ของงานเราขึ้นมาได้ ต้องไปเริ่มจากการตกลงกับลูกค้าตั้งแต่ต้นทาง หรือตกลงกับฝ่ายที่ให้ข้อมูลตั้งแต่ต้นทาง เพราะถ้าเราไม่ตกลงกันให้เคลียร์ก่อน สุดท้ายนักบัญชีไม่มีทางทำงานทันแน่นอน


4. อะไรคาใจ ประชุมกันให้เคลียร์

บ่อยครั้งที่นักบัญชีมักจะมีข้อสงสัยเกี่ยวกับเอกสาร หรือติดค้างเอกสารจากหลายๆ ฝ่าย ทำให้เราต้องรอและส่งงานช้าในที่สุด

วิธีที่ดีที่สุดสำหรับการแก้ปัญหานี้ คือ จัดประชุมเป็นประจำทุกๆ เดือน เพื่อ 1) ติดตามทวงถามเอกสารที่ค้าง 2) สอบถามปัญหาที่คาใจ เพื่อหาข้อสรุปสำหรับทุกฝ่าย

ถ้าใครกำลังมีปัญหาทำงานช้าเพราะไม่ได้เอกสารสักที หรือลงบัญชีไม่ได้เพราะเอกสารไม่เคลียร์ ลองใช้วิธีนี้ดูแล้วอาจจะทำงานได้ง่ายขึ้น และแก้ปัญหาได้เร็วและตรงจุดขึ้นค่ะ


4 เทคนิคการทำงานให้ไวขึ้น เริ่มตั้งแต่ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย วางระบบบัญชีให้งานเบาลง กำหนด Deadline สำหรับตัวเองและลูกค้า รวมไปถึงประชุมเคลียร์ปัญหาเป็นประจำทุกเดือน ถ้าอันไหนมีประโยชน์ลองนำปรับใช้กันเพื่อชีวิตที่ดีขึ้นของนักบัญชีอย่างพวกเราค่ะ

เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า

ตั้งค่าความเป็นส่วนตัว

คุณสามารถเลือกการตั้งค่าคุกกี้โดยเปิด/ปิด คุกกี้ในแต่ละประเภทได้ตามความต้องการ ยกเว้น คุกกี้ที่จำเป็น

ยอมรับทั้งหมด
จัดการความเป็นส่วนตัว
  • เปิดใช้งานตลอด

บันทึกการตั้งค่า