ไม่ว่าเราจะเป็นผู้ทำบัญชีอิสระหรือสำนักงานบัญชีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ พวกเราต่างก็ต้องเคยเจอะเจอช่วงเวลาสำคัญที่จะต้องตัดสินใจในเรื่องยากๆ อยู่หลายครั้งหลายคราว และหนึ่งในนั้น ก็คือ การปฏิเสธงานยังไงให้เหมาะสมกับการเป็นนักบัญชีมืออาชีพนั่นเอง
แต่ก่อนนั้นการยกเลิกสัญญากับลูกค้าสักรายอาจจะเป็นเรื่องสำหรับคนสองคนเท่านั้น แต่ปัจจุบันกลับกลายเป็นว่าโลกของโซเชียลมีเดียได้เข้ามามีบทบาทสำคัญอย่างมาก เพราะคำพูดหรือข้อความบอกเลิกสั้นๆ ของเราอาจสร้างกระแสสังคมได้ภายในชั่วอึดใจ เช่น เราอาจจะถูกลูกค้าประนามว่าละทิ้งหน้าที่ผ่านช่องทางโซเชียลมีเดียต่างๆ หรือถูกลูกค้าโพสรีวิวสำนักงานบัญชีแบบเสียๆ หายๆ ซึ่งพวกเราเหล่านักบัญชีมืออาชีพคงไม่มีใครอยากจะให้เกิดเรื่องผิดพลาดเหล่านี้ที่นำไปสู่การเสียชื่อเสียงอย่างแน่นอน
สำหรับบทความนี้ เรารวบรวมปฏิเสธงาน ยังไงให้เหมาะสมกับการเป็นนักบัญชีมืออาชีพมาให้ลองอ่านดูเผื่อจะเป็นประโยชน์สำหรับทุกท่านค่ะ
ก่อนที่เราจะบอกเลิกลูกค้าทำบัญชี แน่นอนว่าต้องเกิดปัญหาต่างๆมากมายขึ้นมาแล้ว มาดูกันเลยว่ามีเหตุผลอะไรที่เราจะพิจารณาในการบอกเลิกบ้างนะ
1. เหตุผลในการพิจารณาปฏิเสธงานบัญชี
1.1 ลูกค้าส่งข้อมูลไม่ตรงเวลา
เหตุผลนี้ได้กลายเป็นเหตุผลอันดับหนึ่งตลอดการในการยกเลิกสัญญากับลูกค้าเลยก็ว่าได้นะคะ
เช่น ลูกค้ารายนี้ส่งเอกสารให้วันที่ 14 ของเดือนถัดไปเป็นประจำ ผู้ทำบัญชีจะต้องทำงานหามรุ่งหามค่ำเพื่อยื่นภาษีให้ทันวันสุดท้ายเพราะว่าลูกค้ารับไม่ได้กับการโดนค่าปรับสรรพากร ในขณะที่ท่านได้ค่าทำบัญชีจากลูกค้ารายนี้เดือนละ 1,500 บาท เท่านั้นเอง
1.2 ลูกค้าหวงข้อมูล
เคยเจอหรือไม่ ลูกค้าที่ขอข้อมูลอะไรก็ไม่เต็มใจจะให้สักอย่าง หรือลูกค้าที่ไม่ได้มีบัญชีเล่มเดียว ไม่ซื่อสัตย์หรือพยายามปกปิดข้อมูลสำคัญๆ เสมอ
จริงๆ แล้วการทำบัญชีให้ลูกค้ารายไหนสักราย ก็เสมือนหนึ่งว่าเรากำลังทำงานร่วมกันเป็นทีม ดังนั้น ถ้าคุณเจอลูกค้าที่ไม่เต็มใจจะให้ข้อมูลในการบันทึกบัญชีให้ถูกต้องแล้วล่ะก็ คุณคงต้องถึงเวลาที่จะแยกทางกับลูกค้าเหล่านี้ได้แล้วค่ะ เพราะว่าพฤติกรรมเหล่านี้ส่อแววการทุจริต และที่สำคัญการทำบัญชีแบบได้ข้อมูลครึ่งๆ กลางๆ นั้นมีโอกาสผิดพลาดสูง มีผลกระทบในเรื่องคุณภาพของงานและปัญหาด้านจรรยาบรรณด้วยนะคะ
1.3 ลูกค้าที่ปฏิเสธการช่วยเหลือ
อาจจะฟังดูแปลกไปบ้าง แต่กรณีนี้ก็มักจะเกิดขึ้นได้ โดยเฉพาะกลุ่มลูกค้าที่ไม่ยอมรับคำแนะนำจากมืออาชีพ ไม่ว่าจะเป็นคำแนะนำแบบง่ายๆหรือคำแนะนำที่ซับซ้อน นั่นหมายความว่า เค้าไม่เคารพในความคิดเห็นของนักบัญชีเท่าไรนัก เค้าอาจจะมองว่าจ้างงานเราไปเพื่อทำตามกฎหมายเท่านั้นเอง และที่สำคัญลูกค้าเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะขอต่อรองค่าทำบัญชีให้ต่ำลงๆ หรือว่าค้างจ่ายค่าทำบัญชีหลายเดือน ถ้าใครเจอลูกค้าลักษณะนี้ต้องพิจารณาเลยค่ะ ว่าลูกค้ามีสภาพคล่องที่จะยังทำธุรกิจต่อหรือไม่ และรีบหาวิธีการติดตามทวงถามหนี้ให้ไว ก่อนบอกเลิกทำบัญชีเลยค่ะ
คลิกที่นี่เพื่อดูบทความเพิ่มเติมได้เลยค่ะ 5 เคล็ดลับวิธีทวงเงินลูกค้าเหนียวหนี้
เมื่อทราบทั้ง 3 ข้อนี้แล้ว ลองพิจารณาดูค่ะ ว่าเรายังจะอยากเก็บเค้าไว้ในสำนักงานของเราหรือเปล่า
2. ผลกระทบที่จะเกิดขึ้นเมื่อเราปฏิเสธลูกค้าไป
ทีนี้ถ้าตัดสินใจบอกเลิกลูกค้า เราจะได้รับผลกระทบอะไรบ้าง ลองมาดูกัน
2.1 สูญเสียรายได้
แน่นอนเลยว่ารายได้ของเราต้องหายชัวร์ แต่เราก้ได้พิจารณาแล้วค่ะ ว่ารายได้ส่วนนี้ที่หายไปอาจจะคุ้มค่ากับการที่เราได้รับงานใหม่หรือเปล่า เนื่องจากงานเดิมอาจจะไม่คุ้มค่ากับเวลาที่ต้องทำงานนั่นเอง
2.2 ต้นทุนในการหาลูกค้าใหม่เพิ่มขึ้น
ว่ากันว่าหางานจากลูกค้าเดิมนั้นง่ายสุด แต่เมื่อลูกค้าเดิมไม่ work แล้วสิ่งที่เราต้องทำใจก็คือ จะมีต้นทุนในการหางานใหม่มาทดแทนด้วยนะ เช่น การโฆษณา หรือเวลาในการใช้คุยกับลูกค้าเพื่อคัดสรรงานใหม่ๆ
2.3 ภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือ
งานบัญชีนอกจากจะสร้างความน่าเชื่อถือได้จากทางโซเชี่ยลแล้ว ก็ยังมีความน่าเชื่อถือจากที่ลูกค้าบอกกันปากต่อปากค่ะ ถ้าเราเป็นปฏิเสธงานก็อาจทำให้ลูกค้ารายที่เราบอกปฏิเสธไป ไม่ได้แนะนำเราให้กับพาร์ทเนอร์ หรือคู่ค้านั่นเอง เราอาจจะเสียโอกาสในส่วนนี้ไปด้วย
เพื่อที่เราจะต้องรักษาภาพลักษณ์และความเชื่อถือ เราจะต้องปฏิบัติการปฏิเสธอย่างมืออาชีพและการพูดคุยอย่างจริงใจและตรงไปตรงมา เพื่อร่วมแก้ไขปัญหาไปด้วยกัน
3. วิธีการปฏิเสธงาน ยังไงให้เหมาะสมกับการเป็นนักบัญชีมืออาชีพ
3.1 เตรียมเอกสารและข้อมูลที่จำเป็น
เตรียมเอกสารและข้อมูลที่จำเป็นในการชี้แจงลูกค้า เกี่ยวกับปัญหาการทำงานบัญชีที่เกิดขึ้น ชี้แจงด้วยเหตุผล และเบื้องต้นในขั้นตอนนี้ก็สามารถร่วมหาทางแก้ไขปัญหาไปด้วยกันได้ค่ะ
3.2 นัดหมายและปรึกษาลูกค้าโดยตรง
นัดหมายลูกค้าที่มีอำนาจในการตัดสินใจและแก้ไขปัญหาต่างๆได้ และทางที่ดีที่สุดอาจเป็นการพบปะเจอตัวกันจริงๆ เพื่อแสดงถึงความจริงใจและชี้แจงปัญหาได้อย่างตรงไปตรงมาที่สุด
3.3 ให้ข้อมูลในการยุติสัญญา
เมื่อผลของการเจรจาได้ผลว่าอาจจะต้องยุติสัญญา ให้ชี้แจงเกี่ยวกับรายละเอียดในการยุติสัญญาให้ลูกค้ารับทราบอย่างชัดเจน และเตรียมการส่งมอบข้อมูลต่อไปค่ะ หรืออาจจะทำเป็นเอกสารบันทึกข้อตกลงเลิกสัญญาขึ้นมาเพื่อป้องกันตัวเองไว้ก็ได้นะคะ
ในการทำธุรกิจนั้น ต่างคนอาจประสบกับปัญหาหรือความท้าทายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้ แต่สิ่งสำคัญที่ต้องอย่าลืมนั้นคือทุกคนต่างก็เป็นมนุษย์ด้วยกันทั้งสิ้น การยกเลิกสัญญากับใครนั้นอาจไม่ใช่เรื่องที่ทำได้อย่างง่ายดาย แต่ทุกคนจะสามารถผ่านพ้นเหตุการณ์เหล่านี้ไปได้ ถ้ารู้จักวางแผน สื่อสาร และแสดงออกอย่างเหมาะสม แล้วเรื่องยากๆ เช่นนี้ก็จะผ่านไป รอวันฟ้าใหม่ เจอลูกค้าน่ารักๆ กันกับเค้าสักทีนะคะ
หากต้องการศึกษาเกี่ยวกับการรับงานบัญชียื่นภาษีอย่างเป็นมืออาชีพ แนะนำที่บทความนี้เลยค่ะ
รับงานบัญชี ยื่นภาษี ต้องทำอะไรบ้าง ควรแนะนำลูกค้าอย่างไรให้เป็นมืออาชีพ
สอบถามได้ที่นี่ Line: @cpdacademy หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
